У цій статті наведено огляд ідей і практичних порад для моделі керування вашим сайтом. Якщо ви власник сайту, створіть модель керування, яка враховуватиме політики, процеси, ролі та обов'язки вашого сайту. Така модель допоможе вам керувати використанням сайту користувачами. Наприклад, можна вимагати взяття файлів на редагування, щоб кілька користувачів не намагалися змінити файл одночасно.
Примітка.
Багато правил спільного доступу та дозволів визначає адміністратор SharePoint. Використовуйте цю статтю як базовий посібник, щоб зрозуміти, що може контролювати власник сайту. Співпрацюйте з адміністратором SharePoint, щоб внести зміни до стратегії керування організації.
Ролі та обов'язки, пов'язані з підтримкою сайту
Визначення ролей і обов'язків під час планування й створення сайту зменшить потребу в очищенні або реорганізації сайту під час ротації персоналу в команді або з неї. Слід розглянути можливість керування сайтом, включаючи план навчання користувачів, моніторингу використання сайту, аудиту вмісту та повідомлення очікувань учасникам групи, які керують сайтом.
Розставте пріоритети та визначте такі аспекти:
- Навчання роботі з сайтом для власників сайтів: Надайте нові власникам сайтів базові навчальні курси з навігації, пошуку й керування документами.
- Підтримка сайту: Призначте у свою групу призначеного експерта із сайту, який виправлятиме неполадки та підтримуватиме адміністратора SharePoint.
- Рекомендації зі створення та використання сайту: Часто організації визначають політику компанії щодо створення сайтів. Надайте актуальне посилання на відповідні рекомендації, надайте контактну інформацію для власників сайтів і авторів вмісту на випадок, якщо їм знадобиться допомога.
- Публікація та аудит вмісту. Заплануйте перевірку вмісту сайту та сторінки якомога частіше, щоб сайт залишався актуальним. Установіть графік перевірки та призначте власників вмісту для великих списків і бібліотек.
Групи SharePoint за промовчанням
| Назва | Стандартний рівень дозволів | Використовується для |
|---|---|---|
| Власник | Повний доступ | People хто повинен мати можливість керувати дозволами, настройками та оформленням сайту. |
| Елемент | Редагування та участь | People хто має мати можливість редагувати вміст сайту. Рівень дозволів залежить від шаблону сайту, на основі якого створено сайт. |
| Відвідувач | Лише для читання | People хто має бачити вміст сайту, але не редагувати його. |
Керування сучасним сайтом
У сучасному середовищі SharePoint керування сайтами важливіше, ніж у попередніх версіях, оскільки створюється більше елементів керування та параметрів. Принципи керування організацією залежать від того, наскільки їй потрібно контролювати вміст, від чого залежать подробиці щодо створення сайту та керування власниками сайтів. Адміністратор SharePoint може допомогти вам зрозуміти політики щодо вимог безпеки, нормативних актів, корпоративного брендингу, спеціальних можливостей і рекомендацій із навчання. Перш ніж створювати план керування сайтами, зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися більше про політики створення й використання сайтів організації.
Сучасна структура переходів сайту SharePoint
Найефективніші сайти SharePoint допомагають користувачам швидко знаходити все необхідне, щоб використовувати знайдену інформацію для прийняття рішень, отримання відомостей про те, що відбувається, доступу до потрібних інструментів або взаємодії з колегами для вирішення проблеми. Дізнайтеся більше про планування навігації сайту в SharePoint.
Частина інформаційної архітектури може включати класифікацію інформації. Якщо відомості, які ви публікуєте, мають високу цінність для компанії, потребують особливої безпеки або на них поширюються правила відповідності нормативним вимогам, радимо створити схему класифікації, щоб визначити певні типи вмісту, яким потрібно ретельно керувати. Упорядкувавши інформацію в певні списки та бібліотеки, можна скористатися функціями керування, щоб керувати переглядом вмісту.
Сучасна архітектура SharePoint гнучка та адаптивна до мінливих потреб організації. Сучасні сайти можна асоціювати із сайтами-концентраторами. Пов'язані сайти мають спільну навігацію та брендинг із центром. Якщо власник сайту-концентратора та власник сайту схвалює це, пов'язані сайти також можуть надавати дозволи для концентратора.
Визначаючи навігаційну структуру сайту, врахуйте такі моменти:
- Який контент буде у вас на сайті? Як це відобразиться на сторінках, списках і бібліотеках?
- Як буде представлена інформація на сайті?
- Як користувачі переміщатимуться сайтом?
- Як таргетуватиметься інформація для конкретних аудиторій?
- Як буде налаштовано та оптимізовано пошук?
Керування дозволами на сучасних сайтах
Цілісність, конфіденційність і конфіденційність критично важливої інформації організації залежить від того, наскільки безпечним ви зробите свій сайт, а особливо тим, кому ви надаєте доступ до нього. Керування дозволами на сучасних сайтах передбачає як користувачів, так і групи користувачів. Дозволи в сучасному спілкуванні та на сайтах груп надаються із шаблонів сайтів, які надають різні параметри. для кожного сайту.
Сайти для спілкування не пов'язані з групами Microsoft 365 і мають три ролі за замовчуванням: власники сайту, учасники сайту та відвідувачі сайту.
Розробляючи стратегію керування дозволами, слід пам'ятати про ці поради:
- Дотримуйтесь принципу найменших привілеїв: надавати користувачам найнижчі рівні дозволів, потрібні для виконання призначених їм завдань;
- Використовуйте стандартні групи за замовчуванням. Надайте користувачам доступ, додавши їх до стандартних стандартних груп (наприклад, "Учасники", "Відвідувачі" та "Власники").
- Розгляньте можливість сегментувати вміст за рівнем безпеки. Створіть сайт або бібліотеку спеціально для конфіденційних документів, а не розкидайте їх по великій бібліотеці та захистіть унікальними дозволами.
Дозволи для сучасного сайту за назвою
| Назва | Рівень дозволів | Має дозвіл: |
|---|---|---|
| Власник сайту | Повний доступ |
Крім усього, що можуть робити учасники сайту, власники можуть також: Змінення теми сайту Змінення макета навігації Змінення емблеми сайту Додавання або видалення власників сайтів Редагування параметрів учасників сайту Додавання або видалення відвідувачів сайту Редагування настройок сайту Видалення підсайту Додавання групи Microsoft 365 Зв'язування сайту з центром |
| Учасник сайту | Редагування та участь | Додавання, редагування та видалення списків Додавання, редагування й видалення бібліотек документів Додавання або видалення учасників сайту Додавання, редагування та видалення документів Додавання, редагування та видалення сторінки Додавання, редагування, видалення допису новин Додавання, редагування та видалення розділів сторінок Додавання, редагування та видалення веб-частин Додавання, редагування та видалення навігації сайту Створення або видалення шаблонів сторінок Перегляд показників використання сайту |
| Відвідувач сайту | Лише для читання | Перегляд вмісту |
Додаткові ресурси для власників сайтів:
- Налаштування сайту SharePoint
- Налаштування навігації на сайті SharePoint
- Пошук у сучасному середовищі SharePoint
- Настроювання сайту-концентратора SharePoint
- Керування сайтом для спілкування SharePoint
- Керування параметрами сайту SharePoint
- Надання спільного доступу до сайту
- Змінення дозволів для списку, бібліотеки або окремого елемента
Обмеження сховища
Адміністратор може обмежити обсяг сховища дисків, який може використовувати група. Вам потрібно з'ясувати, чи є обмеження, і якщо так, вирішити, як ви будете розподіляти їх між своїми сайтами, сторінками та бібліотеками.
За замовчуванням сервер SharePoint Server накладає обмеження в 50 МБ на розмір одного документа, який можна передати в бібліотеку документів. Крім того, за замовчуванням власники сайтів груп отримують оповіщення, коли сховище заповнено на 90% від квоти.
Коли ви дізнаєтеся про обмеження, ви зможете використовувати такі функції, як відстеження версій або відстеження журналу, щоб ваш сайт не перевищував їх.
Пошук
Вміст відображається в різних місцях, зокрема на сайтах, у списках, бібліотеках, веб-частинах і стовпцях списку. За замовчуванням, коли хтось виконує пошук на сайті, увесь його вміст і сторінки відображаються в результатах пошуку.
Як власник сайту ви можете дозволити або заборонити відображення його вмісту в результатах пошуку. Якщо ви забороните відображати вміст сайту в результатах пошуку, вміст усіх підсайтів, розташованих нижче, також заблокується.
За замовчуванням вміст з обмеженими дозволами не відображається в результатах пошуку для користувачів, які не мають дозволу на його читання. Ви можете змінити це, щоб обмежений вміст відображався в результатах пошуку, але користувачі не могли відкрити вміст, до якого в них немає дозволу.
Захист даних
Функції резервного копіювання та відновлення захищають ваші дані від випадкової втрати. Частоту резервного копіювання, а також швидкість і рівень відновлення встановлює адміністратор. Щоб відновити вміст сайту, дізнайтеся більше про те, як відновити елементи в кошику.
Додаткові ресурси
Планування сайту для спілкування