การทํางานกับขีดจํากัดค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการสําหรับ SharePoint ทุกเวอร์ชัน

เกี่ยวกับการใช้โฟลเดอร์

เมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์ อยู่เบื้องหลัง คุณกําลังสร้างดัชนีภายใน ดัชนีภายในนี้ยังถูกสร้างสําหรับโฟลเดอร์ราก หรือระดับบนสุดของรายการหรือไลบรารีด้วย เมื่อคุณเข้าถึงรายการในโฟลเดอร์ คุณจะใช้ดัชนีภายในนี้เพื่อเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปรดทราบว่าหากโฟลเดอร์มีโฟลเดอร์ย่อยอยู่ โฟลเดอร์ย่อยแต่ละโฟลเดอร์จะถูกนับเป็นรายการหนึ่ง (แต่จะไม่นับรายการใดๆ ในโฟลเดอร์ย่อยนั้น)

แม้ว่าจํานวนรวมของรายการในรายการหรือไลบรารีจะมีขนาดใหญ่มาก แต่มุมมองของโฟลเดอร์เดียวก็เร็วเท่ากับมุมมองที่กรองจํานวนรายการทั้งหมดโดยใช้คอลัมน์ที่มีการทําดัชนี ในบางสถานการณ์ อาจเป็นไปได้ที่จะแจกจ่ายข้อมูลทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีไปยังหลายโฟลเดอร์ เพื่อไม่ให้โฟลเดอร์มีมากกว่า 5,000 รายการ

สิ่งสําคัญคือต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อคุณใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบรายการหรือไลบรารีขนาดใหญ่:

• โฟลเดอร์สามารถมีรายการได้มากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ แต่เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกบล็อก คุณอาจยังคงต้องใช้มุมมองที่ถูกกรองโดยยึดตามดัชนีคอลัมน์

• ถ้าคุณเลือกตัวเลือก แสดงรายการทั้งหมดโดยไม่มีโฟลเดอร์ ในส่วน โฟลเดอร์ เมื่อคุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนมุมมองในรายการหรือไลบรารีนี้ คุณต้องใช้ตัวกรองที่ยึดตามดัชนีแบบง่ายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถึงค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

• การทําให้มุมมองเริ่มต้นแสดงโฟลเดอร์ที่พร้อมใช้งานทั้งหมดโดยไม่มีการกรองมีประโยชน์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเมื่อแทรกรายการใหม่ได้ การแสดงโฟลเดอร์ทั้งหมดยังทําให้มีโอกาสน้อยที่รายการจะถูกเพิ่มออกไปนอกโฟลเดอร์ในรายการหรือไลบรารีอย่างไม่ถูกต้อง ไม่เหมือนกับไลบรารี เนื่องจากไม่มีวิธีการย้ายรายการระหว่างโฟลเดอร์ในรายการโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการย้ายไฟล์ระหว่างโฟลเดอร์ในไลบรารี ให้ดู ย้ายหรือคัดลอกไฟล์ใน SharePoint

ซิงค์ออฟไลน์ ข้อมูลภายนอก และการจัดการการเข้าถึงข้อมูล

การใช้ข้อมูลแบบออฟไลน์มักจะสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณซิงค์กับคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถใช้ Excel, Access หรือ Outlook ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลรายการที่คุณกําลังทํางานอยู่ คุณยังสามารถใช้การจัดการข้อมูลภายนอกโดยไม่มีขีดจํากัดกับระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP), OData และบริการเว็บ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริการ SharePoint ของคุณ

การใช้การซิงโครไนซ์แบบออฟไลน์

คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป ของคุณ จากนั้นเมื่อคุณนําข้อมูลกลับมาออนไลน์ใหม่ ซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลง และแก้ไขข้อขัดแย้งได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ การทํางานกับรายการขนาดใหญ่โดยใช้การซิงโครไนซ์แบบออฟไลน์เพื่อวิเคราะห์ "ขัด" หรือรายงานข้อมูลจะช่วยตัดการโหลดกิจกรรมฐานข้อมูลและลดการใช้ทรัพยากร SharePoint

คุณสามารถทําให้ข้อมูลรายการเป็นแบบออฟไลน์และซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณกลับมาออนไลน์อีกครั้งได้โดยใช้ผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 หลายรายการ เมื่อต้องการส่งออกไปยังแอปเหล่านี้ คุณจําเป็นต้องติดตั้งแอป Microsoft 365 หรือ Office บนเดสก์ท็อป

การใช้ Microsoft Access สําหรับการซิงค์แบบออฟไลน์     

Access สามารถจัดการแถวของข้อมูลได้มากกว่า SharePoint และคุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากมายในการจัดการข้อมูลนั้น การทํางานกับข้อมูลของคุณใน Access และการซิงค์กับ SharePoint ทําให้คุณสามารถทํางานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้

คุณสามารถอ่านและเขียนรายการดั้งเดิมส่วนใหญ่จาก Access ได้โดยการลิงก์ไปยังรายการเหล่านั้น และ Access ทํางานกับชนิดข้อมูล SharePoint เกือบทั้งหมดได้ดี การลิงก์ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลในรายการ SharePoint เพื่อให้คุณสร้างการเชื่อมต่อสองทางเพื่อดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดทั้งในรายการ SharePoint และฐานข้อมูล Access ของคุณ Access จะสร้างสําเนาของรายการ SharePoint (หรือจําลองแบบ) ในตาราง Access หลังจากสร้างตาราง Access แล้ว คุณสามารถทํางานกับข้อมูลรายการใน Access ได้สูงสุดถึงขีดจํากัด Access สองกิกะไบต์ (ยกเว้นสิ่งที่แนบมาที่ไม่ได้จัดเก็บไว้ภายในเครื่อง) นอกจากนี้ Access จะแคชข้อมูลรายการบนไคลเอ็นต์ ใช้หน่วยความจําในหน่วยความจํา แบบเขียนผ่านที่มีประสิทธิภาพ และถ่ายโอนเฉพาะข้อมูลในรายการที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ซึ่งทั้งหมดนี้ทําให้คิวรีและการอัปเดตทํางานได้เร็วขึ้นมาก กล่องโต้ตอบการแก้ปัญหาข้อขัดแย้งยังช่วยในการจัดการการอัปเดตที่ขัดแย้งกันได้อย่างราบรื่น

ถ้าฟีเจอร์ Access Services ถูกเปิดใช้งาน คุณจะสามารถทํางานกับข้อมูลที่มากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการได้มากถึง 50,000 รายการตามค่าเริ่มต้น Access จะประมวลผลข้อมูลรายการหรือไลบรารีเป็นชุดเล็กๆ โดยอัตโนมัติ แล้วรวมข้อมูลใหม่ ซึ่งเป็นเทคนิคที่ช่วยให้สามารถทํางานกับข้อมูลได้มากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการอย่างมาก และไม่ส่งผลเสียต่อผู้ใช้รายอื่นบนไซต์ SharePoint

การใช้ Microsoft Excel สําหรับการซิงค์แบบออฟไลน์           

คุณสามารถส่งออกรายการ SharePoint ไปยังตาราง Excel ซึ่งสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลทางเดียวระหว่างตาราง Excel และรายการ SharePoint

Excel ยังช่วยให้คุณทํางานกับรายการขนาดใหญ่ได้โดยไม่ต้องบล็อก นอกจากนี้ คุณสามารถซิงค์ Excel กับทั้ง SharePoint และ Access เพื่อใช้ประโยชน์จากประโยชน์ของแต่ละแพลตฟอร์ม

เมื่อคุณอัปเดตข้อมูลของคุณจากรายการ SharePoint และรีเฟรชตาราง Excel Microsoft Excel จะแทนที่ข้อมูล Excel ด้วยข้อมูลรายการ SharePoint ล่าสุด โดยเขียนทับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํากับตาราง Excel นั้น

หลังจากข้อมูลอยู่ในตาราง Excel คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์การวิเคราะห์ข้อมูลจํานวนมากของ Excel เช่น เวิร์กชีตที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่น รายงาน PivotTable แผนภูมิและเส้นแบบประกายไฟที่ดูเป็นมืออาชีพ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มีไอคอน แถบข้อมูล ระดับสี และการดําเนินการวิเคราะห์แบบ What-If ที่ซับซ้อน

ถ้าฟีเจอร์ Access Services ถูกเปิดใช้งาน คุณจะสามารถทํางานกับข้อมูลที่มากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการได้มากถึง 50,000 รายการตามค่าเริ่มต้น

การใช้ Microsoft Outlook สําหรับการซิงค์แบบออฟไลน์     

จาก Outlook คุณสามารถอ่านและเขียน Lists ที่ติดต่อ งาน ปฏิทิน และการอภิปราย รวมทั้งซิงโครไนซ์ไลบรารีเอกสารได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทํางานกับทั้งรายการงานมาตรฐานและรายการงานโครงการโดยทําให้รายการงานเป็นแบบออฟไลน์ ดู อัปเดต และมอบหมายงานใหม่ นํากลับมาออนไลน์อีกครั้ง และซิงโครไนซ์รายการงานเหล่านั้นโดยไม่ต้องออกจาก Outlook คุณยังสามารถจัดเก็บ แชร์ และจัดการที่ติดต่อ SharePoint ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นใน Outlook

ด้านบนของหน้า

การใช้ Access กับผลิตภัณฑ์ SharePoint สําหรับการซิงค์แบบออฟไลน์

ใน Access คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลบนเว็บโดยยึดตาม Access Services โดยการสร้างตารางที่ยึดตามรายการที่ลิงก์ พร้อมกับคิวรี ฟอร์ม รายงาน และแมโครที่คุณประกาศไปยังไซต์ SharePoint เมื่อฐานข้อมูลบนเว็บเหล่านี้ได้รับการอัปเกรดคุณยังคงสามารถใช้และปรับเปลี่ยนได้ และสร้างฐานข้อมูลใหม่จากเทมเพลต (แต่ไม่ใช่จาก Access 2013)

คุณสามารถสร้างแอป Access ใน SharePoint ได้โดยไม่ต้องใช้โค้ด โดยทั่วไปแล้ว แอป SharePoint เป็นโซลูชันที่เน้นจุดที่แจกจ่ายได้ง่ายและพร้อมใช้งานในตลาด ให้คิดว่าแอปเป็นวิธีการบรรจุ การแจกจ่าย เรียกใช้ ตรวจสอบ และปลดการใช้งานโซลูชันที่สะดวกและเป็นทางเลือกแทน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูสร้างแอป Access

ไม่เหมือนกับแอปพลิเคชันฐานข้อมูลเว็บ Access ที่จัดเก็บข้อมูลในรายการ SharePoint แอป Access จะใช้ฐานข้อมูล SQL Server ที่แยกต่างหากจากผลิตภัณฑ์ SharePoint เพื่อจัดเก็บข้อมูล ดังนั้นจึงไม่อยู่ภายใต้ค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ SharePoint ซึ่งจะช่วยปรับปรุงความสามารถในการปรับขนาดของโซลูชัน Access และทําให้การจัดการระเบียนที่อาจนับล้านมีประสิทธิภาพ สําหรับผู้ใช้ SharePoint Server ฐานข้อมูล SQL Server สามารถกําหนดค่าให้อยู่หลังไฟร์วอลล์ขององค์กรของคุณได้ สําหรับผู้ใช้ออนไลน์ ฐานข้อมูลเป็นฐานข้อมูล azure SQL Server ที่เปิดใช้งานด้วยบัญชีฟรีและที่เก็บข้อมูลฟรี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Azure ดูที่ โฮมเพจ Microsoft Azure

สุดท้าย คุณยังสามารถซิงโครไนซ์ข้อมูลระหว่างรายการ SharePoint และตาราง Access และทําให้ชุดข้อมูลทั้งสองเป็นปัจจุบันอยู่เสมอได้ การซิงโครไนซ์นี้เป็นแบบสองทาง หรือสองทิศทาง การเปลี่ยนแปลงที่ทําใน Access ข้อมูลรายการจะถูกอัปโหลดไปยังรายการ SharePoint และการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับรายการ SharePoint จะถูกดาวน์โหลดลงใน Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นําเข้า ลิงก์ หรือย้ายข้อมูลไปยัง SharePoint

การใช้กล่องค้นหาเพื่อค้นหาข้อมูลในรายการหรือไลบรารี

โดยปกติแล้วจะมีกล่องค้นหาสองกล่องบนหน้า SharePoint การค้นหาไซต์ที่ด้านบนของหน้า และกล่องค้นหารายการหรือไลบรารีที่ระบุ เมื่อคุณใช้กล่อง ค้นหา ของรายการหรือไลบรารี คุณสามารถขยายขอบเขตของการดําเนินการค้นหาได้อย่างคืบหน้า:

• ตามค่าเริ่มต้น ขอบเขตการค้นหาจะเริ่มต้นโดยยึดตามรายการทั้งหมดในมุมมองปัจจุบันและโฟลเดอร์ย่อยใดๆ คุณจะเห็นผลลัพธ์เป็นคอลัมน์ที่คุณสามารถกรองและเรียงลําดับเพิ่มเติมได้ ถ้าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการเกินปัจจุบัน ผลลัพธ์อาจไม่ปรากฏขึ้นทั้งหมด

• ถ้าคุณไม่พบสิ่งที่คุณกําลังค้นหา คุณสามารถขยายขอบเขตการค้นหาของคุณเพื่อรวมรายการทั้งหมดรวมถึงโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดโดยไม่คํานึงถึงมุมมองปัจจุบันหรือค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

• สุดท้าย คุณสามารถขยายขอบเขตเพื่อค้นหาทั้งไซต์ได้ ในกรณีนี้ คุณจะเห็นผลลัพธ์ทั้งหมดในหน้าไซต์การค้นหามาตรฐาน คุณสามารถจํากัดผลลัพธ์ให้แคบลงได้โดยใช้แผงการปรับปรุงเพื่อกรอง ตัวอย่างเช่น โดยผู้เขียนเอกสารหรือวันที่สร้างของรายการ คุณยังสามารถใช้ไวยากรณ์บูลีนและตัวดําเนินการทางตรรกะเพื่อคํานวณคิวรีที่ซับซ้อนมากขึ้น

มุมมองส่วนบุคคล

เนื่องจากการสร้างมุมมองที่ใช้ดัชนีคอลัมน์อย่างถูกต้องมีความซับซ้อนมากขึ้นสําหรับรายการและไลบรารีขนาดใหญ่ คุณอาจต้องการเอาสิทธิ์ จัดการมุมมองส่วนบุคคล ออกจากผู้สนับสนุนสําหรับรายการหรือไลบรารีขนาดใหญ่ เมื่อเอาสิทธิ์นี้ออก คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างมุมมองที่ครอบคลุมรายการทั้งหมด และที่อาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทํางานของส่วนที่เหลือของไซต์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ กําหนดสิทธิ์สําหรับรายการหรือไลบรารี SharePoint เอง

รายการที่สัมพันธ์กัน

เมื่อคุณสร้างความสัมพันธ์สําหรับรายการโดยใช้คอลัมน์การค้นหา คอลัมน์ที่ไม่ซ้ํา และลักษณะการทํางานของความสัมพันธ์ที่ถูกบังคับใช้ (หรือที่เรียกว่า Referential Integrity) คุณสามารถเข้าถึงค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ และอาจถูกบล็อกภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้

• ถ้าคุณทําให้คอลัมน์ไม่ซ้ํากันในรายการที่มีอยู่ที่มีข้อมูลมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ (แต่โปรดสังเกตว่าการเพิ่มหนึ่งข้อมูลลงในรายการที่ทําให้รายการมีขนาดเกินค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการคือการดําเนินการที่มักจะไม่ถูกบล็อก)

• ถ้ารายการมีข้อมูลมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ แล้วเปิด ลบสิ่งที่เกี่ยวข้อง หรือ ลบแบบจํากัด สําหรับเขตข้อมูลการค้นหาในรายการนั้น

ตัวดึงข้อมูล RSS

หลังจากเปิดใช้งานการสนับสนุน RSS ในการดูแลจากศูนย์กลางและที่ระดับไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถเปิดใช้งานและกําหนดค่าการสนับสนุน RSS สําหรับรายการและไลบรารีชนิดต่างๆ ได้ เมื่อผู้ใช้เข้าถึงตัวดึงข้อมูล RSS สําหรับรายการหรือไลบรารี ข้อมูลจะถูกเรียกใช้จากรายการ มุมมอง RSS เริ่มต้นจะจํากัดจํานวนรายการที่ถูกส่งกลับ โดยยึดตามวันที่ที่ปรับเปลี่ยนข้อมูลครั้งล่าสุดโดยใช้ตัวกรองบนคอลัมน์ ที่ปรับเปลี่ยน ถ้ารายการหรือไลบรารีมีข้อมูลจํานวนมากและผู้ใช้เข้าถึงตัวดึงข้อมูล RSS เป็นความคิดที่ดีที่จะทําดัชนีคอลัมน์ ปรับเปลี่ยน คุณยังสามารถลดจํานวนรายการที่ได้รับโดยการเปลี่ยนจํานวนรายการและจํานวนวันที่มีการเปลี่ยนแปลงรวมอยู่ในตัวดึงข้อมูล RSS

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการตัวดึงข้อมูล RSS ให้ดูที่ การจัดการตัวดึงข้อมูล RSS สําหรับไซต์หรือไซต์คอลเลกชัน เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการเพิ่มตัวดึงข้อมูล RSS ให้ดู สร้างการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์มีการเปลี่ยนแปลง