Kelola antrean panggilan dan pengaturan penjawab otomatis Anda di Microsoft Teams

Pemimpin tim yang berhadapan dengan pelanggan sering kali perlu melakukan penyesuaian pada antrean panggilan dan pengaturan penjawab otomatis mereka lebih sering daripada yang dapat ditangani oleh admin TI mereka. Admin memiliki kemampuan untuk mendelegasikan orang-orang tertentu sebagai pengguna resmi dan memberi mereka kemampuan untuk mengubah pengaturan seperti jam operasional, perutean panggilan, keanggotaan antrean, dan salam yang direkam sebelumnya untuk antrean panggilan dan penjawab otomatis masing-masing tanpa meninggalkan Teams.

Di artikel ini

Mengonfigurasi pengaturan antrean panggilan

            Izinkan orang untuk menolak menerima panggilan

            Mode konferensi

            Mengelola pengguna dan grup

            Memilih metode perutean

            Mengubah pengaturan salam

            Mengubah penanganan pengecualian

Mengonfigurasi pengaturan penjawab otomatis

            Ubah salam penjawab otomatis

            Mengelola jam kerja

            Mengelola alur panggilan

            Kelola opsi menu

Mengonfigurasi pengaturan antrean panggilan

Izinkan orang untuk menolak menerima panggilan

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan,>,penanganan dan perutean panggilan
3. Sakelar Izinkan orang untuk menolak menerima atau menonaktifkan panggilan tergantung pada kebutuhan Anda.

Mode konferensi

Mode konferensi mengurangi jumlah waktu yang diperlukan Anda untuk terhubung dengan penelepon setelah Anda menerima panggilan.

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan,>,penanganan dan perutean panggilan
3. Aktifkan atau nonaktifkan mode konferensi sesuai kebutuhan Anda.

Mengelola pengguna dan grup

Tambahkan atau hapus anggota tim dari antrean panggilan dan Grup Microsoft 365. Anda dapat mengubah urutan mereka untuk perutean panggilan serial, yang akan menelepon setiap orang sesuai urutan mereka terdaftar.

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan .
3. Pilih tab panggilan yang ingin Anda ubah di bagian atas layar.
4. Pilih Kelola pengguna dan grup untuk menjawab panggilan.
5. Pilih Edit untuk mengubah siapa yang ada dalam antrean panggilan.
6. Pilih Tambahkan pengguna dan grup.
7. Tambahkan pengguna atau grup dengan mengetikkan nama mereka dan memilih orang atau grup yang benar dari drop-down.
8. Klik dan seret pengguna atau grup untuk menata ulang urutan daftar Anda.
9. Untuk menghapus pengguna atau grup dari daftar, pilih sampah di samping nama mereka.

Memilih metode perutean

Metode perutean menentukan urutan agen menerima panggilan dari antrean. Ada empat jenis metode perutean:

Perutean petugas membunyikan semua agen dalam antrean secara bersamaan. Agen pertama yang menjawab panggilan akan mendapatkan panggilan.

Perutean serial mendering semua agen satu per satu dalam urutan yang ditentukan dalam daftar orang. Jika agen menutup atau tidak mengangkat panggilan, panggilan akan berdering di agen berikutnya. Siklus ini berulang hingga panggilan terjawab, waktu habis, atau penelepon menutup telepon.

Round robin menyeimbangkan perutean panggilan masuk sehingga setiap agen mendapatkan jumlah panggilan yang sama dari antrean.

Rute diam terpanjang masing-masing menghubungi agen yang paling lama diam. Agen dianggap menganggur jika statusnya menunjukkan Tersedia. Agen yang tidak tersedia tidak menerima panggilan hingga mereka mengubah statusnya menjadi Tersedia.

Cara memilih metode perutean:

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan>,penanganan dan perutean panggilan.
3. Gulir ke bawah untuk Pilih metode perutean.
4. Pilih metode perutean pilihan Anda.

Mengubah pengaturan salam

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.

2. Pilih Panggilan .

3. Pilih baris antrean panggilan tempat Anda ingin membuat perubahan. 
   

4. Pilih Tidak ada salam, Tambahkan pesan salam, atau Putar file audio dari menu dropdown salam.

   1. Jika Anda memilih Putar file audio, unggah file audio dengan format yang diterima.
      
   2. Jika Anda memilih Tambahkan pesan salam, ketik pesan.

5. Pilih Simpan.

Mengubah penanganan pengecualian

Pilih cara Anda ingin menangani panggilan yang terputus, panggilan yang melebihi waktu tunggu maksimum, dan opsi perutean panggilan lainnya tergantung pada keadaan tertentu.

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan .
3. Gulir ke bawah ke Penanganan pengecualian
4. Pilih opsi perutean panggilan saat jumlah maksimum panggilan tercapai. Pilih dari:

• Putuskan sambungan: memutuskan sambungan panggilan.
• Dialihkan ke orang dalam organisasi: Arahkan panggilan ke orang tertentu.
• Dialihkan ke nomor telepon eksternal: Atur nomor telepon eksternal untuk dialihkan.
• Dialihkan ke pesan suara: pilih pesan suara pribadi untuk dialihkan.
• Dialihkan ke pesan suara (bersama): Pilih pesan suara bersama untuk dialihkan.

Mengonfigurasi pengaturan penjawab otomatis

Penjawab otomatis memungkinkan orang menghubungi organisasi Anda dan menavigasi sistem menu untuk berbicara dengan departemen, antrean panggilan, orang, atau operator yang tepat.

Ubah salam penjawab otomatis

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.

2. Pilih Panggilan .

3. Pilih baris penjawab otomatis yang ingin Anda ubah.

4. Pilih Tidak ada salam, Tambahkan pesan salam, atau Putar file audio dari menu dropdown salam.

   1. Jika Putar file audio dipilih, unggah file audio dengan format yang diterima
   2. Jika Tambahkan pesan salam dipilih, ketik pesan.

5. Pilih Simpan.

Mengelola jam kerja

Identifikasi kapan antrean panggilan Anda terbuka untuk menerima panggilan.

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.

2. Pilih Panggilan>,Kelola bisnis dan setelah jam kerja.

3. Anda akan melihat daftar tab di bagian atas layar. Pilih yang ingin Anda kelola.

4. Pilih Kelola jam buka.

   

5. Pilih skenario yang paling sesuai dengan bisnis Anda: Buka jam yang sama setiap hari, Buka jam yang berbeda setiap hari, atau Buka 24 jam. 

   

6. Dengan menggunakan tombol alih, atur hari dalam seminggu bisnis Anda buka atau tutup.

7. Pilih jam kerja Anda menggunakan menu dropdown untuk setiap hari.

8. Untuk menghapus waktu, pilih Hapus waktu . Untuk menambahkan rentang waktu (misalnya, jika Anda tutup untuk makan siang ), pilih . 

   

Mengelola alur panggilan

Ubah opsi salam dan perutean untuk panggilan yang diterima selama dan setelah jam kerja.

Alur panggilan selama jam kerja:

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.

2. Pilih Panggilan>Alur panggilan untuk jam kerja.

3. Anda akan melihat daftar tab di bagian atas layar. Pilih tab antrean yang ingin Anda kelola.

4. Pilih opsi salam untuk jam kerja. Pilih Tanpa salam, Putar file audio, atau Tambahkan pesan salam. 

5. Pilih opsi perutean panggilan untuk jam kerja. Pilih dari:

   • Memutuskan sambungan
   • Mengalihkan ke seseorang dalam organisasi: Arahkan panggilan ke orang tertentu.
   • Dialihkan ke nomor telepon eksternal: Pilih nomor telepon eksternal.
   • Dialihkan ke pesan suara: Dialihkan ke pesan suara bersama.
   • Opsi menu putar: Pilih opsi salam untuk opsi menu. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan penjawab otomatis: Opsi menu putar.

Alur panggilan setelah jam kerja

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan>Alur panggilan untuk setelah jam kerja.
3. Pilih opsi salam untuk setelah jam kerja.
4. Pilih opsi perutean panggilan setelah jam kerja.

Alur panggilan untuk hari libur

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan>Alur panggilan untuk setelah jam kerja>Kelola hari libur Alur panggilan
3. Edit hari libur yang diamati untuk organisasi Anda dengan memilih Edit di samping setiap hari libur yang tercantum.
4. Pilih opsi ucapan untuk setiap hari libur.
5. Pilih opsi perutean panggilan untuk setiap hari libur.

Kelola opsi menu

Atur alur panggilan untuk setiap nomor di tombol angka untuk mengalihkan panggilan yang sesuai. Anda dapat memilih agar panggilan dirutekan ke penjawab otomatis, antrean panggilan, nomor eksternal, orang tertentu, atau membuka pesan suara.

1. Pilih Pengaturan dan lainnya>Pengaturan di Teams.
2. Pilih Panggilan>Penjawab otomatis.
3. Anda akan melihat daftar tab di bagian atas layar. Pilih tab Antrean yang akan dikelola.
4. Pilih opsi menu Kelola untuk mengubah pengaturan setiap nomor tombol panggil.
5. Pilih Tambahkan opsi baru untuk membuat pilihan perutean baru.

Topik terkait

Menggunakan aplikasi Queues

Mengelola antrean dukungan Anda di Teams

Memeriksa pesan suara Anda di Teams