ใช้การกรองเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง SharePoint

ตัวกรองจะลดจํานวนข้อมูลที่ส่งกลับโดยการเลือกรายการที่ยึดตามการดําเนินการ (เช่น มากกว่าหรือน้อยกว่า) และข้อมูลที่ตรงกัน เมื่อคุณสร้างมุมมองที่กรอง คอลัมน์ที่มีการทําดัชนีคอลัมน์แรกของคุณในนิพจน์ตัวกรองจะลดชุดข้อมูลให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น การกรองเขตข้อมูลรัฐหรือวันที่มักจะสามารถลดชุดข้อมูลลงได้อย่างมาก ถ้าคุณมีรายการ 15,000 รายการ คุณจะต้องให้ดัชนีแรกส่งคืนน้อยกว่า 5,000 รายการ แม้ว่าชุดข้อมูลของคุณจะไม่มีรายการมากกว่า 5,000 รายการ แต่ยังคงเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี

SharePoint จะเลือกคอลัมน์ที่มีการทําดัชนีคอลัมน์แรกในคิวรี แล้วใช้คอลัมน์ที่เหลือเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ คอลัมน์อื่นที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจทําดัชนีหรือไม่ทําดัชนี มุมมองจะไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น แม้ว่าผลลัพธ์ของมุมมองที่ถูกกรองจะส่งกลับค่าน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการก็ตาม

ตัวอย่างเช่น คุณมีคิวรี: ขนาด = ขนาดใหญ่ AND สี = สีแดง ในรายการ จะไม่มีการทําดัชนีขนาด แต่เป็นสี ตราบใดที่มีรายการ "สีแดง" น้อยกว่า 5,000 รายการในรายการ คิวรีจะประสบความสําเร็จในรายการขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีขนาดคิวรี = ขนาดใหญ่ หรือสี = สีแดง แม้ว่าฐานข้อมูลอาจพบรายการสีแดงทั้งหมด แต่ต้องสแกนรายการทั้งหมดเพื่อค้นหารายการขนาดใหญ่ทั้งหมด ถ้ามีรายการมากกว่า 5,000 รายการที่ส่งกลับ คิวรีจะถูกจํากัดปริมาณ

ถ้าคุณใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ในนิพจน์ตัวกรอง การกําหนดดัชนีหรือดัชนีควรใช้ตัวดําเนินการ AND ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการส่งคืนสุนัขจากรายการสัตว์จํานวนมาก คุณมีคอลัมน์ที่ไม่มีดัชนีที่เรียกว่า สปีชีส์ ที่คุณมีสุนัขเป็นค่า ถ้าคุณเพียงคิวรีสําหรับ Species = Dog คิวรีของคุณจะถูกควบคุมปริมาณ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่มีการทําดัชนีที่เรียกว่า Class คิวรีของคุณจะกลายเป็น Class = เลี้ยงลูกด้วยนมและสปีชีส์ = สุนัข คุณยังสามารถค้นหาแมวและสุนัขด้วยคิวรี Class = เลี้ยงลูกด้วยนม AND (สปีชีส์ = DOG หรือ Species = Cats) คิวรีที่สองจะเลือกสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมทั้งหมด จากนั้นกรองเป็นสุนัขและแมว

ถ้าคอลัมน์ที่คุณจะใช้กรองไม่มีดัชนี คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการสร้างดัชนี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เพิ่มดัชนีลงในคอลัมน์ SharePoint

คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อกรองข้อมูลในรายการ ซึ่งสร้างมุมมอง จากนั้นคุณสามารถแก้ไขมุมมองและลบตัวกรองได้ คอลัมน์ที่ซ่อนยังสามารถใช้เพื่อเรียงลําดับรายการได้ แม้ว่าจะไม่แสดงก็ตาม

สร้างมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

1. คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง และเลือก ตัวกรอง จากตัวเลือกเมนู

   

2. ในบานหน้าต่างตัวกรองที่เปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้า ให้เลือกค่าคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองรายการ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้เลือกปุ่ม นําไปใช้
   
   
   
   ในตอนนี้ คุณควรสังเกตว่าส่วนหัวของคอลัมน์ของคุณมีไอคอนตัวกรองอยู่ด้านข้าง เพื่อแสดงว่ารายการของคุณกําลังถูกกรองตามค่าในคอลัมน์นั้น
   
   
   
   ถ้าคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบานหน้าต่างตัวกรองและวิธีการกรองตามค่าที่เก็บอยู่ในหลายคอลัมน์ ให้อ่าน บานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารีคืออะไร

3. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 1 และ 2 สําหรับคอลัมน์อื่นๆ ที่คุณต้องการกรอง

4. ดูที่เมนู มุมมอง ที่ด้านบนขวาของรายการหรือไลบรารีของคุณ คุณควรสังเกตชื่อของมุมมองปัจจุบัน ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) อยู่ข้างๆ ซึ่งระบุว่าไม่ได้บันทึกมุมมอง เมื่อต้องการสร้างมุมมองใหม่ ให้เลือกชื่อของมุมมองปัจจุบัน แล้วเลือก บันทึกมุมมองเป็น จากตัวเลือกเมนู
   
   

5. ในกล่อง "บันทึกเป็น" ที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับมุมมองของคุณ (ถ้าคุณต้องการให้ทุกคนสามารถมองเห็นมุมมองได้ ให้เลือก ทําให้มุมมองนี้เป็นมุมมองสาธารณะ มิฉะนั้น ให้ล้างส่วนที่เลือกเพื่อทําให้มุมมองมองเห็นได้เฉพาะคุณเท่านั้น) คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อสร้างมุมมองใหม่ของคุณ
   
   
   
   ในตอนนี้ คุณควรเห็นมุมมองที่กรองแล้วของรายการหรือไลบรารีของคุณที่มีชื่อที่กําหนด

   หมายเหตุ: คุณสามารถกรองรายการหรือไลบรารีของคุณโดยไม่ต้องบันทึกเป็นมุมมองได้ 

เอาตัวกรองออก

ตัวกรองปัจจุบันจะปรากฏใต้ชื่อเรื่องของรายการ เมื่อต้องการนําตัวกรองออก เพียงเลือกตัวกรองใต้ชื่อเรื่องของรายการ เมื่อต้องการลบตัวกรองทั้งหมดในครั้งเดียว ให้เลือก ล้างตัวกรอง ทางด้านขวา  

การปรับเปลี่ยนมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

1. ทําการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมในมุมมองของคุณ เช่น การเรียงลําดับ การจัดกลุ่ม หรือการเพิ่มตัวกรองเพิ่มเติม

2. ทําตามคําแนะนําในขั้นตอนที่ 3 และ 4 ด้านบน แต่ในครั้งนี้ อย่าเปลี่ยนชื่อของมุมมอง คลิกปุ่ม บันทึก การทําเช่นนี้จะปรับปรุงมุมมองที่มีอยู่

ปรับเปลี่ยนมุมมองในตัวแก้ไขมุมมองแบบคลาสสิก

1. เลื่อนลงไปที่ส่วน ตัวกรอง แล้วเลือก แสดงรายการเมื่อสิ่งต่อไปนี้เป็นจริงเท่านั้น

2. เพิ่มคําสั่งเพื่อกําหนดคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง

   

   ถ้าคุณมีคําสั่ง Or ให้ระบุคําสั่งเหล่านั้นก่อน จากนั้นเพิ่มคําสั่ง และ ที่จําเป็น

3. ถ้าคุณต้องการเพิ่มรายการอื่นลงในข้อกําหนดตัวกรองของคุณ ให้เลือก แสดงคอลัมน์เพิ่มเติม ที่ด้านล่างขวา คุณสามารถมีคําสั่งได้ถึง 10 รายการในข้อกําหนดตัวกรอง

   

4. เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้เลือก ตกลง ที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้าเพื่อบันทึกมุมมอง

   หน้า แก้ไขมุมมอง จะปิดและถูกแทนที่ด้วยมุมมองที่คุณกําหนดไว้

สําหรับมุมมองเพื่อกรองรายการต่างๆ อย่างรวดเร็ว คอลัมน์แรกในตัวกรองจะต้องมีการทําดัชนี คอลัมน์อื่นที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจทําดัชนีหรือไม่ทําดัชนี แต่มุมมองจะไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น คอลัมน์แรกของตัวกรองควรส่งกลับรายการน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

ถ้าคอลัมน์แรกของตัวกรองส่งกลับรายการมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ คุณสามารถใช้ตัวกรองที่มีคอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ได้ เมื่อคุณกําหนดมุมมองที่กรองแล้วที่ใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ ให้ใช้ตัวดําเนินการ AND เพื่อจํากัดจํานวนรายการทั้งหมดที่ถูกส่งกลับ แต่ถึงแม้ว่าในกรณีนี้ คุณยังคงต้องระบุเป็นคอลัมน์แรกในตัวกรองคอลัมน์ที่น่าจะส่งกลับจํานวนข้อมูลที่น้อยกว่า การใช้ตัวกรอง OR จะเพิ่มจํานวนรายการที่ถูกส่งกลับเกือบทุกครั้ง และจะไม่มีประสิทธิภาพภายใต้สถานการณ์เหล่านี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง ให้ดู สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี

มีคําสําคัญสองคําที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองตามวันปัจจุบัน [Today] หรือผู้ใช้ปัจจุบัน [Me] สิ่งเหล่านี้เป็นแบบไดนามิกเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกับผู้ใช้หรือวันที่

การใช้ [ฉัน] จะมีประโยชน์เมื่อคุณเพียงต้องการดูเอกสารของคุณในไลบรารีขนาดใหญ่ [Me] ทํางานบนคอลัมน์ที่ยึดตามบุคคล เช่น สร้างโดย หรือ ปรับเปลี่ยนโดย ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้าง ให้ตั้งค่าตัวกรองด้วยคอลัมน์ สร้างโดย เท่ากับ [ฉัน] ถ้าคุณเป็นผู้แก้ไขและต้องการดูไฟล์ล่าสุดที่คุณกําลังทํางานอยู่ ให้ตั้งค่าตัวกรองในคอลัมน์ ปรับเปลี่ยนโดย ให้เท่ากับ [Me] เมื่อต้องการดูทั้งสองตัวกรอง ให้สร้างตัวกรองสองตัวที่เชื่อมต่อโดย Or

คําสําคัญ [Today] ทํางานบนคอลัมน์วันที่ คุณสามารถใช้คณิตศาสตร์เพื่อรับช่วงที่เปลี่ยนแปลงกับวันที่ของวันนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่ถูกปรับเปลี่ยนใน 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถสร้างตัวกรองบนคอลัมน์ วันที่ ที่มากกว่าหรือเท่ากับ [Today] - 30 เมื่อต้องการออกจากวันปัจจุบัน ให้ตั้งค่าตัวกรองที่สองในคอลัมน์ วันที่ เป็น น้อยกว่า [วันนี้] และเชื่อมต่อกับ And

คุณสามารถกรองรายการ SharePoint ที่มีคอลัมน์ Metadata ได้ 

เพิ่มคอลัมน์ Metadata ลงในรายการของคุณ

ไปที่รายการของคุณ แล้วเลือก +เพิ่มคอลัมน์

เลือก เพิ่มเติม... เลือกปุ่มตัวเลือก เมตาดาต้าที่มีการจัดการ แล้วเลือก ตกลง

อีกวิธีหนึ่งคือ เมื่อคุณสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ และเพิ่มรายการลงในรายการของคุณแล้ว คุณสามารถนําแท็ก Metadata ไปใช้ได้โดยการคลิกไอคอนแท็ก ในบานหน้าต่างแก้ไขรายการ

นําแท็ก Metadata ไปใช้ในบานหน้าต่างมุมมองแบบโครงสร้าง

ตัวกรองบนแท็ก Metadata ที่มีการจัดการ

1. เลือกไอคอนตัวกรอง เพื่อเข้าถึงบานหน้าต่างตัวกรอง

   

   หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวเลือก มุมมองแบบทรี จากรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของบานหน้าต่าง ซึ่งมีมุมมองแบบลําดับชั้นของคําที่เกี่ยวข้องกับคอลัมน์ที่เลือก

2. เลือกแท็ก Metadata ที่คุณต้องการกรอง

   

3. อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าคุณมีอย่างน้อย 5 ค่าที่กําหนดไว้ในคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ ให้เลือกลิงก์ ดูทั้งหมด เพื่อดูบานหน้าต่างตัวกรอง

   

4. ตรวจสอบแท็ก Metadata ที่คุณต้องการกรอง แล้วเลือก นําไปใช้

ต่อไปนี้เป็นข้อเสนอแนะบางส่วนสำหรับมุมมองทั่วไปซึ่งจะใช้ได้ดีกับคอลัมน์ที่มีการทำดัชนีไว้

เมื่อต้องการกรองตาม	ให้ทำดัชนี	ตัวอย่างเช่น
รายการที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด	คอลัมน์ที่ปรับเปลี่ยน	เมื่อต้องการดูเฉพาะรายการที่มีการเปลี่ยนแปลงในสัปดาห์ที่ผ่านมา ให้ใช้ตัวกรอง ที่ปรับเปลี่ยนมากกว่า[Today]-7
รายการใหม่	คอลัมน์ที่สร้าง	เมื่อต้องการสร้างมุมมองที่มีเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่มในสัปดาห์ที่ผ่านมา ให้ใช้ตัวกรอง ที่สร้างมากกว่า[Today]-7
รายการของฉัน	คอลัมน์สร้างโดย	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่ม ให้ใช้ตัวกรอง สร้างโดยเท่ากับ[Me]
รายการที่ครบกำหนดวันนี้	คอลัมน์วันครบกำหนด (สร้างโดยคุณในรายการหรือไลบรารี)	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่มีวันครบกำหนดวันนี้ ให้ใช้ตัวกรอง วันครบกำหนดเท่ากับ [Today]
การอัปเดตกระดานอภิปราย	คอลัมน์อัปเดตล่าสุด	เมื่อต้องการสร้างมุมมองที่มีเฉพาะการอภิปรายที่มีการอัปเดตในเดือนที่แล้ว ให้ใช้ตัวกรอง อัปเดตล่าสุด มากกว่า [Today]-30
การเก็บไฟล์ถาวรในไลบรารีเอกสาร	วันที่ปรับเปลี่ยน	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเอกสารที่ไม่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่ปี 2016 (ที่คุณต้องการเก็บถาวร) ให้ใช้ตัวกรอง วันที่ปรับเปลี่ยนน้อยกว่า 31 ธันวาคม 2016
การค้นหาชุดย่อยของข้อมูลทางการเงิน	ภูมิภาค, ปี (เป็นดัชนีอย่างง่ายสองรายการ)	เมื่อต้องการสร้างมุมมองข้อมูลทางการเงินสำหรับภูมิภาคภาคเหนือในปี 2015 ให้ใช้ตัวกรอง ภูมิภาคเท่ากับ “NE” และปีเท่ากับ 2015 เนื่องจากคอลัมน์ ภูมิภาค ดูเหมือนจะมีค่าน้อยกว่าคอลัมน์ ปี
เมตาดาต้า	คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ	เมื่อต้องการสร้างมุมมองของ Metadata ที่มีการจัดการ ให้นําตัวกรองไปใช้โดยยึดตามแท็ก Metadata ที่คุณกําหนดในบานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารี สําหรับข้อมูล ให้ดูที่ บานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารีคืออะไร

ชนิดคอลัมน์ที่สนับสนุน ข้อความที่มีหนึ่งบรรทัด ตัวเลือก (ค่าเดียว) หมายเลข สกุลเงิน วันที่และเวลา บุคคลหรือกลุ่ม (ค่าเดียว) Metadata ที่มีการจัดการ ใช่/ไม่ใช่ ค้นหา

ชนิดคอลัมน์ที่ไม่สนับสนุน ข้อความที่มีหลายบรรทัด ตัวเลือก (หลายค่า) คำนวณ ไฮเปอร์ลิงก์หรือรูปภาพ คอลัมน์แบบกำหนดเอง บุคคลหรือกลุ่ม (หลายค่า) ข้อมูลภายนอก

ตัวกรองจะลดจํานวนข้อมูลที่ส่งกลับโดยการเลือกรายการที่ยึดตามการดําเนินการ (เช่น มากกว่าหรือน้อยกว่า) และข้อมูลที่ตรงกัน เมื่อคุณสร้างมุมมองที่กรอง คอลัมน์ที่มีการทําดัชนีคอลัมน์แรกของคุณในนิพจน์ตัวกรองจะลดชุดข้อมูลให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น การกรองเขตข้อมูลรัฐหรือวันที่มักจะสามารถลดชุดข้อมูลลงได้อย่างมาก ถ้าคุณมีรายการ 15,000 รายการ คุณจะต้องให้ดัชนีแรกส่งคืนน้อยกว่า 5,000 รายการ ถ้าชุดข้อมูลของคุณไม่มีรายการมากกว่า 5,000 รายการ แสดงว่ายังคงเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี

SharePoint จะเลือกคอลัมน์ที่มีการทําดัชนีคอลัมน์แรกในคิวรี แล้วใช้คอลัมน์ที่เหลือเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ คอลัมน์อื่นที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจทําดัชนีหรือไม่ทําดัชนี มุมมองจะไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น แม้ว่าผลลัพธ์ของมุมมองที่ถูกกรองจะส่งกลับค่าน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการก็ตาม

ตัวอย่างเช่น คุณมีคิวรี: ขนาด = ขนาดใหญ่ AND สี = สีแดง ในรายการ จะไม่มีการทําดัชนีขนาด แต่เป็นสี ตราบใดที่มีรายการ "สีแดง" น้อยกว่า 5,000 รายการในรายการ คิวรีจะประสบความสําเร็จในรายการขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีขนาดคิวรี = ขนาดใหญ่ หรือสี = สีแดง แม้ว่าฐานข้อมูลอาจพบรายการสีแดงทั้งหมด แต่ต้องสแกนรายการทั้งหมดเพื่อค้นหารายการขนาดใหญ่ทั้งหมด ถ้ามีรายการมากกว่า 5,000 รายการที่ส่งกลับ คิวรีจะถูกจํากัดปริมาณ

ถ้าคุณใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ในนิพจน์ตัวกรอง การกําหนดดัชนีหรือดัชนีควรใช้ตัวดําเนินการ AND ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการส่งคืนสุนัขจากรายการสัตว์จํานวนมาก คุณมีคอลัมน์ที่ไม่มีดัชนีที่เรียกว่า สปีชีส์ ที่คุณมีสุนัขเป็นค่า ถ้าคุณเพียงคิวรีสําหรับ Species = Dog คิวรีของคุณจะถูกควบคุมปริมาณ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่มีการทําดัชนีที่เรียกว่า Class คิวรีของคุณจะกลายเป็น Class = เลี้ยงลูกด้วยนมและสปีชีส์ = สุนัข คุณยังสามารถค้นหาแมวและสุนัขด้วยคิวรี Class = เลี้ยงลูกด้วยนม AND (สปีชีส์ = DOG หรือ Species = Cats) คิวรีที่สองจะเลือกสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมทั้งหมด จากนั้นกรองเป็นสุนัขและแมว

ถ้าคอลัมน์ที่คุณจะใช้กรองไม่มีดัชนี คุณจะต้องเริ่มด้วยการสร้างดัชนี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เพิ่มดัชนีลงในคอลัมน์ SharePoint

หลังจากที่คุณทําดัชนีคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เมื่อคุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนมุมมอง แล้วใช้คอลัมน์นั้นเพื่อกรองมุมมอง ก่อนที่จะสร้างมุมมอง คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมลงในรายการเพื่อทําให้การเรียงลําดับ การจัดกลุ่ม และการกรองมีความยืดหยุ่นมากขึ้น สําหรับการเรียงลําดับและการกรอง คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ในชุดข้อมูล แต่ไม่แสดงได้

สร้างมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

1. คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี แล้วคลิก สร้างมุมมอง
   
   

2. บนหน้า ชนิดมุมมอง ให้คลิกมุมมองที่คุณต้องการใช้ ถ้าไม่แน่ใจ ให้เลือก Standard มุมมอง

   

3. พิมพ์ ชื่อมุมมอง

   

4. แก้ไขที่อยู่เว็บสําหรับมุมมอง หรือยอมรับค่าเริ่มต้น คุณสามารถกลับมาและเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ได้ในภายหลัง

5. ในส่วน ตัวกรอง ให้คลิก แสดงรายการเมื่อสิ่งต่อไปนี้เป็นจริงเท่านั้น แล้วเลือกวิธีที่คุณต้องการกรองรายการโดยยึดตามคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งที่ทำดัชนี

   ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลงวันนี้ ให้เลือกคอลัมน์ ที่ปรับเปลี่ยน (ดัชนี) และ เท่ากับ เงื่อนไข จากนั้นพิมพ์ [Today]

   

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ใดๆ ที่ระบุว่า (ทําดัชนี) หลังชื่อ แสดงว่าคุณไม่มีคอลัมน์ที่มีการทําดัชนีสําหรับรายการหรือไลบรารีนั้น คุณต้อง สร้างดัชนีแบบง่ายหรือแบบผสมก่อน

6. เมื่อต้องการจํากัดจํานวนรายการที่แสดงในแต่ละหน้า ให้เลื่อนลงไปที่ ขีดจํากัดรายการ และตั้งค่า จํานวนรายการที่จะแสดง เมื่อคุณสร้างมุมมอง จํานวนเริ่มต้นของรายการที่จะแสดงคือ 30 รายการ

   

7. คุณมีสองตัวเลือกที่สามารถเลือกได้เมื่อตั้งค่าขีดจำกัดรายการบนหน้าดังนี้

   • แสดงรายการในชุดตามขนาดที่ระบุ ซึ่งสร้างข้อมูลที่แสดงในแต่ละหน้าที่มีประโยชน์เมื่อคุณเรียกดูรายการแบบไม่โต้ตอบ

     เมื่อมีรายการมากกว่าการตั้งค่าขีดจำกัด จะแสดงในหน้าถัดไป

     

   • จํากัดจํานวนรวมของรายการที่ส่งกลับเป็นจํานวนที่ระบุ สร้างขีดจํากัดที่อาจหรืออาจไม่ส่งกลับผลลัพธ์ทั้งหมดของการดําเนินการตัวกรองของคุณ สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์เมื่อทดสอบมุมมองของคุณ การสร้างต้นแบบ หรือคุณเพียงต้องการดึงค่าสูงสุดในมุมมองเท่านั้น

8. ภายใต้ สไตล์ คุณสามารถเลือก บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง เพื่อดูข้อมูลทั้งหมดจากรายการในรายการของคุณในรูปแบบบานหน้าต่างแนวตั้ง บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเป็นหนึ่งใน สไตล์มุมมอง ที่คุณสามารถเลือกได้ภายใต้ สไตล์ เมื่อแก้ไขหรือสร้างมุมมอง

   

   คุณสามารถนําทางข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้นโดยการโฮเวอร์เหนือชื่อรายการในขอบเขตการเลื่อนทางด้านซ้ายของหน้า เพื่อดูค่าคอลัมน์ทั้งหมดของรายการปัจจุบันตามแนวตั้งที่แสดงรายการอยู่ทางด้านขวาของหน้า ข้อมูลเริ่มต้นน้อยกว่าจะแสดงขึ้น และช่วยให้แสดงมุมมองได้เร็วขึ้น สไตล์นี้ยังมีประโยชน์มากเมื่อรายการของคุณมีความกว้างหรือมีหลายคอลัมน์ และต้องการการเลื่อนตามแนวนอนเพื่อดูข้อมูล

   

9. คลิก ตกลง

ยังมีขั้นตอนเพิ่มเติมที่คุณสามารถทําได้กับมุมมอง แต่วิธีนี้ก็เพียงพอที่จะดูข้อมูลที่เกิน ค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ ถ้าคุณถูกบล็อก คุณยังสามารถเรียงลําดับ หรือจัดกลุ่มตาม ตั้งค่าผลรวม ขยายโฟลเดอร์ และปรับการดูมุมมองให้เหมาะสมด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่

การปรับเปลี่ยนมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

1. คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี เลือกมุมมองภายใต้ มุมมองปัจจุบัน แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนมุมมอง
   
   

2. เลื่อนลงไปยังส่วน มุมมอง จากนั้นคลิกมุมมอง

3. จากนั้น คุรสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 5 ถึง 9 ในขั้นตอน สร้างมุมมอง ทางด้านบน

4. คลิก ตกลง

สําหรับมุมมองเพื่อกรองรายการต่างๆ อย่างรวดเร็ว คอลัมน์แรกในตัวกรองจะต้องมีการทําดัชนี คอลัมน์อื่นที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจทําดัชนีหรือไม่ทําดัชนี แต่มุมมองจะไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น คอลัมน์แรกของตัวกรองควรส่งกลับรายการน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

ถ้าคอลัมน์แรกของตัวกรองส่งกลับรายการมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ คุณสามารถใช้ตัวกรองที่มีคอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ได้ เมื่อคุณกําหนดมุมมองที่กรองแล้วที่ใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ ให้ใช้ตัวดําเนินการ AND เพื่อจํากัดจํานวนรายการทั้งหมดที่ถูกส่งกลับ แต่ถึงแม้ว่าในกรณีนี้ คุณยังคงต้องระบุเป็นคอลัมน์แรกในตัวกรองคอลัมน์ที่น่าจะส่งกลับจํานวนข้อมูลที่น้อยกว่า การใช้ตัวกรอง OR จะเพิ่มจํานวนรายการที่ถูกส่งกลับเกือบทุกครั้ง และจะไม่มีประสิทธิภาพภายใต้สถานการณ์เหล่านี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง ให้ดู สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี

มีคําสําคัญสองคําที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองตามวันปัจจุบัน [Today] หรือผู้ใช้ปัจจุบัน [Me] สิ่งเหล่านี้เป็นแบบไดนามิกเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกับผู้ใช้หรือวันที่

การใช้ [ฉัน] จะมีประโยชน์เมื่อคุณเพียงต้องการดูเอกสารของคุณในไลบรารีขนาดใหญ่ [Me] ทํางานบนคอลัมน์ที่ยึดตามบุคคล เช่น สร้างโดย หรือ ปรับเปลี่ยนโดย ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้าง ให้ตั้งค่าตัวกรองด้วยคอลัมน์ สร้างโดย เท่ากับ [ฉัน] ถ้าคุณเป็นผู้แก้ไขและต้องการดูไฟล์ล่าสุดที่คุณกําลังทํางานอยู่ ให้ตั้งค่าตัวกรองในคอลัมน์ ปรับเปลี่ยนโดย ให้เท่ากับ [Me] เมื่อต้องการดูทั้งสองตัวกรอง ให้สร้างตัวกรองสองตัวที่เชื่อมต่อโดย Or

คําสําคัญ [Today] ทํางานบนคอลัมน์วันที่ คุณสามารถใช้คณิตศาสตร์เพื่อรับช่วงที่เปลี่ยนแปลงกับวันที่ของวันนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่ถูกปรับเปลี่ยนใน 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถสร้างตัวกรองบนคอลัมน์ วันที่ ที่มากกว่าหรือเท่ากับ [Today] - 30 เมื่อต้องการออกจากวันปัจจุบัน ให้ตั้งค่าตัวกรองที่สองในคอลัมน์ วันที่ เป็น น้อยกว่า [วันนี้] และเชื่อมต่อกับ And

คุณสามารถกรองรายการ SharePoint ที่มีคอลัมน์ Metadata ได้ 

เพิ่มคอลัมน์ Metadata ลงในรายการของคุณ

ไปที่รายการของคุณ แล้วเลือก +เพิ่มคอลัมน์

เลือก เพิ่มเติม... เลือกปุ่มตัวเลือก เมตาดาต้าที่มีการจัดการ แล้วเลือก ตกลง

อีกวิธีหนึ่งคือ เมื่อคุณสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ และเพิ่มรายการลงในรายการของคุณแล้ว คุณสามารถนําแท็ก Metadata ไปใช้ได้โดยการคลิกไอคอนแท็ก ในบานหน้าต่างแก้ไขรายการ

นําแท็ก Metadata ไปใช้ในบานหน้าต่างมุมมองแบบโครงสร้าง

ตัวกรองบนแท็ก Metadata ที่มีการจัดการ

1. เลือกไอคอนตัวกรอง เพื่อเข้าถึงบานหน้าต่างตัวกรอง

   

   หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวเลือก มุมมองแบบทรี จากรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของบานหน้าต่าง ซึ่งมีมุมมองแบบลําดับชั้นของคําที่เกี่ยวข้องกับคอลัมน์ที่เลือก

2. เลือกแท็ก Metadata ที่คุณต้องการกรอง

   

3. อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าคุณมีอย่างน้อย 5 ค่าที่กําหนดไว้ในคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ ให้เลือกลิงก์ ดูทั้งหมด เพื่อดูบานหน้าต่างตัวกรอง

   

4. ตรวจสอบแท็ก Metadata ที่คุณต้องการกรอง แล้วเลือก นําไปใช้

ต่อไปนี้เป็นข้อเสนอแนะบางส่วนสำหรับมุมมองทั่วไปซึ่งจะใช้ได้ดีกับคอลัมน์ที่มีการทำดัชนีไว้

เมื่อต้องการกรองตาม	ให้ทำดัชนี	ตัวอย่างเช่น
รายการที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด	คอลัมน์ที่ปรับเปลี่ยน	เมื่อต้องการดูเฉพาะรายการที่มีการเปลี่ยนแปลงในสัปดาห์ที่ผ่านมา ให้ใช้ตัวกรอง ที่ปรับเปลี่ยนมากกว่า[Today]-7
รายการใหม่	คอลัมน์ที่สร้าง	เมื่อต้องการสร้างมุมมองที่มีเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่มในสัปดาห์ที่ผ่านมา ให้ใช้ตัวกรอง ที่สร้างมากกว่า[Today]-7
รายการของฉัน	คอลัมน์สร้างโดย	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่ม ให้ใช้ตัวกรอง สร้างโดยเท่ากับ[Me]
รายการที่ครบกำหนดวันนี้	คอลัมน์วันครบกำหนด (สร้างโดยคุณในรายการหรือไลบรารี)	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่มีวันครบกำหนดวันนี้ ให้ใช้ตัวกรอง วันครบกำหนดเท่ากับ [Today]
การอัปเดตกระดานอภิปราย	คอลัมน์อัปเดตล่าสุด	เมื่อต้องการสร้างมุมมองที่มีเฉพาะการอภิปรายที่มีการอัปเดตในเดือนที่แล้ว ให้ใช้ตัวกรอง อัปเดตล่าสุด มากกว่า [Today]-30
การเก็บไฟล์ถาวรในไลบรารีเอกสาร	วันที่ปรับเปลี่ยน	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเอกสารที่ไม่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่ปี 2016 (ที่คุณต้องการเก็บถาวร) ให้ใช้ตัวกรอง วันที่ปรับเปลี่ยนน้อยกว่า 31 ธันวาคม 2016
การค้นหาชุดย่อยของข้อมูลทางการเงิน	ภูมิภาค, ปี (เป็นดัชนีอย่างง่ายสองรายการ)	เมื่อต้องการสร้างมุมมองข้อมูลทางการเงินสำหรับภูมิภาคภาคเหนือในปี 2015 ให้ใช้ตัวกรอง ภูมิภาคเท่ากับ “NE” และปีเท่ากับ 2015 เนื่องจากคอลัมน์ ภูมิภาค ดูเหมือนจะมีค่าน้อยกว่าคอลัมน์ ปี
เมตาดาต้า	คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ	เมื่อต้องการสร้างมุมมองของ Metadata ที่มีการจัดการ ให้นําตัวกรองไปใช้โดยยึดตามแท็ก Metadata ที่คุณกําหนดในบานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารี สําหรับข้อมูล ให้ดูที่ บานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารีคืออะไร

ชนิดคอลัมน์ที่สนับสนุน ข้อความที่มีหนึ่งบรรทัด ตัวเลือก (ค่าเดียว) หมายเลข สกุลเงิน วันที่และเวลา บุคคลหรือกลุ่ม (ค่าเดียว) Metadata ที่มีการจัดการ ใช่/ไม่ใช่ ค้นหา

ชนิดคอลัมน์ที่ไม่สนับสนุน ข้อความที่มีหลายบรรทัด ตัวเลือก (หลายค่า) คำนวณ ไฮเปอร์ลิงก์หรือรูปภาพ คอลัมน์แบบกำหนดเอง บุคคลหรือกลุ่ม (หลายค่า) ข้อมูลภายนอก