บทนำสู่รายการ

รายการคือคอลเลกชันของข้อมูลที่คุณสามารถแชร์กับสมาชิกในทีมของคุณและบุคคลที่คุณได้ให้สิทธิ์การเข้าถึง คุณจะพบกับจำนวนของเทมเพลตรายการที่พร้อมใช้งานเพื่อให้จุดเริ่มต้นที่ดีในการจัดระเบียบรายการ เรียนรู้เพิ่มเติมที่เทมเพลตรายการใน Microsoft ๓๖๕

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับแนวคิดที่อยู่เบื้องหลังการสร้างและการใช้รายการ คุณสามารถสร้างรายการใน Microsoft SharePoint แอปรายการใน Microsoft ๓๖๕หรือทีมได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูเพิ่มรายการ เรียนรู้วิธีเริ่มต้นใช้งานรายการในทีม Microsoft

ดูหัวข้อต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับรายการ:

หมายเหตุ: โปรดสังเกตว่าข้อมูลที่นี่และชนิดของรายการที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของSharePoint ที่คุณกำลังใช้อยู่ ถ้าคุณไม่ทราบเวอร์ชันที่ติดต่อผู้ดูแลระบบเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือหรือผู้จัดการของคุณหรือดู ว่าฉันกำลังใช้ SharePoint เวอร์ชันใดอยู่

โดยทั่วไปแล้วองค์กรจะใช้หลายชนิดของรายการรวมถึงลิงก์การประกาศที่ติดต่อการติดตามปัญหาและแบบสำรวจเพื่อตั้งชื่อไม่กี่รายการ

รายการยังสามารถรวมงานที่คุณสามารถใช้เป็นจุดโฟกัสสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมหรือในโซลูชันทางธุรกิจ ในหลายกรณีรายการสามารถให้โซลูชันที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่มีการปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้:

  • งาน-รวมการติดตามความเป็นเจ้าของและความคืบหน้ารวมทั้งไทม์ไลน์ในหน้าสำหรับการนำเสนอภาพที่น่าสนใจเนื้อหาของรายการ

  • การติดตามปัญหา -รวมถึงการกำหนดเวอร์ชันและที่เก็บประวัติเวอร์ชันสำหรับการวิเคราะห์โครงการของเวิร์กกรุ๊ปและงานทั่วไปอย่างลึกซึ้ง

รายการที่มีความหลากหลายและมีความยืดหยุ่นและมีฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วภายในจำนวนมากที่มีวิธีที่สมบูรณ์ในการจัดเก็บแชร์และทำงานกับข้อมูล

For example, you can:

  • สร้างรายการที่มีคอลัมน์ที่หลากหลายรวมถึงข้อความตัวเลขตัวเลือกสกุลเงินวันที่และเวลาการค้นหาใช่/ไม่ใช่และจากการคำนวณ นอกจากนี้คุณยังสามารถแนบไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ลงในรายการเพื่อให้มีรายละเอียดเพิ่มเติมเช่นสเปรดชีตที่มีตัวเลขสนับสนุนหรือเอกสารที่มีข้อมูลพื้นหลัง

  • สร้างมุมมองรายการเพื่อจัดระเบียบเรียงลำดับและกรองข้อมูลด้วยวิธีที่แตกต่างกันและเฉพาะเจาะจง เปลี่ยน metadata เช่นการเพิ่มและการลบคอลัมน์และการปรับเปลี่ยนกฎการตรวจสอบความถูกต้อง และใช้รายการอย่างสอดคล้องกันในไซต์ที่มีชนิดเนื้อหาคอลัมน์ของไซต์และเทมเพลต ตัวอย่างเช่นคุณสามารถดูเฉพาะเหตุการณ์ปัจจุบันจากปฏิทินบนโฮมเพจแล้วสร้างมุมมองภาพได้คล้ายกับปฏิทินบนผนังบนหน้าอื่น

  • สร้างความสัมพันธ์ระหว่างรายการโดยใช้คอลัมน์ที่ไม่ซ้ำกันคอลัมน์การค้นหาและการบังคับใช้ความสัมพันธ์ (เรียงซ้อนและจำกัดการลบ) ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของคุณในการสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่ซับซ้อนมากขึ้นและช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ

  • สร้างรายการแบบกำหนดเอง แสดงข้อมูลใน Web Part และหน้าของ Web Part รวมทั้งนำเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น Excel และ Access

  • ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด กำหนดให้มีการอนุมัติเพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูล ใช้ความปลอดภัยระดับรายการและโฟลเดอร์ เช็คอินและเช็คเอาท์ และได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอโดยอัตโนมัติโดยใช้การแจ้งเตือนและตัวดึงข้อมูล RSS

  • จัดระเบียบเนื้อหาในรายการเดียวไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อความสะดวกและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทั่วไปสำหรับรายการขนาดใหญ่โดยใช้การทำดัชนี

ต่อไปนี้คือบางวิธีที่คุณสามารถทำงานกับรายการเพื่อช่วยให้คุณจัดการข้อมูลสำหรับกลุ่มของคุณได้

ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด    -ติดตามเวอร์ชันของรายการเพื่อให้คุณสามารถดูรายการที่มีการเปลี่ยนแปลงจากเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันรวมถึงผู้ที่เปลี่ยนแปลงรายการ ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในเวอร์ชันที่ใหม่กว่าคุณสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าของรายการได้ การติดตามประวัติของรายการเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าองค์กรของคุณต้องการตรวจสอบรายการเมื่อมีการวิวัฒนาการ

จำเป็นต้องมีการอนุมัติ    -ระบุว่าการอนุมัติสำหรับรายการที่จำเป็นต้องใช้ก่อนที่จะสามารถดูได้โดยทุกคน รายการจะยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติข้อมูลเหล่านั้น คุณสามารถควบคุมกลุ่มของผู้ใช้ที่สามารถดูรายการได้ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ

กำหนดสิทธิ์ด้วยตนเอง    -ระบุว่าผู้เข้าร่วมสำหรับรายการของคุณสามารถอ่านและแก้ไขเฉพาะรายการที่สร้างขึ้นหรือรายการทั้งหมดในรายการเท่านั้น บุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถอ่านและแก้ไขรายการทั้งหมดได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถนำระดับสิทธิ์ที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับตัวเลือกรายการเดียวได้เช่นถ้ารายการนั้นมีข้อมูลที่เป็นความลับ

การสร้างและจัดการมุมมอง    -สร้างมุมมองที่แตกต่างกันของรายการเดียวกัน เนื้อหาของรายการที่แท้จริงไม่เปลี่ยนแปลงแต่รายการจะถูกจัดระเบียบหรือถูกกรองเพื่อให้ผู้อื่นสามารถค้นหาข้อมูลที่สำคัญที่สุดหรือที่น่าสนใจได้โดยขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขา

รายการอัปเดต    -ไม่ว่าชนิดของรายการที่คุณกำลังอัปเดตจะเหมือนกันกับการเพิ่มการแก้ไขและการลบรายการในรายการ

มีสองวิธีในการเพิ่มหรือแก้ไขรายการในรายการให้ทำดังนี้

  • โดยใช้ฟอร์มซึ่งเป็นวิธีการเริ่มต้น

  • แบบอินไลน์ซึ่งหมายความว่าคุณเพิ่มรายการโดยตรงบนหน้ารายการ

ถ้ารายการถูกตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชันเวอร์ชันใหม่ของรายการจะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลในรายการ คุณสามารถดูประวัติของวิธีที่รายการมีการเปลี่ยนแปลงและคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้ถ้าคุณทำผิดพลาดในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

ใช้สูตรและค่าจากการคำนวณ    -ใช้สูตรและค่าจากการคำนวณเพื่อสร้างข้อมูลในคอลัมน์ของรายการแบบไดนามิก การดำเนินการอาจรวมถึงข้อมูลคอลัมน์อื่นๆในรายการเช่นเดียวกับฟังก์ชันของระบบเช่น [วันนี้] เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุวันครบกำหนดเริ่มต้นที่เป็น7วันนับจากวันที่ปัจจุบัน

แจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง    -รายการและมุมมองสามารถใช้ RSS เพื่อให้สมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับการอัปเดตโดยอัตโนมัติได้ RSS คือเทคโนโลยีที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับและดูการอัปเดตหรือตัวดึงข้อมูล RSS ของข่าวสารและข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่รวม นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการหรือเมื่อมีการเพิ่มรายการใหม่ การแจ้งเตือนเป็นวิธีที่สะดวกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่มีความสำคัญต่อคุณ

สร้างความสัมพันธ์ของรายการ    -สร้างความสัมพันธ์ระหว่างรายการสองรายการในรายการแหล่งที่มาให้คุณสร้างคอลัมน์การค้นหาที่ดึงข้อมูล (หรือ "ค้นหา") อย่างน้อยหนึ่งค่าจากรายการเป้าหมายถ้าค่าเหล่านั้นตรงกับค่าในคอลัมน์การค้นหาในรายการแหล่งข้อมูล ถ้าคุณต้องการคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมจากรายการเป้าหมายไปยังรายการแหล่งข้อมูลได้ต่อไป เมื่อคุณสร้างคอลัมน์การค้นหาคุณยังสามารถตัดสินใจบังคับใช้ลักษณะการทำงานของความสัมพันธ์ได้ด้วยการตั้งค่าตัวเลือกการลบหรือจำกัดการลบแบบเรียงซ้อนที่ช่วยให้ข้อมูลของคุณมีความถูกต้องและช่วยป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาที่อาจทำให้เกิดปัญหาที่อาจทำให้เกิดปัญหา

แชร์ข้อมูลรายการกับโปรแกรมฐานข้อมูล    -ถ้าคุณมีโปรแกรมฐานข้อมูลติดตั้งอยู่เช่น Access คุณสามารถส่งออกและนำเข้าข้อมูลไปยังและจากไซต์ของคุณรวมถึงการเชื่อมโยงตารางจากฐานข้อมูลไปยังรายการ เมื่อคุณทำงานกับข้อมูลรายชื่อของคุณในฐานข้อมูล Access คุณยังสามารถสร้างคิวรีฟอร์มและรายงานได้อีกด้วย ให้ดูที่นำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access

ใช้รายการอย่างสอดคล้องกันในไซต์    -ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับรายการหลายชนิดคุณสามารถเพิ่มความสอดคล้องกันในหลายรายการด้วยชนิดเนื้อหาคอลัมน์ไซต์และเทมเพลต ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถนำการตั้งค่าและโครงสร้างรายการไปใช้ใหม่ได้ด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาสำหรับปัญหาการบริการลูกค้าที่ระบุบางคอลัมน์ (เช่นที่ติดต่อลูกค้า) และกระบวนการทางธุรกิจสำหรับชนิดเนื้อหา อีกตัวอย่างหนึ่งคือการสร้างคอลัมน์ไซต์สำหรับชื่อแผนกที่มีรายการดรอปดาวน์ของแผนก คุณสามารถนำคอลัมน์ในรายการหลายรายการมาใช้ใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าชื่อจะปรากฏเป็นแบบเดียวกับแต่ละรายการเสมอ

การทำงานกับรายการในรายการจากโปรแกรมอีเมล    -ใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถนำข้อมูลรายการที่สำคัญไปใช้กับคุณได้ ตัวอย่างเช่นเมื่อใช้ Outlook คุณสามารถดูและอัปเดตงานที่ติดต่อและกระดานอภิปรายบนไซต์ของคุณได้จาก Outlook ให้ดูที่เชื่อมต่อรายการภายนอกไปยัง Outlook

ตั้งค่าการกำหนดเป้าหมายเนื้อหา   -     เปิดใช้งานการกำหนดเป้าหมายผู้ชมเพื่อกรองรายการตามกลุ่ม

ชนิดของรายการที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่คุณกำลังแชร์

ข้อความประกาศ    -แชร์ข่าวสารและสถานะและเพื่อให้การเตือนความจำ การประกาศสนับสนุนการจัดรูปแบบที่ได้รับการปรับปรุงด้วยรูปภาพไฮเปอร์ลิงก์และข้อความที่จัดรูปแบบ

ที่ติดต่อ    -จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกลุ่มที่คุณทำงานด้วย ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมการจัดการอีเมลหรือที่ติดต่อที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตผู้ติดต่อของคุณจากไซต์ของคุณได้ในโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถอัปเดตรายการผู้จำหน่ายขององค์กรทั้งหมดของคุณได้จากโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft เช่น Outlook รายการที่ติดต่อไม่สามารถจัดการสมาชิกในไซต์ของคุณได้จริงๆแต่สามารถใช้ในการจัดเก็บและแชร์ที่ติดต่อสำหรับองค์กรของคุณได้เช่นรายการของผู้จำหน่ายภายนอก

กระดานอภิปราย    -ให้พื้นที่ส่วนกลางในการบันทึกและจัดเก็บการสนทนาของทีมที่คล้ายกับรูปแบบของกลุ่มข่าวสาร ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณได้เปิดใช้งานรายการบนไซต์ของคุณเพื่อรับข้อความอีเมลกระดานอภิปรายสามารถจัดเก็บการสนทนาทางอีเมลจากโปรแกรมอีเมลที่ใช้กันทั่วไป ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างกระดานอภิปรายสำหรับการวางจำหน่ายผลิตภัณฑ์ใหม่ขององค์กรของคุณ

ลิงก์    -ให้ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสำหรับการเชื่อมโยงไปยังอินเทอร์เน็ตอินทราเน็ตของบริษัทของคุณและแหล่งข้อมูลอื่นๆ ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างรายการของลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของลูกค้าของคุณ

ลิงก์ที่เลื่อนระดับ    -แสดงชุดของการกระทำของลิงก์ในเค้าโครงภาพ

ปฏิทิน    -จัดเก็บกิจกรรมของทีมของคุณหรือสำหรับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงเช่นวันหยุดของบริษัท ปฏิทินมีมุมมองภาพที่คล้ายกับโต๊ะทำงานหรือปฏิทินบนผนังของเหตุการณ์ของทีมของคุณรวมถึงการประชุมกิจกรรมทางสังคมและเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน นอกจากนี้คุณยังสามารถติดตามความคืบหน้าที่ของทีมเช่นวันครบกำหนดหรือวันที่วางจำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาที่ระบุได้ ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมอีเมลหรือปฏิทินที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตปฏิทินของคุณจากไซต์ของคุณได้ในขณะที่ทำงานในโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเปรียบเทียบและอัปเดตปฏิทินของคุณบนไซต์ที่มีวันที่จากปฏิทิน Outlook ของคุณได้โดยการดูทั้งสองปฏิทินแบบเคียงข้างกันหรือวางกับแต่ละรายการใน Outlook ดูสร้างปฏิทิน

งาน    -ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและเหตุการณ์ที่ต้องทำอื่นๆสำหรับกลุ่มของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลรวมถึงการติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์เป็นงานที่ย้ายไปสู่ความสมบูรณ์ ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมการจัดการอีเมลหรืองานที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตงานของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นๆของคุณได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายการงานสำหรับกระบวนการงบประมาณขององค์กรของคุณแล้วดูและอัปเดตใน Outlook พร้อมกับงานอื่นๆของคุณ ให้ดูที่สร้างรายการ

งานโครงการ    -จัดเก็บข้อมูลงานด้วยมุมมอง Gantt และแถบความคืบหน้า คุณสามารถติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์เป็นงานที่ย้ายไปยังเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมการจัดการอีเมลหรืองานที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตงานของโครงการของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นๆของคุณได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายการงานของโครงการบนไซต์ของคุณเพื่อระบุและมอบหมายงานเพื่อสร้างคู่มือการฝึกอบรมจากนั้นคุณสามารถติดตามความคืบหน้าขององค์กรของคุณจากโครงการได้ ให้ดูที่สร้างรายการ

การติดตามปัญหา    -จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เฉพาะเจาะจงเช่นปัญหาด้านการสนับสนุนและติดตามความคืบหน้าของพวกเขา คุณสามารถกำหนดปัญหาจัดประเภทและแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายการการติดตามปัญหาเพื่อจัดการปัญหาและวิธีแก้ไขปัญหาของบริการลูกค้าได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถแสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาในแต่ละครั้งที่คุณแก้ไขการสร้างประวัติของข้อคิดเห็นได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงคำอธิบายต้นฉบับของปัญหา ตัวอย่างเช่นตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าสามารถบันทึกขั้นตอนแต่ละขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาและผลลัพธ์ได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้รายการการติดตามปัญหาที่มีเวิร์กโฟลว์สามสถานะเพื่อช่วยให้องค์กรของคุณจัดการปัญหาหรือการติดตามโครงการได้ ให้ดูที่สร้างรายการ

แบบสำรวจ    -รวบรวมและรวบรวมคำติชมเช่นแบบสำรวจความพึงพอใจของพนักงานหรือแบบทดสอบ คุณสามารถออกแบบคำถามและคำตอบของคุณได้ด้วยวิธีต่างๆและดูภาพรวมของคำติชมของคุณ ถ้าคุณมีสเปรดชีตหรือโปรแกรมฐานข้อมูลที่ติดตั้งที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ของคุณเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ ดูสร้างแบบสำรวจ

กำหนดเอง    -เริ่มต้นรายการจาก scratch นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองที่ยึดตามสเปรดชีตได้ถ้าคุณมีโปรแกรมสเปรดชีตที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft ตัวอย่างเช่นคุณสามารถนำเข้ารายการจาก Excel ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บและจัดการสัญญาที่มีผู้ขายได้ ให้ดูที่สร้างรายการโดยยึดตามสเปรดชีต

รายการภายนอก    -ทำงานกับข้อมูลที่เก็บอยู่ภายนอกรายการแต่คุณสามารถอ่านและเขียนภายใน Microsoft ๓๖๕ แหล่งข้อมูลสำหรับรายการภายนอกเรียกว่าชนิดเนื้อหาภายนอก ซึ่งแตกต่างจากรายการ Microsoft ๓๖๕แบบดั้งเดิมรายการภายนอกจะใช้บริการการเชื่อมต่อทางธุรกิจเพื่อเข้าถึงข้อมูลโดยตรงจากระบบภายนอก (เช่น SAP, Siebel และ Microsoft SQL Server) ไม่ว่าระบบจะเป็นฐานข้อมูลบริการเว็บหรือระบบบรรทัดของธุรกิจ

รายการแบบกำหนดเองใน    มุมมองแผ่นข้อมูล-สร้างรายการเปล่าที่คล้ายกับรายการแบบกำหนดเองแต่จะแสดงรายการตามค่าเริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองแผ่นข้อมูลมีเส้นตารางข้อมูลสำหรับการดูและการแก้ไขข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขแถวและคอลัมน์ใช้ตัวกรองและเรียงลำดับการแสดงค่าและผลรวมจากการคำนวณและการแก้ไขข้อมูลในเซลล์เส้นตารางได้อย่างสะดวก มุมมองแผ่นข้อมูลจำเป็นต้องติดตั้ง Office บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์๓๒บิตและเบราว์เซอร์ที่สนับสนุนตัวควบคุม ActiveX

รายการสถานะ    -แสดงและติดตามเป้าหมายของโครงการของคุณ รายการมีชุดของไอคอนสีเพื่อสื่อสารระดับที่ตรงกับเป้าหมาย

Circulations    -ส่งข้อมูลรวมถึงแสตมป์การยืนยันให้กับสมาชิกในทีมของคุณ

รายการพจนานุกรม Microsoft IME    -ใช้ข้อมูลในรายการเป็นพจนานุกรม Microsoft IME คุณสามารถแปลงรายการคอลัมน์การอ่านให้แสดงโดยใช้ Microsoft IME และดูเนื้อหาในข้อคิดเห็นในหน้าต่างข้อคิดเห็นของ IME ได้ ข้อมูลสามารถลิงก์ไปยัง URL ที่ระบุได้

รายการเนื้อหา PerformancePoint    -จัดเก็บรายการแดชบอร์ดเช่นดัชนีชี้วัดรายงานตัวกรองหน้าแดชบอร์ดและรายการแดชบอร์ดอื่นๆที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้ PerformancePoint Dashboard Designer

ภาษาและการแปล    -ใช้กับเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลในไลบรารีการจัดการการแปล เวิร์กโฟลว์จะใช้รายการเพื่อกำหนดงานการแปลให้กับตัวแปลที่ระบุในรายการสำหรับแต่ละภาษา คุณสามารถสร้างรายการนี้ด้วยตนเองหรือคุณสามารถเลือกที่จะสร้างรายการนี้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลลงในไลบรารีการจัดการการแปล

รายการ KPI    -ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักที่ช่วยให้คุณสามารถประเมินความคืบหน้าที่ทำจากเป้าหมายที่สามารถวัดได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถตั้งค่ารายการ KPI เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้แหล่งข้อมูลหนึ่งจากสี่แหล่งได้แก่ข้อมูลที่ใส่ด้วยตนเองข้อมูลในรายการ Microsoft ๓๖๕ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel หรือข้อมูลจาก Analysis Services ซึ่งเป็นส่วนประกอบของ Microsoft SQL Server หลังจากที่มีการสร้างรายการ KPI คุณสามารถใช้เพื่อแสดงสถานะของตัวบ่งชี้บนหน้าแดชบอร์ดได้

นำเข้าสเปรดชีต     -ใช้คอลัมน์และข้อมูลจากสเปรดชีตที่มีอยู่ การนำเข้าสเปรดชีตจำเป็นต้องใช้ Microsoft Excel หรือโปรแกรมที่เข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น

  1. ในไซต์ให้คลิกการตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับ cloud แล้วคลิกเนื้อหาของไซต์

  2. คลิกไอคอนเพิ่มแอป

    ไอคอนเพิ่มแอปในกล่องโต้ตอบเนื้อหาของไซต์
  3. เลื่อนดูแล้วคลิกแอปที่คุณต้องการใช้ อาจมีหน้ามากกว่าหนึ่งหน้า

  4. ตั้งชื่อแอปที่ไม่ซ้ำกันเพื่อให้คุณสามารถเรียกคืนได้ในภายหลังสำหรับหน้าแล้วคลิกสร้าง

  5. เมื่อคุณกลับไปยังหน้าจอเนื้อหาของไซต์คุณสามารถทำได้สามสิ่งต่อไปนี้

    • ปิดหน้าต่างและย้อนกลับไปยังหน้า เพิ่มแอปใหม่บนหน้าของคุณโดยใช้การแทรก Web Part

    • คลิกแอปและเริ่มใส่ข้อมูล

    • คลิไข่ปลา...แล้วคลิกเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เปลี่ยนชื่อและทำงานอื่นๆได้ที่นี่

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ฟีเจอร์ของรายการได้หลากหลายวิธีวิธีการที่คุณใช้งานจะขึ้นอยู่กับขนาดและจำนวนของรายการที่คุณมีและความต้องการขององค์กรของคุณ

การเก็บข้อมูลจำนวนมากในหนึ่งรายการ

คุณอาจต้องการหนึ่งรายการขนาดใหญ่เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีปัญหาด้านเทคนิคจำนวนมากในการติดตามองค์กรของคุณและปัญหาอาจนำไปใช้กับหลายโครงการและกลุ่ม

ใช้รายการเดียวเมื่อ:

  • กลุ่มของคุณต้องการดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับรายการหรือมุมมองที่แตกต่างกันของชุดรายการเดียวกัน ตัวอย่างเช่นผู้จัดการอาจต้องการดูความคืบหน้าเกี่ยวกับปัญหาทางเทคนิคทั้งหมดสำหรับองค์กรหรือดูปัญหาทั้งหมดที่ถูกยื่นภายในช่วงเวลาเดียวกัน

  • บุคคลที่ต้องการเรียกดูหรือค้นหาปัญหาในตำแหน่งที่ตั้งเดียวกันบนไซต์

  • คุณต้องการนำการตั้งค่าเดียวกันไปใช้กับข้อมูลในรายการเช่นเวอร์ชันการติดตามหรือที่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ

  • กลุ่มที่ทำงานในรายการแชร์ลักษณะคล้ายกันเช่นระดับสิทธิ์เดียวกัน สิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันสามารถนำไปใช้กับรายการที่ระบุได้แต่ถ้าระดับสิทธิ์แตกต่างกันมากให้ลองพิจารณาหลายรายการ

  • คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับรายการหรือได้รับการอัปเดตที่รวมสำหรับรายการ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการหรือดูการเปลี่ยนแปลงในรายการโดยใช้เทคโนโลยี RSS ตัวดึงข้อมูล RSS จะเปิดใช้งานสมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณเพื่อดูรายการที่รวมของข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง

คุณอาจต้องการหลายรายการเมื่อมีความแตกต่างที่แตกต่างกันระหว่างรายการที่คุณต้องการจัดการหรือระหว่างกลุ่มบุคคลที่ทำงานกับกลุ่มบุคคลเหล่านั้น

ใช้หลายรายการเมื่อ:

  • คุณไม่คาดหวังให้คนที่ต้องการสรุปรายการเข้าด้วยกัน

  • กลุ่มบุคคลที่ทำงานกับข้อมูลนั้นแตกต่างกันและมีระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกัน

  • คุณจำเป็นต้องนำการตั้งค่าที่แตกต่างกันเช่นการกำหนดเวอร์ชันหรือการอนุมัติไปยังหลายชุดของรายการ

  • คุณไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์รายการเข้าด้วยกันหรือรับการอัปเดตแบบรวมเกี่ยวกับรายการ

ต่อไปนี้คือบางวิธีที่คุณสามารถจัดระเบียบรายการและข้อมูลในรายการ:

เพิ่มคอลัมน์    -ความช่วยเหลือกลุ่มของคุณจะระบุรายการที่สำคัญที่สุดคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการของคุณได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจเพิ่มคอลัมน์ Project ลงในรายการเพื่อช่วยให้ผู้อื่นสามารถทำงานกับโครงการที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้นและทำงานกับรายการของพวกเขาได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมถ้าคุณต้องการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับแต่ละรายการเช่นชื่อของแผนกหรือชื่อของพนักงาน

ถ้าคุณมีหลายรายการในรายการคุณอาจพิจารณาการทำดัชนีบางคอลัมน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเมื่อดูรายการหลายรายการหรือมุมมองการสลับ ฟีเจอร์นี้จะไม่เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดระเบียบรายการแต่อาจทำให้องค์กรสามารถจัดเก็บรายการจำนวนมากได้อย่างง่ายดายในรายการ อย่างไรก็ตามการทำดัชนีสามารถใช้พื้นที่ฐานข้อมูลเพิ่มเติมได้ ดูสร้างเปลี่ยนแปลงหรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

สร้างมุมมอง    -ใช้ถ้าผู้ใช้ในกลุ่มของคุณมักจะต้องดูข้อมูลด้วยวิธีที่แน่นอน มุมมองใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลำดับจัดกลุ่มกรองและแสดงข้อมูล นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกจำนวนรายการที่จะแสดงในครั้งเดียวในแต่ละมุมมองได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นผู้ใช้สามารถเรียกดูรายการในชุดของรายการ25หรือ๑๐๐รายการต่อหน้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดลักษณะของพวกเขาและความเร็วในการเชื่อมต่อของพวกเขา

มุมมองจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นในการจัดเก็บรายการจำนวนมากในรายการแต่เมื่อต้องการดูเฉพาะชุดย่อยที่คุณต้องการในเวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้นเช่นเฉพาะปัญหาที่โพสต์ในปีนี้หรือเฉพาะเหตุการณ์ปัจจุบันในปฏิทิน คุณสามารถสร้างมุมมองส่วนบุคคลที่พร้อมใช้งานเฉพาะคุณเท่านั้นและถ้าคุณมีสิทธิ์ในการปรับเปลี่ยนรายการคุณสามารถสร้างมุมมองสาธารณะที่พร้อมใช้งานสำหรับทุกคนได้ ดูสร้างเปลี่ยนแปลงหรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

สร้างโฟลเดอร์    -เพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการชนิดส่วนใหญ่ถ้าเจ้าของรายการของคุณได้รับอนุญาตให้สร้างโฟลเดอร์ การทำเช่นนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งถ้ารายการของคุณสามารถถูกแบ่งได้ด้วยวิธีการเฉพาะเช่นตามโครงการหรือตามกลุ่ม โฟลเดอร์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสแกนและจัดการข้อมูลในรายการได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น เทคโนโลยีของ Microsoft มีมุมมองแบบต้นไม้ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถนำทางไปยังไซต์และโฟลเดอร์ของพวกเขาได้เหมือนกับวิธีที่พวกเขาทำงานกับโฟลเดอร์บนฮาร์ดดิสก์ของพวกเขา ตัวอย่างเช่นแต่ละแผนกสามารถมีโฟลเดอร์ของตนเองได้ ดูสร้างโฟลเดอร์ในรายการ

ดูเพิ่มเติม

เพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลในรายการ

เปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

สร้างโฟลเดอร์ในรายการ

ลบโฟลเดอร์ในรายการ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×