ชนิดและตัวเลือกของคอลัมน์รายการและไลบรารี

นำไปใช้กับ
SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 Microsoft 365 Microsoft Lists

ชนิดของคอลัมน์จะกําหนดวิธีการจัดเก็บและแสดงข้อมูลในรายการหรือไลบรารี เมื่อคุณสร้างคอลัมน์สําหรับรายการหรือไลบรารี ให้คุณเลือกชนิดคอลัมน์ที่ระบุชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บในคอลัมน์ เช่น เฉพาะตัวเลข ข้อความที่มีการจัดรูปแบบ หรือตัวเลขที่ถูกคํานวณโดยอัตโนมัติ

บทความนี้อธิบายเกี่ยวกับชนิดคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างและเมื่อใดจะใช้คอลัมน์แต่ละชนิด คอลัมน์จะถูกเพิ่มลงในมุมมองของรายการหรือไลบรารีอย่างน้อยหนึ่งมุมมองเพื่อช่วยให้คุณแสดงข้อมูลในวิธีที่มีความหมาย ชนิดของคอลัมน์เพิ่มเติมอาจพร้อมใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ 

เลือกมุมมอง SharePoint ของคุณจากแท็บใดแท็บหนึ่งต่อไปนี้:

ภาพรวม

คอลัมน์ช่วยให้คุณสร้างมุมมองที่มีความหมายของข้อมูลในรายการหรือไลบรารีได้ ด้วยการใช้คอลัมน์ คุณสามารถเรียงลําดับ จัดกลุ่ม และกรองรายการ และคุณยังสามารถคํานวณข้อมูลเกี่ยวกับรายการโดยอัตโนมัติ และแสดงผลลัพธ์ของการคํานวณเหล่านั้นได้ คอลัมน์ยังช่วยให้คุณสามารถระบุข้อมูลที่ควรใส่เกี่ยวกับข้อมูลเมื่อมีผู้เพิ่มข้อมูลลงในรายการหรือไลบรารี เมื่อเพิ่มรายการ ฟอร์มจะปรากฏขึ้นและแสดงเขตข้อมูลและตัวเลือกสําหรับการใส่ข้อมูล เมื่อคุณสร้างรายการหรือไลบรารี บางคอลัมน์ เช่น ชื่อเรื่อง หรือ ปรับเปลี่ยนโดย จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างคอลัมน์เพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ คอลัมน์ที่คุณสร้างจะกําหนดว่าเขตข้อมูลและตัวเลือกใดจะปรากฏในแบบฟอร์มนั้น และคอลัมน์ที่สามารถเพิ่มลงในมุมมองของรายการหรือไลบรารีได้

คุณระบุชนิดของคอลัมน์ที่คุณต้องการเมื่อคุณสร้างคอลัมน์ ในบางกรณี คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ชนิดอื่นสําหรับคอลัมน์ที่มีอยู่ได้ แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลและปริมาณข้อมูลที่จัดเก็บในคอลัมน์ในปัจจุบัน การเปลี่ยนชนิดคอลัมน์ของคอลัมน์ที่มีอยู่อาจทําให้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคอลัมน์เสียหายได้ ด้วยเหตุผลเหล่านี้ จึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องตัดสินใจว่าข้อมูลชนิดใดที่คุณต้องการจัดเก็บก่อนที่คุณจะสร้างคอลัมน์ เมื่อตัดสินใจว่าคุณต้องการเลือกชนิดคอลัมน์ใด ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

  • คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลชนิดใด ตัวอักษรเท่านั้นใช่หรือไม่ ตัวเลขเท่านั้นใช่หรือไม่ มีการจัดรูปแบบข้อความหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเก็บตัวอักษรในคอลัมน์ ตัวเลข ได้ การรู้ว่าข้อมูลชนิดใดที่คุณต้องการจัดเก็บเป็นขั้นตอนแรกในการเลือกชนิดคอลัมน์ที่เหมาะสมที่สุด
    เมตาดาต้าของไฟล์บางไฟล์ เช่น วันที่สร้างและวันที่ปรับเปลี่ยน มีอยู่แล้วในคอลัมน์ที่ถูกซ่อนที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการแสดงคอลัมน์ดังกล่าวในรายการของคุณ ให้เลือก เพิ่มคอลัมน์>แสดง/ซ่อน คอลัมน์ แล้วเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการ
  • คุณต้องการใช้ข้อมูลในการคํานวณทางการเงินหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ชนิดคอลัมน์ สกุลเงิน คือตัวเลือกที่ดีที่สุด
  • คุณต้องการใช้ข้อมูลในการคํานวณทางคณิตศาสตร์หรือไม่ การคํานวณเหล่านั้นต้องแม่นยําเพียงใด คุณสามารถคํานวณข้อมูลในคอลัมน์ตัวเลขหรือสกุลเงิน แต่ไม่ใช่คอลัมน์ข้อความ นอกจากนี้ การคํานวณในคอลัมน์ สกุลเงิน ยังแม่นยําที่สุดอีกด้วย
  • คุณต้องการเรียงลําดับข้อมูลในคอลัมน์อย่างไร ในคอลัมน์ ข้อความ ตัวเลขจะถูกเรียงลําดับเป็นสตริงของอักขระ (1, 10, 100, 2, 20, 200 และอื่นๆ) ไม่ใช่เป็นค่าตัวเลข เมื่อต้องการเรียงลําดับตัวเลขเป็นค่าตัวเลข ให้ใช้คอลัมน์ตัวเลขหรือสกุลเงิน นอกจากนี้ รูปแบบวันที่หลายรูปแบบจะไม่เรียงลําดับอย่างถูกต้องถ้าถูกเก็บไว้ในคอลัมน์ ข้อความ เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเรียงลําดับวันที่เหมาะสม ให้ใช้คอลัมน์วันที่และเวลา
  • คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อื่นจะใส่ข้อมูลในคอลัมน์หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณสามารถระบุได้ว่าคอลัมน์นั้นจําเป็น และบุคคลอื่นไม่สามารถเพิ่มรายการได้โดยไม่ต้องใส่ข้อมูล

ข้อความที่มีหนึ่งบรรทัด

ใช้เพื่อรวบรวมและแสดงข้อความที่ไม่จัดรูปแบบจํานวนน้อยในบรรทัดเดียว รวมถึง:

  • ข้อความเท่านั้น เช่น ชื่อ นามสกุล หรือชื่อแผนก
  • การรวมข้อความและตัวเลข เช่น ที่อยู่หรือหมายเลขบัญชี
  • หมายเลขที่ไม่ได้ใช้ในการคํานวณ เช่น หมายเลขรหัสพนักงาน หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ หรือหมายเลขชิ้นส่วน

คอลัมน์ข้อความบรรทัดเดียวสามารถแสดงได้สูงสุด 255 อักขระในบรรทัดเดียว ถ้าคุณกําลังสร้างคอลัมน์สําหรับรายการหรือไลบรารี และต้องการแสดงข้อความที่จัดรูปแบบหรือข้อความมากกว่าหนึ่งบรรทัดในแต่ละครั้ง ให้สร้างคอลัมน์ข้อความหลายบรรทัด คุณสามารถเปลี่ยนคอลัมน์ ข้อความบรรทัดเดียว ที่มีอยู่เป็นคอลัมน์ ข้อความหลายบรรทัด ได้โดยไม่สูญเสียข้อมูลที่เก็บไว้ในคอลัมน์นั้นแล้ว

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ ข้อความบรรทัดเดียว ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • กําหนดขีดจํากัดอักขระ จํากัดจํานวนอักขระโดยการตั้งค่า จํานวนอักขระสูงสุด ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บหมายเลข ID พนักงานห้าหลัก คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าผู้ใช้จะใส่อักขระได้เพียงห้าตัวเท่านั้น
  • แสดงค่าเริ่มต้น แสดงข้อความที่ระบุเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่โดยอัตโนมัติ ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้อื่นใส่ข้อความอื่นได้ถ้าพวกเขาต้องการ เมื่อคุณตั้งค่า ค่าเริ่มต้น บุคคลอื่นจะสามารถใส่ข้อมูลได้เร็วขึ้นโดยการยอมรับค่าเริ่มต้น เว้นแต่ว่าพวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บชื่อของบริษัทที่กําหนดให้กับโครงการและองค์กรของคุณทํางานกับบริษัทหนึ่งๆ สําหรับโครงการส่วนใหญ่ คุณสามารถป้อนชื่อของบริษัทนั้นเป็นค่าเริ่มต้นได้ ด้วยเหตุนี้ ชื่อบริษัทจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มโครงการใหม่ลงในรายการ และสมาชิกในทีมไม่จําเป็นต้องใส่ชื่อ
    ค่าเริ่มต้นอาจเป็นข้อความที่คุณระบุหรือผลลัพธ์ของการคํานวณ ซึ่งเรียกว่าค่าจากการคํานวณ ค่าจากการคํานวณจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแสดงข้อความที่เฉพาะเจาะจงโดยอัตโนมัติ แต่ข้อความอาจแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับผู้เพิ่มรายการ เมื่อมีการเพิ่มรายการ หรือเหตุผลอื่นๆ เมื่อต้องการใช้ค่าจากการคํานวณ ให้คุณใส่สูตรแทนที่จะใส่ข้อความที่ระบุเป็นค่าเริ่มต้น สูตรสามารถคํานวณค่าโดยยึดตามข้อมูลในคอลัมน์อื่นๆ หรือฟังก์ชันของระบบ เช่น [today] เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน หรือ [me] เพื่อแสดงชื่อของบุคคลที่เพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงรายการ

ข้อความที่มีหลายบรรทัด

ใช้ในรายการหรือไลบรารีเพื่อรวบรวมและแสดงข้อความที่จัดรูปแบบ หรือข้อความที่มีความยาวและตัวเลขมากกว่าหนึ่งบรรทัด เช่น คําอธิบายของรายการ คอลัมน์ ข้อความหลายบรรทัด สามารถจัดเก็บอักขระได้สูงสุด 63,999 ตัว และคุณสามารถระบุจํานวนบรรทัดของข้อความที่คุณต้องการแสดงเมื่อผู้ใช้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับรายการ คอลัมน์ชนิดนี้จะแสดงข้อความทั้งหมดเมื่อดูคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกําหนด คอลัมน์ข้อความได้หลายบรรทัด ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • กําหนดขีดจํากัดจอแสดงผล จํากัดจํานวนบรรทัดที่ปรากฏเมื่อมีคนใส่ข้อมูลเกี่ยวกับรายการด้วยการตั้งค่า จํานวนบรรทัดสําหรับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บบันทึกย่อที่ยืดยาวเกี่ยวกับเหตุการณ์ในปฏิทิน คุณอาจเลือกที่จะแสดงข้อความสิบบรรทัด ซึ่งทําให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้ง่ายขึ้น เนื่องจากพวกเขาสามารถดูข้อความทั้งหมดที่พวกเขาป้อนได้อย่างง่ายดาย ในทางกลับกัน ถ้าคอลัมน์เก็บเฉพาะประโยคหรือสองประโยคเกี่ยวกับเหตุการณ์ คุณอาจเลือกที่จะแสดงข้อความเพียงสองหรือสามบรรทัด
    ถ้าคุณกําหนดขีดจํากัดการแสดงผล จะไม่จํากัดจํานวนข้อความที่ปรากฏขึ้นเมื่อคอลัมน์ปรากฏในรายการ ข้อความทั้งหมดที่ใส่สําหรับรายการจะปรากฏในคอลัมน์

  • เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการจัดรูปแบบข้อความ (พร้อมใช้งานในรายการเท่านั้น) ใช้ Rich Text ขั้นสูง (Rich Text ที่มีรูปภาพ ตาราง และไฮเปอร์ลิงก์) ตั้งค่าว่าผู้ใช้สามารถนําการจัดรูปแบบ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง หรือสีไปใช้กับข้อความได้หรือไม่ ถ้าปิดใช้งาน รายการจะไม่สนับสนุนตัวเลือกการจัดรูปแบบใดๆ ถ้าเปิดใช้งาน รายการจะสนับสนุนการจัดรูปแบบพื้นฐาน เช่น ตัวหนา ตัวเอียง รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลําดับเลข ข้อความสี และสีพื้นหลัง รวมถึงไฮเปอร์ลิงก์ รูปภาพ และตาราง

  • ผนวกการเปลี่ยนแปลง (พร้อมใช้งานในรายการเท่านั้น) ถ้าเปิดใช้งานการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการ แล้ว ผนวกการเปลี่ยนแปลงไปยังข้อความที่มีอยู่ จะระบุว่าผู้ใช้สามารถเพิ่มข้อความใหม่เกี่ยวกับรายการโดยไม่ต้องแทนที่ข้อความใดๆ ที่มีอยู่เกี่ยวกับรายการนั้นหรือไม่ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่ผนวกการเปลี่ยนแปลง ข้อความใหม่เกี่ยวกับรายการจะแทนที่ข้อความใดๆ ที่มีอยู่เกี่ยวกับรายการนั้นในคอลัมน์ ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกการเปลี่ยนแปลง บุคคลอื่นจะสามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการได้ ในขณะที่ยังดูข้อความที่ใส่ไว้ก่อนหน้านี้ รวมถึงวันที่และเวลาที่ใส่ข้อความด้วย เมื่อแสดงในรายการ ไม่ใช่เป็นเขตข้อมูลในฟอร์มรายการ คอลัมน์จะแสดงรายการ มุมมองไฮเปอร์ลิงก์แทนที่จะเป็นข้อความ และผู้อื่นจะสามารถคลิกไฮเปอร์ลิงก์เพื่อดูข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในคอลัมน์ของรายการนั้นได้

    สำคัญ

    ถ้าคุณปิดตัวเลือกนี้หลังจากที่คุณสร้างคอลัมน์ ข้อมูลทั้งหมดยกเว้นรายการล่าสุดจะถูกลบออก

ตำแหน่งที่ตั้ง

เพิ่มข้อมูลตําแหน่งที่ตั้งที่สมบูรณ์จาก Bing Maps หรือไดเรกทอรีองค์กรของคุณ คอลัมน์ตําแหน่งที่ตั้งจะมีคอลัมน์เพิ่มเติมสําหรับกรอง เรียงลําดับ และค้นหาตามข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงที่อยู่ เมือง รัฐ ประเทศหรือภูมิภาค รหัสไปรษณีย์ พิกัด หรือชื่อ

หมายเหตุ: คอลัมน์นี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับแผน Microsoft 365 US Government

หมายเลข

ใช้เพื่อจัดเก็บค่าตัวเลขที่ไม่ใช่ค่าทางการเงิน

เคล็ดลับสําหรับการเลือกคอลัมน์ตัวเลขหรือสกุลเงิน

ทั้งชนิดคอลัมน์ ตัวเลข และ สกุลเงิน จะเก็บค่าตัวเลข ใช้คอลัมน์ ตัวเลข เพื่อเก็บข้อมูลตัวเลขสําหรับการคํานวณทางคณิตศาสตร์ที่ไม่ใช่การคํานวณทางการเงิน หรือไม่จําเป็นต้องมีความแม่นยําในระดับสูง ใช้คอลัมน์ สกุลเงิน เพื่อจัดเก็บข้อมูลตัวเลขสําหรับการคํานวณทางการเงิน หรือในกรณีที่คุณไม่ต้องการปัดเศษตัวเลขในการคํานวณ คอลัมน์ สกุลเงิน ต่างจากคอลัมน์ตัวเลข ตรงทางซ้ายของจุดทศนิยม 15 หลักและไปทางขวา 4 หลัก ทั้งชนิดคอลัมน์ ตัวเลข และ สกุลเงิน จะมีรูปแบบที่กําหนดไว้ล่วงหน้าที่กําหนดลักษณะการแสดงข้อมูล

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ ตัวเลข ด้วยวิธีต่อไปนี้:

  • ระบุค่าน้อยที่สุดและค่ามากที่สุด จํากัดช่วงของตัวเลขที่บุคคลสามารถใส่ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บจํานวนงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วสําหรับงานเป็นเปอร์เซ็นต์ คุณสามารถระบุศูนย์เป็นค่าน้อยที่สุดและหนึ่งร้อยเป็นค่าสูงสุด ในทํานองเดียวกัน ถ้าคอลัมน์จัดเก็บจํานวนผู้เข้าร่วมประชุมสําหรับเหตุการณ์ และคุณต้องการจํากัดผู้เข้าร่วมเป็นจํานวนที่ระบุ คุณสามารถใส่จํานวนผู้เข้าร่วมสูงสุดเป็นค่าสูงสุดได้
  • รวมตําแหน่งทศนิยม ระบุว่าตัวเลขมีตําแหน่งทศนิยมและจํานวนตําแหน่งทศนิยมที่จะจัดเก็บหรือไม่ ถ้าคอลัมน์อาจต้องเก็บตัวเลขที่มีทศนิยมมากกว่าห้าตําแหน่ง คุณสามารถเลือก อัตโนมัติ เมื่อเลือกจํานวนตําแหน่งทศนิยมที่จะรวมไว้ อัตโนมัติ ยังเป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคอลัมน์เก็บผลลัพธ์ของการคํานวณและคุณต้องการให้ผลลัพธ์นั้นแม่นยําที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าทั้งหมดในคอลัมน์มีจํานวนตําแหน่งทศนิยมเท่ากัน คุณควรจํากัดจํานวนตําแหน่งทศนิยมให้เป็นศูนย์ สําหรับจํานวนเต็มเท่านั้น หรือจํานวนทศนิยมอื่นๆ ถึง 5 ตําแหน่ง
  • แสดงค่าเริ่มต้น แสดงหมายเลขเฉพาะโดยอัตโนมัติเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่ ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้อื่นใส่หมายเลขอื่นได้ถ้าพวกเขาต้องการ ค่าเริ่มต้นจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์เก็บจํานวนคอมพิวเตอร์ที่สมาชิกในทีมแต่ละคนมี และสมาชิกในทีมทุกคนมีคอมพิวเตอร์อย่างน้อยหนึ่งเครื่อง ให้ใส่ 1 เป็นค่าเริ่มต้น ผลลัพธ์คือ 1 จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในรายการ และสมาชิกในทีมไม่จําเป็นต้องใส่หมายเลข
    ค่าเริ่มต้นอาจเป็นตัวเลขที่คุณระบุหรือผลลัพธ์ของการคํานวณ ซึ่งเรียกว่าค่าจากการคํานวณ ค่าจากการคํานวณจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแสดงตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงโดยอัตโนมัติ แต่ตัวเลขอาจแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับผู้เพิ่มรายการ เมื่อมีการเพิ่มรายการ หรือสาเหตุอื่นๆ เมื่อต้องการใช้ค่าจากการคํานวณ ให้คุณใส่สูตรแทนที่จะใส่ตัวเลขตามค่าเริ่มต้น สูตรสามารถคํานวณตัวเลขตามข้อมูลในคอลัมน์หรือฟังก์ชันระบบอื่นๆ
  • จัดรูปแบบตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ การตั้งค่า แสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ ช่วยให้คุณแสดงและเก็บตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ และถือว่าตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์เมื่อถูกใช้ในการคํานวณค่าอื่นๆ

ใช่/ไม่ใช่

ใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลจริง/เท็จ หรือใช่/ไม่ใช่ เช่น มีบางคนจะเข้าร่วมเหตุการณ์หรือไม่ คอลัมน์ ใช่/ไม่ใช่ จะปรากฏเป็นกล่องกาเครื่องหมายเดียวเมื่อมีคนใส่ข้อมูลเกี่ยวกับรายการ เมื่อต้องการระบุ ใช่ สมาชิกทีมเลือกกล่องกาเครื่องหมาย เมื่อต้องการระบุ ไม่ สมาชิกทีมจะล้างกล่องกาเครื่องหมาย

ข้อมูลในคอลัมน์ ใช่/ไม่ใช่ สามารถใช้ในการคํานวณสําหรับคอลัมน์อื่นได้ ในกรณีเหล่านี้ Yes จะถูกแปลงเป็นค่าตัวเลขของหนึ่ง (1) และ No จะถูกแปลงเป็นค่าตัวเลขศูนย์ (0)

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ ใช่/ไม่ใช่ เองได้โดยการเลือกค่าเริ่มต้นสําหรับคอลัมน์นั้น ค่าเริ่มต้นคือการเลือกที่ปรากฏโดยอัตโนมัติเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่ People สามารถเลือกค่าอื่นได้ สําหรับคอลัมน์ ใช่/ไม่ใช่ คุณสามารถระบุว่าจะให้มีการเลือกกล่องกาเครื่องหมายโดยอัตโนมัติ ระบุค่า ใช่ หรือไม่ ระบุค่า ไม่ใช่

บุคคลหรือกลุ่ม

ใช้เพื่อแสดงรายการที่สามารถค้นหาได้ของบุคคลและกลุ่มที่บุคคลสามารถเลือกได้เมื่อพวกเขาเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล ตัวอย่างเช่น ในรายการงาน คอลัมน์ บุคคลหรือกลุ่ม ที่ชื่อ ว่า มอบหมายให้ สามารถให้รายการของบุคคลที่สามารถมอบหมายงานให้ได้ เนื้อหาของรายการจะขึ้นอยู่กับวิธีการกําหนดค่าบริการไดเรกทอรีและกลุ่ม SharePoint สําหรับไซต์ เมื่อต้องการกําหนดเนื้อหาของรายการเอง คุณอาจต้องติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ บุคคลหรือกลุ่ม เองได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • อนุญาตให้เลือกได้หลายรายการ อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกตัวเลือกได้มากเท่าที่ต้องการ หรือจํากัดจํานวนการเลือกให้เป็นตัวเลือกเดียวเท่านั้น
  • รวมหรือไม่รวมกลุ่มบุคคล ระบุว่ารายชื่อมีเฉพาะบุคคลเดี่ยวหรือรวมรายชื่อการแจกจ่ายอีเมลและกลุ่ม SharePoint ด้วย ตัวอย่างเช่น ในรายการงาน คุณอาจต้องการรวมเฉพาะบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลใดบุคคลหนึ่งรับผิดชอบงานแต่ละงาน ในรายการโครงการ คุณอาจต้องการรวมรายชื่อการแจกจ่ายอีเมลและกลุ่ม SharePoint เพื่อให้แน่ใจว่าทีมเชื่อมโยงกับแต่ละโครงการ

หมายเหตุ

สถานะการแสดงตนซึ่งก่อนหน้านี้มีให้ใช้งานใน ชื่อ (ที่มีการแสดงตน) ไม่พร้อมใช้งานในเบราว์เซอร์สมัยใหม่ องค์กรของคุณอาจเลือกที่จะทําให้การแสดงตนพร้อมใช้งานโดยทําตามขั้นตอนใน แสดงไซต์ SharePoint แบบคลาสสิกในโหมดเอกสาร Internet Explorer 10

วันที่และเวลา

ใช้เพื่อจัดเก็บวันที่ในปฏิทิน หรือทั้งวันที่และเวลา รูปแบบวันที่จะแตกต่างกันไปตามการตั้งค่าภูมิภาคสําหรับไซต์ ถ้ารูปแบบที่คุณต้องการไม่พร้อมใช้งาน ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบของคุณเพิ่มการสนับสนุนสําหรับภูมิภาคที่เหมาะสมลงในไซต์

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ วันที่และเวลา เองได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • รวมเฉพาะวันที่หรือทั้งวันที่และเวลา ระบุว่าคุณต้องการรวมเฉพาะวันที่ในปฏิทิน หรือทั้งวันที่และเวลาในปฏิทินของวัน
  • แสดงค่าเริ่มต้น แสดงวันที่หรือวันที่และเวลาที่ระบุเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่โดยอัตโนมัติ ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้อื่นใส่ค่าอื่นได้ถ้าพวกเขาต้องการ ค่าเริ่มต้นจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บวันที่ที่เกิดค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่เกิดขึ้นในวันแรกของปีงบประมาณ คุณสามารถระบุวันแรกของปีงบประมาณเป็นค่าเริ่มต้นได้ ด้วยเหตุนี้ วันที่ดังกล่าวจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในรายการ และสมาชิกในทีมไม่จําเป็นต้องใส่วันที่
    ค่าเริ่มต้นอาจเป็นค่าที่คุณระบุ วันที่ที่ข้อมูลถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี หรือผลลัพธ์ของการคํานวณ ซึ่งเรียกว่าค่าจากการคํานวณ ค่าจากการคํานวณจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแสดงวันที่หรือเวลาที่เฉพาะเจาะจงโดยอัตโนมัติ แต่วันที่หรือเวลาอาจแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับรายการ เมื่อต้องการใช้ค่าจากการคํานวณ ให้คุณใส่สูตรเป็นค่าเริ่มต้น สูตรสามารถคํานวณค่าโดยยึดตามข้อมูลในคอลัมน์อื่นๆ หรือฟังก์ชันของระบบ เช่น [today] เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้คอลัมน์แสดงวันที่หลังจากวันที่ปัจจุบัน 30 วัน ให้พิมพ์สมการ =[TODAY]+30 ในกล่อง ค่าจากการคํานวณ

ตัวเลือก

ใช้เพื่อให้ผู้อื่นเลือกจากรายการตัวเลือกที่คุณให้ คอลัมน์ชนิดนี้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์นั้นสอดคล้องกัน เนื่องจากคุณสามารถจํากัดค่าที่เก็บไว้ในคอลัมน์ได้

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ ตัวเลือก เองได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • กําหนดรายการตัวเลือก ใส่รายการค่าที่แน่นอนที่บุคคลสามารถเลือกได้ เมื่อต้องการให้รายการนี้ ให้แทนที่ข้อความตัวอย่างในกล่อง ตัวเลือก ด้วยค่าที่คุณต้องการ พิมพ์แต่ละค่าบนบรรทัดแยกกัน เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ ให้กด ENTER
  • เปิดใช้งานตัวเลือกแบบกําหนดเองเพิ่มเติม เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ใส่ค่าที่ไม่รวมอยู่ในรายการตัวเลือก ให้เปิด สามารถเพิ่มค่าด้วยตนเอง การทําเช่นนั้นเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณไม่ทราบค่าทั้งหมดที่ผู้คนต้องใส่เกี่ยวกับรายการ ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ใช้เฉพาะค่าที่คุณระบุ ให้ปิด สามารถเพิ่มค่าด้วยตนเอง
  • แสดงค่าเริ่มต้น เลือกค่าที่เฉพาะเจาะจงโดยอัตโนมัติเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่ ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้อื่นเลือกค่าอื่นได้ ถ้าพวกเขาต้องการทําเช่นนั้น ค่าเริ่มต้นจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บชื่อของบริษัทที่กําหนดให้กับโครงการและองค์กรของคุณทํางานกับบริษัทหนึ่งๆ สําหรับโครงการส่วนใหญ่ คุณสามารถป้อนชื่อของบริษัทนั้นเป็นค่าเริ่มต้น ด้วยเหตุนี้ ชื่อบริษัทจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มโครงการใหม่ลงในรายการ และสมาชิกในทีมไม่จําเป็นต้องเลือกชื่อ
    ค่าเริ่มต้นอาจเป็นค่าที่คุณระบุหรือผลลัพธ์ของการคํานวณ ซึ่งเรียกว่าค่าจากการคํานวณ ค่าจากการคํานวณจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแสดงข้อความที่ระบุในคอลัมน์โดยอัตโนมัติ แต่ข้อความอาจแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับผู้เพิ่มรายการ เมื่อมีการเพิ่มรายการ หรือเหตุผลอื่นๆ เมื่อต้องการใช้ค่าจากการคํานวณ ให้คุณใส่สูตรแทนที่จะใส่ข้อความที่ระบุเป็นค่าเริ่มต้น สูตรสามารถคํานวณค่าโดยยึดตามข้อมูลในคอลัมน์อื่นๆ หรือฟังก์ชันของระบบ เช่น [today] เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน หรือ [me] เพื่อแสดงชื่อของบุคคลที่เพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงรายการ
    จากเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือกตัวเลือกเริ่มต้นที่คุณต้องการแสดง หรือเลือก ไม่มี เพื่อปล่อยให้ตัวเลือกเริ่มต้นว่างเปล่า
  • เลือกรูปแบบการแสดงผล แสดงตัวเลือกผ่านเมนูดรอปดาวน์หรือปุ่มตัวเลือก ก่อนอื่น เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นภายใต้ แสดงตัวเลือกโดยใช้ เลือกรูปแบบที่คุณต้องการ

ตัวเลือกสําหรับคอลัมน์ตัวเลือกในประสบการณ์การใช้งานที่ทันสมัย

ใช้เพื่อจัดเก็บไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเว็บเพจ กราฟิก หรือทรัพยากรอื่นๆ

คอลัมน์ ไฮเปอร์ลิงก์ จะจัดเก็บ Uniform Resource Locator (URL) สําหรับเว็บเพจ กราฟิก หรือทรัพยากรอื่นๆ โดยขึ้นอยู่กับรูปแบบการแสดงที่คุณเลือก จะแสดงไฮเปอร์ลิงก์ที่สามารถคลิกเพื่อเข้าถึงทรัพยากร หรือกราฟิกแทน URL สําหรับไฟล์กราฟิกได้

เมื่อผู้ใช้เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการ พวกเขาต้องใส่ URL และข้อความอธิบายที่ปรากฏในคอลัมน์ ถ้า URL มีไว้สําหรับไฟล์กราฟิก เช่น http://www.example.com/image.gif พวกเขาสามารถใส่คําอธิบาย ข้อความแสดงแทนสําหรับกราฟิก ซึ่งจะปรากฏขึ้นสําหรับบุคคลที่ปิดกราฟิกในเบราว์เซอร์ของพวกเขา หรือใช้ซอฟต์แวร์การอ่านหน้าจอเพื่อแปลงกราฟิกบนหน้าจอเป็นคําที่พูด

สกุลเงิน

ใช้เพื่อจัดเก็บค่าทางการเงิน

เคล็ดลับสําหรับการเลือกคอลัมน์ตัวเลขหรือสกุลเงิน

ทั้งชนิดคอลัมน์ ตัวเลข และ สกุลเงิน จะเก็บค่าตัวเลข ใช้คอลัมน์ ตัวเลข เพื่อเก็บข้อมูลตัวเลขสําหรับการคํานวณทางคณิตศาสตร์ที่ไม่ใช่การคํานวณทางการเงิน หรือไม่จําเป็นต้องมีความแม่นยําในระดับสูง ใช้คอลัมน์ สกุลเงิน เพื่อจัดเก็บข้อมูลตัวเลขสําหรับการคํานวณทางการเงิน หรือในกรณีที่คุณไม่ต้องการปัดเศษตัวเลขในการคํานวณ คอลัมน์ สกุลเงิน ต่างจากคอลัมน์ตัวเลข ตรงทางซ้ายของจุดทศนิยม 15 หลักและไปทางขวา 4 หลัก ทั้งชนิดคอลัมน์ ตัวเลข และ สกุลเงิน จะมีรูปแบบที่กําหนดไว้ล่วงหน้าที่กําหนดลักษณะการแสดงข้อมูล

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ สกุลเงิน เองได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • ระบุค่าน้อยที่สุดและค่าสูงสุดที่อนุญาต จํากัดช่วงของค่าสกุลเงินที่บุคคลสามารถใส่ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บค่าใช้จ่ายที่รายงานสําหรับเหตุการณ์และองค์กรของคุณจํากัดการรายงานไว้ที่จํานวนภายในช่วงที่ระบุ คุณสามารถระบุขีดจํากัดเหล่านั้นเป็นค่าต่ําสุดและสูงสุดได้
  • รวมตําแหน่งทศนิยม ระบุว่าค่าจะรวมตําแหน่งทศนิยมและจํานวนตําแหน่งทศนิยมที่จะจัดเก็บหรือไม่ สําหรับค่าสกุลเงิน คุณสามารถเลือกตําแหน่งทศนิยมสองตําแหน่ง หรือถ้าคุณต้องการเก็บเฉพาะค่าที่ปัดเศษ คุณสามารถเลือกศูนย์ได้ สําหรับค่าที่ไม่ใช่ค่าเงินที่ใช้ในการคํานวณที่จําเป็นต้องมีความแม่นยําในระดับสูง คุณสามารถเลือกที่จะจํากัดจํานวนตําแหน่งทศนิยมให้เป็นศูนย์ถึงห้า หรือสําหรับค่าที่แม่นยํามากขึ้น ให้เลือก อัตโนมัติ เพื่อใช้จํานวนตําแหน่งทศนิยมที่เหมาะสมสําหรับผลลัพธ์ของการคํานวณโดยอัตโนมัติ
  • แสดงค่าเริ่มต้น แสดงค่าที่เฉพาะเจาะจงโดยอัตโนมัติเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่ ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้อื่นใส่ค่าอื่นได้ถ้าพวกเขาต้องการ ค่าเริ่มต้นจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์จัดเก็บค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสําหรับการตั้งค่าบัญชีใหม่ และโดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายจะเหมือนกันสําหรับบัญชีใหม่ทั้งหมด คุณสามารถระบุจํานวนเงินนั้นเป็นค่าเริ่มต้นได้ ดังนั้น ค่านั้นจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในรายการ และสมาชิกทีมไม่จําเป็นต้องใส่หมายเลข
    ค่าเริ่มต้นอาจเป็นค่าที่คุณระบุหรือผลลัพธ์ของการคํานวณ ซึ่งเรียกว่าค่าจากการคํานวณ ค่าจากการคํานวณจะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแสดงค่าที่เฉพาะเจาะจงโดยอัตโนมัติ แต่ค่าอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับรายการ ผู้ที่เพิ่มรายการ เมื่อมีการเพิ่มรายการ หรือเหตุผลอื่นๆ เมื่อต้องการใช้ค่าจากการคํานวณ ให้คุณใส่สูตรแทนที่จะใส่ข้อความที่ระบุเป็นค่าเริ่มต้น สูตรสามารถคํานวณค่าโดยยึดตามข้อมูลในคอลัมน์อื่นหรือฟังก์ชันระบบอื่นๆ
  • เลือกรูปแบบสกุลเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าทั้งหมดในคอลัมน์นั้นยึดตามสกุลเงินเดียวกันโดยการเลือกรูปแบบสกุลเงินที่ระบุสําหรับคอลัมน์นั้น กล่องแบบดรอปดาวน์มีตัวเลือกประเทศมากกว่า 100 รายการ เพื่อให้คุณสามารถระบุสกุลเงินในรูปแบบท้องถิ่นส่วนใหญ่ได้

รูป

ใช้เพื่อเพิ่มไฟล์รูปภาพไฟล์เดียวจากอุปกรณ์ของคุณไปยังข้อมูลในรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเพิ่มคอลัมน์ รูป ลงในรายการหรือไลบรารี คุณสามารถ:

  • เพิ่มรูปโดยใช้ฟอร์มรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในสกรีนช็อตด้านล่าง รูปภาพของอุปกรณ์ คือคอลัมน์ รูปภาพ

    รายการใหม่ในคอลัมน์รูป

  • ดู แทนที่ หรือลบรูปเมื่อดูคุณสมบัติรายการหรือไฟล์ในฟอร์มโดยการเลือกไอคอน แก้ไข (ดินสอ) หรือไอคอน ลบ (ถังขยะ)
    มุมมอง คอลัมน์รูป แทนที่ หรือลบ

Metadata ที่มีการจัดการ

ใช้คอลัมน์ชนิดนี้เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไซต์เลือกค่าจากชุดคําที่ระบุของคําที่มีการจัดการ และนําค่าเหล่านี้ไปใช้กับเนื้อหา ผู้ใช้สามารถสร้างและกําหนดค่าคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการเพื่อแมปไปยังชุดคําหรือคําที่มีอยู่ หรือพวกเขาสามารถสร้างชุดคําใหม่สําหรับคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการโดยเฉพาะ

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการมีฟีเจอร์และคุณลักษณะเฉพาะมากมายที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกและนําคําไปใช้กับเนื้อหา ได้ เช่น การสนับสนุนสําหรับ "การพิมพ์ล่วงหน้า" รวมถึงการสนับสนุนสําหรับการแก้ความกํากวมของคํา คําอธิบาย คําเหมือน และค่าหลายภาษา

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการจะเลื่อนระดับการใช้ Metadata ที่สอดคล้องกันในไซต์ต่างๆ เนื่องจากคอลัมน์เหล่านี้จะให้รายการคําที่ผู้ใช้สามารถนําไปใช้กับเนื้อหาของตนได้

คําเหล่านี้มาจากชุดคําที่มีการจัดการจากส่วนกลางในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคําโดยผู้ดูแลที่เก็บคําหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการจัดการคํา เมื่อใดก็ตามที่ชุดคําที่คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการที่ระบุถูกผูกไว้ถูกอัปเดต คําที่อัปเดตจะพร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้เมื่อใดก็ตามที่คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการพร้อมใช้งาน

คุณสามารถกําหนดคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการได้เองด้วยวิธีต่อไปนี้

สร้างคอลัมน์ 1

การเลือกชุดคําหรือคํา – ระบุชุดคําที่มีค่าที่ต้องการเพื่อเชื่อมโยงกับคอลัมน์นี้  

เมื่อพบชุดคํา ให้คลิกเพื่อเลือกระดับแรกของลําดับชั้นที่จะแสดงในคอลัมน์ ระดับที่อยู่ต่ํากว่าคําที่คุณเลือกจะแสดงเฉพาะเมื่อผู้ใช้เลือกค่า 

แสดงค่าเริ่มต้น – ค่าที่ระบุจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อมีคนเพิ่มรายการใหม่ในขณะที่อนุญาตให้บุคคลเลือกคําอื่นได้ ถ้าพวกเขาต้องการทําเช่นนั้น  

ค่าเริ่มต้นช่วยให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าชุดคําที่สัมพันธ์กับคอลัมน์แสดงถึงภูมิศาสตร์ต่างๆ ที่องค์กรของคุณทํางานอยู่ และมีคําตําแหน่งที่ตั้งที่โดดเด่นหนึ่งคําที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีนี้ คุณสามารถเลือกคํานั้นเป็นค่าเริ่มต้นได้ ด้วยเหตุนี้ คําของตําแหน่งที่ตั้งนั้นจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในรายการหรือไลบรารี และผู้ใช้ไม่จําเป็นต้องเลือกตําแหน่งที่ตั้งเว้นแต่จะแตกต่างกัน 

เลือกรูปแบบการแสดง – ค่าที่เลือกจากชุดคําสามารถแสดงเป็นค่าเดียวที่มีเพียงป้ายชื่อคํา (ตัวอย่าง: Sydney) หรือมีเส้นทางลําดับชั้นแบบเต็มของคํา & พาเรนต์ (ตัวอย่าง: ตําแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์: ออสเตรเลีย: ซิดนีย์)

อนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์ค่าใหม่ – การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะทําให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มคําใหม่ลงในชุดคําได้ โปรดทราบว่าตัวเลือกนี้จะมีให้ใช้งานก็ต่อเมื่อมีการระบุชุดคําให้เปิดในส่วนที่ผู้ใช้ให้การสนับสนุนเท่านั้น 

อนุญาตให้มีหลายค่า – การเลือกตัวเลือกนี้จะทําให้คอลัมน์มีมากกว่าหนึ่งค่าได้ โปรดทราบว่าการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้จะป้องกันการเรียงลําดับข้อมูลในมุมมองรายการ  

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Metadata ที่มีการจัดการและวิธีการใช้ Metadata ให้ดูที่ บทนําสู่ Metadata ที่มีการจัดการ 

หมายเหตุ

ตัวเลือก Metadata ที่มีการจัดการกําลังเผยแพร่ให้กับลูกค้าการเผยแพร่ที่กําหนดเป้าหมายและอาจไม่พร้อมใช้งานสําหรับผู้ใช้บางราย

ดูเพิ่มเติม

การใช้การกรองเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง

ใช้การเรียงลําดับเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง

จัดรูปแบบคอลัมน์เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ

ลบคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี