Những câu hỏi hàng đầu về kiểm nhập, kiểm xuất và phiên bản

Những câu hỏi hàng đầu về kiểm nhập, kiểm xuất và phiên bản

Làm thế nào để kiểm xuất, kiểm nhập hoặc bỏ thay đổi đối với tệp trong thư viện.

Không, hãy kiểm xuất tệp chỉ thay đổi điều kiện của tệp để chỉ cho phép bạn sửa tệp.

Nếu bạn kiểm tra một tệp và không lưu lại, các thay đổi của bạn sẽ không được lưu. Nếu bạn muốn giữ thay đổi, luôn lưu tệp.

Cách bạn lưu tệp tùy thuộc vào trình soạn thảo hoặc công cụ bạn đang sử dụng. Nếu bạn chỉnh sửa tệp văn bản trực tuyến, bạn cần phải bấm lưumột cách rõ ràng. Tuy nhiên, nếu bạn chỉnh sửa trong một ứng dụng Microsoft 365, chẳng hạn như trong Word hoặc Excel, bạn có thể đóng tài liệu và nó sẽ tự động lưu.

Nếu bạn kiểm tra tệp, hãy lưu nó, rồi bỏ kiểm xuất, các thay đổi của bạn sẽ không được lưu lại vào thư viện.

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa trong thư viện tài liệu có thể thay đổi một tệp. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập thư viện để yêu cầu người nào đó kiểm tra trước khi thay đổi tệp.

Bạn cần phải là chủ sở hữu thư viện tài liệu hoặc người quản trị trang hoặc có quyền so sánh để thực hiện cài đặt này.

  1. Mở thư viện mà bạn muốn yêu cầu kiểm xuất.

  2. Trong SharePoint, bấm thiết đặt Nút thiết đặt hình bánh răng rồi bấm thiết đặt thư viện.

    Menu thiết đặt với thiết đặt thư viện được chọn

    Trong SharePoint 2013 và SharePoint 2016, hãy chọn trang, rồi cài đặt thư viện.

    Nút thiết đặt thư viện SharePoint trên Ribbon
  3. Trong trang thiết đặt, chọn thiết đặt lậpPhiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện với lập phiên bản được chọn.
  4. Trong trang thiết đặt lập Phiên bản, cuộn xuống và bấm để yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa.

    Hộp thoại thiết đặt có được tô sáng trên yêu cầu phải kiểm xuất tài liệu được sửa

Theo mặc định, một thư viện tài liệu cho phép các thành viên có sửa đổi quyền sửa và sửa các tệp mà không kiểm tra chúng. Để tránh điều này, hãy bật kiểm xuất bắt buộc trong thư viện. Bạn cần phải là chủ sở hữu thư viện tài liệu hoặc người quản trị trang hoặc có quyền so sánh để thực hiện cài đặt này.

  1. Mở thư viện mà bạn muốn yêu cầu kiểm xuất.

  2. Trong SharePoint, bấm thiết đặt Nút thiết đặt hình bánh răng rồi bấm thiết đặt thư viện.

    Menu thiết đặt với thiết đặt thư viện được chọn

    Trong SharePoint 2013 và SharePoint 2016, hãy chọn trang, rồi cài đặt thư viện.

    Nút thiết đặt thư viện SharePoint trên Ribbon
  3. Trong trang thiết đặt, chọn thiết đặt lậpPhiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện với lập phiên bản được chọn.
  4. Trong trang thiết đặt lập Phiên bản, cuộn xuống và bấm để yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa.

    Hộp thoại thiết đặt có được tô sáng trên yêu cầu phải kiểm xuất tài liệu được sửa

Một cách nhanh chóng để xem ai có cột được kiểm xuất là di chuột qua biểu tượng kiểm xuất ảnh biểu tượng để xem Mẹo cho bạn biết ai đã kiểm xuất tệp.

Bạn cũng có thể thêm cột được kiểm xuất theo dạng xem mặc định của thư viện. Bằng cách này, mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy ai có tài liệu được kiểm xuất. Để tìm hiểu cách thêm cột được kiểm xuất theoSharePoint, hãy xem tạo cột trong danh sách hoặc thư viện.

Xem thêm thông tin

Lập phiên bản là một cách để tạo lịch sử những thay đổi của tài liệu đòi hỏi chu kỳ phát hành có kiểm soát các phiên bản chính, hoặc các phiên bản chính và phụ.

Lịch sử Phiên bản với phiên bản phụ bị xóa

Bật tính năng lập phiên bản

Bật và đặt cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

Hãy bấm Thêm để Kéo tệp vào Thư viện

Dùng kéo và thả   

Phương thức phổ biến nhất để tải tệp lên là bằng cách kéo chúng từ máy tính hoặc thư mục mạng vào thư viện tài liệu. Trước tiên, hãy mở thư viện trên site của bạn. Sau đó tìm tài liệu trên máy tính mà bạn muốn tải lên, chọn tài liệu và kéo chúng vào vùng không gian trong thư viện của bạn ở chỗ có thông báo là kéo tệp vào đây.

Nếu bạn không nhìn thấy tùy chọn để kéo và thả tệp, hãy cài đặt phiên bản mới nhất của phần mềm trình duyệt của bạn hoặc Microsoft Office. Tính năng này đòi hỏi phải có tối thiểu là Office 2013 hoặc phiên bản mới nhất của Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox hoặc Chrome.

Cửa sổ Mở Explorer

Dùng lệnh Mở bằng Explorer   

Lệnh này mở Windows Explorer trên máy tính của bạn, nhưng hiển thị cấu trúc thư mục trên máy chủ bên dưới site. Thỉnh thoảng, bạn có thể cần sao chép hoặc di chuyển nhiều tài liệu trong thư viện sang một thư viện khác.

Lưu ý: Mở bằng Explorer trong SharePoint 2013 và SharePoint 2016 hoặc xem trong file Explorer với SharePoint chỉ hoạt động trong Internet Explorer 10 hoặc 11. Microsoft Edge không hỗ trợ, Google Chrome hoặc Mozilla FireFox.

Ví dụ, bạn có thể muốn di chuyển toàn bộ tài liệu được tạo hơn một năm trước đây trong một thư viện sang một thư viện khác để lưu trữ thông tin. Hoặc, bạn có thể muốn sao chép tài liệu từ thư viện bạn sở hữu của một site sang thư viện khác trong một site con khi bạn thay đổi nhóm làm việc.

Bạn cũng có thể sửa đổi tài liệu trong thư mục, như sao chép, đổi tên, xóa bỏ, v.v.

Kéo các tệp vào thư viện

Dùng lệnh tài liệu mới   

Trong khung chú thích Tạo tệp mới, hãy bấm vào TẢI LÊN TỆP HIỆN CÓ. Trong hộp thoại hiện ra, bấm Duyệt để tải từng tệp lên.

Lợi ích của phương thức này là phương thức hoạt động bất kể trình duyệt của bạn là gì và ở phiên bản nào.

Những mẹo liên quan về kiểm nhập, kiểm xuất và phiên bản   

Dù bạn tải tệp lên bằng cách nào, thì hãy lưu ý những vấn đề sau về kiểm xuất, kiểm nhập và phiên bạn khi chúng được bật:

  • Nếu bạn đang tải tệp lên thư một thư viện có đòi hỏi phải kiểm xuất tệp thì tệp sẽ được kiểm xuất trước cho bạn. Bạn vẫn cần phải kiểm nhập tệp trước khi người khác có thể chỉnh sửa tệp.

  • Nếu thư viện được cấu hình để theo dõi phiên bản của tệp, bạn thường thêm tệp đã tải lên làm phiên bản mới, phiên bản này sẽ trở thành một phần của lịch sử phiên bản tệp.

  • Nếu thư viện yêu cầu bạn thêm các giá trị vào một hoặc nhiều cột thư viện, chẳng hạn như tên phòng ban hay số dự án, bạn vẫn phải chỉnh sửa các giá trị đó và kiểm nhập tài liệu trước khi hoàn tất thao tác tải lên.

Xem thêm thông tin

Bạn có thể nhận được tài liệu mới sẽ được thêm dưới dạng một phiên bản mới là kiểm tra thoát khỏi và thay thế tất cả nội dung với phiên bản mới. Sau khi phiên bản được kiểm xuất đã được sửa đổi, hãy kiểm tra lại. SharePoint sẽ tạo bản sao mới, Giữ phiên bản cũ hơn (cung cấp cho bạn cấu hình cho nó). Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện?.

Không, không may là từ môi trường SharePoint không có cách nào để đặt lời nhắc hoặc để lấy ngày mà một tài liệu đã được kiểm xuất. Có giao diện lập trình ứng dụng (API) mà sẽ cho phép, nhưng họ yêu cầu một chương trình tùy chỉnh được viết. Trao đổi với người quản trị hoặc nhà thiết kế site của bạn.

Với tư cách là một công việc trực quan, hãy xem biểu tượng kiểm xuất ảnh biểu tượng hoặc thêm cột được kiểm xuất theo thư viện. Để tìm hiểu cách thêm một dấu kiểm xuất ra theo cột trong SharePoint, hãy xem tạo cột trong danh sách hoặc thư viện.

Nếu bạn tải tệp lên thư viện yêu cầu phải kiểm xuất tệp thì tệp sẽ được kiểm xuất trước cho bạn. Bạn có thể nhìn thấy các tệp đó nhưng người khác không thể nhìn thấy và điều đó rất dễ bị bỏ qua. Trước khi người khác có thể nhìn thấy hoặc chỉnh sửa các tệp đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã điền các thuộc tính bắt buộc, sau đó kiểm nhập các tệp.

Thông tin khác

Nếu ai đó gửi bạn nối kết tới tệp SharePoint và bạn bấm vào nối kết, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã đọc thanh tiêu đề để xem nó có thông báo trạng thái chỉ đọc trước khi bắt đầu chỉnh sửa không. Nếu có, thư viện đã được bật kiểm xuất và bạn cần kiểm xuất tệp đó. Bạn luôn có thể dẫn hướng tới thư viện bằng cách kiểm tra URL để xác định vị trí của thư viện.

Nhưng nếu tệp đó là tài liệu Office, chẳng hạn Word, Excel, hoặc PowerPoint, thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Trước tiên hãy đặt tài liệu trong Chế độ chỉnh sửa, bấm vào tab Tệp, sau đó định vị nút Quản lý Phiên bản, để kiểm xuất tệp.

Tuy nhiên xin lưu ý rằng rất có thể có ai đó đã kiểm xuất tệp, vì vậy trong trường hợp này, lệnh Kiểm Xuất sẽ không sẵn dùng.

Bạn có thường xuyên nhìn thấy mục này không?

Hộp thông báo cung cấp cơ hội để kiểm xuất tệp vào một thư mục bản thảo cục bộ

Tính năng bản thảo cục bộ đã xuất hiện ở một số phiên bản. Chọn Dùng thư mục bản thảo cục bộ của tôi cho phép lưu tệp ngoại tuyến và làm cho tệp dễ tìm thấy hơn trên máy tính của bạn, nếu bạn cần mở nó sau này trong khi bạn không kết nối vào mạng. Theo mặc định, thư mục đó có tên Bản thảo SharePoint và nằm trong thư mục Tài liệu hoặc Tài liệu của tôi. Bằng cách này, bạn không nhìn thấy hộp thoại này nếu bạn chọn hai hoặc nhiều tệp để kiểm xuất.

Nhưng mọi thứ đã thay đổi. Nếu bạn muốn làm việc với các tệp ngoại tuyến, cách tốt nhất hiện nay là dùng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học, ứng dụng giúp bạn dễ dàng lưu bất kỳ thư viện tài liệu nào ngoại tuyến và tự động đồng bộ các thay đổi. OneDrive cho cơ quan hoặc trường học được cung cấp cùng với Office 2013, ngoài ra cũng có phiên bản độc lập của ứng dụng này.

Xem thêm thông tin

Thư viện được sắp xếp vào các thư mục thường có dạng xem mặc định hiển thị tất cả các thư mục. Nếu bạn muốn kiểm nhập nhiều tệp ở nhiều thư mục, hãy tạo một dạng xem mới "trải đều" thư viện để bạn có thể xem tất cả các tệp trong một dạng xem mà không cần có các thư mục. Để thực hiện điều này, hãy chọn Hiển thị tất cả các khoản mục không có thư mục bên dưới Thư mục trên trang Sửa Dạng xem. Trong khi đang tiến hành, bạn có thể tăng giới hạn tệp để có thể nhìn thấy tất cả các tệp ngay lập tức lúc bằng cách cũng tăng Số khoản mục cần hiển thị bên dưới Giới hạn Mục. Điều này giúp việc chọn toàn bộ các tệp bạn cần kiểm nhập trong một thao tác trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Thông tin khác

Nếu bạn đã đồng bộ thư viện với OneDrive cho cơ quan hoặc trường học, bạn vẫn có thể kiểm xuất các tệp trong trình duyệt. Bạn có thể nhìn thấy biểu tượng kiểm xuất ảnh biểu tượng trong trình duyệt để cho biết tệp đã được kiểm xuất. Tuy nhiên, không có biểu tượng được chọn ra trên tệp trong thư mục cục bộ của thiết bị của bạn vì thư mục cục bộ không có kiến thức về việc kiểm xuất/đánh dấu trong trạng thái của tệp trên SharePoint.

Tuy nhiên bạn có thể thực hiện các thao tác sau trong thư mục cục bộ của mình:

  1. Bấm chuột phải vào tên tệp.

  2. Chọn xem trực tuyến hoặc chọn OneDrive cho cơ quan hoặc trường học, rồi bấm đi đến trình duyệt.

Giờ bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy thư viện SharePoint và trạng thái kiểm xuất/kiểm nhập của bất kỳ tệp nào trong thư viện.

Bạn không cần phải đợi cho đến khi các tệp đó trở lại.

Người quản trị thư viện hoặc trang có thể dùng quyền Ghi đè Kiểm Xuất, vốn dùng để bật kiểm nhập trong tài liệu hoặc bỏ kiểm xuất tài liệu của người dùng khác. Tuy nhiên hãy lưu ý tới hệ quả của việc thực hiện thao tác này. Đồng nghiệp của bạn đang đi nghỉ và có thể muốn thêm bản sao cục bộ gồm những thay đổi của họ vào tài liệu trong thư viện và hai phiên bản cần được kết hợp, theo cách thủ công hay dùng các công cụ so sánh, chẳng hạn như các tính năng được Word và Excel cung cấp.

Thông tin khác

Nói một cách đơn giản, kiểm nhập và kiểm xuất tệp là một cách để khóa tệp để chỉnh sửa riêng sau đó mở khóa cho người khác. Hãy xem xét kiểu cộng tác của bạn khi tạo thư viện, sắp xếp tệp và quyết định cách hợp tác tốt nhất. Có một số cách để cộng tác với người khác trên các tài liệu. Bảng sau có thể giúp bạn quyết định cách nào là tốt nhất cho bạn.

Kiểu cộng tác

Cách dùng điển hình

Phương thức tốt nhất

Không chính thức

Tài liệu nhóm hàng ngày, chỉnh sửa ít hoặc không thường xuyên, thỉnh thoảng có xung đột chỉnh sửa

Tắt yêu cầu kiểm xuất (Đây là thiết đặt thư viện mặc định) nhưng bạn vẫn có thể kiểm xuất riêng từng tệp nếu cần.

Đồng tác giả

Cộng tác tài liệu theo thời gian thực, dễ dàng với các sản phẩm Office trên máy khách và bằng cách dùng Office dành cho web

Tắt yêu cầu kiểm xuất và tránh kiểm xuất tệp vì nó không tương thích với đồng tác giả

Chính thức

Chú thích, xem lại và phê duyệt tài liệu tuần tự

Bật kiểm xuất bắt buộc

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật bổ sung nếu bạn bật kiểm xuất trong thư viện:

  • Tránh để các tệp ở trạng thái được kiểm xuất quá lâu. 

  • Thêm cột Kiểm xuất bởi vào dạng xem mặc định của thư viện. Bằng cách này, người khác có thể dễ dàng biết ai là người đã kiểm xuất tài liệu. Nếu cột này không có trong dạng xem, bạn vẫn có thể di chuột qua biểu tượng kiểm xuất ảnh biểu tượng để xem Mẹo đó cho bạn biết ai đã kiểm xuất tệp.

  • Hãy hỏi trước khi kiểm tra của người khác.

  • Tránh sửa tệp đã được kiểm xuất.

  • Hãy nhớ rằng những thay đổi này không hiển thị với người khác cho đến khi được kiểm nhập.

Xem thêm thông tin

Nếu bạn vẫn gặp trục trặc hoặc gặp phải hành vi không mong muốn, có thể đã đến lúc để gửi yêu cầu dịch vụ.

Liên hệ với bộ phận hỗ trợ sản phẩm doanh nghiệp-trợ giúp người quản trị

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×