รายการและไลบรารีมักจะมีข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น งบประมาณการส่งเสริมการขายทางการตลาดหรือความคิดริเริ่มด้านทรัพยากรบุคคล อาจเป็นเรื่องสําคัญที่ผู้ใช้บางรายสามารถดูได้เฉพาะรายการหรือไฟล์เวอร์ชัน "อย่างเป็นทางการ" เท่านั้น
คุณสามารถกําหนดให้มีการอนุมัติรายการหรือไฟล์ก่อนที่เนื้อหาจะสามารถมองเห็นได้โดยผู้ใช้ที่ระบุ โดยการกําหนดให้มีการอนุมัติองค์กรสามารถใช้ระดับคุณภาพและการรักษาความปลอดภัยที่สําคัญกับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน
ระบุว่ารายการในรายการจําเป็นต้องมีการอนุมัติ
นําทางไปยังรายการที่คุณต้องการกําหนดให้มีการอนุมัติ
เลือก การตั้งค่า การตั้งค่า
จากนั้นเลือก การตั้งค่ารายการในส่วน การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน
ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของ จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่
ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของรายการ ให้ระบุว่าคุณต้องการสร้างเวอร์ชันทุกครั้งที่มีการแก้ไขรายการ คุณยังสามารถเลือกจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่เก็บไว้ได้
ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้รายใดสามารถดูแบบร่างข้อมูลในรายการได้
เคล็ดลับ
ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว รายการทั้งหมดในไลบรารีจะถูกทําเครื่องหมายว่า อนุมัติแล้ว
คุณสามารถเลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้
- ผู้ใช้ที่สามารถอ่านข้อมูลในรายการได้
- เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการได้
- เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้สร้างรายการ
เลือก ตกลง
สถานะการอนุมัติ
ถ้ามีคนส่งข้อมูลไปยังรายการหรือไลบรารีที่จําเป็นต้องมีการอนุมัติ ข้อมูลนั้นจะอยู่ในสถานะรอดําเนินการจนกว่าบางคน (ซึ่งอย่างน้อยที่สุดผู้ที่มีสิทธิ์ จัดการรายการ) จะอนุมัติข้อมูลนั้น ขณะที่กําลังรอการอนุมัติ จะยังคงอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ
โดยปกติเมื่อรายการอยู่ในสถานะรอดําเนินการ เฉพาะผู้สร้างรายการและบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการและไลบรารีเท่านั้นที่สามารถดูได้ หลังจากที่สถานะเปลี่ยนจาก รอดําเนินการ เป็น อนุมัติแล้ว บุคคลใดก็ตามที่มีสิทธิ์การดูรายการหรือไลบรารีจะมองเห็นสถานะนั้นได้
บทความที่ถูกปฏิเสธจะยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าผู้ริเริ่ม หรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบบทความหรือไลบรารีนั้นออกไป ข้อมูลหรือไฟล์ใดๆ ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีจะได้รับสถานะ อนุมัติ แล้ว โดยอัตโนมัติ
สำคัญ
ถ้าความปลอดภัยในไลบรารีไซต์ได้รับการกําหนดค่าให้อนุญาตให้ผู้ใช้อ่านรายการใดๆ ได้ ใครก็ตามที่มีสิทธิ์การอ่านไซต์จะสามารถเห็นข้อมูลทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีได้ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในสถานะ อนุมัติ หรือไม่ก็ตาม
การระบุรายการในไลบรารี SharePoint ที่ต้องการการอนุมัติ
หมายเหตุ
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าไลบรารี SharePoint ได้
ไปที่ไลบรารี SharePoint ที่คุณต้องการกําหนดให้มีการอนุมัติ
เลือก การตั้งค่า
แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี
ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ ให้เลือก ไลบรารี และในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก
การตั้งค่าไลบรารีเมื่อต้องการเปิดหน้า การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน
ในส่วน การอนุมัติเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของ จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของเอกสาร ให้ระบุว่าคุณต้องการให้ SharePoint สร้างเวอร์ชันเมื่อไฟล์ถูกแก้ไขหรือไม่ คุณยังสามารถเลือกจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่เก็บไว้ได้
ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้รายใดสามารถดูแบบร่างรายการในไลบรารีเอกสารได้
เคล็ดลับ
ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว รายการทั้งหมดในไลบรารีจะถูกทําเครื่องหมายว่า อนุมัติแล้ว
คุณสามารถเลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้
- ผู้ใช้ที่สามารถอ่านข้อมูลในรายการได้
- เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการได้
- เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้สร้างรายการ
เลือก ตกลง
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ อนุมัติหรือปฏิเสธรายการหรือไฟล์ในรายการหรือไลบรารีของไซต์ และ ทั้งหมดเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ