Общие сведения о списках

Организации обычно используют множество типов списков, включая ссылки, объявления, контакты, отслеживание проблем и опросы.

Списки также могут включать задачи, которые можно использовать в качестве центра для совместной работы команды или в бизнес-решении. Во многих случаях списки могут предоставлять быстрые и эффективные решения с небольшими изменениями или без изменений.

Например, можно использовать:

• Задачи Включите отслеживание владения и хода выполнения, а также временная шкала на странице для привлекательного визуального представления содержимого списка.

• Отслеживание проблем Включает управление версиями и хранилище журналов версий для более глубокого анализа проектов рабочих групп и распространенных рабочих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования.

Например, можно:

• Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

• Создание представлений списка для упорядочения, сортировки и фильтрации данных различными способами; изменение метаданных, например добавление и удаление столбцов, изменение правил проверки; и последовательно использовать списки на сайтах с типами контента, столбцами сайтов и шаблонами. Например, вы можете просматривать только текущие события из календаря на домашней странице и создавать визуальное представление, похожее на настенный календарь, на другой странице.

• Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

• Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

• Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

• Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

<c0>Отслеживание версий и ведение подробного журнала</c0>.    Отслеживайте версии элементов списка, чтобы вы могли видеть, какие элементы изменились с версии на версию, а также кто изменил элементы списка. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требование утверждения.    Укажите, что для элемента списка требуется утверждение , прежде чем его смогут просмотреть все. В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений.    Укажите, могут ли участники списка читать и редактировать только созданные ими элементы или все элементы в списке. Люди, у которых есть разрешение на управление списками, могут читать и изменять все элементы списка. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими.    Создание различных представленийодного и того же списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков.    Независимо от типа обновляемого списка процесс добавления , редактирования и удаления элементов списка аналогичен.

Добавить или изменить элементы списка можно двумя способами:

• с помощью формы (способ по умолчанию);

• с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений.    Используйте формулы и вычисляемые значения для динамического создания информации в столбцах списка. Для этого можно использовать как сведения из других столбцов списка, так и системные функции. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях.    В списках и представлениях используется технология RSS, поэтому участники рабочей группы могут получать обновления автоматически. С помощью RSS-каналов пользователи могут централизованно получать и просматривать обновления, а также сводки новостей и прочих сведений. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание связей списков    Создайте связь между двумя списками. В исходном списке создается столбец подстановки, который получает (или "ищет") одно или несколько значений из целевого списка, если эти значения соответствуют значению в столбце подстановки в исходном списке. При необходимости можно продолжить добавление дополнительных столбцов из целевого списка в исходный список. При создании столбца подстановки можно также решить применить поведение связи, задав параметр каскадного удаления или ограничения удаления, который помогает сохранить данные действительными и предотвратить несоответствия, которые могут привести к проблемам в будущем.

Предоставление общего доступа к сведениям о списке с помощью программы базы данных    Если у вас установлена программа базы данных, например Access, можно экспортировать и импортировать данные на сайт и с него, а также связать таблицу из базы данных со списком. При работе с данными списка в базе данных Access можно также создавать запросы, формы и отчеты. См . статью Импорт данных в базу данных Access.

Согласованное использование списков на сайтах.    Если ваша рабочая группа использует списки разных типов, вы можете обеспечить их согласованность с помощью типов контента, столбцов сайта и шаблонов. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка в приложении электронной почты.    Используя программу электронной почты, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете взять с собой важные сведения о списке. Например, с помощью Outlook вы можете просматривать и обновлять задачи, контакты и доски обсуждений на сайте. См. статью Подключение внешнего списка к Outlook.

Настройка нацеливания на содержимое     . Включить таргетинг на аудиторию для фильтрации элементов по группам.

Используемый тип списка определяется типом сведений, к которым предоставляется общий доступ.

Извещения.    Делитесь новостями и состоянием, а также напоминания. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты.    Храните сведения о людях или группах, с которыми вы работаете. Если вы используете программу управления электронной почтой или контактами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять контакты с сайта в другой программе. Например, можно обновить список всех поставщиков вашей организации из программы электронной почты, совместимой с технологиями Майкрософт, такими как Outlook. Список "Контакты" не предназначен для управления участниками сайта, но его можно использовать для хранения и передачи контактов в организации (например, списка внешних поставщиков).

Доски обсуждений.    Предоставление центрального места для записи и хранения групповых обсуждений в формате групп новостей. Если администратор сайта настроил функцию приема сообщений электронной почты списками, то на досках обсуждений можно будет хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте в большинстве популярных почтовых программ. Например, вы можете создать доску для обсуждения нового товара.

Ссылки    Укажите централизованное расположение для ссылок на Интернет, интрасеть вашей компании и другие ресурсы. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Повышенные ссылки.    Отображение набора действий связи в визуальном макете.

Календарь    Храните события вашей команды или для конкретных ситуаций, таких как корпоративные праздники. Содержит визуальные представления событий группы (как на настольном или настенном календаре), включая собрания, неофициальные встречи и события на целый день. С помощью этого вида списков также можно отслеживать основные вехи рабочей группы, такие как крайние сроки или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенным временным интервалам. См . статью Создание представления календаря из списка.

Задачи    Отслеживайте сведения о проектах и других событиях в группе. Вы можете назначать людям задачи, а также отслеживать их состояние и ход выполнения. Если вы используете электронную почту или программу управления задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи с сайта в другой программе. Например, можно создать список "Задачи" для распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Outlook вместе с другими задачами. См . раздел Создание списка.

Задачи проекта    Хранение сведений о задачах с помощью представления Ганта и индикаторов хода выполнения. С помощью списков этого типа вы можете отслеживать состояние и ход выполнения задач. Если вы используете электронную почту или программу управления задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи проекта с сайта в другой программе. Например, можно создать на сайте список "Задачи проекта" для назначения заданий по созданию учебных руководств, а затем отслеживать ход их выполнения в приложении Project. См . раздел Создание списка.

Отслеживание проблем    Храните сведения о конкретных проблемах, таких как проблемы со службой поддержки, и отслеживайте ход их выполнения. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. См . раздел Создание списка.

Съемки    Соберите и скомпилируйте отзывы, такие как опрос удовлетворенности сотрудников или тест. С помощью опроса вы можете создавать вопросы и ответы разными способами, а также просматривать отзывы и предложения. Если у вас установлена электронная таблица или программа базы данных, совместимая с технологиями Майкрософт, можно экспортировать результаты для их дальнейшего анализа. См . статью Создание опроса.

Настраиваемая    Начните список с нуля. Вы также можете создать настраиваемый список, основанный на электронной таблице, если у вас есть программа электронных таблиц, совместимая с технологиями Майкрософт. Например, можно импортировать из Excel список, предназначенный для хранения контрактов с поставщиками и управления этими документами. См . статью Создание списка на основе электронной таблицы.

Внешний список.    Работа с данными, хранящимися вне списка, но которые можно читать и записывать в Microsoft 365. Источник данных для внешнего списка называется внешним типом контента. В отличие от собственного списка Microsoft 365, внешний список использует Business Connectivity Services для доступа к данным непосредственно из внешней системы (например, SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), независимо от того, является ли эта система базой данных, веб-службой или бизнес-системой.

Настраиваемый список в режиме таблицы    . Создайте пустой список, похожий на настраиваемый список, но для отображения списка по умолчанию в режиме таблицы. Представление таблицы предоставляет сетку данных для просмотра и редактирования данных в виде строк и столбцов. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также без труда редактировать данные в ячейках сетки. Для представления таблицы требуется установить Office на 32-разрядном клиентском компьютере и браузере, поддерживающем элементы ActiveX.

Список состояний.    Отображение и отслеживание целей проекта. В этот список входит набор цветных значков, с помощью которых можно оценить степень выполнения поставленных задач.

Циркуляры.    Отправьте сведения, включая отметки подтверждения, участникам команды.

Список словарей IME (Майкрософт).    Используйте данные в списке в качестве словаря Microsoft IME. С помощью редакторов метода ввода (IME) Майкрософт можно преобразовывать элементы столбца "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечания" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список контента PerformancePoint.    Храните элементы панели мониторинга, такие как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панели мониторинга и другие элементы панели мониторинга, созданные с помощью панели мониторинга PerformancePoint Designer.

Языки и переводчики.    Используйте с рабочим процессом управления переводами в библиотеке управления переводами. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Этот список можно создать вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса "Управление переводом" в многоязыковую библиотеку.

Список ключевых показателей эффективности.    Отслеживайте ключевые показатели эффективности, которые позволяют быстро оценить прогресс, достигнутый для достижения измеримых целей. Списки ключевых показателей эффективности можно настроить для отслеживания производительности с помощью одного из четырех источников данных: вручную введенных данных, данных в списке Microsoft 365, данных в книгах Excel или данных из служб Analysis Services — компонента Microsoft SQL Server. После создания списка ключевых показателей эффективности его можно использовать для отображения состояния соответствующих показателей на странице панели мониторинга.

Импорт листа.     Используйте столбцы и данные из существующей электронной таблицы. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

Чтобы добавить список на современную страницу SharePoint, выполните следующие действия:

1. Если страница еще не находится в режиме редактирования, нажмите кнопку Изменить в правом верхнем углу страницы. 

2. Если навести указатель мыши на область над или под существующей веб-частью, вы увидите строку со значком "+" в круге:

   

3. Щелкните +, и появится список доступных веб-частей. Прокрутите вниз до раздела Документы, Библиотеки и Списки.

4. Выберите Список.

   Отображаются имена всех доступных списков.

5. Выберите список, который нужно вставить на страницу. 

6. Если вы удовлетворены, выберите Сохранить как черновик в левом верхнем углу. Затем, чтобы сделать обновленную страницу доступной другим пользователям, выберите Опубликовать в правом верхнем углу. 

Чтобы добавить список на классическую страницу SharePoint, выполните следующие действия:

1. В разделе Сайты щелкните Параметры , а затем выберите Пункт Содержимое сайта.

2. Щелкните значок Добавить приложение.

   

3. Выберите приложение. Доступные программы могут располагаться на нескольких страницах.

4. Введите уникальное имя и запомните его, а затем нажмите кнопку Создать.

5. Вернувшись на страницу с содержимым сайта, вы можете:

   • Закройте окно и вернитесь на страницу. Добавьте новое приложение на страницу с помощью команды Вставка веб-частей.

   • выбрать приложение и начать вводить данные;

   • Щелкните многоточие ... и нажмите кнопку Изменить параметры. Здесь можно добавлять столбцы, изменять имена и выполнять другие задачи.

Возможности списков могут быть использованы различными способами — это зависит от размера и количества существующих списков, а также требований организации.

Хранение большого количества элементов в одном списке

Один большой список может служить различным потребностям. Например, может существовать большой список технических вопросов, которые необходимо решить в организации, и эти вопросы могут относиться к различным проектам и группам.

Используйте один список в указанных ниже случаях.

• Группа нуждается в сводных данных об элементах списка или в различных представлениях одного и того же набора элементов. Например, руководителю может требоваться просматривать изменения по всем техническим вопросам в организации или по вопросам, зарегистрированным в определенный период времени.

• Пользователи предпочитают просматривать и искать вопросы в одном и том же месте на сайте.

• К элементам списка необходимо применить одинаковые параметры, например отслеживание версий или требование утверждения.

• Группы, работающие со списком, имеют похожие характеристики, например, одинаковые уровни разрешений. Для определенных элементов списка могут быть применены уникальные разрешения, но, если уровни разрешений сильно различаются, следует использовать несколько списков.

• Необходимо проводить анализ данных о списке или получать объединенные обновления списка. Можно получать предупреждения при изменениях элементов списка или просматривать изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать единый список измененных данных.

Несколько списков используются при наличии значительных различий между управляемыми элементами или между группами пользователей, работающих с этими элементами.

Используйте несколько списков в указанных ниже случаях.

• Пользователям не требуются сводные данные по всем элементам.

• Группы пользователей, обращающихся к данным, имеют разные характеристики и различные уровни разрешений.

• К разным наборам элементов необходимо применить различные параметры, например управление версиями или утверждение.

• Не требуется одновременно анализировать все элементы или получать консолидированные обновления для списка.

Ниже описаны некоторые способы упорядочения списков и их элементов.

Добавление столбцов    Помогите группе определить наиболее важные элементы. Вы можете добавить столбцы в список. Например, можно добавить столбец Project в список, чтобы облегчить пользователям, работающим над конкретными проектами, и работать с ними. Вы также можете добавить дополнительные столбцы, если вы хотите собрать дополнительные сведения для каждого элемента списка, например название отдела или имя сотрудника.

Если в списке содержится несколько элементов, вы можете индексировать определенные столбцы для повышения быстродействия при просмотре нескольких элементов или смене представлений. Расположение элементов при этом не изменится, однако упростится хранение большого количества объектов в списке. Обратите внимание, что для индексирования базы данных требуется больше места на диске. См. статью Создание, изменение или удаление представления списка или библиотеки.

Создание представлений    Используйте, если люди в вашей группе часто должны видеть данные определенным образом. Представления используют столбцы для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных. Вы также можете выбрать, сколько элементов отображается одновременно в каждом представлении. Например, пользователи могут просматривать список в наборах из 25 или 100 элементов списка на страницу в зависимости от их предпочтений и скорости подключения.

Благодаря представлениям вы можете хранить в списке множество элементов, но просматривать только необходимые в зависимости от обстоятельств (например, вопросы за определенный год или только текущие события календаря). Вы можете создать личные представления, доступные только вам, а при наличии разрешения на изменение списка — общие представления, доступные всем. См. статью Создание, изменение или удаление представления списка или библиотеки.

Создание папок.    Добавьте папки в большинство типов списков, если владелец списка разрешил создавать папки. В списки большинства типов можно добавлять папки, если владелец это разрешил. Это особенно полезно, когда элементы списка можно разделить на определенные категории, например по проектам или группам. Технологии Майкрософт предоставляют представление в виде дерева, позволяющее пользователям перемещаться по своим сайтам и папкам аналогично тому, как они работают с папками на жестком диске. В SharePoint доступно представление в виде дерева, которое позволяет переходить по сайтам и папкам так же, как по папкам на жестком диске (например, своя папка может быть у каждого отдела). См. статью Создание папки в списке.