Общие сведения о списках

В организациях обычно используются списки разных типов, включая ссылки, объявления, контакты, отслеживание вопросов и опросы.

Списки также могут включать задачи, которые можно использовать в качестве точки для совместной работы группы или бизнес-решения. Во многих случаях списки обеспечивают быстрое и эффективное решение практически без изменений.

Например, можно использовать:

• Задачи Включаем отслеживание владения и хода выполнения, а также временную шкалу на странице для привлекательной наглядной презентации контента списка.

• Отслеживание вопросов Включает в себя хранение версий и версий для глубокого анализа проектов группы и общих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования.

Например, можно:

• Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

• создание представлений списка для у упорядотки, сортировки и фильтрации данных различными способами; изменение метаданных, таких как добавление и удаление столбцов, а также изменение правил проверки; и согласованно используйте списки на всех сайтах с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Например, можно просмотреть только текущие события из календаря на домашней странице и создать на другой странице визуальное представление ( аналогично настенному календарю).

• Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

• Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

• Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

• Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

<c0>Отслеживание версий и ведение подробного журнала</c0>.    Отслеживайте версии элементов списка,чтобы видеть, какие элементы изменились с версии на версию, а также кто изменил элементы списка. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требование утверждения.    Укажите, что для просмотра элементом списка требуется утверждение. В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений.    Укажите, могут ли участники списка читать и редактировать только созданные им элементы или все элементы списка. Люди, у которых есть разрешение на управление списками, могут читать и изменять все элементы списков. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими.    Создание различных представленийодного и того же списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков.    Независимо от типа обновляемого списка процесс добавления,редактирования и удаления элементов списка аналогичн.

Добавить или изменить элементы списка можно двумя способами:

• с помощью формы (способ по умолчанию);

• с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений.    С помощью формул и вычисляемого значения можно динамически создавать данные в столбцах списка. Для этого можно использовать как сведения из других столбцов списка, так и системные функции. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях.    В списках и представлениях используется технология RSS, поэтому участники рабочей группы могут получать обновления автоматически. С помощью RSS-каналов пользователи могут централизованно получать и просматривать обновления, а также сводки новостей и прочих сведений. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание связей между списками    Создайте связь между двумя списками. В списке-источнике создается столбец подыска, который извлекает (или "ищет") одно или несколько значений из целевого списка, если они совпадают со значением в столбце подыска в списке.) При этом вы можете добавить в исходный список дополнительные столбцы из целевого списка. При создании столбца подытого можно также включить поведение связи, установив параметр каскадного удаления или ограничения удаления, который помогает обеспечить актуальность данных и предотвратить несоответствия, которые могут привести к проблемам в будущем.

Совместное доступ к сведениям о списке с помощью программы управления базами данных    Если у вас установлена программа для работы с базами данных, например Access, вы можете экспортировать и импортировать данные на сайт и с сайта, а также связать таблицу из базы данных со списком. При работе с данными списка в базе данных Access также можно создавать запросы, формы и отчеты. См. статью Импорт данных в базу данных Access.

Согласованное использование списков на сайтах.    Если ваша рабочая группа использует списки разных типов, вы можете обеспечить их согласованность с помощью типов контента, столбцов сайта и шаблонов. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка в приложении электронной почты.    Используйте почтовую программу, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете взять с себя важную информацию из списка. Например, с помощью Outlook вы можете просматривать и обновлять задачи, контакты и доски обсуждений на сайте. См. Подключение внешний список, чтобы Outlook.

Настройка целевой аудитории контента.     Позволяет фильтровать элементы по группам.

Используемый тип списка определяется типом сведений, к которым предоставляется общий доступ.

Извещения.    Делитесь новостями и статусом, а также напоминаниями. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты.    Хранение сведений о группах и группах, с которых вы работаете. Если вы используете программу для управления электронной почтой или контактами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять контакты с сайта в другой программе. Например, вы можете обновить список всех поставщиков организации из почтовой программы, совместимой с технологиями Майкрософт, например Outlook. Список "Контакты" не предназначен для управления участниками сайта, но его можно использовать для хранения и передачи контактов в организации (например, списка внешних поставщиков).

Доски обсуждений.    Обеспечивает централизованное хранение и запись обсуждений группы, аналогичных формату групп новостей. Если администратор сайта настроил функцию приема сообщений электронной почты списками, то на досках обсуждений можно будет хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте в большинстве популярных почтовых программ. Например, вы можете создать доску для обсуждения нового товара.

Ссылки.    Централизованное расположение для ссылок на Интернет, интрасеть организации и других ресурсов. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Повышенные ссылки.    Отображение набора действий связывать в визуальном макете.

Календарь    Хранение событий группы или определенных ситуаций, например праздников компании. Содержит визуальные представления событий группы (как на настольном или настенном календаре), включая собрания, неофициальные встречи и события на целый день. С помощью этого вида списков также можно отслеживать основные вехи рабочей группы, такие как крайние сроки или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенным временным интервалам. См. создание представления календаря из списка.

Задачи    Отслеживайте сведения о проектах и других событиях для вашей группы. Вы можете назначать людям задачи, а также отслеживать их состояние и ход выполнения. Если вы используете программу для работы с электронной почтой или задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи с сайта в другой программе. Например, можно создать список "Задачи" для распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Outlook вместе с другими задачами. См. создание списка.

Project задач    Хранение сведений о задачах с помощью представления Гэтта и оттеков хода выполнения. С помощью списков этого типа вы можете отслеживать состояние и ход выполнения задач. Если вы используете программу для работы с электронной почтой или задачами, совместимую с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи проекта с сайта в другой программе. Например, можно создать на сайте список "Задачи проекта" для назначения заданий по созданию учебных руководств, а затем отслеживать ход их выполнения в приложении Project. См. создание списка.

Отслеживание вопросов    Хранение сведений об определенных проблемах, таких как проблемы со службой поддержки, и отслеживание хода их выполнения. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. См. создание списка.

Опрос    Собирайте и собирайте отзывы, например опрос об удовлетворенности сотрудников или тест. С помощью опроса вы можете создавать вопросы и ответы разными способами, а также просматривать отзывы и предложения. Если у вас установлена программа для работы с электронными таблицами или базами данных, совместимая с технологиями Майкрософт, вы можете экспортировать результаты для дальнейшего анализа. См. создание опроса.

Настраиваемые    Начните список с нуля. Вы также можете создать настраиваемый список на основе таблицы, если у вас есть совместимая с технологиями Майкрософт программа для создания электронных таблиц. Например, можно импортировать из Excel список, предназначенный для хранения контрактов с поставщиками и управления этими документами. См. создание списка на основе таблицы.

Внешний список.    Работа с данными, которые хранятся за пределами списка, но которые можно читать и писать в Microsoft 365. Источник данных для внешнего списка называется внешним типом контента. В отличие от Microsoft 365, внешний список использует Business Connectivity Services для доступа к данным непосредственно из внешней системы (такой как SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), будь то база данных, веб-служба или бизнес-система.

Настраиваемый список    в режиме таблицы. Создайте пустой список, похожий на настраиваемый список, но отображаемый по умолчанию в режиме таблицы. В режиме таблицы есть сетка данных для просмотра и редактирования данных в строках и столбцах. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также без труда редактировать данные в ячейках сетки. Для работы в представлении таблицы Office 32-битный клиентский компьютер и браузер, который ActiveX элементов управления.

Список состояний.    Отображение и отслеживание целей проекта. В этот список входит набор цветных значков, с помощью которых можно оценить степень выполнения поставленных задач.

Циркуляры.    Отправьте участникам группы информацию, включая штампы подтверждения.

Список словарей IME (Майкрософт).    Используйте данные из списка в качестве словаря IME (Майкрософт). С помощью редакторов метода ввода (IME) Майкрософт можно преобразовывать элементы столбца "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечания" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список контента PerformancePoint.    Хранение элементов панелей мониторинга, таких как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панелей мониторинга и другие элементы панели мониторинга, которые вы создаете с помощью конструктора панели мониторинга PerformancePoint.

Языки и переводчики.    Используется для работы с процессом управления переводами в многоярной библиотеке. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Этот список можно создать вручную или автоматически при добавлении рабочего процесса "Управление переводом" в многоязыковую библиотеку.

Список ключевых показателей эффективности.    Отслеживайте ключевые показатели эффективности, позволяющие быстро оценить ход выполнения задач, которые можно измеримы. Списки ключевых показателей эффективности можно настроить для отслеживания производительности с помощью одного из четырех источников данных: вручную, данных в списке Microsoft 365, данных в книгах Excel или данных из служб Analysis Services , которые являются компонентом Microsoft SQL Server. После создания списка ключевых показателей эффективности его можно использовать для отображения состояния соответствующих показателей на странице панели мониторинга.

Импорт листа.     Используйте столбцы и данные из существующей таблицы. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

Чтобы добавить список на современную SharePoint страницу:

1. Если страница еще не находится в режиме правки, нажмите кнопку Изменить в правой верхней части страницы. 

2. Если навести указатель мыши на область над или под существующей веб-частью, вы увидите строку со значком "+" в круге:

   

3. Щелкните +, и появится список доступных веб-частей. Прокрутите страницу вниз до раздела Документы, Библиотеки и Списки.

4. Выберите Список.

   Будут показаны имена всех доступных списков.

5. Выберите список, который нужно вставить на страницу. 

6. Если вы удовлетворены, выберите Сохранить как черновик в левом верхнем. Затем, чтобы обновленная страница была доступна другим людям, выберите Опубликовать в правом верхнем. 

Чтобы добавить список на классическую SharePoint страницу:

1. На сайте щелкните Параметры и выберите контент сайта.

2. Щелкните значок Добавить приложение.

   

3. Выберите приложение. Доступные программы могут располагаться на нескольких страницах.

4. Введите уникальное имя и запомните его, а затем нажмите кнопку Создать.

5. Вернувшись на страницу с содержимым сайта, вы можете:

   • Закроем окно и возвращаемся на страницу. Добавьте новое приложение на страницу с помощью Вставить веб-части.

   • выбрать приложение и начать вводить данные;

   • Щелкните много кнопку ... и выберите изменитьПараметры . Здесь можно добавлять столбцы, изменять имена и выполнять другие задачи.

Возможности списков могут быть использованы различными способами — это зависит от размера и количества существующих списков, а также требований организации.

Хранение большого количества элементов в одном списке

Один большой список может служить различным потребностям. Например, может существовать большой список технических вопросов, которые необходимо решить в организации, и эти вопросы могут относиться к различным проектам и группам.

Используйте один список в указанных ниже случаях.

• Группа нуждается в сводных данных об элементах списка или в различных представлениях одного и того же набора элементов. Например, руководителю может требоваться просматривать изменения по всем техническим вопросам в организации или по вопросам, зарегистрированным в определенный период времени.

• Пользователи предпочитают просматривать и искать вопросы в одном и том же месте на сайте.

• К элементам списка необходимо применить одинаковые параметры, например отслеживание версий или требование утверждения.

• Группы, работающие со списком, имеют похожие характеристики, например, одинаковые уровни разрешений. Для определенных элементов списка могут быть применены уникальные разрешения, но, если уровни разрешений сильно различаются, следует использовать несколько списков.

• Необходимо проводить анализ данных о списке или получать объединенные обновления списка. Можно получать предупреждения при изменениях элементов списка или просматривать изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать единый список измененных данных.

Несколько списков используются при наличии значительных различий между управляемыми элементами или между группами пользователей, работающих с этими элементами.

Используйте несколько списков в указанных ниже случаях.

• Пользователям не требуются сводные данные по всем элементам.

• Группы пользователей, обращающихся к данным, имеют разные характеристики и различные уровни разрешений.

• К разным наборам элементов необходимо применить различные параметры, например управление версиями или утверждение.

• Не требуется одновременно анализировать все элементы или получать консолидированные обновления для списка.

Ниже описаны некоторые способы упорядочения списков и их элементов.

Добавление столбцов    Помогите группе определить элементы, которые наиболее важны, вы можете добавить столбцы в список. Например, можно добавить столбец Project в список, чтобы людям, работающим над определенными проектами, было проще просматривать свои элементы и работать с ними. Вы также можете добавить дополнительные столбцы, если вам нужно собрать дополнительные сведения для каждого элемента списка, например название отдела или имя сотрудника.

Если в списке содержится несколько элементов, вы можете индексировать определенные столбцы для повышения быстродействия при просмотре нескольких элементов или смене представлений. Расположение элементов при этом не изменится, однако упростится хранение большого количества объектов в списке. Обратите внимание, что для индексирования базы данных требуется больше места на диске. См. создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание представлений    Используйте этот способ, если группе часто нужно видеть данные определенным образом. В представлениях для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных используются столбцы. Вы также можете выбрать, сколько элементов будет одновременно отображаться в каждом представлении. Например, в зависимости от личных предпочтений и скорости подключения люди могут просматривать список из 25 или 100 элементов на странице.

Благодаря представлениям вы можете хранить в списке множество элементов, но просматривать только необходимые в зависимости от обстоятельств (например, вопросы за определенный год или только текущие события календаря). Вы можете создать личные представления, доступные только вам, а при наличии разрешения на изменение списка — общие представления, доступные всем. См. создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание папок.    Добавьте папки в списки большинства типов, если владелец списка разрешил их создавать. В списки большинства типов можно добавлять папки, если владелец это разрешил. Это особенно полезно, когда элементы списка можно разделить на определенные категории, например по проектам или группам. Технологии Майкрософт позволяют пользователям перемещаться по сайтам и папок так же, как с папками на жестком диске. В SharePoint доступно представление в виде дерева, которое позволяет переходить по сайтам и папкам так же, как по папкам на жестком диске (например, своя папка может быть у каждого отдела). См. создание папки в списке.