ארגון אירוע Engage חדש

אירועים מאפשרים למנהלים לשתף את האסטרטגיה שלהם ולקדם תרבות תוך סיוע לעובדים להתחבר, לרשת ולהחליף רעיונות. שיחות עוזרות לשמור על מעורבות המשתתפים לפני האירוע, במהלך ואחריו. המשתתפים יכולים להצטרף מהמחשב או מהמכשיר הנייד שלהם.

כל משתמש יכול ליצור Engage אירועים בעלילה שלו, ומנהלי קהילה יכולים ליצור Engage עבור הקהילה שלו. Engage אירועים תומכים בשלושה סוגי אירועים: שידורים, פגישות וסינכרון. עם תרחישים אלה, אנו משלבים את המעצמות של Teams Engage לחוויה של אירועים מאוחדים.

התפקידים של מארגנים ומציגים

המארגן הוא היוצר של אירוע. למארגנים יש שליטה מלאה על יכולות עריכה ומחיקה של אירועים.

צילום מסך שמציג כיצד מארגנים בוחרים את האנשים שממלאים תפקידים עבור אירוע.

Engage אלה תומכים ב- 10 מארגנים משותפים לכל אחד. מארגנים משותפים יכולים להנות אירועים, לשנות אפשרויות התקשרות כגון הנחיה להזנת אירוע והתקשרות אנונימית ולעדכן הקלטות אירועים לאחר האירוע.

מארגנים יכולים להציג אנשים כהתנוחת האירוע. משתמשים מוצגים מופיעים בדף היעד של האירוע. האירוע מופיע בעלילה של המשתמשים המוצגים, שיש להם גישה לאירוע.

מארגנים ומארגנים משותפים אינם גלויים למשתתפים בדף האירוע, והם אינם מופיעים בכרטיסי אירוע.

מארגנים מייעדים מציגים לשיתוף תוכן ולדבר באירוע. פעולה זו מסונכרנת עם הגדרות המציג של Teams.

מציגים יכולים להיות כל אחד בארגון שלך. הם יכולים להציג את המסך שלהם ולשתף קול ווידאו במהלך האירוע.

חשוב: חוויית האינטרנט של Microsoft Teams אינה תומכת בייצור אירועים של העירייה. השתמש תמיד ביישום שולחן העבודה של Teams כדי לגשת לתכונה זו Engage שידורים.

היכן יתבצעו אירועים?

Engage האירועים יתבצעו בשני מיקומים: עלילה של מנהיג או בקהילה ב- Engage או ב- Microsoft Teams.

אירועי עלילה ציבוריים ופרטיים

אירועי עלילה מציעים שליטה כאשר האירוע שלך ציבורי או פרטי. להלן פירוט של שתי אפשרויות הניראות הבאות:

אירועים ציבוריים בעלילה	כל אדם בארגון יכול לגשת לאירוע ולהצטרף אליו.
אירועים פרטיים בעלילה	מארגנים, מארגנים משותפים, מציגים ומשתתפים מוזמנים (קהילות, קבוצות M365, רשימות תפוצה, קבוצות אבטחה או אנשים יחידים) יכולים לגשת לאירוע ולהצטרף אליו.

אירועים קהילתיים

אירועי קהילה צופים בהגדרות הפרטיות הסטנדרטיות עבור קהילת האירוח.

Engage אירועים בקהילות ציבוריות גלויים לכל האנשים בארגון.
Engage אירועים בקהילות פרטיות גלויים רק לחברי הקהילה.

אירועי הקהילה פועלים בהתאם לפרטיותה של הקהילה במועד היצירה. הטבלה שלהלן מתארת בבירור את אופן הפעולה של אירועים (שכבר נוצרו – בעבר ובצפוי) כאשר מנהל קהילה מבצע שינויים בהגדרות הפרטיות של הקהילה:

סוג אירוע	שינוי בפרטיות הקהילה	חברות במשתמשים	גישה לדף אירוע	מעורבות הזנה	גישה לתצוגה חיה	גישה ל- VoD
אסינכרוניות	ציבורי > פרטי	לא חבר	לא	לא	לא	לא
פגישה	ציבורי > פרטי	לא חבר	לא	לא	כן	לא
שידור	ציבורי > פרטי	לא חבר	לא	לא	כן (כולל הצגה Engage)	לא
אסינכרוניות	פרטי > ציבורית	לא חבר	כן	כן	לא	כן
פגישה	פרטי > ציבורית	לא חבר	כן	כן	לא	כן
שידור	פרטי > ציבורית	לא חבר	כן	כן	לא (כולל הצגה Engage)	כן

יצירת אירוע Engage חדש

כדי ליצור אירוע בעלילה או בקהילה, עבור אל העלילה או הקהילה שלך. בחר בכרטיסיה אירועים > צור אירוע.

באפשרותך גם להתחיל אירוע חדש מהרמה העליונה של Engage:

מה בניווט הימני, בחר צור חדש ובחר אירוע.

הניווט Engage הימני מספק את התפריט צור חדש.

מלא את הכותרת, התאריכים והשעות ומקטעים אחרים של טופס זה. תאריכי ההתחלהוהסיום מגדירים את חלון הזמן עבור האירוע.
בחר אם לארח אירוע זה בעלילה או בקהילה.

פעולה זו קובעת מי יכול להשתתף באירוע והיכן מאוחסן התוכן.
1. כדי ליצור אירועי קהילה, עליך להיות מנהל קהילה.
2. כדי ליצור אירועי עלילה, היא חייבת להיות העלילה שלך, או להיות נציג של מוביל ויש לך גישה בעלילה של המנהלים.
בחר מבין שלושת סוגי האירועים: אסינכרון, פגישה או שידור. אסינכרון הוא ברירת המחדל.
1. השאר את הלחצן הדו-מצבי הפוך שידור או פגישה לזמין ללא פעיל כדי ליצור אירוע אסינכרוני ללא יכולות וידאו. לקבלת השלבים הבאים, ראה אסינכרוני Engage אירועים.
2. הפוך את הלחצן הדו-מצבי הפוך שידור או פגישה לזמין כדי לבחור אפשרות של שידור או פגישה. לקבלת השלבים הבאים, ראה פגישות Engage, או כדי לקבוע תצורה של שידור, ראה שידורים Engage אירועים.

לאחר יצירת אירוע, המארגנים, המארגנים המשותפים והמארגנים המשותפים מקבלים הזמנה ללוח שנה.

חשוב: אל תבצע פעולות עריכה באירוע ב- Outlook או בלוח השנה של Teams. יש לבצע את כל פעולות העריכה של Viva Engage.

הנחון Engage חדש

מארגני אירועים וארגונים משותפים יכולים לנהל דיונים ותגובות במהלך אירוע.

כאשר פשרה מופעלת, מארגנים יכולים לסקור רשומות של שאלות ודיונים לפני פרסומנו לכל המשתמשים. לא ניתן לתשובות. מארגנים יכולים גם להשיב באופן פרטי לשאלות שלא פורסם ממשתתפים. המארגן יכול להוסיף הערות לגבי הסיבה לביטול שאלה או לבקש הבהרה נוספת לפני הפרסום. תשובות אלה אינן גלויות למשתתפים אחרים, וכשהשיחה מתפרסמת, התשובות אינן גלויות עוד לאף אחד.

רשומות והערות אנונימיות הן באמת אנונימיות, כלומר הן אינן משויכת למשתמש באמצעות תאימות, ולא יופיעו בכרטיסיה הפרסומים שלי של המשתמש.

דחייה או ביטול של שאלות

כדי להתחיל אירוע ללא שאלות ודיונים, בטל שאלות ודיונים עבור משתתפים בעת תזמון האירוע. למשתתפים לא תהיה חוויית מפרסם, אך מארגנים ומציגים עדיין יוכלו לפרסם. ניתן לשנות אפשרויות התקשרות אלה של משתתפים בכל עת.
כדי לשנות את אפשרויות התקשרות המשתתפים לפני האירוע, במהלך או לאחר מכן, עבור אל לחצן ערוך פרטים, שנה את הגדרות ההתקשרות ושמור את האירוע.

ניטור שאלות

סנן שיחות עבור שאלות שלא נענו כדי למצוא שאלות ללא תשובה מיטבית.
סמן את התשובה הטובה ביותר (בחר את סמל סימן הביקורת מתחת לתשובה).
עקוף תשובה מיטבית על-ידי בחירת התשובה הטובה ביותר חדשה או על-ידי סימון התשובה הטובה ביותר הנוכחית כתשובה שגויה (סמל X).
בקש מאנשים ספציפיים לענות על שאלה @mentioning על-ידי כך שהם ישיבו לתשובה שלך.
עבור כל תשובה מיטבית, עיין במיקום הווידאו או בשיחות (ב- Engage או ב- Teams) שבהם נענתה השאלה.

Calendar מוזמנים

בעת שמירת אירוע חדש שנוצר, מארגנים, מארגנים משותפים ומציגים מקבלים באופן אוטומטי הזמנות ללוח השנה. כל עדכוני האירועים Engage-ידי המארגן משתקפים להזמנה זו. פרטי הפעולה כוללים:

לא ניתן לערוך או להעביר הזמנה שהתקבלה.
אם עליך לבצע שינויים כלשהם באירוע, בצע אותם בדף Engage האירוע. שינויים שבוצעו להזמנה לא ישקפו את האירוע Engage.

שנה את המידע עבור הזמנה זו בדף Engage האירוע החדש.

משתתפים יכולים להוסיף או לקבל במהירות הזמנות לוח שנה עבור כל אירוע:

צור הזמנה חדשה: המארגן יוצר הזמנה חדשה עם הפרטים ושולח אותה בזמן שנבחר למשתתפים;
הוסף ללוח השנה: משתתפים פוטנציאליים יכולים לבחור הוסף ללוח השנה בדף האירוע כדי להוסיף אירוע ללוח השנה שלהם.

חשוב: פעולת הוספה ללוח שנה של הנמען מוסיפה קובץ .icsסטטי ללוח השנה של המשתתף. עדכונים עתידיים שבוצעו באירוע על-ידי המארגן (כגון תאריך/שעה/תיאור) אינם מעדכנים באופן אוטומטי את ההזמנות של המשתתפים.

הערה: משתתפים בפגישות עלילה פרטיות מקבלים באופן אוטומטי הזמנה ללוח שנה.

חשוב: עבור כל הפגישות, קבוצות קהילה אינן מקבלות הזמנות לוח שנה. הוסף אותם בנפרד או כרשימת תפוצה כדי לקבל הזמנות.

הצטרף לאירוע

בדף הנחיתה של האירוע, מארגני האירועים יכולים למצוא שיטות עבודה מומלצות לקידום אירוע, ולהתחיל לאסוף שאלות של משתתפים באירוע לפני שהאירוע מתרחש בשידור חי.

ביום האירוע, כאשר האירוע הוא "בשידור חי", מוזמנים בוחרים באפשרות הצטרף לפגישה או הצטרף לשידור מתוך דף היעד של האירוע או מההזמנה ללוח השנה של האירוע, אם המארגן שלח בנפרד הזמנות.

מעבר לצפייה ולהצטרפות לאירועים באמצעות Engage ובמכשירים ניידים, הצג אירועים ישירות בקהילות ב- Teams. בין אם למשתמש יש Engage אינטרנט, Microsoft Teams, אפליקציית Engage למכשירים ניידים או אפליקציית Teams למכשירים ניידים, המשתמשים יכולים להציג ולהשתתף Engage אירועים.

הערה: אם אתה מעתיק קישור מאירוע בקהילות ב- Teams, הקישור מפנה את המשתמשים ישירות אל Teams.

נהל הקלטות של אירועים לפי דרישה (VoD)

צילום מסך של סרטון וידאו לפי דרישה בפגישה בשידור חי לאחר שפגישת הווידאו בשידור חי של האירוע תם, אם האירוע נרשם, ההקלטה (וידאו לפי דרישה) תופיע בחלק העליון של דף הנחיתה של האירוע לצורך גישה נוחה.

חשוב: כדי להבטיח שהקלטת האירוע תופיע בדף האירוע, הקפד להקליט את האירוע. כברירת מחדל, ההקלטה מופעלת עבור מקרי שימוש בשידור ובפגישות. המארגנים צריכים לאשר מראש את הגדרת הקלטת הווידאו עבור כל אירוע באמצעות אפשרויות הפגישה של Microsoft Teams.

פגישות קהילה ושידור הקלטות וידאו מאוחסנות באופן אוטומטי בכונן SharePoint של קהילת האירוח. הוא יורש את הרשאות הגישה של הקהילה.
- עבור פגישות קהילתיות ציבוריות, כל האנשים ברשת יכולים לראות את ה- VoD באופן אוטומטי.
- עבור פגישות פרטיות בקהילה, כל המשתתפים שהוזמנו יכולים לראות את ה- VoD באופן אוטומטי.
פגישות עלילה והקלטות שידור מאוחסנות ב- OneDrive של המארגן ופועלים בהתאם להרשאות הגישה של Microsoft Teams שנקבעו על-ידי לוח הפעילויות של הצ'אט. המארגן חייב לבחור באפשרות עדכן הקלטה כדי להבטיח שכל המשתתפים שהוזמנו יוכלו לראות את ה- VoD לפגישות פרטיות וכל האנשים ברשת יכולים לראות את ה- VoD לפגישות ציבוריות.

כדי לעדכן הקלטת פגישה בגירסה חדשה, בחר עדכן הקלטה מכותרת הגלישה בדף האירוע, החלף את הקישור ובחר עדכן. עדכוני ההקלטה ומספקים גישה בהתבסס על הגדרות קישור ההקלטה.

לאחר סיום האירוע, הקפד לבדוק אם ההקלטה מפוצלת לסרטוני וידאו מרובים על-ידי Teams. מצב זה מתרחש כאשר סרטוני הווידאו ארוכים ועולים על מגבלת האחסון של ההקלטה של Teams. כל ההקלטות יועלו למיקום Engage הנכון. עבור אירועי קהילה בכונן SharePoint של הקהילה המארחת & אירועים בעלילה ב- One Drive של המארגן, ייתכן שתצטרך למזג אותם יחד ולעדכן את קישור ההקלטה.

שיטות עבודה מומלצות לאירוח אירועים

כדי להבטיח את ההשתתפות הטובה ביותר האפשרית עבור האירוע שלך, השתמש בשיטות העבודה המומלצות הבאות לתכנון.

קדם את האירוע לפחות 24 שעות מראש. שתף את הקישור לאירוע באמצעות פרסומים, הכרזות או הזמנות לוח שנה מ- Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook או SharePoint ב- Microsoft 365.
בהזמנה שלך, הזכר לאנשים שהם יכולים להצטרף מכל מכשיר או לצפות בהקלטה מאוחר יותר.
בחר מועד שמכיל את רוב המשתתפים באזורי זמן שונים.
שלח תזכורות יום לפני האירוע ושמאלה לפני האירוע - הוא פועל!
בנה מומנטום על-ידי כך שמשתתפים ישאלו שאלות בשבוע שלפני האירוע.
עידוד משתתפים על-ידי עידודם לענות על שאלות:
- סנן שאלות שלא נענו והשב עליהן.
- סמן את התשובות הטובות ביותר על-ידי בחירת סמלי סימן הביקורת מתחת לתשובות.
- @Mention אנשים ספציפיים כדי לענות על שאלה.
לאחר סיום האירוע, המשך שיחות עם המשך טיפול לשאלות שלא נענו.