Lucrul cu limita Prag vizualizare listă pentru toate versiunile de SharePoint

Despre utilizarea folderelor

Atunci când creați un folder, în culise, creați un index intern. Acest index intern se creează și pentru folderul rădăcină sau nivelul superior al unei biblioteci sau liste. Atunci când accesați elementele dintr-un folder, utilizați efectiv acest index intern pentru a accesa datele. Rețineți că, dacă un folder conține subfoldere, fiecare subfolder se numără ca un element (dar nu și elementele din acel subfolder).

Chiar și atunci când numărul total de elemente dintr-o listă sau bibliotecă este foarte mare, o vizualizare a unui singur folder este cel puțin la fel de rapidă ca o vizualizare care filtrează numărul total de elemente utilizând o coloană indexată. În unele scenarii, este posibil să distribuiți toate elementele dintr-o listă sau bibliotecă în mai multe foldere, astfel încât niciun folder să nu aibă mai mult de 5.000 de elemente.

Este important să luați în considerare următoarele atunci când utilizați foldere pentru a organiza o listă sau o bibliotecă mare:

• Un folder poate conține mai multe elemente decât Pragul de vizualizare al listei, dar, pentru a evita blocarea, poate fi necesar să utilizați o vizualizare filtrată pe baza indexurilor coloanelor.

• Dacă alegeți opțiunea Se afișează toate elementele fără foldere din secțiunea Foldere atunci când creați sau modificați o vizualizare în această listă sau bibliotecă, trebuie să utilizați un filtru care se bazează pe un index simplu pentru a vă asigura că nu atingeți Pragul de vizualizare al listei.

• Adesea este util ca vizualizarea implicită să afișeze toate folderele disponibile fără filtrare, astfel încât utilizatorii să poată alege folderul corespunzător atunci când inserează elemente noi. Afișarea tuturor folderelor va scădea șansa să se adauge elemente în mod incorect în afara folderelor din listă sau bibliotecă. Spre deosebire de biblioteci, nu există nicio modalitate automată de a muta elemente între folderele dintr-o listă.

Pentru a muta fișiere între folderele dintr-o bibliotecă, consultați Mutarea sau copierea fișierelor în SharePoint.

Sincronizare offline, date externe și gestionarea datelor în Access

Trecerea datelor offline este adesea mai convenabilă și mai eficientă atunci când sincronizați cu computerul. Puteți utiliza Excel, Access sau Outlook, în funcție de datele de listă cu care lucrați. De asemenea, puteți utiliza gestionarea externă a datelor fără limite cu sistemele Enterprise Resource Planning (ERP), OData și serviciile web, în funcție de serviciul SharePoint.

Utilizarea sincronizării offline

Puteți să efectuați modificări pe computerul desktop sau laptop, apoi, când plasați datele din nou online, să sincronizați modificările și să rezolvați conflictele în mod fluid și eficient. Lucrul cu liste mari utilizând sincronizarea offline pentru a "curăța", a analiza sau a raporta date ajută la dezactivarea încărcării activității bazei de date și minimizarea utilizării resurselor SharePoint.

Puteți să treceți datele listei offline și să sincronizați modificările atunci când reveniți online, utilizând mai multe produse Microsoft 365. Pentru a exporta în acestea, trebuie să aveți instalate aplicațiile, fie Microsoft 365, fie Office pentru desktop.

Utilizarea Microsoft Access pentru sincronizare offline     

Access poate gestiona mai multe rânduri de date decât SharePoint și beneficiați de mai multe instrumente puternice pentru manevrarea datelor respective. Lucrul cu datele în Access și sincronizarea cu SharePoint vă permit să lucrați cu seturi mai mari de date.

Puteți să citiți și să scrieți majoritatea listelor native din Access prin legarea la ele, iar Access funcționează bine cu aproape toate tipurile de date SharePoint. Legarea vă permite să vă conectați la datele dintr-o listă SharePoint, astfel încât să creați o conexiune bidirecțională pentru a vizualiza și a edita cele mai recente date, atât în lista SharePoint, cât și în baza de date Access. Access creează o copie a listei SharePoint (sau o reproducere) într-un tabel Access. După ce a fost creat tabelul Access, puteți lucra cu datele din listă în Access până la limita De acces de doi gigabaiți (excluzând atașările care nu sunt stocate local). În plus, Access memorează în cache datele din listă ale clientului, utilizează o memorie în memorie eficientă, memorare în cache și transferă doar elementele de listă modificate. Toate acestea fac ca interogările și actualizările să se desfășoare mult mai rapid. O casetă de dialog de rezolvare a conflictelor ajută și la buna gestionare a actualizărilor conflictuale.

Dacă este activată caracteristica Access Services, atunci puteți lucra cu mult mai multe date decât Pragul de vizualizare al listei, cu până la 50.000 de elemente în mod implicit. Access procesează automat datele din liste sau biblioteci în grupuri mici, apoi reasamblează datele, o tehnică care permite lucrul cu mult mai multe date decât Pragul de vizualizare al listei și fără a afecta negativ alți utilizatori de pe site-ul SharePoint.

Utilizarea Microsoft Excel pentru sincronizare offline           

Puteți exporta liste SharePoint într-un tabel Excel care creează o conexiune unirecțională de date între tabelul Excel și lista SharePoint.

De asemenea, Excel vă permite să lucrați cu liste mari fără a le bloca. În plus, puteți sincroniza Excel cu SharePoint și cu Access pentru a beneficia de avantajele fiecărei platforme.

Atunci când actualizați datele din lista SharePoint și reîmprospătați tabelul Excel, Microsoft Excel înlocuiește datele Excel cu cele mai recente date din lista SharePoint, suprascriend toate modificările pe care le-ați efectuat la acel tabel Excel.

După ce datele se află în tabelul Excel, puteți beneficia de numeroasele caracteristici de analiză a datelor din Excel, cum ar fi foi de lucru puternice și flexibile, rapoarte PivotTable, diagrame cu aspect profesional și linii strălucitoare, formatare condiționată cu pictograme, bare de date, scale de culori și operațiuni sofisticate de analiză circumstanțială.

Dacă este activată caracteristica Access Services, atunci puteți lucra cu mult mai multe date decât Pragul de vizualizare al listei, cu până la 50.000 de elemente în mod implicit.

Utilizarea sincronizării Microsoft Outlook pentru offline     

Din Outlook, puteți să citiți și să scrieți Liste Persoane de contact, Activități, Calendar și Discuție, precum și să sincronizați bibliotecile de documente. De exemplu, puteți lucra atât cu liste de activități standard, cât și cu liste de activități de proiect, dacă treceți listele de activități offline, vizualizați, actualizați și atribuiți activități noi, le aduceți înapoi online și le sincronizați fără a ieși din Outlook. De asemenea, puteți să stocați, să partajați și să gestionați persoanele de contact SharePoint mai eficient în Outlook.

Începutul paginii

Utilizarea Access cu Produse SharePoint pentru sincronizare offline

În Access, creați o bază de date web bazată pe Access Services construind tabele bazate pe liste legate, împreună cu interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi pe care le-ați publicat pe un site SharePoint. Pe măsură ce acestor baze de date web li s-a făcut upgrade, puteți să le utilizați și să le modificați în continuare și să creați unele noi dintr-un șablon (dar nu din Access 2013).

Puteți crea o aplicație Access în SharePoint fără a utiliza cod. În general, o aplicație SharePoint este o soluție focalizată, punctuală, simplu de distribuit și de lansat într-un magazin de aplicații. Gândiți-vă la o aplicație ca la o modalitate convenabilă, alternativă, de a arhiva, a distribui, a rula, a monitoriza și a retrage o soluție. Pentru mai multe informații, consultațiCrearea unei aplicații Access.

Spre deosebire de o aplicație de bază de date web Access care stochează date în liste SharePoint, o aplicație Access utilizează o bază de date SQL Server separată de produsele SharePoint pentru a stoca date și, prin urmare, nu se supune Pragului de vizualizare al listei SharePoint. Acest lucru îmbunătățește în mod semnificativ scalabilitatea soluțiilor Access și ajută la o gestionare eficientă a milioane de înregistrări potențiale. Pentru utilizatorii SharePoint Server, baza de date SQL Server poate fi configurată să se afle în spatele firewallului organizației dvs. Pentru utilizatorii online, baza de date este o bază de date SQL Server Azure activată cu un cont gratuit și spațiu de stocare gratuit. Pentru mai multe informații despre Azure, consultați pagina de pornire Microsoft Azure.

În sfârșit, puteți să sincronizați în continuare datele între o listă SharePoint și un tabel Access și să păstrați ambele seturi de date actualizate. Această sincronizare este bidirecțională sau bidirecțională. Modificările efectuate în Access la datele listei sunt încărcate în lista SharePoint, iar modificările efectuate în lista SharePoint sunt descărcate într-un Access de pe computer. Pentru mai multe informații, consultați Importul, legarea sau mutarea datelor în SharePoint.

Utilizarea casetei Căutare pentru a găsi elemente de liste sau biblioteci

Pe o pagină SharePoint există, de obicei, două casete de căutare: căutarea în site în partea de sus a paginii și caseta de căutare a listei sau bibliotecii specifice. Atunci când utilizați caseta de căutare a listei sau bibliotecii, puteți extinde progresiv domeniul operațiunii de căutare:

• În mod implicit, domeniul de căutare se bazează inițial pe toate elementele din vizualizarea curentă și pe orice subfoldere. Puteți vedea rezultatele sub formă de coloane pe care le puteți filtra și sorta și mai mult. Dacă pragul de vizualizare al listei este depășit în prezent, nu toate rezultatele apar.

• Dacă nu găsiți ceea ce căutați, puteți extinde domeniul de căutare pentru a include întreaga listă, inclusiv toate subfolderele, indiferent de vizualizarea curentă sau de Pragul de vizualizare al listei.

• În sfârșit, puteți extinde domeniul pentru a căuta în întregul site. În acest caz, vedeți toate rezultatele în pagina standard a site-ului de Căutare. Puteți să restrângeți și mai mult rezultatele utilizând panoul Rafinament pentru a filtra, de exemplu, după autorul unui document sau după data de creare a unui element din listă. De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați sintaxa Boolean și operatorii logici pentru a crea interogări și mai elaborate.

Vizualizări personale

Deoarece crearea vizualizărilor care utilizează o coloană indexată este mai complicată pentru listele mari și bibliotecile mari, se recomandă să eliminați permisiunea Gestionare vizualizări personale pentru cei care contribuie la o listă sau la o bibliotecă mare. Eliminând această permisiune, puteți împiedica utilizatorii să creeze o vizualizare întinsă pe toate elemente și care poate afecta negativ performanța pentru restul site-ului. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați Particularizarea permisiunilor pentru o listă sau o bibliotecă SharePoint.

Liste relaționale

Atunci când creați relații de listă utilizând coloane de căutare, coloane unice și comportament relațional impus (denumit și integritate referențială), puteți să atingeți Pragul de vizualizare al listei și să fiți blocat în următoarele circumstanțe:

• Dacă faceți o coloană unică într-o listă existentă care are mai multe elemente decât Pragul de vizualizare al listei (dar rețineți că adăugarea unui element la o listă care face lista să depășească Pragul de vizualizare al listei este o operațiune care nu este blocată de obicei).

• Dacă o listă are mai multe elemente decât Pragul de vizualizare al listei, activați Ștergere în cascadă sau Restricționare ștergere pentru un câmp de căutare din acea listă.

Fluxuri RSS

După ce se activează suportul pentru RSS în Administrare centrală și la nivelul de colecții de site, aveți posibilitatea să activați și să configurați suportul RSS pentru multe tipuri de liste și biblioteci. Când utilizatorii accesează Fluxul RSS pentru o listă sau o bibliotecă, datele se regăsesc din acea listă. Vizualizarea RSS implicită limitează numărul de elemente returnate, pe baza datei la care elementul a fost modificat ultima dată utilizând un filtru din coloana Modificat. Dacă lista sau biblioteca are multe elemente și utilizatorii accesează fluxul RSS, este o idee bună să indexați coloana Modificat. De asemenea, puteți reduce numărul de elemente regăsite prin modificarea numărului de elemente și a numărului de zile pentru care modificările sunt incluse într-un flux RSS.

Pentru mai multe informații despre gestionarea fluxurilor RSS, consultați Gestionarea fluxurilor RSS pentru un site sau o colecție de site-uri. Pentru a afla cum să adăugați un flux RSS, consultați Crearea unei avertizări pentru a fi notificat atunci când un fișier sau un folder se modifică.