Τα πρώτα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τα γραφεία με δυνατότητα κράτησης στο Microsoft Teams

Ρύθμιση γραφείων με δυνατότητα κράτησης στο Microsoft Teams

Cmdlet αυτόματου εντοπισμού τοποθεσίας εργασίας

Δημιουργία μιας πισίνας γραφείου ή ενός μεμονωμένου γραφείου στο Places

Όταν συνδέεστε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, μια σύσκεψη εμφανίζεται αυτόματα στο ημερολόγιό σας, διατηρώντας το γραφείο για το υπόλοιπο της ημέρας. Θα δείτε επίσης μια ειδοποίηση στην τροφοδοσία δραστηριότητάς σας.

Τα γραφεία με δυνατότητα κράτησης έχουν ρυθμιστεί εκ των προτέρων από τον διαχειριστή IT. Ένας καθορισμένος χώρος ενός ή περισσότερων γραφείων ονομάζεται χώρος εργασίας ή χώρος συγκέντρωσης γραφείων, που μοιάζει με γειτονιά στο γραφείο σας. Μια συγκεκριμένη θέση στο γραφείο σας (όπως το γραφείο δίπλα στο παράθυρο) είναι ένα μεμονωμένο γραφείο.

Εάν κάνετε κράτηση θέσης στην πισίνα του γραφείου ή σε ένα μεμονωμένο γραφείο εκ των προτέρων, είστε έτοιμοι. Αντί να δεσμεύετε το κάθισμα όταν συνδέεστε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, θα δείτε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης, το οποίο θα σας ενημερώνει ότι βρίσκεστε στο σωστό σημείο και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την ημέρα σας.

Μπορείτε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου εκ των προτέρων χρησιμοποιώντας το Teams, το Outlook ή Places.

Χρήση του Teams:

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιό σας στην αριστερή πλευρά του Teams και επιλέξτε Νέα σύσκεψη.

2. Ορίστε την ημέρα και την ώρα που θέλετε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου.

3. Στο πεδίο Προσθήκη τοποθεσίας, πληκτρολογήστε το όνομα της πισίνας γραφείου ή του μεμονωμένου γραφείου για το οποίο θέλετε να κάνετε κράτηση. Ίσως χρειαστεί να απενεργοποιήσετε τον διακόπτη εναλλαγής Ηλεκτρονική σύσκεψη.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Χρήση του Outlook:

1. Από το ημερολόγιό σας, επιλέξτε Νέα σύσκεψη.

2. Ορίστε την ημέρα και την ώρα που θέλετε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου.

3. Εάν γνωρίζετε το όνομα του χώρου συγκέντρωσης γραφείων που θέλετε να κλείσετε, πληκτρολογήστε το στο πεδίο τοποθεσίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Εύρεση αίθουσας ή Places finder, αν είναι διαθέσιμη για περιήγηση σε χώρους συγκέντρωσης γραφείων. 

4. Επιλέξτε Αποστολή για να προσθέσετε την κράτηση στο ημερολόγιό σας. 
   Εάν είναι διαθέσιμο, μπορείτε να κάνετε κράτηση μιας πισίνας γραφείου ή ενός μεμονωμένου γραφείου επιλέγοντας Γραφείο κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού Νέο συμβάν .  

Χρήση Places:  

1. Μεταβείτε στην εφαρμογή Places.

2. Επιλέξτε Βοηθήστε με να βρω ένα γραφείο.

3. Μπορείτε να περιορίσετε την αναζήτησή σας εφαρμόζοντας ένα φίλτρο κτηρίου ή δαπέδου.

Εάν έχετε κάνει κράτηση ενός γραφείου ή θέσης σε μια πισίνα γραφείου και η αυτόματη έκδοση είναι ενεργοποιημένη από τον διαχειριστή σας, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μεταβιβάσετε τον έλεγχο. Εάν δεν μεταβιβάσετε τον έλεγχο εντός της καθορισμένης χρονικής περιόδου, η θέση θα κυκλοφορήσει αυτόματα, ώστε να είναι διαθέσιμη για κράτηση από άλλους χρήστες. Θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι το γραφείο έχει κυκλοφορήσει.  

Υπάρχουν τρεις τρόποι για να μεταβιβάσετε τον έλεγχο:

Συνδεθείτε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης:

Κατά τη σύνδεση με μια περιφερειακή συσκευή, θα λάβετε μια ειδοποίηση τροφοδοσίας δραστηριότητας για την οποία έχει γίνει μεταβίβαση ελέγχου.

Ελέγξτε το κτίριο:

Μπορείτε να κάνετε check-in στο κτίριο κρατήσεων γραφείου χρησιμοποιώντας το κουμπί check-in στην εφαρμογή Places, ορίζοντας την τοποθεσία εργασίας σας στο Teams ή αυτόματα μέσω σύνδεσης σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης.  

Μεταβίβαση ελέγχου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Εάν δεν έχετε κάνει μεταβίβαση ελέγχου μέσω κάποιας από τις παραπάνω μεθόδους δεκαπέντε λεπτά πριν από την κυκλοφορία του γραφείου, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι η υπηρεσία πρόκειται να κυκλοφορήσει με ένα κουμπί για να ολοκληρώσετε τη μεταβίβαση ελέγχου.

Εάν κάνατε κράτηση για ένα γραφείο μέσω του Outlook, του Teams, του Places ή αυτόματα συνδέοντας μια περιφερειακή συσκευή γραφείου και συνδέεστε σε ένα διαφορετικό διαθέσιμο γραφείο από αυτό που κάνατε κράτηση, θα λάβετε μια ειδοποίηση.

Αυτή η ειδοποίηση θα σας ειδοποιήσει ότι αυτό το νέο γραφείο έχει δεσμευτεί. Επίσης, θα σας ενημερώσει ότι έχετε πολλαπλές κρατήσεις και θα σας ζητήσει να ακυρώσετε την προηγούμενη για να αποδεσμεύσετε αχρησιμοποίητα γραφεία.

Εάν δεν λάβετε μέτρα (ίσως σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο) οι κρατήσεις σας θα παραμείνουν ως έχουν.

Όταν συνδέεστε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, έχετε την επιλογή να ενημερώσετε αυτόματα την τοποθεσία εργασίας σας σε Στο γραφείο ή σε ένα συγκεκριμένο κτίριο, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει τις επιλογές για τον οργανισμό σας. Η θέση που εντοπίστηκε διαρκεί μέχρι το τέλος των ωρών εργασίας σας. Εάν συνδέεστε εκτός εργάσιμων ωρών, η τοποθεσία θα οριστεί μέχρι τις 11:59 μ.μ. εκείνη την ημέρα.

Όταν συνδέεστε για πρώτη φορά σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, εμφανίζεται ένα πλαίσιο στο επάνω μέρος του Teams. Επιλέξτε Αυτόματη ρύθμιση της τοποθεσίας μου για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση. 

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση:

1. Μεταβείτε στην περιοχή Ρυθμίσεις και πολλά άλλα > Προστασία προσωπικών δεδομένων.

2. Κάντε κύλιση προς το κάτω μέρος της σελίδας για να βρείτε την επιλογή Διαχείριση της θέσης εργασίας μου. Αυτή η ρύθμιση είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή.

3. Χρησιμοποιήστε το κουμπί εναλλαγής για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματη ρύθμιση της τοποθεσίας εργασίας μου στο office σε όλες τις συσκευές κατά τη σύνδεση στα δίκτυα και τις συσκευές του οργανισμού μου.

Εξακολουθείτε να μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία εργασίας σας μετά τη σύνδεση σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης. Απλώς επιλέξτε την εικόνα προφίλ σας, επιλέξτε την τοποθεσία εργασίας σας κάτω από την τρέχουσα κατάσταση και ορίστε μία από τις διαθέσιμες επιλογές.