Úvodné informácie o zoznamoch

Zoznam je kolekcia údajov, ktoré môžete zdieľať s členmi tímu a ľuďmi, ktorým ste poskytli prístup. Nájdete tu niekoľko šablón zoznamov, ktoré sú vhodným východiskovým bodom na usporiadanie položiek v zozname. Ďalšie informácie nájdete v téme Šablóny zoznamov v Microsoft 365.

Tento článok vysvetľuje pojmy týkajúce sa vytvárania a používania zoznamov. Zoznamy môžete vytvárať v SharePointe, v aplikácii Zoznamy v službe Microsoft 365 alebo v aplikácii Microsoft Teams. Zistite, ako začať pracovať so zoznamami v aplikácii Microsoft Teams.

Informácie o zoznamoch nájdete v nasledujúcich článkoch:

• Vytvorenie zoznamu
• Odstránenie zoznamu
• Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice
• Zoznamy v Microsoft 365
• Nastavenie navigácie metaúdajov v zozname alebo knižnici
• Správa veľkých zoznamov a knižníc

Výberom niektorého nadpisu ho otvorte a pozrite si podrobné informácie.

Prehľad zoznamov

Organizácie zvyčajne používajú mnoho typov zoznamov, napríklad zoznamy prepojení, oznamov, kontaktov, sledovania problémov a prieskumov.

Zoznamy môžu obsahovať aj úlohy, ktoré môžete použiť ako základ pre tímovú spoluprácu alebo v obchodnom riešení. V mnohých prípadoch dokážu zoznamy poskytnúť rýchle a efektívne riešenia aj s minimálnymi úpravami alebo bez nich.

Môžete napríklad používať nasledujúce zoznamy:

• Úlohy Zahŕňa sledovanie vlastníctva a priebehu, ako aj časovú os na stránke pre atraktívnu vizuálnu prezentáciu obsahu zoznamu.
• Sledovanie problémov Obsahuje tvorbu verzií a ukladanie histórie verzií na hlbšiu analýzu projektov a bežných pracovných úloh pracovných skupín.

Zoznamy sú bohaté a flexibilné a obsahujú množstvo vstavaných funkcií, ktoré umožňujú robustný spôsob ukladania, zdieľania a práce s údajmi.

Môžete napríklad:

• Vytvoriť zoznam s rôznymi stĺpcami vrátane stĺpcov Text, Číslo, Výber, Mena, Dátum a čas, Vyhľadávanie, Áno/Nie a Vypočítavané. K položke zoznamu môžete tiež priložiť viacero súborov a poskytnúť tak ďalšie podrobnosti, napríklad tabuľkové hárky s podpornými číslami alebo dokument s doplňujúcimi informáciami.
• Vytvárať zobrazenia zoznamu na usporiadanie, zoradenie a filtrovanie údajov rôznymi a špecifickými spôsobmi, meniť metaúdaje, ako je napríklad pridanie a odstránenie stĺpcov a úprava pravidiel overovania, a používať zoznamy konzistentne na viacerých lokalitách s typmi obsahu, stĺpcami lokality a šablónami. Na domovskej stránke môžete napríklad zobraziť iba aktuálne udalosti z kalendára a na inej stránke vytvoriť vizuálne zobrazenie (podobné nástennému kalendáru).
• Vytvárať vzťahy medzi zoznamami použitím kombinácie jedinečných stĺpcov, vyhľadávacích stĺpcov a vynútenia vzťahu (kaskádové a obmedzené odstránenie). Všetky tieto prvky rozširujú možnosti pri vytváraní prepracovanejších obchodných riešení a pomáhajú zachovať integritu údajov.
• Vytvárať vlastné zoznamy, zobrazovať údaje vo webových častiach a na stránkach webových častí a importovať, exportovať a prepájať zoznamy s údajmi z iných programov, ako sú napríklad programy Excel a Access.
• Sledovať verzie a podrobnú históriu, požadovať schválenie na úpravu údajov, používať zabezpečenie na úrovni položiek a priečinkov, vracať súbory do projektu a brať si ich k sebe a automaticky dostávať informácie o zmenách prostredníctvom upozornení a informačných kanálov RSS.
• Usporiadať obsah jedného zoznamu do priečinkov s cieľom pohodlnejšej práce a vyššieho výkonu a vo všeobecnosti zvýšiť výkon veľkých zoznamov prostredníctvom indexovania.

Spôsoby práce so zoznamami

Nižšie je uvedených niekoľko spôsobov práce so zoznamami, ktoré vám pomôžu pri spravovaní informácií skupiny.

Sledovanie verzií a podrobnej histórieSledujte verzie položiek zoznamu , aby ste videli, ktoré položky sa menili v jednotlivých verziách a kto zmeny položiek vykonal. Ak sa v novšej verzii vyskytnú chyby, je možné obnoviť predchádzajúcu verziu položky. Sledovanie histórie zoznamu je dôležité najmä vtedy, ak organizácia potrebuje monitorovať zoznam v priebehu jeho vývoja.

Požadovanie schváleniaZadajte, že na zobrazenie určitej položky zoznamu je potrebné schválenie . Položky zotrvávajú v stave čakania, kým ich neschváli alebo nezamietne používateľ, ktorý má na to povolenie. Môžete tiež určiť, ktoré skupiny používateľov môžu položku zoznamu zobraziť ešte pred jej schválením.

Prispôsobenie povolení Určite, či budú mať účastníci zoznamu možnosť čítať a upravovať iba položky, ktoré sami vytvorili, alebo všetky položky zoznamu. People s povolením spravovať zoznamy môžu čítať a upravovať všetky položky zoznamu. Pre jednotlivé položky zoznamu je tiež možné použiť špecifické úrovne povolení, napríklad ak položka obsahuje dôverné informácie.

Vytváranie a správa zobrazení vytvoriťrôzne zobrazenia rovnakého zoznamu, Obsah zoznamu sa v skutočnosti nezmení, ale položky budú usporiadané alebo filtrované podľa potreby tak, aby bolo možné vyhľadať najdôležitejšie alebo najzaujímavejšie informácie.

Aktualizovanie zoznamov Bez ohľadu na to, aký typ zoznamu aktualizujete, je proces pridávania, úpravy a odstraňovania položiek zoznamu podobný.

Pridať alebo upraviť položky zoznamu

Položky zoznamu možno pridať alebo upraviť dvoma spôsobmi:

• pomocou formulára (predvolený spôsob),
• vnorením, teda pridaním položky priamo na stránku zoznamu.

Ak je zoznam nastavený na sledovanie verzií, po každej úprave položky zoznamu sa vytvorí nová verzia položky zoznamu. Históriu zmien položky zoznamu môžete zobraziť a obnoviť predchádzajúcu verziu položky, ak v novšej verzii urobíte chybu.

Používanie vzorcov a vypočítaných hodnôt Použite vzorce a vypočítané hodnoty na dynamické generovanie informácií v stĺpcoch zoznamu. Operácie môžu zahŕňať informácie z iných stĺpcov zoznamu, ako aj systémové funkcie, ako je napríklad funkcia TODAY na označenie aktuálneho dátumu. Môžete napríklad určiť, že predvolený termín splnenia bude sedem dní od aktuálneho dátumu.

Prijímanie informácií o zmenách V zoznamoch a zobrazeniach možno používať technológiu RSS, takže členovia pracovnej skupiny môžu automaticky prijímať aktualizácie. Technológia RSS umožňuje prijímať a zobrazovať aktualizácie alebo informačné kanály RSS správ a informácií na jednom mieste. Je možné nastaviť aj e-mailové upozornenia, ktoré budú upozorňovať na zmeny zoznamu alebo pridanie nových položiek. Upozornenia predstavujú pohodlný spôsob sledovania dôležitých zmien.

Vytvorenie vzťahov zoznamov Vytvorenie vzťahu medzi dvomi zoznamami. V zdrojovom zozname môžete vytvoriť vyhľadávací stĺpec, ktorý načítava (alebo "vyhľadáva") jednu alebo viaceré hodnoty z cieľového zoznamu, ak sa dané hodnoty zhodujú s hodnotou vo vyhľadávacom stĺpci v zdrojovom zozname. V prípade potreby môžete pokračovať pridaním ďalších stĺpcov z cieľového zoznamu do zdrojového zoznamu. Keď vytvoríte vyhľadávací stĺpec, môžete tiež vynútiť správanie vzťahov nastavením možností kaskádového alebo obmedzeného odstránenia, ktoré pomáha zachovať platnosť údajov a zabrániť vzniku nekonzistentných údajov, ktoré môžu neskôr spôsobovať problémy.

Zdieľanie informácií v zoznamoch s databázovým programom Ak máte nainštalovaný databázový program, ako je napríklad Access, môžete z lokality exportovať a do lokality importovať údaje a môžete tiež prepojiť tabuľku z databázy so zoznamom. Pri práci s údajmi zoznamu v databáze Accessu môžete taktiež vytvárať dotazy, formuláre a zostavy. Ďalšie informácie nájdete v témach Import údajov z accessovej databázy do webovej aplikácie Accessu.

Konzistentné používanie zoznamov na lokalitách Ak skupina pracuje s viacerými typmi zoznamov, môžete zvýšiť konzistentnosť rôznych zoznamov pomocou typov obsahu, stĺpcov lokality a šablón. Tieto funkcie vám umožňujú účinným spôsobom opätovne použiť nastavenie a štruktúru zoznamu. Môžete napríklad vytvoriť typ obsahu pre problémy služieb zákazníkom, ktorý určuje konkrétne stĺpce (napríklad kontakt zákazníka) a obchodné procesy pre daný typ obsahu. Ďalším príkladom je vytvorenie stĺpca lokality pre názvy oddelení, ktorý obsahuje rozbaľovací zoznam oddelení. Stĺpec môžete opätovne používať vo viacerých zoznamoch na zaistenie rovnakého zobrazovania názvov vo všetkých zoznamoch.

Práca s položkami zoznamu v e-mailovom programe Používajte e-mailový program, ktorý je kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, a získajte so sebou dôležité informácie zoznamu. V Outlooku napríklad môžete zobrazovať a aktualizovať úlohy, kontakty a diskusné panely na lokalite. Ďalšie informácie nájdete v téme Pripojenie externého zoznamu k Outlooku.

Nastavenie zamerania obsahuPovoľte zameranie na cieľovú skupinu a filtrujte položky podľa skupín.

Typy zoznamov

Typ používaného zoznamu závisí od druhu zdieľaných informácií.

Oznamy Zdieľajte novinky a stav a poskytujte pripomenutia. Oznamy podporujú rozšírené formátovanie s obrázkami, hypertextovými prepojeniami a formátovaným textom.

Kontakty Ukladajte informácie o používateľoch alebo skupinách, s ktorými pracujete. Ak používate e-mailový program alebo program na správu kontaktov, ktorý je kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete v ňom zobrazovať a aktualizovať kontakty z lokality. Pomocou e-mailového programu kompatibilného s technológiami spoločnosti Microsoft, akým je napríklad Outlook, môžete napríklad aktualizovať zoznam všetkých dodávateľov organizácie. Zoznam kontaktov v skutočnosti nespravuje členov lokality, možno ho však používať na uchovávanie a zdieľanie kontaktov organizácie, napríklad zoznamu externých dodávateľov.

Diskusné panely Poskytujú centrálne miesto na nahrávanie a uchovávanie tímových diskusií podobných formátu diskusných skupín. Ak správca povolil v zoznamoch na lokalite prijímanie e-mailových správ, diskusné panely môžu uchovávať e-mailové diskusie z väčšiny bežných e-mailových programov. Môžete vytvoriť napríklad diskusný panel pre potrebu vydania nového produktu vašej organizácie.

Prepojenia Poskytuje centrálne umiestnenie prepojení na internet, podnikový intranet a ďalšie zdroje. Môžete napríklad vytvoriť zoznam prepojení na webové lokality zákazníkov.

Povýšené prepojenia Zobrazenie množiny akcií prepojení vo vizuálnom rozložení.

Calendar Ukladanie pre tímové udalosti alebo konkrétne situácie, ako je napríklad celozávodná dovolenka. Kalendár poskytuje pre tímové udalosti, ako sú napríklad schôdze, spoločenské podujatia a celodenné udalosti, vizuálne zobrazenia, ktoré sa podobajú stolným alebo nástenným kalendárom. Môžete tiež sledovať medzníky tímu, ako sú napríklad termíny alebo dátumy uvedenia produktov na trh, ktoré sa nevzťahujú na konkrétny časový interval. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zobrazenia kalendára zo zoznamu.

Úlohy Sledujte informácie o projektoch a ďalších úlohách skupiny. Úlohy je možné priradiť k osobám a počas realizácie možno sledovať ich stav a percento dokončenia. Ak používate e-mailový program alebo program na správu úloh kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete v ňom zobrazovať a aktualizovať úlohy z lokality. Môžete napríklad vytvoriť zoznam úloh pre proces tvorby rozpočtu organizácie a potom tento zoznam úloh spolu s ostatnými úlohami zobrazovať a aktualizovať v Outlooku. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu.

Projektové úlohy Uložte informácie o úlohe pomocou zobrazenia Ganttovho grafu a indikátorov priebehu. Počas realizácie úloh môžete sledovať ich stav a percento dokončenia. Ak používate e-mailový program alebo program na správu úloh kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete v ňom zobrazovať a aktualizovať projektové úlohy z lokality. Na lokalite môžete napríklad vytvoriť zoznam projektových úloh na identifikáciu a priradenie práce s cieľom vytvoriť školiacu príručku a sledovať priebeh organizácie v Projecte. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu.

Sledovanie problémov Ukladajte si informácie o konkrétnych problémoch, ako sú napríklad problémy pri podpore, a sledujte ich priebeh. Môžete priraďovať problémy, kategorizovať ich a dávať ich do vzájomných súvislostí. Môžete napríklad vytvoriť zoznam na sledovanie problémov na správu problémov a riešení v oblasti služieb zákazníkom. K problémom môžete pri každej úprave pridávať komentáre, čím sa vytvorí história komentárov bez zmeny pôvodného popisu problému. Pracovník služieb zákazníkom môže napríklad zaznamenať každý krok pri riešení problému a výsledky. Môžete použiť aj zoznam na sledovanie problémov s trojfázovým pracovným postupom, čo môže organizácii pomôcť pri spravovaní sledovania problémov alebo projektov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu.

Prieskum Zhromažďovať a kompilovať pripomienky, ako sú napríklad prieskumy spokojnosti zamestnancov alebo kvízy. Otázky a odpovede môžete navrhnúť viacerými spôsobmi a môžete zobraziť prehľad odoziev. Ak máte nainštalovaný tabuľkový alebo databázový program, ktorý je kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete výsledky exportovať a ďalej analyzovať. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie prieskumu.

Vlastné Vytvorenie zoznamu úplne od začiatku. Ak používate tabuľkový program, ktorý je kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete tiež vytvoriť vlastný zoznam vychádzajúci z určitej tabuľky. Môžete napríklad importovať zoznam z Excelu, ktorý ste vytvorili na uloženie a správu zmlúv s dodávateľmi. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu založeného na tabuľkovom hárku.

Externé zoznamy Pracujte s údajmi, ktoré sú uložené mimo zoznamu, ale môžete ich čítať a písať v rámci služby Microsoft 365. Zdroj údajov pre externý zoznam sa nazýva externý typ obsahu. Na rozdiel od natívneho zoznamu služby Microsoft 365 používa externý zoznam službu Business Connectivity Services na prístup k údajom priamo z externého systému (ako je napríklad SAP, Siebel a Microsoft SQL Server) bez ohľadu na to, či ide o databázu, webovú službu alebo podnikový systém.

Vlastný zoznam v údajovom zobrazení Vytvorte prázdny zoznam podobný vlastnému zoznamu, ktorý sa však v predvolenom nastavení zobrazí v údajovom zobrazení. Údajové zobrazenie poskytuje mriežku údajov na zobrazovanie a úpravu údajov v podobe riadkov a stĺpcov. Môžete pridávať a upravovať riadky a stĺpce, použiť filtre a rôzne spôsoby zoradenia, zobrazovať vypočítané hodnoty a súčty a pohodlne upravovať údaje v bunkách mriežky. Údajové zobrazenie vyžaduje balík Office nainštalovaný v 32-bitovom klientskom počítači a prehľadávač, ktorý podporuje ovládacie prvky ActiveX.

Zoznam stavov Zobrazte a sledujte ciele projektu. Tento zoznam obsahuje skupinu farebných ikon poskytujúcich informácie o tom, do akej miery sú ciele splnené.

Obežníky Odošlite členom tímu informácie vrátane pečiatok potvrdenia.

Zoznam slovníka editora Microsoft IME Používať údaje v zozname ako slovník editora Microsoft IME. Položky v stĺpci čítania môžete pomocou editora Microsoft IME skonvertovať na položky stĺpca zobrazenia a obsah potom môžete zobraziť v stĺpci komentára v okne komentára editora IME. Údaje môžete prepojiť s konkrétnou URL adresou.

Zoznam obsahu služby PerformancePoint ukladať položky tabule, akými sú napríklad prehľady ukazovateľov výkonu, zostavy, filtre, stránky tabule a ďalšie položky tabule (dashboard), ktoré vytvoríte pomocou programu PerformancePoint Dashboard Designer.

Jazyky a prekladatelia Používa sa s pracovným postupom spravovania prekladov v knižnici spravovania prekladov. Tento pracovný postup používa zoznam na priraďovanie prekladových úloh prekladateľovi určenému v zozname pre každý jazyk. Tento zoznam môžete vytvoriť manuálne alebo môžete vybrať možnosť jeho automatického vytvorenia pri pridaní pracovného postupu spravovania prekladov do knižnice spravovania prekladov.

Zoznam kľúčových ukazovateľov výkonu Sledujte kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) a rýchlo vyhodnoťte dosiahnutý pokrok v porovnaní s merateľnými cieľmi. Zoznamy kľúčových ukazovateľov výkonu môžete nastaviť na sledovanie výkonu pomocou niektorého zo štyroch zdrojov údajov: manuálne zadané údaje, údaje v zozname služby Microsoft 365, údaje v excelových zošitoch alebo údaje zo služby Analysis Services, ktorá je súčasťou Microsoft SQL Server. Po vytvorení zoznamu kľúčových ukazovateľov výkonu môžete tento zoznam použiť na zobrazenie stavu indikátora na stránke tabule (dashboard).

Import tabuľkového hárka Môžete používať stĺpce a údaje z existujúceho tabuľkového hárka. Import tabuľkového hárka vyžaduje Microsoft Excel alebo iný kompatibilný program.

Pridanie zoznamu na stránku

Pridanie zoznamu na stránku moderného používateľského prostredia SharePointu:

1. Ak stránka ešte nie je v režime úprav, kliknite na položku Upraviť v pravom hornom rohu stránky.

2. Podržte myš nad alebo pod existujúcou webovou časťou a zobrazí sa čiara so zakrúžkovaným symbolom +. Vyzerá to takto:

   

3. Kliknite na položku + a zobrazí sa zoznam webových častí, z ktorých si môžete vybrať. Posuňte sa nadol do časti Dokumenty, zoznamy a knižnice.

4. Vyberte položku Zoznam.
   Zobrazia sa názvy všetkých dostupných zoznamov.

5. Vyberte zoznam, ktorý chcete vložiť na stranu.

6. Ak ste spokojní so svojím výberom, vyberte položku Save as draft (Uložiť ako koncept ) v ľavom hornom rohu. Ak chcete aktualizovanú stránku sprístupniť ostatným, vyberte položku Publikovať v pravej hornej časti.

Pridanie zoznamu na stránku klasického SharePointu:

1. V časti Lokality kliknite na položku Nastavenie – a potom kliknite na položku Obsah lokality.

2. Kliknite na ikonu Pridať aplikáciu.

   

3. Posúvajte sa a kliknite na aplikáciu, ktorú chcete použiť. K dispozícii môže byť viacero strán.

4. Dajte aplikácii jedinečný názov, aby ste ju neskôr mohli vyvolať na stránke, a kliknite na položku Vytvoriť.

5. Po návrate na obrazovku Obsah lokality môžete vykonať tri kroky:

   • Zatvoriť okno a vrátiť sa na stránku. Pridať novú aplikáciu na stránku pomocou funkcie na vloženie webových častí.
   • Kliknúť na aplikáciu a začať zadávať údaje.
   • Kliknite na tri bodky (...) a potom na položku Nastavenia. Tu môžete pridať stĺpce, zmeniť názvy a vykonávať iné úlohy.

Usporiadanie zoznamov na lokalite

Hoci možno funkcie zoznamu používať rozličnými spôsobmi, ich použitie závisí od veľkosti a počtu zoznamov a veľkosti organizácie.

Uloženie veľkého počtu položiek v jednom zozname

Jeden veľký zoznam môže slúžiť rôznym požiadavkám. Môžete napríklad v organizácii sledovať veľké množstvo technických problémov, ktoré sa týkajú viacerých projektov a skupín.

Prípady použitia jedného zoznamu:

• Skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie o položkách zoznamu alebo rôzne zobrazenia rovnakej množiny položiek. Vedúci pracovník môže chcieť vidieť napríklad postup riešenia všetkých technických problémov organizácie alebo všetkých problémov zaznamenaných v určitom období.
• Používatelia chcú prehľadávať alebo vyhľadávať problémy v rovnakom umiestnení na lokalite.
• Chcete použiť rovnaké nastavenia položiek zoznamu, ako je napríklad sledovanie verzií alebo vyžadovanie schválenia.
• Skupiny pracujúce na zozname zdieľajú podobné charakteristiky, ako napríklad rovnaké úrovne povolenia. Na určité položky zoznamu možno použiť jedinečné povolenie, ale ak sa úrovne povolenia významne odlišujú, treba zvážiť viaceré zoznamy.
• Chcete analyzovať informácie o zozname alebo prijať konsolidované aktualizácie pre zoznam. Pri zmene položiek zoznamu možno prijímať upozornenie alebo pomocou technológie RSS zobraziť zmeny v zozname. Informačné kanály RSS umožňujú používateľom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam zmenených informácií.

Vytvorenie viacerých zoznamov

Viaceré zoznamy sa môžu použiť pri zreteľných rozdieloch medzi spravovanými položkami alebo skupinami pracujúcimi s položkami.

Prípady použitia viacerých zoznamov:

• Používatelia nebudú potrebovať súhrnné údaje o všetkých položkách.
• Skupiny používateľov pracujúcich s informáciami sú oddelené a majú rôzne úrovne povolenia.
• Pre viaceré množiny položiek musíte použiť odlišné nastavenia, ako napríklad vytváranie verzií alebo schvaľovanie.
• Nie je potrebné položky analyzovať spoločne a ani prijať konsolidované aktualizácie pre zoznam.

Usporiadanie položiek v zozname

Nižšie je uvedených niekoľko spôsobov, ktorými možno usporiadať zoznamy a položky zoznamov:

Pridanie stĺpcov Pomôžte skupine určiť položky, ktoré sú najdôležitejšie, – do zoznamu môžete pridať stĺpce. Do zoznamu môžete napríklad pridať stĺpec Projekt, aby mohli používatelia pracujúci na konkrétnych projektoch jednoduchšie zobraziť svoje položky a pracovať s nimi. Ďalšie stĺpce môžete pridať aj v prípade, ak chcete zhromaždiť ďalšie informácie o každej položke zoznamu, ako je napríklad názov oddelenia alebo meno zamestnanca.

Ak v zozname existuje viacero položiek, môžete niektoré stĺpce indexovať a vylepšiť tak výkon pri zobrazení viacerých položiek alebo prepínaní zobrazení. Táto funkcia nezmení spôsob, akým sú položky usporiadané, ale môže pomôcť organizáciám jednoduchšie ukladať veľký počet položiek zoznamu. Indexovanie však môže zabrať viac priestoru databázy. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

Vytvorenie zobrazení Zobrazenia použite v prípade, ak členovia skupiny často potrebujú zobraziť údaje určitým spôsobom. V zobrazeniach sa používajú stĺpce na zoradenie, zoskupenie, filtrovanie a zobrazenie údajov. Môžete tiež vybrať, koľko položiek sa má zobrazovať naraz v každom zobrazení. Používatelia môžu napríklad prehľadávať zoznam v skupinách po 25 alebo 100 položkách na stránku v závislosti od svojich nastavení a rýchlosti pripojenia.

Vďaka flexibilite zobrazení môžete uložiť veľký počet položiek zoznamu, zobraziť však môžete len podmnožiny položiek za konkrétny časový interval, ako napríklad problémy zverejnené v tomto roku alebo iba aktuálne udalosti v kalendári. Môžete vytvoriť osobné zobrazenia, ktoré sú dostupné iba vám, a ak máte povolenie na vykonávanie zmien v zozname, môžete vytvoriť verejné zobrazenia, ktoré sú k dispozícii každému. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

Vytvorenie priečinkov Pridajte priečinky do väčšiny typov zoznamov, ak vlastník zoznamu povolil vytvorenie priečinkov. Je to užitočné najmä vtedy, ak položky zoznamu možno rozdeliť konkrétnym spôsobom, napríklad podľa projektu alebo skupiny. Priečinky pomáhajú používateľom jednoduchšie čítať a spravovať položky zoznamu. Technológie spoločnosti Microsoft poskytujú stromové zobrazenie, ktoré umožňuje používateľom navigáciu medzi lokalitami a priečinkami podobným spôsobom ako pri práci s priečinkami na pevnom disku. Svoj vlastný priečinok môže mať napríklad každé oddelenie. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie priečinka v zozname.