Listelere giriş

Liste, ekip üyelerinizle ve erişim izni verdiğiniz kişilerle paylaşabileceğiniz bir veri koleksiyonudur. Liste öğelerini düzenlerken iyi bir başlangıç noktası sağlamak için kullanıma hazır bir dizi liste şablonu bulacaksınız. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365'te şablonları listeleme.

Bu makalede, liste oluşturma ve kullanmanın ardındaki kavramlar açıklanır. SharePoint'te, Microsoft 365'teki Listeler uygulamasında veya Microsoft Teams'de listeler oluşturabilirsiniz. Microsoft Teams'de Listeleri kullanmaya başlamayı öğrenin.

Listeler hakkında bilgi için aşağıdaki makalelere bakın:

• Liste oluşturma
• Listeyi silme
• Liste veya kitaplık görünümü oluşturma, değiştirme veya silme
• Microsoft 365'teki listeler
• Liste veya kitaplık için meta veri gezintisini yapılandırma
• Büyük listeleri ve kitaplıkları yönetme

Ayrıntılı bilgileri görmek için aşağıdaki başlıklardan birini seçerek açın.

Listelere genel bakış

Kuruluşlar genellikle bağlantılar, duyurular, kişiler, sorun izleme ve anketler gibi çok sayıda liste türü kullanır.

Listeler, işbirliği için veya bir iş çözümünde odak noktası olarak kullanabileceğiniz görevler de içerebilir. Birçok durumda, listeler çok az değişiklikle veya hiç değişiklik yapmadan hızlı, etkili çözümler sağlayabilir.

Örneğin, şunları kullanabilirsiniz:

• Görevler Sahiplik ve ilerleme izlemenin yanı sıra liste içeriğinin çekici bir görsel sunumu için sayfa içi zaman çizelgesi içerir.
• Sorun izleme Çalışma grubu projelerinin ve sık kullanılan görevlerin daha derin analizi için sürüm oluşturma ve sürüm geçmişi depolamasını içerir.

Listeler zengin ve esnektir, ayrıca verileri depolamak, paylaşmak ve verilerle çalışmak için sağlam bir yöntem sağlayan pek çok yerleşik özelliğe sahiptir.

Örneğin şunları yapabilirsiniz:

• Metin, Sayı, Seçim, Para Birimi, Tarih ve Saat, Arama, Evet/Hayır ve Hesaplanan gibi çeşitli sütunlar içeren bir liste oluşturun. Ayrıca, destek numaraları içeren bir elektronik tablo veya arka plan bilgileri içeren bir belge gibi ek ayrıntılar sağlamak için liste öğesine bir veya daha fazla dosya ekleyebilirsiniz.
• Verileri farklı ve belirli yollarla düzenlemek, sıralamak ve filtrelemek için liste görünümleri oluşturun; sütun ekleme ve silme ve geçerlilik kurallarını değiştirme gibi meta verileri değiştirme; ve içerik türleri, site sütunları ve şablonlarla listeleri siteler arasında tutarlı bir şekilde kullanın. Örneğin, giriş sayfasında bir takvimden yalnızca geçerli olayları görüntülerken başka bir sayfada görsel bir görünüm (duvar takvimine benzer) oluşturabilirsiniz.
• Benzersiz sütunlar, arama sütunları ve ilişki yaptırımı (art arda ve kısıtlanmış silme) özelliklerinin bir birleşimini kullanarak listeler arasında ilişkiler oluşturun. Bunların tümü daha gelişmiş iş çözümleri oluşturma becerinizi geliştirir ve verilerinizin bütünlüğünü korumanıza yardımcı olur.
• Özel listeler oluşturabilir, verileri Web Bölümlerinde ve Web Bölümü Sayfalarında görüntüleyebilir, Excel ve Access gibi başka programlarla veri alışverişi ve bağlantısı yapabilirsiniz.
• Sürümleri ve ayrıntılı geçmişi izleyebilir, verileri değiştirmek için onay gerekmesini sağlayabilir, öğe ve klasör düzeyi güvenlik kullanabilir, kullanıma alma ve iade etme yönteminden yararlanabilir ve uyarılar ve RSS akışları kullanarak değişikliklerle ilgili otomatik olarak bilgilendirilmenizi sağlayabilirsiniz.
• Daha rahat kullanım ve daha iyi performans için içeriği tek bir listede klasörler halinde düzenleyebilir ve dizin kullanarak büyük listelerdeki performansı genel olarak artırabilirsiniz.

Listelerle çalışmanın yolları

Aşağıda, grubunuzun bilgilerini yönetmenize yardımcı olması için listelerle çalışmanın bazı yolları verilmiştir.

Sürümleri ve ayrıntılı geçmişi izlemeListe öğelerinin sürümlerini izlemek , böylelikle hem sürümden sürüme hangi öğelerin değiştiğini hem de liste öğelerini kimin değiştirdiğini görebilirsiniz. Yeni bir sürümde hata yapılırsa, öğenin önceki sürümünü geri yükleyebilirsiniz. Bir listenin geçmişini izlemek, özellikle kuruluşunuzun bir listeyi geliştikçe izlemesi gerekiyorsa önemlidir.

Onay gerektirmeListe öğesinin herkes tarafından görüntülenmesi için onay gerektiğini belirtin . Öğeler, onları onaylama izni olan biri tarafından onaylanana veya reddedilene kadar bekleme durumunda kalır. Onaylanmadan önce bir liste öğesini hangi kullanıcı gruplarının görüntüleyebileceğini denetleyebilirsiniz.

İzinleri özelleştir Listenizdeki katılımcıların yalnızca kendi oluşturdukları öğeleri mi yoksa listedeki tüm öğeleri mi okuyabileceğini ve düzenleyebileceğini belirtin. Listeleri yönetme izni olan People tüm liste öğelerini okuyabilir ve düzenleyebilir. Tek bir liste öğesine de belirli izin düzeyleri uygulayabilirsiniz, örneğin öğe gizli bilgiler içeriyorsa.

Görünümleri oluşturma ve yönetme Aynı listenin farklı görünümlerini oluşturma. Asıl listenin içeriği değişmez, ancak öğeler kişilerin gereksinimlerine göre en önemli veya ilginç bilgileri bulabilmeleri için düzenlenir veya filtrelenir.

Listeleri güncelleştirme Güncelleştirdiğiniz listenin türü ne olursa olsun, liste öğelerini ekleme, düzenleme ve silme işlemleri birbirine benzer.

Liste öğelerini ekleme veya düzenleme

Liste öğelerini eklemenin ve düzenlemenin iki yolu vardır:

• Varsayılan yöntem olan form kullanarak.
• Satır içi, bu da öğeyi doğrudan liste sayfasına eklediğiniz anlamına gelir.

Liste sürümleri izlenecek şekilde ayarlanmışsa, liste öğesini her düzenlediğinizde liste öğesinin yeni bir sürümü oluşturulur. Liste öğesinin nasıl değiştiğine ilişkin bir geçmişi görüntüleyebilir ve daha yeni bir sürümde hata yaparsanız önceki bir sürümü geri yükleyebilirsiniz.

Formülleri ve hesaplanan değerleri kullanma Listenin sütunlarında dinamik olarak bilgi oluşturmak için formülleri ve hesaplanan değerleri kullanın. İşlemler, geçerli tarihi belirtmek için BUGÜN gibi sistem işlevlerini içerebileceği gibi, listedeki diğer sütunlardan da bilgi içerebilir. Örneğin, geçerli tarihten yedi gün sonraki varsayılan bir son tarih belirtebilirsiniz.

Değişikliklerden haberdar olun Listeler ve görünümler RSS kullanabilir, böylece çalışma grubunuzun üyeleri güncelleştirmeleri otomatik olarak alabilir. RSS, kişilerin haberler ve bilgilerle ilgili güncelleştirmeleri (RSS akışlarını) birleştirilmiş bir konumda almasını ve görüntülemesini sağlayan bir teknolojidir. Listeler değiştirildiğinde veya yeni öğeler eklendiğinde size bildirilmesi için e-posta uyarıları da oluşturabilirsiniz. Uyarılar, sizin için önemli olan değişiklikleri izlemenin kullanışlı bir yoludur.

Liste ilişkileri oluşturma İki liste arasında ilişki oluşturun. Kaynak listede, kaynak listedeki arama sütununda yer alan değerle eşleşen hedef listeden bir veya birden çok değeri alan (veya "arayan") bir arama sütunu oluşturabilirsiniz. İsterseniz, hedef listeden kaynak listeye ek sütunlar eklemeye devam edebilirsiniz. Arama sütunu oluştururken, verilerinizin geçerliliğini korumaya ve ileride sorunlara neden olabilecek tutarsızlıkları önlemeye yardımcı olacak bir art arda silme veya kısıtlama-silme seçeneği ayarlayarak ilişki davranışını zorlamaya da karar verebilirsiniz.

Liste bilgilerini veritabanı programıyla paylaşma Access gibi bir veritabanı programı yüklüyse, sitenize ve sitenizden içeri veri aktarabilir ve veritabanındaki bir tabloyu listeye bağlayabilirsiniz. Access veritabanında liste verilerinizle çalışırken, sorgular, formlar ve raporlar da oluşturabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Access veritabanından Access web uygulamasına veri aktarma.

Listeleri siteler arasında tutarlı bir şekilde kullanma Grubunuz çeşitli liste türleriyle çalışıyorsa, içerik türleri, site sütunları ve şablonlarla birden çok liste arasında tutarlılık sağlayabilirsiniz. Bu özellikler, ayarları ve liste yapısını verimli bir şekilde yeniden kullanmanıza olanak tanır. Örneğin, bir müşteri hizmetleri sorunu için, içerik türü için belirli sütunları (müşteri ilgili kişisi gibi) ve iş süreçlerini belirten bir içerik türü oluşturabilirsiniz. Başka bir örnek, bölüm adları için bölümlerin açılan listesini içeren bir site sütunu oluşturmaktır. Adların her listede aynı şekilde gösterilmesini sağlamak için sütunu birden çok listede yeniden kullanabilirsiniz.

E-posta programından liste öğeleri üzerinde çalışma Önemli liste bilgilerini yanınızda götürmek için Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir e-posta programı kullanın. Örneğin Outlook'ta, sitenizdeki görevleri, kişileri ve tartışma panolarını Outlook'tan görüntüleyip güncelleştirebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz: Outlook'a dış liste bağlama.

İçerik hedeflemeyi ayarlayın Öğeleri gruplara göre filtrelemek için hedef kitle hedeflemeyi etkinleştirin.

Liste türleri

Kullanacağınız listenin türü, paylaştığınız bilgilerin türüne bağlıdır.

Duyurular Haberleri ve durumu paylaşın ve anımsatıcılar sağlayın. Duyurular resimler, köprüler ve biçimlendirilmiş metinlerle geliştirilmiş biçimlendirmeyi destekler.

İletişim Birlikte çalıştığınız kişi veya gruplarla ilgili bilgileri depolayın. Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir e-posta veya kişi yönetimi programı kullanıyorsanız, sitenizdeki kişilerinizi diğer programda görüntüleyebilir ve güncelleştirebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuzun tüm sağlayıcılarının listesini Outlook gibi Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir e-posta programından güncelleştirebilirsiniz. Kişi listesi aslında sitenizin üyelerini yönetmez, ancak kuruluşunuzun, örneğin dış satıcıların listesi gibi kişileri depolamak ve paylaşmak için kullanılabilir.

Tartışma panoları Ekip tartışmalarını kaydetmek ve depolamak için, haber grubu biçimine benzer bir merkezi konum sağlayın. Yöneticiniz sitenizdeki listelerin e-posta iletilerini almasını etkinleştirdiyse, tartışma panoları en yaygın e-posta programlarından gelen e-posta tartışmalarını depolayabilir. Örneğin, kuruluşunuzun yeni ürün sürümü için bir tartışma panosu oluşturabilirsiniz.

Bağlantılar İnternet'e, şirketinizin intranetine ve diğer kaynaklara yönelik bağlantılar için merkezi bir konum sağlayın. Örneğin, müşterilerinizin web sitelerine yönlendiren bağlantıların listesini oluşturabilirsiniz.

Yükseltilen bağlantılar Bir dizi bağlantı eylemini görsel bir düzende görüntüleme.

CalendarCalendar Ekibinizin etkinlikleri veya şirket tatilleri gibi belirli durumlar için saklayın. Takvim, toplantılar, sosyal etkinlikler ve tüm gün süren etkinlikler gibi ekip etkinliklerinizin masa veya duvar takvimine benzer şekilde görsel bir görünümünü sağlar. Ayrıca belirli bir zaman aralığıyla ilgili olmayan, tamamlanma tarihleri, ürün yayım tarihleri gibi ekibinizin kilometre taşlarını da izleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Listeden takvim görünümü oluşturma.

Görevler Grubunuz için projeler ve diğer yapılacak olaylar hakkındaki bilgileri izleyin. Kişilere görevler atayabilir, görev tamamlanma yaklaştıkça tamamlanma durumunu ve tamamlanma yüzdesini izleyebilirsiniz. Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir e-posta veya görev yönetimi programı kullanıyorsanız, sitenizdeki görevlerinizi diğer programınızda görüntüleyebilir ve güncelleştirebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuzun bütçe işlemi için bir görev listesi oluşturabilir ve sonra bu listeyi diğer görevlerinizle birlikte Outlook'ta görüntüleyip güncelleştirebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Liste oluşturma.

Proje görevleri Görev bilgilerini Gantt görünümü ve ilerleme çubuklarıyla depolayın. Görev tamamlanma yolunda ilerlerken, durumu ve tamamlanma yüzdesini izleyebilirsiniz. Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir e-posta veya görev yönetimi programı kullanıyorsanız, sitenizdeki proje görevlerinizi diğer programınızda görüntüleyebilir ve güncelleştirebilirsiniz. Örneğin, bir eğitim kılavuzu oluşturmak için yapılacak işi tanımlamak ve atamak üzere sitenizde bir proje görev listesi oluşturabilir ve kuruluşunuzun ilerleme durumunu Project'ten izleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Liste oluşturma.

Sorun izleme Destek sorunları gibi belirli sorunlarla ilgili bilgileri depolayın ve ilerleme durumlarını izleyin. Sorunları atayabilir, kategorilere ayırabilir ve sorunları birbiriyle ilişkilendirebilirsiniz. Örneğin, müşteri hizmetleri sorunlarını ve çözümlerini yönetmek için bir sorun izleme listesi oluşturabilirsiniz. Ayrıca, sorunları her düzenlediğinizde yorum yapabilir, sorunun özgün açıklamasını değiştirmeden bir açıklama geçmişi oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir müşteri hizmetleri temsilcisi bir sorunu çözmek için atılan her adımı ve sonuçlarını kaydedebilir. Kuruluşunuzun sorun veya proje izlemeyi yönetmesine yardımcı olmak için Üç durumlu iş akışına sahip bir Sorun İzleme listesi de kullanabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Liste oluşturma.

Anket Çalışan memnuniyeti anketi veya test gibi geri bildirimler toplayın ve derleyin. Sorularınızı ve yanıtlarınızı çeşitli yollarla tasarlayabilir ve geri bildiriminizin genel görünümünü görebilirsiniz. Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir elektronik tablo veya veritabanı programı yüklediyseniz, sonuçlarınızı daha fazla çözümlemek için dışarı aktarabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz: Anket oluşturma.

görenek Sıfırdan bir liste başlatın. Microsoft teknolojileriyle uyumlu bir elektronik tablo programınız varsa, elektronik tabloyu temel alan özel bir liste de oluşturabilirsiniz. Örneğin, satıcılarla yapılan sözleşmeleri depolamak ve yönetmek için oluşturduğunuz bir listeyi Excel'den içeri aktarabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Elektronik tabloya dayalı liste oluşturma konusuna bakın.

Dış listeler Listenin dışında depolanan ancak Microsoft 365 içinde okuyup yazabileceğiniz verilerle çalışın. Dış listenin veri kaynağı, Dış içerik türü olarak adlandırılır. Yerel bir Microsoft 365 listesinden farklı olarak, dış liste, ister bir veritabanı, Web hizmeti veya iş kolu sistemi olsun, doğrudan bir dış sistemden (SAP, Siebel ve Microsoft SQL ServerSQL Server gibi) verilere erişmek için İş Bağlantı Hizmetleri'ni kullanır.

Veri sayfası görünümünde özel liste Özel listeye benzeyen ancak listeyi varsayılan olarak veri sayfası görünümünde görüntüleyen boş bir liste oluşturun. Veri Sayfası görünümü, verileri satırlar ve sütunlar halinde görüntülemeye ve düzenlemeye yönelik bir veri kılavuzu sağlar. Satır ve sütunları ekleyebilir ve kaldırabilir, filtreler ve sıralama düzenleri uygulayabilir, hesaplanan değerler ve toplamları görüntüleyebilir ve kılavuz hücrelerindeki verileri rahatça düzenleyebilirsiniz. Veri sayfası görünümü için Office'in 32 bit istemci bilgisayarda yüklü olması ve ActiveX denetimlerini destekleyen bir tarayıcının kullanılması gerekir.

Durum listesi Projenizin hedeflerini görüntüleyin ve izleyin. Listede, hedeflere ulaşma derecesini iletmek için renkli simgeler kümesi bulunur.

Dolaşımlar Onay kaşeleri de dahil olmak üzere bilgileri ekip üyelerinize gönderin.

Microsoft IME sözlük listesi Listedeki verileri Microsoft IME sözlüğü olarak kullanın. Okuma sütunu öğelerini Microsoft IME kullanarak Görüntüle seçeneğine dönüştürebilir ve içeriği IME Açıklama penceresinde Açıklama'da görüntüleyebilirsiniz. Veriler belirli bir URL'ye bağlanabilir.

PerformancePoint içerik listesi PerformancePoint Panosu DesignerDesigner'ı kullanarak oluşturduğunuz karneler, raporlar, filtreler, pano sayfaları ve diğer pano öğeleri gibi pano öğelerini depolayın.

Diller ve çevirmenler Çeviri Yönetimi Kitaplığı'nda Çeviri Yönetimi iş akışıyla kullanın. İş akışı, her dil için çeviri görevlerini listede belirtilen çevirmene atamak için listeyi kullanır. Bu listeyi el ile oluşturabileceğiniz gibi, Çeviri Yönetimi kitaplığına bir Çeviri Yönetimi iş akışı eklediğinizde bu listenin otomatik olarak oluşturulmasını da seçebilirsiniz.

KPI listesi Ölçülebilir hedeflere göre kaydedilen ilerlemeyi hızla değerlendirmek için ana performans göstergelerini (KPI) izleyin. Dört veri kaynağından birini kullanarak performansı izlemek için KPI listeleri ayarlayabilirsiniz: el ile girilen veriler, Microsoft 365 listesindeki veriler, Excel çalışma kitaplarındaki veriler veya Microsoft SQL Server'ın bir bileşeni olan Analysis Services'tan gelen veriler. KPI listesi oluşturulduktan sonra, pano sayfasında göstergenin durumunu görüntülemek için bu listeyi kullanabilirsiniz.

Elektronik tablo alma Var olan bir elektronik tablodaki sütunları ve verileri kullanın. Elektronik tabloyu içeri aktarmak için Microsoft Excel veya uyumlu başka bir program gerekir.

Sayfanıza liste ekleme

SharePoint modern deneyim sayfasına liste eklemek için:

1. Sayfa zaten düzenleme modundaysa, sayfanın sağ üst kısmındaki Düzenle'yi tıklatın.

2. Farenizi mevcut bir web bölümünün üzerine veya altına getirdiğinizde, daire içinde + simgesi bulunan şuna benzer bir satır görürsünüz:

   

3. + işaretine tıkladığınızda aralarından seçim yapabileceğiniz web bölümlerinin bir listesini göreceksiniz. Belgeler, Listeler ve Kitaplıklar bölümüne kadar aşağı kaydırın.

4. Liste'yi seçin.
   Kullanılabilir tüm listelerin adları gösterilir.

5. Sayfanıza eklemek istediğiniz listeyi seçin.

6. Seçiminizden memnunsanız sol üst kısımdaki Taslak olarak kaydet'i seçin. Ardından, güncelleştirilen sayfayı başkalarının da kullanabilmesi için sağ üst kısımdaki Yayımla'yı seçin.

SharePoint klasik deneyim sayfasına liste eklemek için:

1. Siteler'de, Ayarlar ve ardından Site içeriği'ne tıklayın.

2. Uygulama ekle simgesine tıklayın.

   

3. Ekranı kaydırın ve kullanmak istediğiniz uygulamayı tıklatın. Birden fazla sayfa olabilir.

4. Uygulamaya benzersiz bir ad verin, böylece uygulamayı daha sonra bir sayfada hatırlayabilir ve Oluştur'a tıklayın.

5. Site içeriği ekranına döndüğünüzde üç şey yapabilirsiniz:

   • Pencereyi kapatın ve sayfaya geri dönün. Web Bölümleri Ekle'yi kullanarak yeni uygulamayı sayfanıza ekleyin.
   • Uygulamaya tıklayın ve veri girmeye başlayın.
   • Üç noktaya (...) tıklayın ve ardından Ayarlar'a tıklayın. Burada sütun ekleyebilir, adları değiştirebilir ve başka görevler gerçekleştirebilirsiniz.

Sitedeki listeleri düzenleme

Liste özelliklerini çeşitli şekillerde kullanabilirsiniz, ancak bunları nasıl kullanacağınız listelerinizin boyutuna, sayısına ve kuruluşunuzun gereksinimlerine bağlıdır.

Birçok öğeyi aynı listede depolama

Farklı gereksinimleri karşılamak için tek bir büyük liste isteyebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuz genelinde izlemeniz gereken çok sayıda teknik sorununuz olabilir ve bu sorunlar birden çok proje ve gruba uygulanabilir.

Aşağıdaki durumlarda tek liste kullanın:

• Grubunuzun liste öğeleri veya aynı öğe kümesinin farklı görünümleri hakkındaki özet bilgileri görmesi gerekir. Örneğin, bir yönetici bir kuruluşla ilgili tüm teknik sorunların ilerleme durumunu görmek veya aynı zaman diliminde dosyalanan tüm sorunları görmek isteyebilir.
• PeoplePeople bir sitede aynı konumdaki sorunlara göz atmak veya aramak istiyor.
• Liste öğelerine aynı ayarları uygulamak, örneğin sürümleri izlemek veya onay istemek istersiniz.
• Liste üzerinde çalışan gruplar, aynı izin düzeyleri gibi benzer özellikleri paylaşır. Belirli liste öğelerine benzersiz izinler uygulanabilir, ancak izin düzeyleri büyük farklılıklar gösteriyorsa, birden çok liste oluşturmayı düşünebilirsiniz.
• Liste hakkındaki bilgileri çözümlemek veya liste için birleştirilmiş güncelleştirmeler almak istiyorsunuz. RSS teknolojisini kullanarak liste öğeleri değiştirildiğinde uyarı alabilir veya listedeki değişiklikleri görebilirsiniz. RSS akışları çalışma grubunuzun üyelerine, değişmiş olan bilgilerin birleştirilmiş bir listesini görme olanağı sağlar.

Birden çok liste oluşturma

Yönetmek istediğiniz öğeler arasında veya bunlarla çalışan kişi grupları arasında belirgin farklılıklar olduğunda birden çok liste isteyebilirsiniz.

Aşağıdaki durumlarda birden çok liste kullanın:

• İnsanların öğelerin birlikte özetlerine ihtiyaç duymasını beklemezsiniz.
• Bilgilerle çalışan kişi grupları birbirinden farklıdır ve farklı izin düzeylerine sahiptir.
• Birden çok öğe kümesine sürüm oluşturma veya onay gibi farklı ayarları uygulamanız gerekir.
• Öğeleri birlikte çözümlemeniz veya listeyle ilgili birleştirilmiş güncelleştirmeler almanız gerekmez.

Listedeki öğeleri düzenleme

Aşağıda, listeleri ve liste öğelerini düzenlemek için kullanabileceğiniz yollardan bazıları verilmiştir:

Sütun ekleme Grubunuzun en önemli öğeleri belirlemesine yardımcı olur; listenize sütunlar ekleyebilirsiniz. Örneğin, belirli projeler üzerinde çalışan kişilerin öğelerini daha kolay görmesine ve bunlarla çalışmasına yardımcı olmak için bir listeye Proje sütunu ekleyebilirsiniz. Ayrıca, her liste öğesi için bölüm adı veya çalışanın adı gibi ek bilgileri toplamak isterseniz, daha fazla sütun eklemek isteyebilirsiniz.

Listede birden çok öğeniz varsa, çeşitli öğeleri görüntülerken veya görünümler arasında geçiş yaparken performansı artırmak için belirli sütunları dizine almayı düşünebilirsiniz. Bu özellik öğelerin düzenlenme biçimini değiştirmez, ancak kuruluşların fazla sayıdaki öğeyi listede daha kolay depolamasına olanak tanıyabilir. Ancak, dizin oluşturma veritabanında daha fazla yer kaplayabilir. Daha fazla bilgi için bkz. Liste veya kitaplık görünümü oluşturma, değiştirme veya silme.

Görünüm oluşturma Grubunuzdaki kişilerin sık sık verileri belirli bir yolla görmesi gerekiyorsa görünümleri kullanın. Görünümlerde verileri sıralamak, gruplandırmak, filtrelemek ve görüntülemek için sütunlar kullanılır. Ayrıca, her görünümde aynı anda kaç öğe görüntüleneceğini de seçebilirsiniz. Örneğin, kişiler tercihlerine ve bağlantı hızlarına bağlı olarak, sayfa başına 25 veya 100 liste öğesi içeren kümeler halinde bir listeye göz atabilir.

Görünümler size listede çok sayıda öğe depolama esnekliği sağlar, ancak yalnızca belirli bir zamanda istediğiniz alt kümeleri, örneğin yalnızca bu yılın sorunları veya takvimdeki geçerli olayları görebilirsiniz. Yalnızca sizin kullanabildiğiniz kişisel görünümler oluşturabilirsiniz ve bir listeyi değiştirme izniniz varsa, herkesin kullanabileceği ortak görünümler oluşturabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Liste veya kitaplık görünümü oluşturma, değiştirme veya silme.

Klasör oluşturma Liste sahibiniz klasörlerin oluşturulmasına izin verdiyse, çoğu liste türüne klasör ekleyin. Bu özellikle, liste öğeleriniz projeye veya gruba göre gibi belirli bir şekilde bölünebiliyorsa yararlıdır. Klasörler, kişilerin liste öğelerini daha kolay taramasına ve yönetmesine yardımcı olur. Microsoft teknolojileri, insanların sitelerinde ve klasörlerinde sabit disklerindeki klasörlerle çalışmasına benzer şekilde gezinmesine olanak tanıyan bir ağaç görünümü sunar. Örneğin, her bölümün kendi klasörü olabilir. Daha fazla bilgi için bkz: Listede klasör oluşturma.