Práca s limitom prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu pre všetky verzie SharePointu

Informácie o používaní priečinkov

Keď vytvoríte priečinok, na pozadí vytvárate interný index. Tento vnútorný index sa taktiež vytvára pre koreňový priečinok alebo najvyššiu úroveň zoznamu alebo knižnice. Pri prístupe k položkám v priečinku efektívne používate tento interný index na prístup k údajom. Pamätajte na to, že ak priečinok obsahuje podpriečinky, každý podpriečinok sa bude počítať ako položka (nie však položky v danom podpriečinku).

Aj keď je celkový počet položiek v zozname alebo knižnici veľmi veľký, zobrazenie jedného priečinka je prinajmenšom rovnako rýchle ako zobrazenie, ktoré filtruje celkový počet položiek pomocou indexovaného stĺpca. V niektorých prípadoch môže byť možné distribuovať všetky položky v zozname alebo knižnici do viacerých priečinkov, aby žiadny priečinok nemal viac ako 5 000 položiek.

Pri používaní priečinkov na usporiadanie veľkého zoznamu alebo knižnice je dôležité zvážiť nasledujúce skutočnosti:

• Priečinok môže obsahovať viac položiek, než je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, ale ak sa chcete vyhnúť zablokovaniu, pravdepodobne bude potrebné použiť filtrované zobrazenie založené na indexoch stĺpcov.

• Ak pri vytváraní alebo úprave zobrazenia v tomto zozname alebo knižnici vyberiete možnosť Zobraziť všetky položky bez priečinkov v časti Priečinky, musíte použiť filter založený na jednoduchom indexe, aby ste sa uistili, že nedosiahnete prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu.

• Často je užitočné nastaviť predvolené zobrazenie tak, aby zobrazovalo všetky dostupné priečinky bez filtrovania, aby si používatelia mohli vybrať vhodný priečinok pri vkladaní nových položiek. Zobrazenie všetkých priečinkov taktiež zníži pravdepodobnosť nesprávneho pridania položiek mimo priečinkov v zozname alebo v knižnici. Na rozdiel od knižníc neexistuje automatický spôsob premiestňovanie položiek medzi priečinkami v zozname.

Ak chcete premiestňovať súbory medzi priečinkami v knižnici, pozrite si tému Premiestnenie alebo kopírovanie súborov v SharePointe.

Offline synchronizácia, správa externých údajov a accessových údajov

Pri synchronizácii s počítačom je práca s údajmi v režime offline často pohodlnejšia a efektívnejšia. V závislosti od údajov zoznamu, s ktorými pracujete, môžete použiť Excel, Access alebo Outlook. V závislosti od služby SharePoint môžete tiež používať správu externých údajov bez obmedzení so systémami plánovania podnikových zdrojov (ERP), OData a webovými službami.

Používanie synchronizácie offline

Zmeny môžete vykonať na stolnom alebo prenosnom počítači a po prechode späť do režimu online môžete synchronizovať zmeny a vyriešiť prípadné konflikty jednoduchým a efektívnym spôsobom. Práca s veľkými zoznamami pomocou synchronizácie offline na vyčistenie, analýzu alebo vytváranie zostáv údajov pomáha pri načítavaní databázovej aktivity a minimalizovaní používania prostriedkov SharePointu.

Údaje zoznamu môžete vziať do režimu offline a synchronizovať zmeny, keď sa vrátite do režimu online pomocou viacerých produktov služby Microsoft 365. Ak chcete tieto aplikácie exportovať, musíte mať nainštalované aplikácie, buď Microsoft 365, alebo počítačovú verziu balíka Office.

Používanie Microsoft Accessu na offline synchronizáciu     

Access dokáže spracovať viac riadkov údajov ako SharePoint a máte k dispozícii mnoho výkonných nástrojov na manipuláciu s údajmi. Práca s údajmi v Accesse a synchronizácia so SharePointom vám umožní pracovať s väčšími množinami údajov.

Väčšinu natívnych zoznamov môžete čítať a zapisovať z Accessu tak, že na ne prepojíte a Access funguje dobre prakticky so všetkými typmi údajov SharePointu. Prepájanie vám umožňuje pripojiť sa k údajom v zozname SharePointu tak, aby ste vytvorili obojsmerné pripojenie na zobrazenie a úpravu najnovších údajov v zozname SharePointu aj v accessovej databáze. Access vytvorí kópiu (alebo replikuje) zoznam SharePointu v accessovej tabuľke. Po vytvorení accessovej tabuľky môžete pracovať s údajmi zoznamu v Accesse až do limitu dvoch gigabajtov (okrem príloh, ktoré nie sú uložené lokálne). Okrem toho Access ukladá údaje zoznamu do vyrovnávacej pamäte klienta, používa efektívnu pamäťovú vyrovnávaciu pamäť, vyrovnávaciu pamäť pre zápis a prenáša iba zmenené položky zoznamu. TE102750819 okrem tohto ukladá údaje zoznamu do vyrovnávacej pamäte klientskeho počítača, využíva výkonnú vnútornú pamäť, prepisovateľnú vyrovnávaciu pamäť a prenáša iba zmenené položky zoznamu, vďaka čomu prebiehajú dotazy a aktualizácie oveľa rýchlejšie. Okrem toho je k dispozícii aj dialógové okno na riešenie konfliktov, ktoré prispieva k plynulému spravovaniu konfliktných aktualizácií.

Ak je funkcia služieb Access Services aktivovaná, môžete pracovať s podstatne väčším rozsahom údajov, ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, predvolene až do 50 000 položiek. Access automaticky spracuje údaje zoznamu alebo knižnice v malých dávkach a potom znova zmontuje údaje, čo je technika, ktorá umožňuje pracovať s podstatne väčším počtom údajov, než je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, a bez nepriaznivého vplyvu na iných používateľov na lokalite SharePoint.

Používanie Microsoft Excelu na offline synchronizáciu           

Zoznamy SharePointu môžete exportovať do excelovej tabuľky, čím sa vytvorí jednosmerné pripojenie údajov medzi excelovým tabuľkou a zoznamom SharePointu.

Excel vám tiež umožňuje pracovať s veľkými zoznamami bez blokovania. Okrem toho môžete Excel synchronizovať so SharePointom aj Accessom a vďaka tomu využiť výhody každej z týchto platforiem.

Keď aktualizujete údaje zo zoznamu SharePointu a obnovíte excelovú tabuľku, Microsoft Excel nahradí excelové údaje najnovšími údajmi zoznamu SharePointu a prepíše všetky zmeny vykonané v tejto excelovej tabuľke.

Keď sa údaje nachádzajú v excelovej tabuľke, môžete využiť množstvo funkcií Excelu na analýzu údajov, ako sú napríklad výkonné a flexibilné hárky, zostavy kontingenčnej tabuľky, grafy a krivky s profesionálnym vzhľadom, podmienené formátovanie s ikonami, údajové pruhy, farebné škály a sofistikované operácie analýzy hypotéz.

Ak je funkcia služieb Access Services aktivovaná, môžete pracovať s podstatne väčším rozsahom údajov, ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, predvolene až do 50 000 položiek.

Používanie Microsoft Outlooku na offline synchronizáciu     

V Outlooku môžete čítať a zapisovať kontakty, úlohy, kalendár a diskusné Zoznamy, ako aj synchronizovať knižnice dokumentov. Môžete napríklad pracovať so štandardnými zoznamami úloh aj zoznamami projektových úloh tak, že zoznamy úloh prepnete do režimu offline, zobrazíte, aktualizujete a priradíte nové úlohy, znova ich zobrazíte online a synchronizujete ich bez toho, aby ste museli opustiť Outlook. V Outlooku navyše môžete efektívnejšie ukladať, zdieľať a spravovať sharepointové kontakty.

Na začiatok stránky

Používanie Accessu so službou SharePoint Products na offline synchronizáciu

V Accesse vytvoríte webovú databázu založenú na službách Access Services vytvorením tabuliek založených na prepojených zoznamoch spolu s dotazmi, formulármi, zostavami a makrami, ktoré ste publikovali na lokalite SharePoint. Po inovácii týchto webových databáz ich môžete naďalej používať a upravovať a vytvárať nové zo šablóny (nie však z Accessu 2013).

V službe SharePoint môžete vytvoriť aplikáciu programu Access aj bez použitia kódu. Vo všeobecnosti je aplikácia služby SharePoint riešením zameraným priamo na určitý problém, pričom sa jednoducho distribuuje a umiestňuje na trh. Rozmýšľajte o aplikácii ako o vhodnom, alternatívnom spôsobe balenia, distribúcie, využívania, monitorovania a stiahnutia riešenia. Ďalšie informácie nájdete vtéme Vytvorenie accessovej aplikácie.

Na rozdiel od accessovej webovej databázovej aplikácie, ktorá ukladá údaje v zoznamoch lokality SharePoint, accessová aplikácia používa na ukladanie údajov databázu SQL Server oddelenú od produktov SharePoint, a preto sa na ňu nevzťahuje prahová veľkosť zobrazenia zoznamu lokality SharePoint. Táto možnosť výrazne podporuje rozšíriteľnosť accessových riešení a efektívne spracovanie možno až miliónov záznamov. Pre používateľov SharePoint Servera je možné SQL Server databázu nakonfigurovať tak, aby sa nachádzala za bránou firewall vašej organizácie. Pre online používateľov je databáza SQL Server databáza Azure povolená s bezplatným kontom a bezplatným ukladacím priestorom. Ďalšie informácie o azure nájdete na domovskej stránke služby Microsoft Azure.

Nakoniec môžete synchronizovať údaje medzi zoznamom SharePointu a accessovou tabuľkou a udržiavať obe množiny údajov aktuálne. Táto synchronizácia je obojsmerná alebo obojsmerná. Zmeny vykonané v Accesse v údajoch zoznamu sa nahrajú do zoznamu SharePointu a zmeny vykonané v zozname SharePointu sa stiahnu do Accessu vo vašom počítači. Ďalšie informácie nájdete v téme Import, prepojenie alebo premiestnenie údajov do SharePointu.

Používanie vyhľadávacieho poľa na vyhľadanie položiek zoznamu alebo knižnice

Na stránke služby SharePoint sa zvyčajne nachádzajú dve vyhľadávacie polia spolu s vyhľadávacím poľom pre konkrétny zoznam alebo knižnicu. Pri použití vyhľadávacieho poľa zoznamu alebo knižnice môžete postupne rozširovať rozsah operácie vyhľadávania:

• Rozsah hľadania je na základe predvoleného nastavenia založený na všetkých položkách v aktuálnom zobrazení a podpriečinkoch. Výsledky uvidíte v podobe stĺpcov, ktoré sa dajú ďalej filtrovať a triediť. Ak je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu momentálne prekročená, nezobrazia sa všetky výsledky.

• Ak nenájdete to, čo hľadáte, môžete rozšíriť rozsah hľadania tak, aby zahŕňal celý zoznam vrátane všetkých podpriečinkov bez ohľadu na aktuálne zobrazenie alebo prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu.

• Nakoniec môžete rozšíriť rozsah vyhľadávania na celú lokalitu. V tomto prípade môžete zobraziť všetky výsledky na štandardnej stránke hľadania v lokalite. Vyhľadávanie môžete ďalej obmedziť pomocou panelu spresnenia na filtrovanie, napríklad, podľa autora dokumentu alebo dátumu vytvorenia položky v zozname. Môžete dokonca použiť booleovskú syntax a logické operátory a ich pomocou formulovať zložitejšie dotazy.

Osobné zobrazenia

Keďže vytváranie zobrazení, ktoré používajú správne indexovanie stĺpcov, je pre veľké zoznamy a knižnice zložitejšie, mali by ste prispievateľom do veľkého zoznamu alebo knižnice odobrať povolenie Spravovať osobné zobrazenia. Odobratím tohto povolenia môžete zabrániť používateľom vytvoriť zobrazenie, ktoré obsahuje všetky položky a môže nepriaznivo ovplyvniť výkon zvyšnej časti lokality. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v téme Prispôsobenie povolení pre zoznam alebo knižnicu SharePointu.

Relačné zoznamy

Keď vytvárate vzťahy zoznamu pomocou vyhľadávacích stĺpcov, jedinečných stĺpcov a vynúteného relačného správania (nazývaného aj referenčná integrita), môžete dosiahnuť prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu a za týchto okolností môže byť zablokovaná:

• Ak vytvoríte jedinečný stĺpec v existujúcom zozname, ktorý obsahuje viac položiek ako prahová veľkosť zobrazenia zoznamu (ale všimnite si, že pridanie jednej položky do zoznamu, v dôsledku čoho zoznam prekročí prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu, je operácia, ktorá zvyčajne nie je blokovaná).

• Ak zoznam obsahuje viac položiek, ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, a potom pre vyhľadávacie pole v danom zozname zapnete možnosť Kaskádové odstránenie alebo Obmedziť odstránenie .

informačné kanály RSS

Keď je na lokalite centrálnej správy a na úrovni kolekcie lokalít povolená podpora pre kanály RSS, môžete povoliť a konfigurovať podporu kanálov RSS pre mnohé typy zoznamov a knižníc. Keď používatelia použijú kanál RSS zoznamu alebo knižnice, údaje sa načítajú zo zoznamu. Predvolené zobrazenie rss obmedzuje počet vrátených položiek na základe dátumu poslednej úpravy položky pomocou filtra v stĺpci Upravené. Ak zoznam alebo knižnica obsahuje veľa položiek a používatelia majú prístup k informačnému kanálu RSS, odporúča sa indexovať stĺpec Upravené. Môžete tiež znížiť počet načítaných položiek zmenou počtu položiek a počtu dní, za ktoré sa zmeny zahrnú do informačného kanála RSS.

Ďalšie informácie o spravovaní informačných kanálov RSS nájdete v téme Správa informačných kanálov RSS pre lokalitu alebo kolekciu lokalít. Informácie o pridávaní informačného kanála RSS nájdete v téme Vytvorenie upozornenia na zmenu súboru alebo priečinka.