สร้างขั้นตอนด่วนสำหรับรายการหรือไลบรารีของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างรายการหรือไลบรารีใน Microsoft Lists, SharePoint หรือ Teams คุณสามารถสร้างขั้นตอนด่วนเพื่อใช้เป็นคําสั่งแบบกําหนดเองหรือการดําเนินการที่กําหนดไว้ล่วงหน้าได้ ตัวอย่างเช่น การเลือกรายการและเรียกใช้โฟลว์ หรือการเลือกรายการและเขียนอีเมลโดยยึดตามบุคคลในคอลัมน์ที่ระบุ

ขั้นตอนด่วนสามารถสร้างได้สองวิธี:

1. เพิ่มคอลัมน์ใหม่และเลือก ขั้นตอนด่วน

   

2. นําทางไปยังเมนู รวม เลือก ขั้นตอนด่วน

   

คุณจะเลือกผลลัพธ์ กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จําเป็น และใส่ชื่อสําหรับขั้นตอนด่วนของคุณ (ในการสาธิต ขั้นตอนต่อไปนี้จะสร้างขั้นตอนด่วนสําหรับรายการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกรายการและดําเนินการโฟลว์ได้)

1. เมื่อเปิดรายการใน Microsoft Lists, SharePoint หรือ Teams ใกล้กับด้านบนสุดของหน้า ให้เลือกไอคอนจุดไข่ปลา (...) จากนั้นเลือก รวม เลือก ขั้นตอนด่วน แล้วเลือก สร้างขั้นตอนด่วน

2. ภายใต้ สําหรับรายการที่เลือก ให้เลือกการกระทําที่คุณต้องการให้สามารถดําเนินการได้ ตัวอย่างเช่น ปฏิบัติการโฟลว์

   

3. สําหรับขั้นตอนด่วนตัวอย่างนี้ คุณจะต้องระบุ ID สําหรับโฟลว์ที่คุณต้องการให้สามารถดําเนินการเมื่อเลือกรายการ คุณจะต้องเตรียมรหัสโฟลว์ของคุณให้พร้อม โดยไปที่ โฟลว์ของฉัน และเลือก รับตัวระบุโฟลว์ ในเมนูส่งออก

   เมื่อต้องการรับ ID ของโฟลว์ที่รับทราบโซลูชัน:

   • เลือก โฟลว์ ดูโฟล > ว์ของคุณในรายการ SharePoint ที่กําหนดค่าโฟลว์
   • ถ้าทําได้ ให้สลับไปยังสภาพแวดล้อมที่โฮสต์โฟลว์
   • เลือกพื้นที่ โซลูชัน
   • เลือกโซลูชันที่สร้างโฟลว์
   • ตัวกรองสําหรับโฟลว์ระบบคลาวด์ และเลือกโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
   • เลือก ส่งออก > รับตัวระบุโฟลว์
   • คัดลอกรหัส

   เมื่อต้องการรับ ID ของโฟลว์ที่ไม่ทราบโซลูชัน ให้ทําดังนี้

   • สลับไปยังสภาพแวดล้อมที่โฮสต์โฟลว์
   • เลือกโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
   • เลือก ส่งออก > รับตัวระบุโฟลว์
   • คัดลอกรหัส

   สำคัญ

   เมื่อใช้การดําเนินการโฟลว์ ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการเรียกใช้โฟลว์จะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อพวกเขาพยายามใช้ขั้นตอนด่วนและเรียกใช้โฟลว์ คุณสามารถพิจารณาเพิ่มรายการหรือไลบรารีเป็นเจ้าของร่วมบนโฟลว์เป้าหมายเพื่อให้สิทธิ์ เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่ เฉพาะโฟลว์แบบแมนนวล สําหรับรายการที่เลือก หรือสําหรับทริกเกอร์ไฟล์ที่เลือกเท่านั้นที่จะทํางานกับขั้นตอนด่วนได้

   

4. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการกําหนดคําสั่งและพารามิเตอร์ที่จําเป็น ให้เลือก สร้าง
    

   หมายเหตุ

   ชื่อที่คุณระบุจะแสดงในเมนู รวม เมื่อมีการเลือกรายการหรือไฟล์หรือสําหรับรายการทั้งหมด โดยขึ้นอยู่กับชนิดของขั้นตอนด่วนที่คุณสร้าง ผู้ใช้รายอื่นที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการหรือไลบรารีจะสามารถดูและใช้ขั้นตอนด่วนของคุณได้

5. คุณจะเห็นขั้นตอนด่วนที่เสร็จสมบูรณ์แล้วในหน้า จัดการขั้นตอนด่วน และขั้นตอนด่วนจะพร้อมใช้งาน คุณสามารถเปิดหรือปิดใช้งานได้ตลอดเวลา หรือคลิกขั้นตอนด่วนเพื่ออัปเดตหรือลบ

   

6. เมื่อสร้างแล้วคุณจะเห็นขั้นตอนด่วนของคุณที่ด้านบนของเมนู Automate ในแถบคําสั่งและเมนูที่ล้นเมื่อเลือกรายการหรือไฟล์

   

การแก้ไขปัญหา: ไม่สามารถสร้างขั้นตอนด่วนได้

ถ้าคุณพบข้อผิดพลาดเมื่อคุณพยายามสร้างขั้นตอนด่วน อาจเกิดจากสิทธิ์ที่นําไปใช้กับรายการหรือไลบรารี คุณต้องการความช่วยเหลือจากบุคคลที่เป็นเจ้าของไลบรารีหรือรายการเพื่อแก้ไขสถานการณ์นี้ ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง  

สิทธิ์สําหรับไลบรารีและรายการ

ในการจัดการขั้นตอนด่วน คุณต้องได้รับสิทธิ์ "แก้ไข" ในไลบรารีโดยเจ้าของ เจ้าของสามารถทำเช่นนี้ได้โดยการแชร์ไลบรารีกับคุณ และระบุ สามารถแก้ไขได้

ความสามารถในการเรียกใช้ขั้นตอนด่วนจะแตกต่างกันไปตามการดําเนินการ สําหรับแบบร่างอีเมล เริ่มการแชท Teams และดําเนินการโฟลว์ จําเป็นต้องมีการเข้าถึง "อ่าน" สําหรับตั้งค่าหรือส่งคําขออนุมัติ ผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์ "แก้ไข"