利用共同撰寫功能,同時在 Excel 活頁簿上共同作業

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您和同事可以同時開啟同一份 Excel 活頁簿,然後編輯當中的內容。 這稱為共同撰寫。 當您共同撰寫時,您可以在幾秒鐘內快速看到彼此的變更。 使用特定版本的 Excel 時,您會看到系統以不同色彩顯示其他人的選取範圍。 如果您使用的是支援共同撰寫的 Excel 版本,您可以選取右上角的 [共用 ],輸入電子郵件地址,然後選擇雲端位置。 但如果您需要更多詳細資料,像是支援的版本及檔案儲存位置,本文將帶您逐步了解這項程序。

注意

此功能僅適用於 Microsoft 365 訂閱。 如果您是 Microsoft 365 訂閱者, 請確定您有最新版的 Office

若要在 Windows 電腦版 Excel 中進行共同撰寫,您必須先確認已將特定項目設定完成,才能開始使用。 之後,只需幾個步驟即可與其他人共同撰寫。

進行共同撰寫的所需項目

步驟 1:上傳活頁簿

使用網頁瀏覽器,在 OneDrive商務用 OneDriveSharePoint Online 文件庫中上傳或建立新的活頁簿。 請注意,SharePoint 內部部署網站 (不是由 Microsoft 託管的網站) 不支援共同撰寫。 如果您不確定您使用的是哪一個,請詢問網站負責人或 IT 部門。

步驟 2:共用檔案

  1. 如果您已上傳檔案,請選取檔案名稱以開啟檔案。 系統會透過網頁瀏覽器以新的索引標籤開啟活頁簿。
  2. 在右上角,選取 [ 編輯 (] 或 [ 檢視) >在桌面中開啟]。
  3. 當檔案在 Excel 傳統型應用程式中開啟時,您可能會看到黃色列,指出檔案處於 [受保護的檢視] 中。 如果是這種情況,請選取 [ 啟用編輯 ] 按鈕。
  4. 選取右上角的 [共用 ]。
  5. 在網址方塊中輸入電子郵件地址。 請以分號分隔每個位址,或在輸入位址時確認下拉式清單中的位址。
  6. 根據預設,所有收件者都可以編輯活頁簿,不過,您可以選取 [ 可以編輯 ] 選項來變更設定。
  7. 如果您想要,為收件者新增選擇性訊息。
  8. 選取 [ 使用 Copilot 新增檔案摘要 ] 以取得描述文件的協助。 
  9. 選取 [ 新增] 以傳送。

注意

如果您想要自行傳送連結,請勿選取 [ 新增 ] 按鈕。 請改為在文件右上角選取 [ 共用>複本連結]。

步驟 3:其他人可以開啟檔案

如果您選取了 [共用 ] 按鈕,人員會收到一則電子郵件訊息,邀請他們開啟檔案。 他們可以選取連結以開啟活頁簿。 網頁瀏覽器可能會開啟,活頁簿也可以在 Excel 網頁版中開啟。 如果他們想要使用 Excel 傳統型應用程式來共同撰寫,可以選取 [編輯 (] 或 [檢視]) > [在桌面中編輯]。 不過,他們需要使用支援共同撰寫功能的 Excel App 版本。 Android 版 Excel、iOS 版 Excel、Excel Mobile 和 Microsoft 365 Excel 訂閱支援共同撰寫。 如果他們沒有支援的版本,可以在瀏覽器中編輯。

注意

如果他們使用的是最新版的 Excel、PowerPoint 或 Word,有個更簡單的方法 — 他們可以選取 [檔案>開啟],然後選取 [與我共用]。

步驟 4:與其他人共同撰寫

當檔案仍在 Excel 中開啟時,請確定左上角的 [自動儲存 ] 為開啟。 當其他人最後開啟檔案時,您將一起共同撰寫。 如果您在 Excel 視窗右上角看到人員的圖片,即表示您正在共同撰寫。 (您可能還會看到他們的姓名縮寫,或代表客人的“G”) 。

People 圖示,當其他人共同撰寫時,他們會顯示在這裡

共同撰寫祕訣:

  • 您會看到系統以不同色彩顯示其他人的選取範圍。 如果他們使用 Microsoft 365 Excel 訂閱者版 Excel、Excel 網頁版、Android 版 Excel、Excel Mobile 版或 iOS 版 Excel,就會發生這種情況。 如果他們使用另一個版本,您將看不到他們的選擇,但他們的變更會在作用中顯示。
  • 如果您看到系統以不同色彩顯示其他人的選取範圍,這些選取範圍會以藍色、紫色等色彩顯示。 不過,您的選取範圍永遠會是綠色。 在其他人的螢幕上,他們自己的選擇也會是綠色的。 如果您忘記誰是誰,請將游標放在選取範圍上,此人的姓名就會顯示。 如果您想要跳至某人正在工作的位置,請選取他們的圖片或縮寫,然後選取 [ 移至 ] 選項。

在 Microsoft 365 Excel 中尋找舊版檔案

選取 [ 檔案>資訊>] [版本歷程記錄]。 然後在清單中尋找以前的版本,並選取它以開啟。 如果您想要還原為目前的版本,請等到每個人都不再共同撰寫時,再選取它以還原至該版本。 如需版本的詳細資訊,請參閱檢視 Microsoft 365 檔案的歷史版本

常見問題集

什麼是自動儲存?

在適用於 Microsoft 365 Excel 訂閱者的 Excel 中,您可能會注意到左上角有 [自動儲存]。 若檔案儲存在 OneDrive、商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 中,就會啟用 [自動儲存] 功能。 它會在您工作時自動將您的變更儲存到雲端。 如果其他人正在處理同一個檔案,自動儲存讓他們在幾秒鐘內看到您的變更。 請參閱 什麼是自動儲存? 以深入了解自動儲存,包括可以使用或不使用的原因。

為什麼我會發生「檔案已經鎖定」錯誤?

有幾個原因會導致此錯誤發生。 最常見的原因是,有人使用「不」支援共同撰寫的 Excel 版本開啟檔案。 如果只有一個人這樣做,那麼其他人都會收到「鎖定」錯誤——即使其他人使用的是 支援 共同撰寫的 Excel 版本也一樣。

支援共同撰寫的 Excel 版本:

  • Microsoft 365 Excel*
  • Mac 版 Mac 版 Microsoft 365 Excel*
  • Excel 網頁版
  • Android 版 Excel
  • iOS 版 Excel
  • Excel Mobile

* 在此版本中進行共同撰寫需要您安裝最新版本的 Microsoft 365 Excel,並需要您登入 Microsoft 365 訂閱帳戶。 請注意,如果您有公司或學校帳戶,您可能還沒有支援共同撰寫的版本。 這可能是因為您的系統管理員並未 提供要安裝的最新版本

如果您仍然收到「已鎖定」錯誤,請參閱 Excel 檔案已鎖定以進行編輯 ,以取得此問題的更多解決方案。

為什麼我看不到其他人的選取範圍?

您可以以不同的色彩查看其他人的選取範圍,但前提是您和其他人使用的是 Microsoft 365 Excel 訂閱者、Excel 網頁版、Android 版 Excel、Excel Mobile 或 iOS 版 Excel。 此外,如果人員使用適用於 Microsoft 365 Excel 訂閱者的 Excel,則每個人都需要開啟 [自動儲存] 才能查看彩色的選取範圍。

如果您使用的是 Microsoft 365 Excel、Excel 網頁版、Android 版 Excel 或 iOS 版 Excel,而且您沒有看到其他人的選取項目,請稍候幾秒鐘。 如果您仍然沒有看到某人的選取項目,請確定他們使用的是 Microsoft 365 Excel、Excel 網頁版、Android 版 Excel 或 iOS 版 Excel。 如果他們使用其他版本,例如 Excel Mobile,您就不會看到他們的選取範圍。 不過,他們所做的任何變更幾乎會立即顯示。 此外,如果他們使用的是舊版 Excel,那麼他們將無法與您同時編輯檔案,而您也無法看到他們的選取項目。

為什麼我看不到其他人的變更?

若要共同撰寫並查看其他人所做的變更,則所有人都必須使用支援共同撰寫功能的 Excel App 版本。 Android 版 Excel、iOS 版 Excel、Excel Mobile 和 Microsoft 365 Excel 訂閱者是目前支援共同撰寫的版本。 如果他們沒有支援的版本,他們隨時可以在網頁瀏覽器中使用 Excel 網頁版。 如果這樣無法解決問題,請嘗試下列一或多種方式:

  • 等待一或兩分鐘。 有時 Excel 和雲端需要一些時間才能讓彼此連線。
  • 告訴每個人,如果出現 [啟用編輯 ] 按鈕,請加以選取。
  • 請確定在適用於 Microsoft 365 Excel 的訂閱者中使用 Excel 的每個人,都已在 Excel 視窗左上角開啟 [自動儲存]。
  • 如果您使用 OneDrive 同步處理檔案,請確定它並未暫停,並確定您將 電腦的檔案和資料夾與 OneDrive 同步處理
  • 確認在 Android 版 Excel 中編輯檔案的人,已開啟 [自動儲存] 功能。 他們可以點選 [ 檔案更多] 按鈕垂直省略符號圖示來開啟它。>自動儲存
  • 確認在 iOS 版 Excel 中編輯檔案的人,已開啟 [自動儲存] 功能。 他們可以點選 [檔案] 按鈕>[自動儲存] 來開啟它。
  • 確定檔案並非唯讀。
  • 在 Windows 電腦上,開啟檔案,然後前往 [ 檔案>資訊]。 解決其中可能出現的任何錯誤。

如果有人使用了 Excel 功能中尚未完全受支援的 Excel 共同撰寫功能,有時就會發生這種情況。 這可能會暫時停止共同撰寫程序。 如果您沒有任何未儲存的變更,只要選取 [重新整理] 即可。 如果您有不需要保留的未儲存變更,您可以選取 [捨棄變更]。 針對您需要保留的內容,請選取 [儲存複本] ,然後將檔案儲存為其他名稱。 接著,選取並複製您要保留的變更。 最後,最後一個步驟 - 重新開啟雲端上的原始檔案,然後將變更貼回原處。

如果有兩個人同時變更同一個項目,會發生什麼情況?

一般而言,使用 [儲存 ] 按鈕或自動 儲存時,最後儲存的變更會是「勝出」的變更。這有一些例外情況,但通常就是這樣運作的。 如果您不想與其他人發生衝突,請為每個人指派區域或工作表。 您可以在傳送連結時說明這些作業,或者也可以將人員名稱放在標題儲存格中,或以人員名稱命名工作表,以讓作業在活頁簿本身中顯眼。

請記住,如果您使用 OneDrive 同步處理檔案,在電腦離線時所做的變更將不會合併,直到電腦再次上線。 連上網路後,系統會一次合併您所做的所有變更。