Do Microsoft Outlook 2013 môžete pripojiť externý zoznam, ktorý obsahuje zákazníkov, úlohy, plánované činnosti alebo príspevky. Po pripojení môžete údaje zobraziť, upraviť a vytlačiť pomocou známeho používateľského rozhrania Outlooku, akoby boli natívnymi informáciami programu Outlook.
Ak sú údaje, ktoré aktualizujete, kontaktné informácie, ako napríklad súvisiace s vašimi zákazníkmi, môžete im zavolať, Odoslať e-mailové správy a vykonávať žiadosti o schôdzu. Synchronizácia údajov je obojsmerná alebo obojsmerná. Zmeny vykonané v Outlook 2013 sa automaticky synchronizujú s externým zdrojom údajov. Zmeny vykonané v externom zdroji údajov sa synchronizujú s položkami v Outlook 2013, hoci môže byť potrebná operácia obnovenia.
Ďalšie informácie nájdete v téme Hľadanie obsahu o externých údajoch.
Čo vás zaujíma?
Skôr než začnete
Práca s externými údajmi vyžaduje vykonanie niekoľkých povinných úkonov, ktorými sa zaistí bezpečný prístup k údajom. Nasledujúce informácie vám môžu pomôcť pri plánovaní vašich ďalších krokov. Taktiež vám pomôžu pri riešení problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť pri práci s externými údajmi. Na zaistenie prístupu k externým údajom je potrebné, aby ste vy alebo správca vykonali tieto kroky:
Bežné požadované úlohy
Príprava externého zdroja údajov Správca môže potrebovať vytvoriť konto a poskytnúť povolenia na zdroj údajov, aby sa zabezpečilo, že správnym osobám bude mať prístup k údajom a že údaje nekončia v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca tiež chcieť vytvoriť konkrétne tabuľky, zobrazenia, dotazy a tak ďalej obmedziť výsledky len na to, čo je potrebné, a pomôcť zlepšiť výkon.
Konfigurácia služieb a kont SharePointu Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity a služby zabezpečeného ukladacieho priestoru.
Konfigurácia služieb zabezpečeného ukladacieho priestoru Správca musí určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť pre ňu poverenia.
Konfigurácia služieb Business Data Connectivity Services Správca musí zabezpečiť, aby mal používateľ, ktorý vytvára externý typ obsahu, povolenia k ukladaciemu priestoru metaúdajov služby Business Data Connectivity a aby mali príslušní používatelia prístup k externému typu obsahu, na ktorom je založený externý zoznam.
Vytvorenie typu externého obsahu Používateľ musí definovať externý typ obsahu, ktorý obsahuje informácie o pripojeniach, prístupe, metódach operácií, stĺpcoch, filtroch a ďalších metaúdajoch, ktoré sa používajú na načítanie údajov z externého zdroja údajov.
Vytvorenie externého zoznamu Používateľ musí vytvoriť externý zoznam založený na externom type obsahu a podľa potreby aspoň jedno zobrazenie externého zoznamu.
Uistite sa, že produkty balíka Office sú pripravené na používanie Ak chcete synchronizovať externé údaje s produktmi balíka Office, musíte mať Windows 7 alebo novšiu verziu a nasledujúce bezplatné softvérové produkty, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 a WCF údajové služby 5,0 pre OData v3 v každom klientskom počítači (ak je to potrebné, automaticky sa zobrazí výzva na stiahnutie softvéru). Skontrolujte tiež, či je možnosť inštalácie balíka Office zapnutá, služby Business Connectivity Services (Toto je predvolená možnosť). Pomocou tejto možnosti sa nainštaluje klientsky modul runtime služby Business Connectivity Services, ktorý vykoná nasledovné: cache a synchronizuje s externými údajmi, mapy obchodných údajov s externými typmi obsahu, zobrazuje výber externých položiek v produktoch balíka Office a spustí vlastné riešenia v produktoch balíka Office.
Predpokladané úlohy špecifické pre Outlook
Aktivácia funkcie offline synchronizácie pre externé zoznamy Funkcia farmy a lokality, Synchronizácia offline externých zoznamovmusí byť tiež aktívna. Táto funkcia je predvolene aktívna na úrovni farmy, ale predvolene nie je aktívna na úrovni lokality.
Vytvorenie externého typu obsahu podporovaného v Outlooku Pri vytváraní externého typu obsahu musí používateľ povoliť možnosť podpory offline synchronizácie a nastaviť pole Typ položky balíka Office na jednu z nasledujúcich možností: kontakt, plánovaná činnosť, úlohaalebo príspevok.
Priradenie príslušných polí Používateľ musí priradiť jeden alebo viaceré polia typu externého obsahu k príslušným poliam Outlooku.
Pri priradení externého typu obsahu, napríklad zákazníka, k typu položky programu Outlook, ako je napríklad kontakt, musíte explicitne priradiť jednotlivé polia v externom type obsahu, ako je napríklad meno zákazníka, priezvisko, menozákazníka, adresa zákazníkaa telefón pre zákazníkov, do príslušných polí typu položky programu Outlook, ako je napríklad menokontaktu, priezvisko, adresadoprácea telefóndopráce.
Nemusíte priraďovať všetky zodpovedajúce polia, ale tieto polia musia byť priradené.
|
Typ položky programu Outlook |
Pole položky v Outlooku |
|---|---|
|
Kontakt |
LastName |
|
Úloha |
Predmet |
|
Plánovaná činnosť |
Začiatok, koniec a predmet |
|
Post |
Predmet |
Nepriradené polia v závislosti od čísla sa zobrazia ako rozšírené vlastnosti takto:
-
Priľahlých Pripojená k oblasti formulára v dolnej časti predvolenej stránky formulára programu Outlook (2 až 5 polí).
-
Samostatnom Pridá sa ako nová strana do formulára programu Outlook (6 alebo viac polí).
Ak typ externého obsahu nie je priamo priradený k žiadnemu typu položky programu Outlook, môžete priradiť polia k typu položky príspevku v Outlooku, čo je najvšeobecnejší typ položky.
Pripojenie externého zoznamu k Outlooku 2013
-
Prejdite na lokalitu SharePoint, ktorá obsahuje externý zoznam.
-
Kliknite na položku zoznam > pripojiť k Outlooku.
-
Ak je to potrebné, Outlook 2013 otvorí a vytvorí nový údajový súbor programu Outlook (BCSStorage. pst) s názvom externé zoznamy SharePointu na navigačnej table a potom vytvorí priečinok s názvom <> <externého zoznamu>.
Tip: Predvolene sa údaje automaticky obnovia každých šesť hodín, táto hodnota sa však môže zmeniť. Ak sa chcete uistiť, že sa zobrazujú aktuálne údaje z externého zdroja údajov, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a potom kliknite na položku synchronizovať.
Poznámka: Predvolene Outlook 2013 zobrazuje iba polia, ktoré boli explicitne priradené k príslušným poliam Outlooku autorom externého typu obsahu. Ak chcete zobraziť všetky polia z externého zoznamu, ktorý je priradený alebo nepriradený, môžete tiež vykonať tieto kroky:
-
Otvorte jednu položku vo formulári (na karte kontakt v skupine Zobraziť kliknite na položku <názov> Podrobnosti.)
-
Vytvorte vlastné zobrazenie Outlooku a zahrňte všetky polia z externého zoznamu.
Ďalšie informácie o zobrazovaní polí a vytváraní vlastných zobrazení nájdete v systéme Pomocníka programu Outlook.
