Thêm sự kiện ngoài văn phòng của bạn vào lịch Outlook của người khác

Bước 1: Thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của đồng nghiệp

Khi bạn đánh dấu thời gian là "ngoài văn phòng" trên lịch của mình, đồng nghiệp của bạn sẽ thấy thời gian đó khi họ cố gắng lên lịch cuộc họp với bạn. Nhưng sẽ không tuyệt vời nếu bạn có thể cảnh báo tất cả mọi người cùng một lúc trước thời gian của bạn đi vắng mà không ảnh hưởng đến trạng thái rỗi/bận của họ hoặc làm lộn xộn lịch của họ? Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đặt thông tin của bạn để xuất hiện trên lịch của họ dưới dạng sự kiện cả ngày, nhưng không giống như sự kiện cả ngày thông thường, sự kiện này thường được đặt là "bận", sự kiện cả ngày này được hiển thị dưới dạng thời gian rảnh. Trạng thái sẵn sàng rảnh/bận của đồng nghiệp không bị ảnh hưởng.

1. Trong Lịch, trên tab Trang đầu , chọn Cuộc họp Mới.

   Phím tắt  Để tạo yêu cầu họp mới, nhấn CTRL+SHIFT+Q.

2. Nhập mô tả vào hộp Chủ đề , nếu muốn, hãy nhập vị trí vào hộp Vị trí.

3. Trong danh sách Thời gian bắtđầu và Thời gian kết thúc, chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cho thời gian bạn rời khỏi văn phòng. Đối với kỳ nghỉ, việc này thường bao gồm cả ngày đầy đủ. Nếu trường hợp này xảy ra, hãy chọn hộp kiểm Sự kiện cả ngày.

   Lưu ý: Theo mặc định, Outlook sử dụng cài đặt múi giờ hiện tại trên máy tính của bạn để lên lịch. Nếu bạn muốn lên lịch thời gian rời khỏi văn phòng dựa trên một múi giờ khác, trong nhóm Tùy chọn, bấm vào Múi giờ.

4. Trong nhóm Người dự, đối với Tùy chọn Phản hồi, hãy xóa yêu cầu phản hồi trong nút thả xuống.

5. Trong nhóm Tùy chọn , để Hiển thị Dưới dạng, bấm vào Rảnh trong danh sách thả xuống. Nếu bạn đã xác định rằng đây là một sự kiện cả ngày, tính năng Hiển thị Dưới dạng được đặt tự động thành Miễn phí.

   Quan trọng: 

   • Đảm bảo cài đặt Hiển thị Dưới dạng được đặt thành Miễn phí. Điều này cho phép người nhận yêu cầu họp chấp nhận yêu cầu họp và thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của họ, nhưng không chặn bất kỳ lúc nào trên lịch của họ. Lịch của người nhận sẽ vẫn hiển thị trạng thái sẵn sàng miễn phí để lên lịch trong thời gian nghỉ phép của bạn.

   • Khi chọn một sự kiện cả ngày, thời gian bắt đầu sự kiện là lúc nửa đêm. Để tránh đồng nghiệp của bạn nhận được cảnh báo vào những lúc lẻ, hãy đặt thiết đặt Lời nhắc thành Không có.

6. Nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn chia sẻ với người nhận.

7. Thêm người nhận dự kiến vào dòng Tới.

8. Nếu bạn đang cảnh báo mọi người về một loạt các lần định kỳ mà bạn sẽ rời khỏi văn phòng, trong nhóm Tùy chọn, chọn Lặp lại, chọn kiểu lặp lại, rồi chọn OK.

9. Chọn Gửi.

Khi bạn gửi yêu cầu họp này với tùy chọn Hiển thị Dưới dạng được đặt là Miễn phí, sự kiện sẽ xuất hiện ở đầu mỗi ngày trong lịch Outlook của đồng nghiệp — lời nhắc trực quan không chặn bất kỳ thời gian làm việc nào.

Bước 2: Chặn thời gian nghỉ phép trên lịch của bạn

Nếu bạn làm theo các bước trong mục trước, yêu cầu họp bạn đã gửi đã được đánh dấu là thời gian rảnh để ngăn chặn thời gian chờ trên lịch của người khác. Tuy nhiên, thời gian cũng được đánh dấu là miễn phí trên lịch của riêng bạn. Bây giờ bạn cần tạo một cuộc hẹn bổ sung cho chính mình để người khác có thể thấy rằng bạn không sẵn sàng trong thời gian bạn chỉ định.

Lỗi phổ biến là mở mục yêu cầu họp trên lịch của bạn và thay đổi thiết đặt Hiển thị Dưới dạng từ Miễn phí thành Ngoài văn phòng sau khi bạn đã gửi yêu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện điều này, một bản cập nhật sẽ được gửi đến tất cả mọi người mà bạn đã gửi yêu cầu họp, thay đổi Miễn phí thành Ngoài văn phòng và hoàn tất các bước bạn đã thực hiện để tránh làm điều đó. Bạn phải tạo một cuộc hẹn trùng lặp trên lịch của mình với thiết đặt Hiển thị Dưới dạng được đặt thành Ngoài văn phòng.

Khi mọi người sử dụng lịch Outlook để lên lịch cuộc họp và các sự kiện khác, họ có thể thấy trạng thái sẵn sàng của bạn trừ khi bạn đã thay đổi quyền đối với lịch của bạn để ngăn chặn điều này. Thông thường, các cuộc hẹn, cuộc họp và sự kiện có thiết đặt Hiển thị Dưới dạng là Bận. Bạn cũng có thể tạo các mục với thiết đặt Hiển thị Dưới dạng là Ngoài văn phòng. Các mục được đặt là Ngoài văn phòng được coi là tương tự như các mục được đặt thành Bận — ai đó không nên mong đợi bạn sẵn sàng vào thời điểm đó. Về trực quan, hai loại sẽ khác nhau — các mục được đặt là Ngoài văn phòng sẽ xuất hiện với màu tím, các mục được đặt là Bận sẽ được xác định bằng chủ đề màu lam. Sự khác biệt về hình thức này giúp nhấn mạnh lý do tại sao bạn không sẵn dùng. Ví dụ, bạn có thể di chuyển một mục Bận xung đột, nhưng bạn có thể không thể hoặc sẵn sàng thay đổi một mục Ngoài văn phòng như kỳ nghỉ của bạn.

1. Trong Lịch, trên tab Trang đầu , chọn Cuộc hẹn Mới.

2. Trong hộp Chủ đề , hãy nhập tên cho thời gian đi vắng của bạn.

3. Trong Thời gian bắt đầuvà Thời gian kết thúc, hãy chọn ngày mà thời gian bạn đi vắng bắt đầu và kết thúc.

4. Chọn hộp kiểm Sự kiện cả ngày.

5. Thay đổi cài đặt Hiển thị Dưới dạng thành Ngoài văn phòng.

6. Chọn Lưu & Đóng.