Sử dụng mẫu site lập kế hoạch sự kiện SharePoint

Mẫu site Tổ chức Sự kiện là site nhóm được thiết kế để đóng vai trò là trang chủ nội bộ cho nhóm lập kế hoạch sự kiện của bạn. Giao tiếp và cộng tác về chi tiết sự kiện với nhóm của bạn, nêu rõ hạn chót và chia sẻ tài nguyên thường sử dụng.

Trong bài viết này, bạn có thể tìm hiểu cách dùng các thành phần có trong mẫu site Lập kế hoạch sự kiện SharePoint và cách bạn có thể tùy chỉnh site để tạo cho site của riêng mình. 

Tính năng site

• Site có thể tùy chỉnh đi kèm với hình ảnh, phần web và nội dung được điền sẵn để truyền cảm hứng cho người chỉnh sửa site khi thực hiện tùy chỉnh nhằm quảng bá và cung cấp thông tin cho sự kiện.
• Tóm tắt sự kiện và trạng thái sự kiện sẵn dùng Mẫu bài đăng mới giúp bạn dễ dàng phát hành và chia sẻ cập nhật sự kiện với nhóm của mình.
• Sử dụng Danh sách Microsoft để tạo danh sách bộ lập lịch nội dung nhằm giúp lên lịch và quản lý chiến lược nội dung sự kiện của bạn.

Bước 1: Thêm mẫu site lập kế hoạch sự kiện

Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu vào site mới hoặc hiện có.

Bước 2: Xem lại nội dung site được điền sẵn

Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn, đồng thời quyết định những tùy chỉnh site nào sẽ cần thiết để phù hợp với thương hiệu, giọng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn. 

Nội dung mẫu, danh sách và trang được điền sẵn:

• Trang chủ - Cung cấp một địa điểm đích để người xem tham gia vào tin tức của bộ phận, cập nhật sự kiện, cuộc hội thoại trước sự kiện và tìm hiểu thêm về cách chuẩn bị cho sự kiện sắp tới.
• Giới thiệu về Một sự kiện tại Contoso - Cung cấp thông tin tổng quan về sự kiện. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản, Sự kiện và bản đồ Bing.
• Lịch nhóm - Hiển thị Lịch Outlook của nhóm.
• Danh sách bộ lập lịch nội dung - Sắp xếp nội dung sẽ được chia sẻ dẫn đến sự kiện. Tùy chỉnh danh sách này bằng cách sửa mẫu danh sách.
• Sự kiện trước - Hiển thị bản tóm tắt sự kiện cho các sự kiện trong quá khứ. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web thư viện Văn bản, Sự kiện và Tài liệu.  
• Thư viện tài liệu- Dễ dàng truy nhập vào các tệp sự kiện liên quan.
• Nội dung site - Lưu trữ các trang site và nội dung mẫu trang.
• Thùng rác - Cấp quyền truy nhập vào nội dung trang web đã bị loại bỏ gần đây. 
• Mẫu trang tóm tắt sự kiện - Sử dụng mẫu tạo sẵn này để dễ dàng phát hành các trang tóm tắt sự kiện lên trang web của bạn. Tùy chỉnh mẫu trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hình ảnh.
• Mẫu trang báo cáo tình trạng - Sử dụng mẫu được tạo sẵn này để dễ dàng phát hành báo cáo trạng thái sự kiện lên site của bạn. Tùy chỉnh mẫu trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hình ảnh.

Bước 3: Tùy chỉnh site của bạn

Khi bạn đã thêm mẫu Site lập kế hoạch sự kiện, đã đến lúc tùy chỉnh và tạo mẫu của riêng bạn. 

Cung cấp thông tin tổng quan về sự kiện - Sử dụng phần web Chính để cung cấp thông tin về sự kiện. Hiển thị danh sách lịch biểu và thời hạn sự kiện - Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách các hạn chót quan trọng của nhóm. Đếm ngược đến sự kiện - Sử dụng phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược để cho các thành viên nhóm biết còn bao nhiêu thời gian cần chuẩn bị cho sự kiện. Tô sáng tài nguyên thường sử dụng - Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào tài nguyên sự kiện và tài liệu lập kế hoạch. Xem lại hoạt động nhóm gần đây - Sử dụng phần web hoạt động Site để xem nội dung do các thành viên khác trong nhóm xem gần đây. Cấp quyền truy nhập đến những liên hệ chính - Sử dụng phần web People để liệt kê các điểm liên hệ chính cho việc quản lý sự kiện.

Tùy chỉnh diện mạo site, dẫn hướng site, các phần web và nội dung để phù hợp với nhu cầu của người xem và của tổ chức. Khi thực hiện tùy chỉnh, hãy đảm bảo site đang ở chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, hãy Lưu dưới dạng bản thảo hoặc Phát hành lại thay đổi để các chỉnh sửa hiển thị với người xem.

1. Sử dụng phần web Chính để cung cấp thông tin về sự kiện

1. Bắt đầu bằng việc chọn phần web Hero, rồi chọn Sửa thuộc tính ( ).
2. Sau đó, chọn các tùy chọn tầng và ô xếp phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn.

Tìm hiểu thêm về phần web Hero.

2. Sử dụng phần web Sự kiện để tạo danh sách hạn chót quan trọng của nhóm

1. Bắt đầu bằng việc chọn phần web Sự kiện, rồi chọn Sửa thuộc tính ( ).
2. Chọn nguồn.
3. Sau đó, chọn Phạm vi ngày sẽ được hiển thị trên site. 
4. Tiếp theo, chọn Bố trí.
5. Chọn Số mục tối đa nên được liệt kê trong phần web này. 

Tìm hiểu thêm về phần web Sự kiện.

3. Sử dụng phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược để hiển thị lượng thời gian còn lại trước khi sự kiện diễn ra

1. Bắt đầu bằng cách chọn phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược và chọn Chỉnh sửa thuộc tính ( ).
2. Thêm Ngày và Giờ của sự kiện. 
3. Chọn Định dạng bộ hẹn giờ sẽ hiển thị dưới dạng.
4. Thêm Lời kêu gọi hành động bằng cách thay đổi văn bản phủ và thêm liên kết để biết thêm thông tin.
5. Tùy chỉnh hình nền phần web bằng cách chọn Thay đổi, chọn nguồn hình ảnh và chọn Chèn.  

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Bộ hẹn giờ đếm ngược.

4. Sử dụng phần web Thư viện tài liệu để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào các tài nguyên nhóm

1. Để thay đổi dạng xem hoặc nguồn thư mục cho phần web thư viện tài liệu, hãy chọn Sửa thuộc tính ( ).
2. Để sửa thư mục, nhãn và nội dung thư viện tài liệu, hãy dẫn hướng đến thư viện trong Nội dung site. Thực hiện các chỉnh sửa, rồi nội dung của bạn sẽ được cập nhật trong phần web.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Thư viện tài liệu.

5. Sử dụng phần web hoạt động của site để luôn cập nhật về hoạt động nhóm

1. Bắt đầu bằng việc chọn phần web hoạt động của site và chọn Sửa thuộc tính ( )
2. Nhập một số vào hộp công cụ dưới Hiển thị số lượng mục này cùng một lúc.

Tìm hiểu thêm về việc sử dụng phần web Hoạt động của Site.

6. Chỉnh sửa phần web People để giới thiệu nhân viên mới với ban lãnh đạo

1. Bắt đầu bằng cách xóa hình ảnh của phần web People.
2. Tìm Hộp công cụ ( ) ở bên phải. Chọn Xem tất cả các phần web, rồi chọn hoặc kéo và thả People từ danh sách các phần web.
3. Chọn Sửa thuộc tính () trên phần web People.
4. Nhập tên của một người hoặc nhóm, rồi chọn Lưu.

Tìm hiểu thêm về phần web People.

Tùy chỉnh các trang, mẫu trang và danh sách sau đây trong site:

• Giới thiệu về One Contoso - Cung cấp thông tin tổng quan về sự kiện. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản, Sự kiện và Bản đồ Bing. 
• Danh sách bộ lập lịch nội dung - Sắp xếp nội dung sẽ được chia sẻ dẫn đến sự kiện. Tùy chỉnh danh sách này bằng cách sửa mẫu danh sách.
• Sự kiện trước - Cung cấp bản tóm tắt các sự kiện trong quá khứ cho các thành viên nhóm. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản, Sự kiện và Thư viện tài liệu .  
• Trang tóm tắt sự kiện và mẫu báo cáo tình trạng sự kiện - Sử dụng các mẫu được tạo sẵn này để dễ dàng phát hành các trang tóm tắt sự kiện và báo cáo trạng thái lên trang web của bạn. Tùy chỉnh mẫu trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hình ảnh .

Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site 

Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy hoàn thiện site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng, cũng như nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.

• Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.
• Chỉnh sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.
• Thay đổi diện mạo site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và giao diện cho site của bạn.
• Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.

Bước 4: Chia sẻ site của bạn với người khác

Chia sẻ trang web của bạn với những người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh trang web của mình, xem lại trang web và phát hành bản thảo cuối cùng. 

1. Chọn Thiết đặt , rồi chọn Quyền Site.
2. Sau đó chọn Mời mọi người rồi chọn Thêm thành viên vào nhóm rồi Thêm để cấp quyền truy nhập đầy đủ vào nội dung site nhóm, các tài nguyên dùng chung như lịch Outlook của nhóm và quyền chỉnh sửa đối với site.
3. Sau đó, chọn Mời mọi người rồi chỉ chia sẻ site, rồi Lưu để chia sẻ site nhưng không chia sẻ tài nguyên hoặc quyền chỉnh sửa site.

Tìm hiểu thêm về quản lý cài đặt site nhóm, thông tin site và quyền.

Bước 5: Duy trì site của bạn

Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web. 

Cách thực hành tốt nhất để bảo trì site:

• Lập kế hoạch bảo trì site - Thiết lập lịch biểu để xem lại nội dung site thường xuyên khi cần để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và phù hợp.
• Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất cho toàn tổ chức.  Tìm hiểu cách thêm một bài đăng Tin tức trên một site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.
• Kiểm tra liên kết và phần web - Giữ cho liên kết và phần web luôn cập nhật để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị site của mình.
• Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng site bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu mức sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập site và nhiều nội dung khác.
• Xem lại định kỳ cài đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với cài đặt, thông tin site và quyền cho site.

Xem thêm tài nguyên tùy chỉnh

Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch, xây dựng và duy trì site SharePoint.

Xem thêm mẫu site SharePoint.