建立下拉式清單

1. 在新工作表中，輸入您要在下拉式清單中顯示的項目。 理想情況下，您的清單項目會放在 Excel 表格中。 如果沒有，則您可以選取範圍中的任何儲存格，然後按 Ctrl+T，以快速將清單轉換成表格。
   

   注意

   • 為什麼應該要將資料放入表格中？ 資料放入表格後，然後當您新增或移除清單中的項目時，任何以該表格為基礎的下拉式清單都會自動更新。 您不需要再執行其他動作。
   • 現在是在下拉式清單中排序某個範圍或表格中的資料的最佳時機。

2. 選取工作表內您想要有下拉式清單的儲存格。

3. 移至 [功能區] 上的 [ 資料 ] 索引標籤，然後移至 [資料驗證]。

   注意

   如果您無法選取 [資料驗證]，則工作表可能受到保護或共用。 解除鎖定受保護活頁簿的特定區域 (機器翻譯) 或停止共用工作表，然後再次嘗試執行步驟 3。

4. 在 [設定] 索引標籤上，選取 [儲存格內允許] 方塊中的 [清單]。

5. 選取 [ 來源 ] 方塊，然後選取您的清單範圍。 我們將內容放在稱為 [城市] 的工作表上，範圍為 A2:A9。 請注意，我們略過標題列，因為我們不希望它變成可選取的選項：
   

6. 如果人員可以將儲存格留空，請勾選 [忽略空白 ] 方塊。

7. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

8. 選取 [輸入訊息] 索引標籤。

   • 如果要在選取儲存格時彈出訊息，請勾選 [ 選取儲存格時顯示輸入訊息 ] 方塊，然後在方塊中輸入標題和訊息， (最多 225 個字元) 。 如果您不希望顯示訊息，請清除核取方塊。
     

9. 選取 [錯誤警示 ] 索引標籤。

   • 如果您希望在有人輸入非清單中的內容時顯示快顯訊息，請選取 [輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒] 方塊，從 [樣式] 方塊中挑選選項，然後輸入標題和訊息。 如果您不希望顯示訊息，請清除核取方塊。
     

10. 不確定要在 [樣式] 方塊中挑選哪一個選項嗎？

    • 若要顯示不會阻止人員輸入不在下拉式清單中的資料的訊息，請選取 [ 資訊 ] 或 [警告]。 資訊 會顯示含有此圖示的訊息 ，而 [警告] 會顯示含有此圖示的訊息 。

    • 若要阻止人員輸入不在下拉式清單中的資料，請選取 [停止]。

      注意

      如果您不新增標題或文字，標題會預設為「Microsoft Excel」，而訊息會預設為：「您所輸入的值不正確。 您必須在此儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料。」

當您將儲存格中的值限制為從下拉式清單中選擇的選項時，資料輸入會變得更快速且更正確。

從製作工作表上的有效項目清單開始，然後排序或重新排列項目，讓項目依您想要的順序顯示。 接著，您可以使用項目做為資料下拉式清單的來源。 如果清單不大，您可以輕鬆參照清單，並直接在資料驗證工具中輸入項目。

1. 在工作表的單欄或單列中輸入內容 (不可以有空白儲存格)，為下拉式清單建立有效項目清單。

2. 選取您要限制資料輸入的儲存格。

3. 在 [資料 ] 索引標籤的 [工具] 底下，選取 [資料驗證 ] 或 [驗證]。

   注意

   如果驗證命令無法使用，工作表可能會受到保護，或者活頁簿可能會受到共用。 如果活頁簿已共用或工作表受保護，則無法變更資料驗證設定。 如需有關活頁簿保護的詳細資訊，請參閱保護活頁簿。

4. 選取 [ 設定 ] 索引標籤，然後在 [ 允許 ] 快顯功能表中，選取 [清單]。

5. 選取 [ 來源 ] 方塊，然後在工作表上選取有效輸入的清單。
   對話方塊隨即最小化，以讓工作表更易於查看。

6. 按 RETURN 或選取 [展開以還原對話方塊，然後選取 [確定]。

   秘訣

   • 您也可以直接在 [ 來源 ] 方塊中輸入以逗號分隔的值。
   • 若要修改有效項目清單，只要變更來源清單中的值或編輯 [來源] 方塊中的範圍即可。
   • 您可以自行指定錯誤訊息以回應無效的資料輸入。 在 [資料 ] 索引標籤上，選取 [ 資料驗證 ] 或 [驗證]，然後選取 [ 錯誤警示 ] 索引標籤。

另請參閱

將資料驗證套用到儲存格

1. 在 新工作表中，輸入您要顯示在下拉式清單中的項目。 理想情況下，您的清單項目會放在 Excel 表格中。

   注意

   • 為什麼應該要將資料放入表格中？ 當您的資料在資料表中時，當您 新增或移除清單中的項目時，任何以該資料表為基礎的下拉式清單都會自動更新。 您不需要再執行其他動作。
   • 現在是將下拉式清單的資料依照您想要顯示的順序來進行排序 (機器翻譯) 的最佳時機。

2. 選取工作表內您想要有下拉式清單的儲存格。

3. 移至 [功能區] 上的 [資料 ] 索引標籤，然後選取 [資料工具] [>資料驗證]。

4. 在 [設定] 索引標籤上，選取 [儲存格內允許] 方塊中的 [清單]。

5. 如果您已經建立了含有下拉式項目的表格，請選取 [ 來源 ] 方塊，然後選取並拖曳包含這些項目的儲存格。 不過，請不要包含標題儲存格。 只需包含應顯示於下拉式清單中的儲存格。 您也可以只在 [ 來源 ] 方塊中輸入項目清單，並像這樣以逗號分隔：
   水果,蔬菜,穀類,乳製品,點心

6. 如果人員可以將儲存格留空，請勾選 [忽略空白 ] 方塊。

7. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

8. 選取 [輸入訊息] 索引標籤。

   • 如果您想要在選取儲存格時彈出訊息，請勾選 [ 顯示訊息 ] 核取方塊，然後在方塊中輸入標題和訊息， (最多 225 個字元) 。 如果您不希望顯示訊息，請清除核取方塊。

9. 選取 [錯誤警示 ] 索引標籤。

   • 如果您希望在有人輸入非清單中的內容時顯示快顯訊息，請選取 [顯示提醒] 核取方塊，選擇 [類型] 中的選項，然後輸入標題和訊息。 如果您不希望顯示訊息，請清除核取方塊。

10. 選取 [確定]。

在您建立下拉式清單後，請確認它可按照您希望的方式運作。 例如，您可能想要查看變更欄寬及列高是否可顯示您的所有項目。 如果決定要變更下拉式清單中的選項，請參閱新增或移除下拉式清單中的項目。 若要刪除下拉式方塊，請參閱移除下拉式清單。

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