Kolumna zarządzanych metadanych to nowy typ kolumny, który można dodawać do list, bibliotek lub typów zawartości, aby umożliwić użytkownikom witryny wybieranie wartości z określonego zestawu terminów zarządzanych i stosowanie tych wartości do swojej zawartości. Możesz utworzyć i skonfigurować kolumnę zarządzanych metadanych do mapowania na istniejący zestaw terminy lub termin albo utworzyć nowy zestaw terminy specjalnie dla kolumny zarządzanych metadanych.
Kolumny zarządzanych metadanych promują spójne korzystanie z metadanych w witrynach, ponieważ zapewniają użytkownikom listę terminów, które mogą stosować do swojej zawartości. Terminy te pochodzą z zestawu terminów zarządzanego centralnie w narzędziu do zarządzania magazynami terminów przez administratora magazynu terminów lub inne osoby z uprawnieniami do zarządzania terminami.
Ten zestaw terminów jest aktualizowany i zarządzany oddzielnie od samej kolumny, dlatego nie trzeba aktualizować kolumny (ani żadnych typów zawartości, list ani bibliotek z nią skojarzonych), aby zaktualizowane terminy były dostępne dla użytkowników. Za każdym razem, gdy zestaw terminów, z którym jest powiązana konk ta kolumna zarządzanych metadanych, zostanie automatycznie dostępny dla użytkowników niezależnie od tego, gdzie jest dostępna kolumna zarządzanych metadanych. Dzięki temu kolumna zarządzanych metadanych bardzo różni się od kolumny wybór, którą trzeba będzie zaktualizować za każdym razem, gdy trzeba będzie zmienić listę wartości wyboru, które może wybrać użytkownik.
Kolumny zarządzanych metadanych mają również kilka unikatowych funkcji i cech, które ułatwiają użytkownikom wybieranie i stosowanie terminów do zawartości, takich jak obsługa pisania z wyprzedzeniem, a także obsługa ujednoznacznienia terminów, opisów, synonimów i wartości wielolingwowych.
Gdy użytkownik zacznie wpisywać wartość w polu zarządzanych metadanych, wyświetla wszystkie terminy w skojarzonym zestawie terminów, które zaczynają się od wpisanych znaków. Można wskazać nazwę zestawu terminy i jego położenie w hierarchii, a także sam termin, co może ułatwić użytkownikom wybranie odpowiedniego terminu.
Użytkownicy mogą przesunąć wskaźnik na sugerowane terminy, aby wyświetlić opis ułatwiający im podejmowanie właściwych decyzji.
Jeśli dla terminu określono synonimy, użytkownicy mogą je wprowadzać i zostanie przypisany prawidłowy termin.
Gdy użytkownicy zaktualizują kolumnę zarządzanych metadanych, mogą wpisać wartość lub kliknąć ikonę tagów wyświetlaną obok pola zarządzanych metadanych, aby uruchomić okno dialogowe selektora terminów, za pomocą którego mogą wybrać wartość z hierarchii zestawu terminów. Jest to przydatne dla użytkowników, którzy mogą nie znać dostępnych terminów. Jeśli zestaw terminów został skonfigurowany jako otwarty, a kolumna zarządzanych metadanych umożliwiająca wypełnianie wartości, użytkownicy mogą mieć możliwość dodania nowego terminu do zestawu terminów. Może też po prostu mieć możliwość wysłania opinii do wyznaczonego kontaktu w odniesieniu do zestawu okresów.
Kolumny metadanych
Kolumna zarządzanych metadanych pozwala kontrolować informacje, które użytkownicy mogą wprowadzać w kolumnie. Użytkownicy zaznaczają terminy lub frazy, które wprowadzają w kolumnie, z wstępnie zdefiniowanego zestawu terminów zarządzanych.
Uwaga: Aby tworzyć lub konfigurować kolumny witryny, musisz być administratorem zbioru witryn. Aby tworzyć kolumny dla list lub bibliotek, musisz mieć poziom uprawnień Zarządzanie listami. Właściciele witryn domyślnie mają to uprawnienie.
Kolumnę zarządzanych metadanych można zamapować na zestawy terminów lub na pojedynczy termin reprezentujący podzbiór zestawu terminów (przydatny w przypadku hierarchicznych zestawów terminów). Jeśli zamapujesz kolumnę na zestaw terminów, zostaną w nim wyświetlane wszystkie dostępne terminy w tym zestawie terminów. Jeśli zamapujesz kolumnę na pojedynczy termin w zestawie terminów, ten termin i wszystkie terminy znajdujące się pod nim w hierarchii będą wyświetlane w tej kolumnie.
Sposób i miejsce tworzenia kolumn zarządzanych metadanych należy uwzględniać w planowaniu zarządzanych metadanych, typów zawartości, zarządzania dokumentami i zarządzania witrynami w całej organizacji.
Tworzenie kolumny zarządzanych metadanych
Możesz utworzyć kolumnę zarządzanych metadanych mapową na istniejący zestaw terminów lub termin na dowolnym poziomie w witrynie (na przykład jako kolumnę witryny lub jako kolumnę lokalną do określonej listy lub biblioteki). Jeśli jednak chcesz, aby kolumna zarządzanych metadanych była ponownie przydatna dla innych osób, które mogą tworzyć nowe typy zawartości witryny lub konfigurują listy i biblioteki, możesz utworzyć ją jako kolumnę witryny.
|
Aby utworzyć nową kolumnę witryny zarządzanych metadanych mapową na istniejący zestaw terminów, zrób tak: |
Aby utworzyć nową kolumnę zarządzanych metadanych dla listy lub biblioteki, która będzie mapować się na istniejący zestaw terminów, wykonaj tę listę: |
|---|---|
|
|
-
W sekcji Nowa kolumna witryny w sekcji Nazwa i typ wpisz nazwę kolumny.
-
W obszarze Typ informacji w tej kolumnie to kliknij pozycję Zarządzane metadane.
-
W sekcji Grupa wybierz lub utwórz grupę, w której chcesz uporządkować kolumnę.
-
W sekcji Dodatkowa Ustawienia kolumny wpisz opis i określ, czy wymagani użytkownicy mają podać wartość dla tej kolumny. Można także określić, czy mają być wymuszane wartości unikatowe dla kolumny.
-
W sekcji Pole wiele wartości określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie. Jeśli zezwolisz na wiele wartości, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny w widokach list.
-
W sekcji Format wyświetlania określ, czy w kolumnie ma być wyświetlana tylko etykieta terminu, czy termin i pełna ścieżka w hierarchii zestawu terminów.
Pomocne może być wyświetlenie pełnej hierarchicznej ścieżki w sytuacjach, w których kontekst samego terminu może być niejasny. -
W sekcji Zarządzanie Ustawienia terminami wybierz pozycję Użyj zarządzanego zestawu terminów, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
a. Aby wyszukać zestaw terminów zawierający terminy, których chcesz użyć, wpisz nazwę terminu i kliknij przycisk Znajdź. Z wyników wyświetlonych w polu można wybrać zestaw lub termin, który ma zostać wyświetlony. Jeśli chcesz ponownie wyszukać, kliknij przycisk Resetuj.
b. Aby przejść do zestawu lub terminu, który chcesz zamapować na tę kolumnę, kliknij strzałkę po lewej stronie aplikacji zarządzanej usługi Usługa przesyłania metadanych wyświetlanej w polu, aby ją rozwinąć, i odszukaj określony zestaw terminu. Rozwiń węzły do momentu znalezienia zestawu lub terminu. Kliknij go, aby wybrać zestaw lub termin.
-
W sekcji Zezwalaj na wypełnianie określ, czy użytkownicy mają zezwalać na dodawanie nowych wartości do zestawu terminów. Jeśli wybrane ustawienie terminu jest zamknięte, nie będzie można zezwolić na stosowanie opcji Wypełnij.
-
W sekcji Wartość domyślna możesz opcjonalnie określić termin, który ma być wartością domyślną kolumny. Możesz wpisać termin lub kliknąć ikonę Tagi, aby odszukać termin za pomocą s wyboru terminu.
-
Kliknij przycisk OK.
-
W panelu Tworzenie kolumny wpisz nazwę i opcjonalny opis kolumny zarządzanych metadanych.
-
Opcja Typ będzie wstępnie wybrana jako zarządzane metadane, ale możesz również zmienić typ kolumny. Po zmianie ustawienia kolumny zostaną domyślnie zmienione na odpowiedni typ kolumny.
-
W opcji Zestaw lub terminy wybierz przycisk Wybierz, a następnie wyszukaj lub wybierz zestaw lub termin dla kolumny.
-
W sekcji Wartość domyślna możesz opcjonalnie określić termin, który ma być wartością domyślną kolumny. Możesz wpisać termin lub wybrać ikonę Tagi, aby przeglądać termin.
-
Wybierz pozycję Więcej opcji , aby wykonać następujące czynności (opcjonalnie):
a. W sekcji Format wyświetlania określ, czy w kolumnie ma być wyświetlana tylko etykieta terminu, czy termin i pełna ścieżka w hierarchii zestawu terminów. Pomocne może być wyświetlenie pełnej hierarchicznej ścieżki w sytuacjach, w których kontekst samego terminu może być niejasny.
b. W sekcji Zezwalaj użytkownikom na wpisywanie nowych wartości określ, czy chcesz zezwolić użytkownikom na dodawanie nowych wartości do zestawu terminów. Jeśli wybrane ustawienie terminu jest zamknięte, nie będzie można zezwolić na wypełnianie nowych wartości.
c. W sekcji Pole wiele wartości określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie. Jeśli zezwolisz na wiele wartości, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny w widokach list.
d. W sekcji Wymagaj, aby ta kolumna zawierała informacje określ, czy chcesz oznaczyć kolumnę jako pole obowiązkowe. Po włączeniu użytkownicy muszą wprowadzić wartość dla każdego wiersza.
e. W sekcji Wymuszanie wartości unikatowych możesz określić, czy użytkownicy mają wprowadzać w kolumnie tylko wartości unikatowe.
Jeśli nie istnieje istniejący zestaw terminów, którego chcesz użyć, możesz również utworzyć nowy zestaw terminów dla nowej kolumny zarządzanych metadanych. Ten zestaw będzie "lokalnym" zestawem terminów, którego można używać tylko w zbiorze witryn, w którym go utworzysz. Wszelkie terminy dodawania do lokalnego zestawu terminów nie będą sugerowane w kolumnach Enterprise Słowa kluczowe (w przeciwieństwie do terminów w globalnych zestawach terminów).
Aby tworzyć lub konfigurować kolumny witryny, musisz być administratorem zbioru witryn. Aby tworzyć kolumny dla list lub bibliotek, musisz mieć poziom uprawnień Zarządzanie listami. Właściciele witryn domyślnie mają to uprawnienie.
|
Aby utworzyć nową kolumnę witryny zarządzanych metadanych mapową na istniejący zestaw terminów, zrób tak: |
Aby utworzyć nową kolumnę zarządzanych metadanych dla listy lub biblioteki, która będzie mapować się na istniejący zestaw terminów, wykonaj tę listę: |
|---|---|
|
|
-
Na stronie Nowa kolumna witryny lub Tworzenie kolumny (w zależności od typu kolumny, którą tworzysz) w sekcji Nazwa i typ wpisz nazwę kolumny.
-
W obszarze Typ informacji w tej kolumnie to kliknij pozycję Zarządzane metadane .
-
W sekcji Dodatkowa Ustawienia kolumny wpisz opis kolumny i określ, czy użytkownicy mają wprowadzać wartość kolumny. Można także określić, czy mają być wymuszane wartości unikatowe dla kolumny.
-
Jeśli dodajesz kolumnę do listy lub biblioteki, możesz również określić, czy chcesz dodać tę nową kolumnę zarządzanych metadanych do wszystkich typów zawartości listy lub biblioteki (jeśli dla biblioteki włączono wiele typów zawartości). Możesz także określić, czy ta kolumna ma być dołączona do widoku domyślnego listy lub biblioteki.
-
W sekcji Pole wiele wartości określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie. Jeśli zezwolisz na wiele wartości, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny w widokach list.
-
W sekcji Format wyświetlania określ, czy w kolumnie ma być wyświetlana tylko etykieta terminu, czy termin i pełna ścieżka w hierarchii zestawu terminów.
Pomocne może być wyświetlenie pełnej hierarchicznej ścieżki w sytuacjach, w których kontekst samego terminu może być niejasny. -
W sekcji Ustawienia zestawu okresów wybierz pozycję Dostosuj zestaw okresów, a następnie wpisz opis zestawu.
-
Po wyświetleniu monitu o zapisanie zmian kliknij pozycję Edytuj przy użyciu Menedżera zestawu okresów, a następnie kliknij przycisk OK.
-
Postępuj zgodnie z instrukcjami w sekcji Tworzenie i konfigurowanie nowego zestawu terminy w celu skonfigurowania zestawu terminów.
-
W okienku Właściwości narzędzia do zarządzania magazynami okresów określ następujące informacje dotyczące nowego zestawu terminów:
|
W tym polu |
Czynność do wykonania: |
|---|---|
|
Nazwa zestawu okresów |
Wpisz nazwę zestawu terminów. To pole powinno już być wypełnione nazwą kolumny, ale można je zaktualizować lub zmienić. |
|
Opis |
Wpisz opis, który pomoże użytkownikom zrozumieć, jak powinni używać tych terminów. |
|
Właściciel |
Jeśli chcesz, aby właścicielem terminu był ktoś inny niż Ty, możesz zmienić właściciela na inną osobę lub grupę. Możesz wprowadzić tylko jeden element. |
|
Kontakt |
Wpisz adres e-mail, jeśli chcesz, aby użytkownicy witryny mogli udzielać opinii na temat terminu ustawionego podczas aktualizowania wartości kolumny zarządzanych metadanych. |
|
Osoby biorący udział w projekcie |
Dodaj nazwy użytkowników lub grup, które powinny zostać powiadomione przed wdaniem głównych zmian w zestawie terminów. |
|
Zasady przesyłania |
Określ, czy ustawiony termin ma być zamknięty, czyotwarty. Jeśli zestaw terminów jest zamknięty, użytkownicy nie mogą dodawać do niego nowych terminów podczas aktualizowania wartości kolumny zarządzanych metadanych powiązanej z tym zestawem terminów, a zestaw terminów może być aktualizowany tylko przez osoby z uprawnieniami do aktualizowania zarządzanych metadanych. Jeśli zestaw terminów jest otwarty, użytkownicy mogą dodawać nowe terminy do zestawu terminów, jeśli kolumna jest również skonfigurowana do zezwalania na opcje wypełniania. |
|
Dostępne do otagowania |
Zaznacz to pole wyboru, aby terminy w zestawie terminów zostały udostępnione do otagowania. Jeśli wyczyścisz to pole wyboru, ten zestaw terminów nie będzie widoczny dla większości użytkowników. Jeśli zestaw terminów jest nadal opracowywania lub nie jest gotowy do użycia w inny sposób, możesz wyczyścić to pole wyboru. |
-
Kliknij przycisk Zapisz , aby zapisać aktualizacje właściwości.
-
Aby dodać terminy do zestawu terminów, wskaż zestaw terminów w kontrolce drzewa po lewej stronie, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij pozycję Utwórz termin, a następnie wpisz nazwę terminu.
-
W okienku Właściwości określ następujące informacje dotyczące nowego terminu:
|
W tym polu: |
Czynność do wykonania: |
|---|---|
|
Dostępne do otagowania |
Zaznacz pole wyboru, aby udostępnić ten termin do otagowania. Jeśli wyczyścisz to pole wyboru, ten termin będzie widoczny, ale wyłączony w narzędziach do otagowania. |
|
Język |
Wybierz język tej etykiety dla terminu. |
|
Opis |
Wpisz opis ułatwiający użytkownikom stosowanie tego terminu lub odróżnienie go od podobnych terminów. |
|
Etykieta domyślna |
Wprowadź wyraz lub frazę, których chcesz użyć jako etykiety domyślnej terminu w tym języku. |
|
Inne etykiety |
Określ synonimy tego terminu. Należy to zrobić, jeśli na potrzeby zarządzania metadanymi kilka wyrazów lub fraz o tym samym znaczeniu będzie traktowane jako pojedyncza jednostka. Aby dodać wiele synonimów, wpisz wyraz, a następnie naciśnij klawisz ENTER w celu utworzenia dodatkowych wierszy. Jeśli na przykład tworzysz termin dla koloru "niebieski" i "niebieski" jako etykietę domyślną terminu, możesz dodać synonimy "azure", "najlepsze", "indigo" i "cobalt". |
|
Członek |
W tym artykule opisano nadrzędną nazwę zestawu okresów, opis, właściciela i inne informacje. |
-
Kliknij przycisk Zapisz.
-
Powtórz kroki od 3 do 5, aby dodać nowe terminy.
-
Aby utworzyć podpunkty pod terminami, wskaż pojedynczy termin, pod którym chcesz zagnieździć inny termin, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij pozycję Utwórz termin i wpisz nazwę terminu.
-
Powtórz kroki 4 i 5, aby określić właściwości podsektora (wybierz najpierw termin, który chcesz zaktualizować).
-
Domyślnie terminy w zestawach terminów są wyświetlane w domyślnej kolejności sortowania dla języka. Jeśli chcesz określić niestandardową kolejność sortowania, aby terminy były wyświetlane w spójnej kolejności, niezależnie od języka i zmian etykiet terminów, możesz to zrobić, wybierając zestaw terminów w kontrolce drzewa, a następnie klikając kartę Sortowanie niestandardowe po prawej stronie. Kliknij pozycję Użyj niestandardowej kolejności sortowania, a następnie użyj pól list, aby rozmieścić terminy w odpowiedniej kolejności liczbowej.
Kolumna zarządzanych metadanych pozwala kontrolować informacje, które użytkownicy mogą wprowadzać w kolumnie. Użytkownicy zaznaczają terminy lub frazy, które wprowadzają w kolumnie, z wstępnie zdefiniowanego zestawu terminów zarządzanych.
W poniższym przykładzie pokazano, jak to działa.
Biblioteka dokumentów na powyższej ilustracji zawiera kolumnę zarządzanych metadanych o nazwie "Odnajdowanie ecm". Aby wprowadzić wartości w kolumnie, użytkownik edytuje właściwości elementu w bibliotece (w tym przypadku element jest arkuszem kalkulacyjnym).
Nazwa kolumny zarządzanych metadanych, Discover ECM, to etykieta pola na stronie właściwości. Aby wyświetlić listę terminów, użytkownicy po prostu wybierzą ikonę tagów.
Podczas konfigurowanie kolumny zarządzanych metadanych można użyć istniejącego zestawu terminów lub dodać zestaw terminów specjalnie do tego celu. Aby dowiedzieć się, jak dodać nowy zestaw okresów, zobacz Konfigurowanie nowego zestawu terminów.
Można utworzyć kolumnę dla list i bibliotek lub kolumnę witryny.
Tworzenie kolumny witryny dla zarządzanych metadanych
-
Na stronie głównej wybierz pozycję Zawartość witryny.
-
Na stronie Zawartość witryny wybierz pozycję Ustawienia
-
W obszarze Galerie Projektanta sieci Web wybierz pozycję Kolumny witryny.
-
Na stronie Kolumna witryny wybierz pozycję Utwórz.
-
Na stronie Nowa kolumna witryny w sekcji Nazwa i typ wprowadź nazwę kolumny.
-
Przejdź do kroku 5 w następnej procedurze.
Tworzenie kolumny listy lub biblioteki dla zarządzanych metadanych
-
Przejdź do listy lub biblioteki, w której chcesz utworzyć kolumnę.
-
Na karcie Lista lub Biblioteka na wstążce wybierz pozycję Lista Ustawienia lub Biblioteka Ustawienia.
-
W sekcji Kolumny wybierz pozycję Utwórz kolumnę.
-
Na stronie Tworzenie kolumny w sekcji Nazwa i typ wprowadź nazwę kolumny.
-
W sekcji Typ informacji w tej kolumnie to sekcja wybierz zarządzane metadane.
-
W sekcji Grupa wybierz grupę dla kolumny lub utwórz grupę dla tej kolumny.
-
W sekcji Dodatkowa Ustawienia kolumny wprowadź opis i określ, czy ta wartość jest wymagana. Można także określić, czy mają być wymuszane wartości unikatowe dla kolumny.
-
W sekcji Pole wiele wartości określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie.
-
Jeśli zezwolisz na wiele wartości w kolumnie, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny.
-
-
W sekcji Format wyświetlania określ, czy ma być wyświetlana tylko etykieta terminu, czy też termin i jego pełna ścieżka w hierarchii zestawu terminów.
-
W sekcji Ustawienia zestawu okresów wykonaj jedną z następujących czynności:
-
Aby użyć istniejącego zestawu terminów, wybierz pozycję Użyj zarządzanego zestawu terminów, a następnie wyszukaj lub wyszukaj nazwę tego zestawu. Po wybraniu nazwy zestawu terminów możesz określić, czy użytkownicy mają wypełniać wartości, i ustawić wartość domyślną dla kolumny.
-
Aby utworzyć zestaw terminów dla tej kolumny, wybierz pozycję Dostosuj zestaw okresów i wprowadź opis zestawu. Następnie wybierz pozycję Edytuj przy użyciu Menedżera zestawu haseł i postępuj zgodnie z instrukcjami w tece Konfigurowanie nowego zestawu terminów.
-
-
Kliknij przycisk OK.
Porada: Aby zarządzać kolumną metadanych, wykonaj jedną z poprzednich czynności w celu uzyskania dostęp do strony kolumn witryny, biblioteki lub kolumny listy Kolumny witryny. Na tej stronie przewiń zdefiniowane kolumny i wybierz kolumnę, którą chcesz zmodyfikować. Powrócisz do strony edycji, gdzie możesz zmienić lub zaktualizować ustawienia.
