Подключение внешнего списка к Outlook

Вы можете подключить внешний список, содержащий клиентов, задачи, встречи или публикации, с помощью Microsoft Outlook 2013. После подключения вы можете просматривать, редактировать и печатать данные с помощью знакомого пользовательского интерфейса Outlook, как если бы это были собственные сведения Outlook.

Если обновляемые данные — это контактные данные, например связанные с клиентами, вы можете позвонить им, отправить им сообщения электронной почты и отправить приглашения на собрание. Синхронизация данных — это двунаправленный процесс. Изменения, внесенные в Outlook 2013 автоматически синхронизируются с источником внешних данных. Изменения, внесенные в источник внешних данных, синхронизируются с элементами в Outlook 2013, хотя в этом случае, возможно, понадобится выполнить операцию обновления.

Дополнительные сведения см. в статье Справочные ресурсы по внешним данным.

В этой статье

Подготовка
- Распространенные предварительные задачи
- Необходимые задачи для Outlook
Подключение внешнего списка к Outlook 2013

Подготовка

Для работы с внешними данными необходимо выполнить несколько предварительных задач, чтобы обеспечить защищенный доступ к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Если при работе с внешними данными возникнет проблема, эти сведения также помогут определить ее причину. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.

Распространенные предварительные задачи

Подготовка внешнего источника данных Администратору может потребоваться создать учетную запись и предоставить разрешения источнику данных, чтобы обеспечить доступ к данным нужным пользователям и не оказаться в чужих руках. Во внешней базе данных администратору также может потребоваться создать определенные таблицы, представления, запросы и т. д., чтобы ограничить результаты только необходимыми и повысить производительность.

Настройка служб и учетных записей SharePoint. Администратор должен активировать службы подключения к бизнес-данным и службы Secure Store.

Настройка службы Secure Store Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать конечное приложение и задать для него учетные данные.

Настройка службы подключения к бизнес-данным Администратор должен предоставить пользователю, который создает внешний тип контента, доступ к хранилищу метаданных службы подключения к бизнес-данным, а соответствующим пользователям — доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.

Создание типа внешнего контента. Пользователь должен определить внешний тип контента, содержащий сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и другие метаданные, используемые для получения данных из внешнего источника.

Создание внешнего списка. Пользователь должен создать внешний список на основе внешнего типа контента и одного или нескольких представлений внешнего списка.

Проверка готовности продуктов Office к использованию. Для синхронизации внешних данных с продуктами Office на каждом клиентском компьютере должна быть установлена система Windows 7 или более поздней версии и следующие бесплатные программные продукты: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 для OData V3 (в случае необходимости вам автоматически будет предложено загрузить программное обеспечение). Кроме того, убедитесь, чтобы при установке Office был выбран вариант Business Connectivity Services (выбран по умолчанию). Этот параметр устанавливает клиентскую среду подключения к бизнес-данным, которая выполняет следующие действия: кэширование и синхронизацию с внешними данными, сопоставление внешних типов контента с бизнес-данными, отображение средства выбора внешних элементов в продуктах Office и запуск пользовательских решений в продуктах Office.

Необходимые задачи для Outlook

Активация функции автономной синхронизации для внешних Списки Функция фермы и сайта( Автономная синхронизация для внешних Списки) также должна быть активной. Эта функция активна по умолчанию на уровне фермы, но не активна по умолчанию на уровне сайта.

Создание внешнего типа контента, поддерживаемого Outlook При создании внешнего типа контента пользователь должен включить параметр поддержки автономной синхронизации и задать для поля Тип элемента Office одно из следующих значений: Контакт, Встреча, Задача или Публикация.

Сопоставление соответствующих полей Пользователь должен сопоставить одно или несколько полей внешнего типа контента с соответствующими полями Outlook.

При сопоставлении внешнего типа контента, например Customer, с типом элемента Outlook, например Контактом, необходимо явно сопоставить отдельные поля во внешнем типе контента, такие как Имя клиента, Фамилия клиента, Адрес клиента и Телефон клиента, с соответствующими полями Типа элемента Outlook, например FirstName контакта. LastName, BusinessAddress и BusinessPhone.

Не нужно сопоставлять все соответствующие поля, но необходимо сопоставить следующие поля.

Тип элемента Outlook	Поле элемента Outlook
Контакт	Фамилия
Задача	Предмет
Встреча	Начальная, конечная и тема
Запись	Предмет

Несопоставленные поля в зависимости от числа отображаются как расширенные свойства следующим образом:

Прилегающий Добавляется в область формы в нижней части страницы формы Outlook по умолчанию (от 2 до 5 полей).
Отделять Добавлена в качестве новой страницы в форму Outlook (6 или более полей).

Если внешний тип контента не сопоставляется напрямую ни с одним типом элемента Outlook, можно сопоставить поля с типом элемента Post Outlook, который является наиболее универсальным типом элемента.

К началу страницы