Die wichtigsten Fragen zu den Themen Auschecken, Einchecken und Versionen

Gilt für
Excel für Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016

Informationen zum Auschecken, Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer SharePoint-Bibliothek.

Werden meine Dateien automatisch gespeichert, wenn ich sie einchecke?

Nein, das Auschecken einer Datei ändert nur die Bedingung der Datei, sodass nur Sie die Datei bearbeiten können.

Wenn Sie eine Datei auschecken und nicht wieder speichern, werden Ihre Änderungen nicht gespeichert. Wenn Sie Änderungen beibehalten möchten, speichern Sie die Datei immer.

Wie Sie die Datei speichern, hängt vom verwendeten Editor oder Tool ab. Wenn Sie eine Textdatei online bearbeiten, müssen Sie explizit auf Speichern klicken. Wenn Sie jedoch in einer Microsoft 365-App bearbeiten, z. B. in Word oder Excel, können Sie das Dokument schließen, und es wird automatisch gespeichert.

Wenn Sie eine Datei auschecken, speichern und dann das Auschecken verwerfen, werden Ihre Änderungen nicht wieder in der Bibliothek gespeichert.

Warum kann ich eine Datei bearbeiten, ohne sie auszuchecken?

Standardmäßig kann jeder, der in einer Dokumentbibliothek die Berechtigung zum Bearbeiten hat, eine Datei ändern. Sie können die Bibliothek jedoch so festlegen, dass jemand die Datei zuerst auschecken muss, bevor sie geändert wird.

Sie müssen der Besitzer der Dokumentbibliothek oder websiteadministrator sein oder über vergleichbare Berechtigungen verfügen, um diese Einstellung ausführen zu können.

  1. Öffnen Sie die Bibliothek, die Sie auschecken möchten.

  2. Klicken Sie in SharePoint auf EinstellungenZahnrad-förmige Einstellungsschaltfläche , und klicken Sie dann auf Bibliothekseinstellungen.

    Menü

    Wählen Sie in SharePoint 2016 Seite und dann Bibliothekseinstellungen aus.

    Schaltflächen für SharePoint-Bibliothekseinstellungen im Menüband

  3. Wählen Sie auf der Seite Einstellungen die Option Versionsverwaltungseinstellungen aus.

    Dialogfeld

  4. Scrollen Sie auf der Seite Versionsverwaltungseinstellungen nach unten, und wählen Sie Ja für Dokumente müssen ausgecheckt werden, bevor sie bearbeitet werden können aus.

    Einstellungsdialogfeld mit hervorgehobener Option

Gewusst wie müssen Dateien in meiner Bibliothek ausgecheckt werden?

Standardmäßig ermöglicht eine Dokumentbibliothek Mitgliedern mit Bearbeitungsberechtigung das Ändern und Bearbeiten von Dateien, ohne sie auszuchecken. Um dies zu verhindern, aktivieren Sie auschecken erforderlich in der Bibliothek. Sie müssen der Besitzer der Dokumentbibliothek oder websiteadministrator sein oder über vergleichbare Berechtigungen verfügen, um diese Einstellung ausführen zu können.

  1. Öffnen Sie die Bibliothek, die Sie auschecken möchten.

  2. Klicken Sie in SharePoint auf EinstellungenZahnrad-förmige Einstellungsschaltfläche , und klicken Sie dann auf Bibliothekseinstellungen.

    Menü

    Wählen Sie in SharePoint 2016 Seite und dann Bibliothekseinstellungen aus.

    Schaltflächen für SharePoint-Bibliothekseinstellungen im Menüband

  3. Wählen Sie auf der Seite Einstellungen die Option Versionsverwaltungseinstellungen aus.

    Dialogfeld

  4. Scrollen Sie auf der Seite Versionsverwaltungseinstellungen nach unten, und wählen Sie Ja für Dokumente müssen ausgecheckt werden, bevor sie bearbeitet werden können aus.

    Einstellungsdialogfeld mit hervorgehobener Option

Woran können Sie erkennen, ob Dateien ausgecheckt sind?

Eine schnelle Möglichkeit, um zu sehen, wer eine Spalte ausgecheckt hat, besteht darin, mit dem Mauszeiger auf das Symbol AusgechecktZu zeigen, kleines Pfeilsymbol innerhalb eines Kreises. Der Pfeil nach unten und nach rechts zeigt an, dass das Element aus der Bibliothek ausgecheckt wurde. , um einen Tipp anzuzeigen, der Ihnen mitteilt, wer die Datei ausgecheckt hat.

Sie können auch die Spalte Ausgecheckt von zur Standardansicht der Bibliothek hinzufügen. Auf diese Weise kann jeder leicht sehen, wer ein Dokument ausgecheckt hat. Informationen zum Hinzufügen einer Spalte "Ausgecheckt von " in SharePoint finden Sie unter Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek.

Weitere Informationen

Gewusst wie die Versionsverwaltung aktivieren?

Die Versionsverwaltung ist eine Methode, um einen Verlauf der Änderungen an einem Dokument zu erstellen, die einen kontrollierten Veröffentlichungszyklus von Hauptversionen oder Haupt- und Nebenversionen erforderlich macht.

Versionsverlauf mit gelöschter Nebenversion

Versionsverwaltung aktivieren

Informationen zum Aktivieren der Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Was ist die beste Methode zum Hochladen von Dateien?

Auf 'Hinzufügen' klicken, um Dateien in die Bibliothek zu ziehen

Verwenden von Ziehen und Ablegen (Drag&Drop)

Die gängigste Methode zum Hochladen von Dateien besteht darin, sie aus einem Computer- oder Netzwerkordner in die Dokumentbibliothek zu ziehen. Öffnen Sie zuerst die Bibliothek auf Ihrer Website. Suchen Sie dann die Dokumente auf Ihrem Computer, die Sie hochladen möchten, wählen Sie sie aus, und ziehen Sie sie in den Bereich in Ihrer Bibliothek, wo es heißt, Ziehen Sie Dateien hier.

Wenn die Option zum Ziehen und Ablegen von Dateien nicht angezeigt wird, installieren Sie die neueste Version Ihrer Browsersoftware oder Microsoft 365. Dieses Feature erfordert mindestens Office 2016 oder die neueste Version von Microsoft Edge, Firefox oder Chrome.

Verwenden des Befehls "Mit Explorer öffnen" in SharePoint 2016

Dieser Befehl öffnet Explorer auf Ihrem Computer, zeigt jedoch die Ordnerstruktur auf dem Servercomputer an, der dem Standort zugrunde liegende ist. Von Zeit zu Zeit müssen Sie möglicherweise viele Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere kopieren oder verschieben.

Hinweis

Öffnen mit Explorer in SharePoint 2016 oder Anzeigen in Explorer mit SharePoint funktionieren nur in Internet Explorer 11. Es wird nicht von Microsoft Edge, Google Chrome oder Mozilla FireFox unterstützt.

Beispielsweise könnten Sie alle vor mehr als einem Jahr erstellten Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere verschieben, um die Informationen zu archivieren. Oder Sie könnten Dokumente aus einer Bibliothek, die Sie auf einer Website besitzen, in eine andere Bibliothek auf einer Unterwebsite kopieren, wenn Sie die Arbeitsgruppe wechseln.

Sie können außerdem die Dateien im Ordner manipulieren, beispielsweise kopieren, umbenennen, löschen usw.

Ziehen von Dateien in eine Bibliothek

Verwenden des Upload-Befehls in SharePoint 2016

Wählen Sie in Ihrer Dokumentbibliothek Hochladen und dann Files auswählen aus, und navigieren Sie, um einzelne Dateien hochzuladen.

Der Vorteil bei diesem Ansatz ist, dass er immer funktioniert, egal mit welchem Browser oder welcher Browserversion Sie aktuell arbeiten.

Verwandte Tipps zu den Themen Auschecken, Einchecken und Versionen

Egal, auf welche Weise Sie hochladen, denken Sie dabei an folgende Aspekte des Aus- und Eincheckens sowie von Versionen, wenn diese Funktionen aktiviert sind:

  • Wenn Sie eine Datei in eine Bibliothek hochladen, für die Dateien ausgecheckt werden müssen, wird die Datei zunächst für Sie ausgecheckt. Sie müssen die Datei dennoch erst einchecken, damit sie von anderen Benutzern angezeigt und bearbeitet werden kann.
  • Wurde die Bibliothek für die Nachverfolgung von Dateiversionen konfiguriert, fügen Sie normalerweise die hochgeladene Datei als neue Version hinzu, die dann zum Bestandteil des Versionsverlaufs der Datei wird.
  • Wenn die Bibliothek die Eingabe von Werten in eine oder mehrere Bibliotheksspalten wie Abteilungsname oder Projektnummer erfordert, müssen Sie erst die Werte bearbeiten und das Dokument einchecken, damit der Uploadvorgang abgeschlossen wird.

Weitere Informationen

Wie kann ich ein neues Dokument als Version eines vorhandenen Dokuments hinzufügen?

Sie können ein neues Dokument abrufen, das als neue Version hinzugefügt werden soll, indem Sie das beendende Dokument auschecken und den gesamten Inhalt durch die neue Version ersetzen. Sobald die ausgecheckte Version geändert wurde, checken Sie sie wieder ein. SharePoint erstellt eine neue Kopie, wobei frühere Versionen beibehalten werden (vorausgesetzt, Sie haben sie dafür konfiguriert). Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Funktionsweise der Versionsverwaltung in Listen und Bibliotheken.

Kann ich eine Erinnerung erhalten, dass ich ein Dokument nach einem bestimmten Zeitraum ausgecheckt habe?

Nein, leider gibt es in der SharePoint-Umgebung keine Möglichkeit, eine Erinnerung festzulegen oder das Datum zu erhalten, an dem ein Dokument ausgecheckt wurde. Es gibt Anwendungsprogrammierschnittstellen (APPLICATION Programming Interfaces, APIs), die dies zulassen, aber sie erfordern das Schreiben eines benutzerdefinierten Programms. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator oder Website-Designer.

Achten Sie auf das Symbol AusgechecktKleines Pfeilsymbol innerhalb eines Kreises, um sich visuell zu umgehen. Der Pfeil nach unten und nach rechts zeigt an, dass das Element aus der Bibliothek ausgecheckt wurde. , oder fügen Sie der Bibliothek eine Spalte Ausgecheckt von hinzu. Informationen zum Hinzufügen einer Spalte "Ausgecheckt von " in SharePoint finden Sie unter Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek.

Warum werden andere Dateien, die ich gerade hochgeladen habe, nicht angezeigt?

Wenn Sie Dateien in eine Bibliothek hochladen, in der Dateien ausgecheckt werden müssen, werden die Dateien zunächst für Sie ausgecheckt. Sie können die Dateien sehen, aber andere nicht, und das ist leicht zu übersehen. Bevor andere die Dateien anzeigen oder bearbeiten können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Eigenschaften ausgefüllt haben, und dann die Dateien einchecken.

Weitere Informationen

Ich habe in einer E-Mail auf einen Dokumentlink geklickt, aber er wurde schreibgeschützt geöffnet – warum?

Wenn Ihnen jemand einen Link zu einer SharePoint-Datei sendet und Sie diese auswählen, lesen Sie immer die Titelleiste, um zu überprüfen, ob sie schreibgeschützt ist, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen. Ist dies der Fall, und wenn für die Bibliothek das Auschecken aktiviert ist, müssen Sie die Datei auschecken. Sie können immer zu der Bibliothek navigieren, indem Sie sich die URL ansehen, um die Bibliothek zu finden.

Wenn es sich bei der Datei jedoch um ein Office-Dokument handelt, z. B. Word, Excel oder PowerPoint, ist dies viel einfacher. Versetzen Sie das Dokument zunächst in den Bearbeitungsmodus, wählen Sie die Registerkarte Datei aus, und suchen Sie dann die Schaltfläche Versionen verwalten , mit der Sie die Datei auschecken können.

Beachten Sie jedoch, dass es auch möglich ist, dass jemand die Datei bereits ausgecheckt hat, sodass in diesem Fall der Befehl Auschecken nicht verfügbar wäre.

Sollte ich meinen lokalen Ordner für Entwürfe verwenden?

Wie oft haben Sie diese Meldung schon gesehen?

Meldungsfeld, das die Möglichkeit bietet, eine Datei im eigenen lokalen Entwurfsordner abzulegen

Das Feature für lokale Entwürfe gibt es schon seit einigen Versionen. Wenn Sie Meinen lokalen Entwurfsordner verwenden aktivieren, können Sie die Datei in den Offlinemodus versetzen, die dann auf dem Computer leichter zu finden ist, falls Sie sie später ohne bestehende Netzwerkverbindung öffnen müssen. Standardmäßig heißt der Ordner SharePoint-Entwürfe und befindet sich in Ihrem Ordner "Dokumente" oder "Eigene Dokumente" . Dieses Dialogfeld wird übrigens nicht angezeigt, wenn Sie zwei oder mehr Dateien zum Auschecken auswählen.

Doch die Zeiten haben sich geändert. Wenn Sie offline mit Dateien arbeiten möchten, sollten Sie OneDrive für Arbeit oder Schule verwenden, um jede Dokumentbibliothek offline zu schalten und Änderungen automatisch zu synchronisieren.

Weitere Informationen

Gewusst wie Dateien ordnerübergreifend einchecken?

Eine in Ordnern organisierte Bibliothek besitzt häufig eine Standardansicht, in der alle Ordner angezeigt werden. Wenn Sie viele Dateien in vielen Ordnern einchecken möchten, erstellen Sie eine neue Ansicht, die die Bibliothek "vereinfacht", damit Sie alle Dateien in einer Ansicht ohne Ordner anzeigen können. Aktivieren Sie hierzu auf der Seite "Ansicht bearbeiten" unter Ordner die Option Alle Elemente ohne Ordner anzeigen. Während Sie dabei sind, können Sie den Dateigrenzwert erhöhen, damit Sie alle Dateien gleichzeitig anzeigen können, indem Sie auch die Anzahl der elemente erhöhen, die unter Elementlimit angezeigt werden sollen. Dies erleichtert es wesentlich, alle einzucheckenden Dateien in einem Vorgang auszuwählen.

Weitere Informationen

Warum wird in meinem lokalen OneDrive für Geschäfts-, Schul- oder Uniordner kein Symbol ausgecheckt angezeigt?

Wenn Sie eine Bibliothek mit OneDrive für Arbeit oder Schule synchronisiert haben, können Sie weiterhin Dateien im Browser auschecken. Sie sehen das Symbol AusgechecktKleines Pfeilsymbol innerhalb eines Kreises. Der Pfeil nach unten und nach rechts zeigt an, dass das Element aus der Bibliothek ausgecheckt wurde. im Browser, um anzugeben, dass die Datei ausgecheckt ist. Es gibt jedoch kein Symbol ausgecheckt in der Datei im lokalen Ordner Ihres Geräts, da der lokale Ordner keine Kenntnis vom Aus-/Einchecken-Zustand der Datei in SharePoint hat.

In Ihrem lokalen Ordner können Sie aber wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen.
  2. Wählen Sie Online anzeigen oder OneDrive für Arbeit oder Schule und dann Zum Browser wechseln aus.

Sie können jetzt ganz einfach die SharePoint-Bibliothek und den Auscheck-/Eincheckstatus aller Dateien in der Bibliothek sehen.

Jemand ist in Urlaub gegangen und hat eine Datei ausgecheckt gelassen – was nun?

Sie müssen nicht warten, bis sie wiederkommen.

Ein Website- oder Bibliotheksadministrator kann die Berechtigung Auschecken außer Kraft setzen verwenden, die es einem anderen Benutzer erlaubt, ein Dokument einzuchecken oder das Auschecken eines Dokuments zu verwerfen. Doch seien Sie sich der Konsequenzen dieser Vorgehensweise bewusst. Ihr Kollege im Urlaub möchte möglicherweise die lokale Kopie mit Änderungen zurück zum Dokument in der Bibliothek hinzufügen, und die beiden Versionen müssen entweder manuell oder mithilfe von Vergleichstools wie den von Word und Excel bereitgestellten abgeglichen werden.

Weitere Informationen

Sollte ich das Aus- und Einchecken von Dateien aktivieren?

Einfach gesagt ist das Aus- und Einchecken von Dateien eine Methode, um eine Datei zur exklusiven Bearbeitung zu sperren, um anschließend die Sperre wieder aufzuheben und die Datei für andere freizugeben. Bedenken Sie Ihre Vorlieben bei der Zusammenarbeit, wenn Sie Bibliotheken erstellen, Ihre Dateien organisieren und entscheiden, wie Sie am besten zusammenarbeiten. Es gibt mehrere Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit anderen an Dokumenten. Die folgende Tabelle hilft Ihnen bei der Entscheidung, was für Sie am besten geeignet ist.

Zusammenarbeitsweise Typische Verwendung Bewährte Methode
Informell Alltägliche Teamdokumente, leichte oder seltene Bearbeitungen und gelegentliche Bearbeitungskonflikte. Deaktivieren Sie die Auscheckanforderung (dies ist die Standardbibliothekseinstellung), aber Sie können einzelne Dateien nach Bedarf auschecken.
Gemeinsame Dokumenterstellung Einfache Dokumentzusammenarbeit in Echtzeit mit Office-Produkten auf Clientcomputern und mithilfe von Office für das Web Deaktivieren Sie die Auscheckanforderung, und vermeiden Sie das Auschecken einer Datei, da sie nicht mit der gemeinsamen Dokumenterstellung kompatibel ist.
Formell Sequenzielle Kommentar- und Überprüfungs- und Dokumentgenehmigung. Aktivieren Sie das erforderliche Auschecken.

Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Tipps und Tricks, wenn Sie das Auschecken in einer Bibliothek aktivieren:

  • Vermeiden Sie es, Dateien über längere Zeiträume ausgecheckt zu lassen.
  • Fügen Sie der Standardansicht der Bibliothek die Spalte Ausgecheckt von hinzu. Auf diese Weise können andere leicht sehen, wer ein Dokument ausgecheckt hat. Wenn sich diese Spalte nicht in einer Ansicht befindet, können Sie trotzdem auf das Symbol Ausgecheckt zeigen Kleiner Pfeil in einem Kreis. Der Pfeil nach unten und nach rechts zeigt an, dass das Element aus der Bibliothek ausgecheckt wurde. , um einen Tipp anzuzeigen, der Ihnen mitteilt, wer die Datei ausgecheckt hat.
  • Fragen Sie, bevor Sie das Auschecken einer anderen Person außer Kraft setzen.
  • Vermeiden Sie das Bearbeiten von Dateien, die bereits ausgecheckt sind.
  • Denken Sie daran, dass Änderungen für andere Personen erst sichtbar sind, wenn sie eingecheckt sind.

Weitere Informationen

Ich habe alles gelesen und ausprobiert, aber ich bin immer noch hängen geblieben – Was mache ich jetzt?

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