Χρήση γραφείων με δυνατότητα κράτησης με το Microsoft Teams

Ρύθμιση γραφείων με δυνατότητα κράτησης στο Microsoft Teams

Cmdlet αυτόματου εντοπισμού τοποθεσίας εργασίας

Δημιουργία μιας πισίνας γραφείου ή ενός μεμονωμένου γραφείου στο Places

Όταν συνδέεστε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, μια σύσκεψη εμφανίζεται αυτόματα στο ημερολόγιό σας, διατηρώντας το γραφείο για το υπόλοιπο της ημέρας. Θα δείτε επίσης μια ειδοποίηση στην τροφοδοσία δραστηριότητάς σας.

Τα γραφεία με δυνατότητα κράτησης έχουν ρυθμιστεί εκ των προτέρων από τον διαχειριστή IT. Ένας καθορισμένος χώρος ενός ή περισσότερων γραφείων ονομάζεται χώρος εργασίας ή χώρος συγκέντρωσης γραφείων, που μοιάζει με γειτονιά στο γραφείο σας. Μια συγκεκριμένη θέση στο γραφείο σας (όπως το γραφείο δίπλα στο παράθυρο) είναι ένα μεμονωμένο γραφείο.

Εάν κάνετε κράτηση θέσης στην πισίνα του γραφείου ή σε ένα μεμονωμένο γραφείο εκ των προτέρων, είστε έτοιμοι. Αντί να δεσμεύετε το κάθισμα όταν συνδέεστε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, θα δείτε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης, το οποίο θα σας ενημερώνει ότι βρίσκεστε στο σωστό σημείο και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την ημέρα σας.

Μπορείτε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου εκ των προτέρων χρησιμοποιώντας το Teams, το Outlook ή Places.

Χρήση του Teams:

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιό σας στην αριστερή πλευρά του Teams και επιλέξτε Νέο > Γραφείο.

2. Ορίστε την ημέρα και την ώρα που θέλετε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου.

3. Ρυθμίστε το κτήριο και το δάπεδο στο οποίο θέλετε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου.

4. Επιλέξτε ένα προτεινόμενο γραφείο και επιλέξτε Κράτηση.

   • Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο γραφείο στο χάρτη ή να πληκτρολογήσετε το όνομα της πισίνας γραφείου ή του μεμονωμένου γραφείου για το οποίο θέλετε να κάνετε κράτηση στο πεδίο Αναζήτηση ατόμων ή τοποθεσιών .

Χρήση του Outlook:

1. Από το ημερολόγιό σας, επιλέξτε Νέο συμβάν > Desk.

2. Ορίστε την ημέρα και την ώρα που θέλετε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου.

3. Ρυθμίστε το κτήριο και το δάπεδο στο οποίο θέλετε να κάνετε κράτηση ενός γραφείου.

4. Επιλέξτε ένα προτεινόμενο γραφείο και επιλέξτε Κράτηση.

   • Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο γραφείο στο χάρτη ή να πληκτρολογήσετε το όνομα της πισίνας γραφείου ή του μεμονωμένου γραφείου για το οποίο θέλετε να κάνετε κράτηση στο πεδίο Αναζήτηση ατόμων ή τοποθεσιών .

Χρήση Places:  

1. Μεταβείτε στην εφαρμογή Places.

2. Επιλέξτε Βοηθήστε με να βρω ένα γραφείο.

3. Μπορείτε να περιορίσετε την αναζήτησή σας εφαρμόζοντας ένα φίλτρο κτηρίου ή δαπέδου.

Εάν έχετε κάνει κράτηση ενός γραφείου ή θέσης σε μια πισίνα γραφείου και η αυτόματη έκδοση είναι ενεργοποιημένη από τον διαχειριστή σας, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μεταβιβάσετε τον έλεγχο. Εάν δεν μεταβιβάσετε τον έλεγχο εντός της καθορισμένης χρονικής περιόδου, η θέση θα κυκλοφορήσει αυτόματα, ώστε να είναι διαθέσιμη για κράτηση από άλλους χρήστες. Θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι το γραφείο έχει κυκλοφορήσει.  

Υπάρχουν δύο τρόποι για να μεταβιβάσετε τον έλεγχο:

Συνδεθείτε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης:

Κατά τη σύνδεση με μια περιφερειακή συσκευή γραφείου με την εφαρμογή Teams να εκτελείται, θα λάβετε μια ειδοποίηση τροφοδοσίας δραστηριότητας ότι έχει γίνει μεταβίβαση ελέγχου.

Μεταβίβαση ελέγχου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Κατά την ώρα έναρξης της κράτησης, θα λάβετε ένα email με το οποίο θα σας ζητείται να κάνετε check-in στο γραφείο και την ώρα κατά την οποία πρέπει να κάνετε check-in. Χρησιμοποιήστε το κουμπί μεταβίβασης ελέγχου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ολοκληρώσετε τη μεταβίβαση ελέγχου.

Εάν κάνατε κράτηση για ένα γραφείο μέσω του Outlook, του Teams, του Places ή αυτόματα συνδέοντας μια περιφερειακή συσκευή γραφείου και συνδέεστε σε ένα διαφορετικό διαθέσιμο γραφείο από αυτό που κάνατε κράτηση, θα λάβετε μια ειδοποίηση.

Αυτή η ειδοποίηση θα σας ειδοποιήσει ότι αυτό το νέο γραφείο έχει δεσμευτεί. Επίσης, θα σας ενημερώσει ότι έχετε πολλαπλές κρατήσεις και θα σας ζητήσει να ακυρώσετε την προηγούμενη για να αποδεσμεύσετε αχρησιμοποίητα γραφεία.

Εάν δεν λάβετε μέτρα (ίσως σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο) οι κρατήσεις σας θα παραμείνουν ως έχουν.

Όταν συνδέεστε σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, έχετε την επιλογή να ενημερώσετε αυτόματα την τοποθεσία εργασίας σας σε Στο γραφείο ή σε ένα συγκεκριμένο κτίριο, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει τις επιλογές για τον οργανισμό σας. Η θέση που εντοπίστηκε διαρκεί μέχρι το τέλος των ωρών εργασίας σας. Εάν συνδέεστε εκτός εργάσιμων ωρών, η τοποθεσία θα οριστεί μέχρι τις 11:59 μ.μ. εκείνη την ημέρα.

Όταν συνδέεστε για πρώτη φορά σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης, εμφανίζεται ένα πλαίσιο στο επάνω μέρος του Teams. Επιλέξτε Αυτόματη ρύθμιση της τοποθεσίας μου για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση. 

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση:

1. Στο Teams, επιλέξτε Ρυθμίσεις και πολλά άλλα > Ρυθμίσεις  >προστασίας προσωπικών δεδομένων .

2. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Διαχείριση της τοποθεσίας εργασίας μου για να ρυθμίσετε αυτόματα την τοποθεσία σας σε όλες τις συσκευές, όταν συνδέεστε στα δίκτυα και τις συσκευές του οργανισμού σας. Αυτή η ρύθμιση είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή.

Εξακολουθείτε να μπορείτε να αλλάξετε την τοποθεσία εργασίας σας μετά τη σύνδεση σε ένα γραφείο με δυνατότητα κράτησης. Απλώς επιλέξτε την εικόνα προφίλ σας, επιλέξτε την τοποθεσία εργασίας σας κάτω από την τρέχουσα κατάσταση και ορίστε μία από τις διαθέσιμες επιλογές.