在 Viva Engage 中编辑Office 365文档

Viva Engage社区的任何成员都可以编辑用户发布到该社区的文件。 Viva Engage保存每个文件的版本历史记录。

注意:

Viva Engage将所有连接的社区的文件存储在 SharePoint 中。可从Viva Engage访问所有文件。当Viva Engage连接到 Microsoft 365 时，每个社区都链接到Microsoft 365 组。若要检查组织是否具有此功能，请参阅我的Viva Engage文件存储在何处？
旧版Viva Engage安装使用不同的云存储方案。大多数已转换为具有 SharePoint 存储的 Microsoft 365。在该转换期间，Viva Engage连接社区的所有现有文件都设为只读。在这种情况下，需要下载并重新上传文件，然后根据需要编辑新上传的版本。有关详细信息，请参阅以下章节。

编辑文件、查看版本历史记录和打开以前的修订的方法取决于文件类型和文件的存储位置。

对于存储在 Viva Engage 中的Word、PowerPoint 或 Excel 文件：若要跟踪修订，请从文件的“Viva Engage”页中打开Office 365中的文件。

在 Web 版 Microsoft 365 中工作类似于桌面上的Microsoft 365 。有关在 Web 版 Microsoft 365 应用中工作的提示和帮助，请参阅 web Word 中的基本任务、Excel Online 中的基本任务和 PowerPoint 网页版中的基本任务。
若要查看版本历史记录，检查每个文件的Viva Engage页。
对于存储在 SharePoint 中的Word、PowerPoint 或 Excel 文件：若要跟踪修订，可以使用 Web 版 Microsoft 365 或直接在 Word、PowerPoint 或 Excel 中进行更改。版本历史记录在组的 SharePoint Online 文档库中查看。
对于其他类型的文件：下载文件、进行更改并上传更新的文件。 Viva Engage跟踪云存储中的文件的文件修订，在 SharePoint 中跟踪存储在 SharePoint 中的文件修订。

预览或编辑对话中的文件

选择文件。 Viva Engage打开文件页，并显示预览（如果可用）。

提示: 对于其他文件选项，请在对话的附件框中选择“更多 ”。
在 “文件作” 列表中，选择“ 编辑文件”。此时会为文件打开一个新选项卡。
进行所需的更改。若要停止编辑，请在你的浏览器上关闭该选项卡。你的更改将自动保存到附加的文件。
如果文件存储在 SharePoint 中，你将在顶部的 Word、Excel 或 PowerPoint 中看到编辑文件的选项。

如果没有预览，或者没有 “编辑文件” 链接，请执行以下步骤：
选择 “单击以下载 (”或 “下载) ”，并将文件保存到计算机上。
编辑文件 (上传) 不需要。
通过查找原始版本将其上传到Viva Engage;然后选择“文件作” > “上传新版本”。上传会将文件重置为读/写状态。

预览或编辑组中的文件

在组中，选择“文件”，然后单击文件名。文件将显示在发布位置的对话中。
若要预览文件，请选择“ 单击此处查看文档”。如果可以预览文件，则预览将打开。
若要编辑文件，请选择“文件作” > “编辑文件”。
进行所需的更改。若要停止编辑，请在你的浏览器上关闭该选项卡。你的更改将自动保存到附加的文件。
如果文件存储在 SharePoint 中，则可以在顶部的 Word、Excel 或 PowerPoint 中编辑该文件。

如果无法在“文件作”列表中选择“编辑文件”：
在 “文件作” 列表中，单击“ 下载”，并将该文件保存到计算机上。
如有必要，请编辑文件，并通过查找原始版本将其上传到Viva Engage。然后选择“文件作” > 上传新版本。上传会将文件重置为读/写状态。

从“Viva Engage文件”列表中预览或编辑文件

若要在不确定文件所在的社区时查找文件，请选择设置图标，选择“文件”，然后浏览文件最可能的位置。

在此视图中，文件作显示在“ 上次更新时间 ”列的下拉菜单中。
若要预览文件，请选择“ 预览”。

如果 “预览” 不在列表中，则它不适用于此类文件。
若要编辑文件，请选择“ 编辑”。
编辑文件。若要停止编辑，请在你的浏览器上关闭该选项卡。你的更改将自动保存到附加的文件。
如果文件存储在 SharePoint 中，则可以在顶部的 Word、Excel 或 PowerPoint 中编辑该文件。

如果无法编辑，则需要下载并编辑文件，然后重新上传。
选择“ 下载”以在计算机上保存文件。
通过查找原始版本编辑文件并将其上传到Viva Engage;然后选择“文件作” > “上传新版本”。

使用 SharePoint 中的文件

若要对 SharePoint 中的文件执行任务，请在组页上选择“SharePoint 文档库”链接，然后浏览到 “应用”文件夹。

有关使用 SharePoint 中的文件的信息，请参阅以下文章：

常见问题解答

问：如何确保保存对Office 365文件的更改？

答：在Office 365中进行更改时，更改会保存。若要检查文件中的更改，请刷新浏览器并查看文件预览。

问：为什么某些Office 365文件是只读的？

答：如果缺少Word、PowerPoint 或 Excel 文件的“编辑”链接，则仅表示组织的Viva Engage安装已转换为Office 365，Viva Engage文件现在存储在 SharePoint 中。需要下载并重新上传文档。这样做会将文件重置为可读和可写。

问：使用无法在 Viva Engage 中编辑的文件类型时，是否可以将早期版本替换为更新的版本？

答：对于 Word、PowerPoint 和 Excel 以外的文件类型，是的。在 Viva Engage 中找到文件的原始版本，然后在“文件作”列表中选择“上传新版本”。 上传新版本不适用于Word、Excel 或 PowerPoint 文档：仅当使用 Office 365 进行更改时，才能对这些类型的文件进行版本跟踪。

问：如何确保没有人更改我的文件？

答：如果文件存储在Viva Engage中，请让组管理员单击其名称，然后在左侧的“文件作”列表中选择“标记官方”和“锁定更改”。

文件以黄色星形显示。
如果文件位于 SharePoint 中，则可以检查文件，以确保其他人无法打开该文件，或者您可以更改该文件的 SharePoint 权限。
1. 若要在 SharePoint 中查找文件，请单击已连接的组页上的 SharePoint 文档库链接，然后浏览到 “应用”文件夹。
2. 按照签出、检查或放弃对库中文件的更改或编辑和管理 SharePoint 列表或库的权限中的 SharePoint 说明进行作。