Requerir la aprobación de elementos en una lista o biblioteca

Especificar que los elementos de una lista requieren aprobación

1. Vaya a la lista para la que desea requerir aprobación.

2. Seleccione Configuración , y luego Configuración de lista.

3. En la sección Configuración general , selecciona Configuración de control de versiones.

4. En la sección Aprobación de contenido , seleccione Sí en respuesta a ¿Requiere aprobación de contenido para los elementos enviados?

5. En la sección Historial de versiones del elemento , especifique si desea crear versiones cada vez que se edite un elemento. También puede optar por limitar el número de versiones que se conservan.

6. En la sección Seguridad del elemento de borrador , determine qué usuarios pueden ver los elementos de borrador en la lista.

   Recomendación

   Si necesita la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcarán como aprobados.

7. Puedes elegir cualquiera de las siguientes opciones:

   • Usuarios que pueden leer los elementos de la lista.
   • Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.
   • Solo los usuarios que pueden aprobar los elementos de la lista y el autor del elemento.

8. Seleccione Aceptar.

Estado de aprobación

Si alguien envía un elemento a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en estado Pendiente hasta que alguien (que tenga al menos el nivel de permisos de Administrar listas) lo apruebe. Aunque está en espera de aprobación, permanece en estado Pendiente .

Normalmente, cuando un elemento está en estado Pendiente, solo pueden verlo el creador del elemento y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado, se hará visible para cualquier persona que tenga permiso para ver la lista o biblioteca.

Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el autor, u otra persona que tenga los permisos necesarios, los elimine. A los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca se les otorga automáticamente el estado Aprobado .

Especificar elementos de una biblioteca de SharePoint que requieren aprobación

1. Vaya a la biblioteca de SharePoint para la que desea requerir aprobación.

2. Selecciona Configuración , y luego Configuración de la biblioteca.
   Si no ves estos elementos de menú, selecciona Biblioteca y, en el grupo Configuración, selecciona
   Configuración de la biblioteca.

3. Para abrir la página Configuración de versiones , en Configuración general, selecciona Configuración de versiones.

   

4. En la sección Aprobación de contenido , seleccione Sí en respuesta a la pregunta ¿Requiere la aprobación de contenido para los elementos enviados? En la sección Historial de versiones del documento , especifique si desea que SharePoint cree versiones cuando se edite un archivo. También puede optar por limitar el número de versiones que se conservan.

5. En la sección Seguridad del elemento de borrador , determine qué usuarios pueden ver los elementos de borrador en la biblioteca de documentos.

   

   Recomendación

   Si necesita la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcarán como aprobados.

6. Puedes elegir cualquiera de las siguientes opciones:

   • Usuarios que pueden leer los elementos de la lista.
   • Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.
   • Solo los usuarios que pueden aprobar los elementos de la lista y el autor del elemento.

7. Seleccione Aceptar.

Especificar que los elementos o archivos de una lista o biblioteca requieren aprobación

Si alguien envía un elemento o archivo a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en estado Pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios para hacerlo lo apruebe. Aunque está en espera de aprobación, permanece en estado Pendiente .

Normalmente, cuando un elemento o archivo está en estado Pendiente , solo pueden verlo el creador del elemento o archivo y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado, se hará visible para cualquier persona que tenga permiso para ver la lista o biblioteca. Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el autor, u otra persona que tenga los permisos necesarios, los elimine. A los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca se les otorga automáticamente el estado Aprobado .

Solo las personas que tienen permisos de control total o Diseño pueden modificar la configuración de Lista o Biblioteca.

Para configurar la aprobación obligatoria de elementos o archivos

1. Si la lista o biblioteca de sitios aún no está abierta, en el panel de Inicio rápido, seleccione su nombre.
2. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o Herramientas de lista .
3. Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de la biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de la lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de la biblioteca .
   
4. En Configuración general, selecciona Configuración de control de versiones. Se abre la página Configuración de versiones .
   
5. En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí en respuesta a la pregunta ¿Requiere aprobación de contenido para los elementos enviados?
6. En la sección Seguridad del elemento de borrador , determine qué usuarios pueden ver los elementos de borrador en la biblioteca de documentos. En este ejemplo, solo se selecciona solo los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento).
7. Seleccione Aceptar.
   En el ejemplo siguiente se muestran los elementos aprobados en una biblioteca después de haber establecido la opción Requerir aprobación de contenido en Sí. Debido a que estos archivos ya estaban en la biblioteca, se aprobaron automáticamente.
   

Quitar el requisito de aprobación de una lista o biblioteca de sitios

En última instancia, es posible que su organización encuentre inconveniente o innecesario requerir la aprobación de cada elemento de archivo de una lista o biblioteca determinada. Ese requisito no solo exige tiempo de la persona que tiene que otorgar o denegar la aprobación, sino que también impide que las personas colaboren fácilmente en un archivo o elemento. Si determina que su organización ya no necesita que se aprueben todos los elementos o archivos, puede quitar el requisito.

Para quitar el requisito de aprobación de elementos o archivos de una lista o biblioteca

1. Si la lista o biblioteca de sitios aún no está abierta, en el panel de Inicio rápido, seleccione su nombre.
2. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o la pestaña Lista en el grupo Herramientas de lista .
3. Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de la biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de la lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de la biblioteca .
   
4. En Configuración general, selecciona Configuración de control de versiones. Se abre la página Configuración de versiones .
5. En la sección Aprobación de contenido, seleccione No en la respuesta a la pregunta ¿Requiere aprobación de contenido para los elementos enviados? Aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia.
   
6. Para cerrar el mensaje, seleccione Aceptar.
7. Para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de control de versiones , seleccione Aceptar. Cuando vuelva a la lista o biblioteca, el estado de aprobación ya no estará disponible en la página. Todos los usuarios que tienen permiso para ver la lista o biblioteca pueden ver todo el contenido que reside allí.