ב- Outlook הקלאסי, יש לך אפשרות:
| ארכיון פריטים ארכיון | באמצעות לוח המקשים הפוך אחסון בארכיון ללא זמין באמצעות מקשBackspace | | חפש את תיקיית ארכיוןOnline ארכיון | ארכיון לעומת Online ארכיון | FAQ
ארכיון ב- Outlook הקלאסי
בחר הודעה אחת או יותר בתיבת הדואר הנכנס או בכל תיקיה אחרת שברצונך לאחסן בארכיון.
בקבוצה מחק, בחר אחסן בארכיון. באפשרותך גם להשתמש במקש Backspace כדי לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באופן מיידי.
עצה
עבור חשבונות Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ו- Outlook.com, תיקיית ארכיון שלך כבר קיימת, גם אם מעולם לא השתמשת בתכונה זו בעבר. תוכל למצוא אותה ברשימת התיקיות של Outlook. אם אינך רואה את התיקיה ואתה משתמש ב- Outlook 2016 או Microsoft 365 של Outlook, > עבור אל אפשרויות עדכון חשבוןOffice>> קבציםעדכן כעת.
ההודעות שלך יועברו לתיקיה ארכיון שלך. אם אחסן הודעה בארכיון בטעות, עבור אל ארכיון התיקיה והעבר את ההודעה בחזרה לתיבת הדואר הנכנס שלך.
הערה
לחצן ארכיון גלוי רק ב- Outlook 2016, ב- Outlook 2019 Microsoft 365 של Outlook. בגירסאות קודמות של Outlook אין ארכיון המקשים ברצועת הכלים.
ארכיון הודעות באמצעות לוח המקשים ב- Outlook הקלאסי
באפשרותך לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באמצעות הקשה על המקש Backspace. אם תקיש על המקש מחק, ההודעות יעברו אל התיקיה פריטים שנמחקו. לא ניתן לשנות את ההתנהגות של המקש Backspace.
הערה
אם יש לך הודעה הפתוחה בחלון משלה ולא בחלונית הקריאה, מקש Backspace לא יאחסן את ההודעה בארכיון. עליך לסגור את ההודעה ולהציג אותה בחלונית הקריאה כדי שמקש Backspace יאחסן את ההודעה בארכיון. כאשר ההודעה פתוחה בחלון חדש, הדרך היחידה לאחסן את ההודעה בארכיון היא באמצעות לחצן ארכיון ברצועת הכלים.
כיצד ניתן לבטל את האחסון בארכיון על-ידי מקש Backspace ב-Outlook עבור Microsoft 365?
כדי למנוע ממקש Backspace להעביר פריטים לתיקיית הארכיון, באפשרותך להוסיף את ערכי הרישום הבאים כדי להשבית פונקציונליות זו.
חשוב
את השלבים שבסעיף זה יש לבצע בקפידה. אם תבצע שינויים לא נכונים ברישום, הדבר עלול להוביל לבעיות חמורות. לפני שתבצע שינויים,גבה את הרישום לצורך שחזור במקרה שיתרחשו בעיות.
נתיב הרישום של המדיניות הקבוצתית:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
שם: DisableOneClickArchive
סוג: DWORD
ערך: 1
נתיב הרישום של כלי ההתאמה האישית של Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
שם: DisableOneClickArchive
סוג: DWORD
ערך: 1
הערה
תיקון זה אינו חל על גירסאות קבועות של Outlook.
כיצד ניתן למצוא את תיקיית הארכיון ?
התיקיה ארכיון נמצאת ברשימת התיקיות. כדי להציג את רשימת התיקיות, בחר הצג>חלונית תיקיות > רגילה.
כיצד מבצעים חיפוש בתיקיה 'ארכיון'?
כברירת מחדל, בעת חיפוש פריטי Outlook באמצעות התכונה 'חיפוש' בחלק העליון של רשימת התיקיות, Outlook הקלאסי מחפש בתיבת הדואר כולה.
אם ברצונך שהחיפוש יתבצע בתיקיה 'ארכיון' בלבד, עליך לבחור תחילה את התיקיה 'ארכיון' ברשימת התיקיות. כעת, תיבת החיפוש תבצע את החיפוש רק בתיקיה 'ארכיון'.
איך זה שונה מ'ארכיון מקוון'?
Online ארכיון היא תכונה עבור לקוחות ארגוניים של Microsoft 365 שיש להם תיבות דואר גדולות באופן לא נדיר. לקוחות אלה יכולים להשתמש בארכיון מקוון כדי להימנע ממחיקת דואר ישן. חשבון מקוון של ארכיון משמש כחשבון שני ב- Outlook עם מבנה תיקיות משלו. לכן, הוא אינו נכלל בחיפושים שבוצעו מתיבת הדואר הנכנס.
אם 'ארכיון מקוון' זמין, מנהלי מערכת ומשתמשים יכולים להגדיר את תיבת הדואר שלהם כדי להעביר באופן אוטומטי הודעות ישנות לארכיון המקוון באמצעות מדיניות ארכיון.
מתי להשתמש ב'אחסן בארכיון' ומתי ב'ארכיון מקוון'?
מומלץ להשתמש בתכונה 'ארכיון' כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס מהודעות שכבר ענית להן או פעלת לפיהן. חשוב על התכונה 'אחסן בארכיון' כעל תיקיית קבצים. באפשרותך לאחסן פריטים בתיקיה 'ארכיון' ועדיין לגשת אליהם בקלות. באפשרותך גם למחוק הודעות או להעביר אותן לתיקיות ספציפיות, אם זה הסגנון שלך.
עבור משתמשים בעלי תיבות דואר גדולות בארגון Office 365 Enterprise, מומלץ שמנהלים יגדירו מדיניות ארכיון שמעבירה פריטים ל- Online ארכיון לאחר שנה או פחות אם המשתמשים עוברים מהר יותר למיכסת תיבת הדואר שלהם. פעולה זו מבטיחה שהמשתמשים לא תצטרך למחוק דואר ישן כדי לפנות מקום לדואר חדש. ניתן להעביר דואר שגילו עולה על הזמן שצוין הן מהתיקיה 'תיבת דואר נכנס' והן מתיקיית הארכיון המקומית.
שאלות נפוצות לגבי אחסון בארכיון
האם אני יכול לשנות את המיקום בו מאוחסנים הפריטים שלי בארכיון?
אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365, Exchange, Exchange Online או Outlook.com, לא ניתן לשנות את המיקום שאליו מועברים הפריטים המאוחסנים בארכיון. תיקיית ארכיון היא אחת מתיקיות המערכת הקלאסיות של Outlook המוגדרות כברירת מחדל ולא ניתן לשנות את שמה, להעביר או למחוק אותה. אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP כגון Gmail, Yahoo או iCloud, באפשרותך לשנות את המיקום של תיקיית ארכיון >>> על-ידי בחירה באפשרות כלי הגדרות תיבת דואר של קובץהגדר ארכיון תיקיה.
מדוע השם של התכונה החדשה 'אחסן בארכיון' דומה ל'ארכיון מקוון'?
ארכיון היא תכונה מובנים היטב הזמינה כבר ב- Outlook Mobile, ב- Outlook Web App וב- Outlook.com, ואף בספקי דואר אלקטרוני אחרים, כגון Gmail. מאחר שזהו שם מוכר, ומאחר ש'ארכיון מקוון' הוא תכונה קיימת, החלטנו לשמור על שמות דומים.
מה לגבי 'ארכיון אוטומטי'?
'ארכיון אוטומטי' הוא תכונה ישנה יותר של Outlook המאפשרת העברה אוטומטית של הודעות דואר ישנות לקובץ .pst פירוש הדבר שהודעות הדואר מוסרות מהשרת, וקשה יותר לאתר אותן באמצעות חיפוש. אם הכונן הקשיח המכיל את הקובץ AutoArchive.pst יוצא מכלל שימוש, הודעות אלה יאבדו. התכונה 'ארכיון מקוון' היא החלופה ברמה ארגונית ל'ארכיון אוטומטי'.
ניתן עדיין להשתמש בארכיון אוטומטי אם אין לך חשבון מקוון ארכיון, ואם מחלקת ה- IT שלך אינה להשבית את הפונקציונליות. לקבלת מידע נוסף אודות ארכיון אוטומטי בארכיון Outlook 2016, ראה ארכיון פריטים ישנים יותר באופן ידני ב- Outlook עבור Windows הקלאסי.
אני מנהל מערכת Office 365 Enterprise. האם יש לי אפשרות להפוך את התכונה 'אחסן בארכיון' ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית?
ארכיון זמין באופן נרחב ב- Outlook עבור Windows, Outlook Mobile, Outlook באינטרנט ו- Outlook.com. לא ארכיון להפוך את התכונה ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית.
מאמרים קשורים
אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן ידני ב- Outlook עבור Windows
יצירת תיקיית משנה
ארכיון בסרגל הכלים.