如果您已設定規則來管理 Outlook 收件匣中的郵件,但規則似乎無法運作,有幾個方法可以診斷問題。
首先,請檢查您使用的 Outlook 版本。 如果您在畫面頂端看到 [ 檔案 ],表示您使用的是傳統 Outlook。 若沒有,表示您使用的是新的 Outlook 或網頁版。 在下面找到您的版本並按照說明進行操作。
修正新版 Outlook 中的規則
並非所有在傳統版 Outlook 中可用的規則條件或動作在新版 Outlook 中運作方式相同。 規則無法在新版 Outlook 中運作的其中一個原因,可能是因為它是從傳統版 Outlook 移轉而來的用戶端規則。 這表示規則條件和動作只會在您的裝置上發生,而不是在郵件伺服器上發生。
發生這種情況時,您的規則會顯示警示,指出「 無法編輯或檢視此規則」。
如果規則與此警示一起出現,您將無法編輯或檢視該規則。 嘗試在新 Outlook 中再次建立規則 -請參閱在 新 Outlook 中建立規則。 在許多情況下,這已足夠,但也可能取決於您希望規則執行的動作,因為目前不支援某些動作或條件。
例如,如果您嘗試在新的 Outlook 中重新建立規則,但沒有看到您先前在傳統 Outlook 中使用的條件或動作,這表示目前不支援該動作。
注意
新的 Outlook 不支援用戶端規則。 了解 伺服器端和用戶端規則之間的差異。
在新 Outlook 中編輯收件匣規則
如果您希望規則以不同的方式運作,您可以編輯它:
- 在頁面頂端,選取 [設定
]。 - 選取 [ 郵件>規則]。
- 在您要編輯的規則中,選取 [編輯]
。 - 按 [儲存] 儲存您編輯的規則。
伺服器端和用戶端規則之間的差異
規則會在郵件或項目 (伺服器端) 到達您的裝置之前執行,或是在郵件或項目 (用戶端) 送達您的裝置時執行。 規則的執行方式取決於規則中包含的條件和動作。
新的 Outlook 不支援用戶端規則。
伺服器端規則
用戶端規則
伺服器端規則會使用由 Exchange 伺服器處理的條件及動作,且不論您是否於電腦上登入 Outlook,這些規則都會執行。 以下是伺服器端規則的範例:
從 GAL 中的人員或通訊群組清單或您的連絡人清單>,將其<移至<指定的>資料夾
此規則使用所有 Exchange 伺服器資訊,例如將郵件從全域通訊清單中的寄件者移至 Exchange 信箱中的特定資料夾。 例如,伺服器端規則可以將郵件移至指定的資料夾,例如當該資料夾也存在於伺服器上時。 伺服器端規則無法將郵件移至只存在於您裝置上的資料夾。
重要
只有傳統 Outlook 支援用戶端和伺服器端規則。 新的 Outlook、Outlook 網頁版 和 Outlook.com 僅支援伺服器端規則。
用戶端規則至少有一個使用 Outlook 功能的條件或動作,並且必須使用建立規則的帳戶登入傳統 Windows 版 Outlook,用戶端規則才會執行。 例如,以下是一項用戶端專用規則:
從 <人員或通訊群組清單>,標幟郵件以 <播放音效>
在此範例中,您要求規則在您收到郵件時播放音效,而此條件僅能由 Outlook 完成,因此這是用戶端專用規則。
用戶端專用規則動作和條件的傳統 Outlook 範例
只有傳統版 Outlook 才支援下列用戶端條件和規則。
規則中指定之成為用戶端規則的常見條件範例:
在規則中指定以使其成為用戶端規則的常見動作範例:
- 主旨中有特定文字
- 標示為重要
- 標示為敏感性
- 標幟為執行動作
- 內文中有特定文字
- 郵件標題中有特定文字
- 收件者地址中有特定文字
- 寄件者地址中有特定文字
- 指派給類別
- 將其指派給類別
- 將其永久刪除
- 標幟郵件為目前的待處理事項
- 清除訊息標幟
- 列印
- 播放音效
- 標示為已讀取
- 在 [新項目] 警示視窗中顯示特定訊息
- 顯示桌面警示
Outlook 版本支援的規則功能
| 功能 | 傳統版 Outlook | 全新的 Outlook |
|---|---|---|
| 套用保留原則 | 可以使用 | 可以使用 |
| 將規則套用至我收到的郵件 | 可以使用 | 可以使用 |
| 指派給特定類別 | 可以使用 | 部分可用 |
| 指派給_______類別 | 可以使用 | 不支援 |
| 分類 | 可以使用 | 可以使用 |
| 清除類別 | 可以使用 | 不支援 |
| 清除郵件的標幟 | 可以使用 | 不支援 |
| 複製 | 可以使用 | 可以使用 |
| 將遞送延遲 x 分鐘 | 可以使用 | 不支援 |
| Delete | 可以使用 | 可以使用 |
| 在 [新項目警示] 視窗中顯示自訂訊息 | 可以使用 | 不支援 |
| 顯示桌面警示 | 可以使用 | 即將推出 |
| 標幟指定時間 | 可以使用 | 不支援 |
| 表單類型 | 可以使用 | 不支援 |
| 以附件方式轉寄 | 可以使用 | 可以使用 |
| 轉寄至 | 可以使用 | 可以使用 |
| 寄件者 | 可以使用 | 可以使用 |
| 有附件 | 可以使用 | 可以使用 |
| 我不在收件者行中 | 可以使用 | 可以使用 |
| 我在副本線路上 | 可以使用 | 可以使用 |
| 我在收件者行 | 可以使用 | 可以使用 |
| 我使用的是收件者或副本行 | 可以使用 | 可以使用 |
| 我是唯一的收件者 | 可以使用 | 可以使用 |
| 標示為重要性 | 可以使用 | 可以使用 |
| 標示為垃圾郵件 | 不支援 | 可以使用 |
| 標示為已讀取 | 可以使用 | 可以使用 |
| 標示為已讀取 | 可以使用 | 可以使用 |
| 具有重要性的標示 | 可以使用 | 可以使用 |
| 標示為重要性 | 可以使用 | 可以使用 |
| 標示有敏感度 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件大小:最多 | 部分可用 | 可以使用 |
| 郵件內文包括 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件標頭包含 | 可以使用 | 可以使用 |
| 訊息包含標幟 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件大小:至少 | 部分可用 | 可以使用 |
| 郵件類型:自動回覆 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:自動轉寄 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:加密 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:事件回應 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型: 會議邀請 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:未傳遞 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:權限控制 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:讀信回條 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型: 要求核准 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:已簽署 | 可以使用 | 可以使用 |
| 郵件類型:語音信箱 | 可以使用 | 可以使用 |
| 移至 | 可以使用 | 可以使用 |
| 僅在此電腦上 | 可以使用 | 不支援 |
| 永久刪除 | 可以使用 | 不支援 |
| 播放音效 | 可以使用 | 即將推出 |
| 列印 | 可以使用 | 不支援 |
| 收到日期:之後 | 部分可用 | 可以使用 |
| 收到日期:之前 | 部分可用 | 可以使用 |
| 收件者地址包括 | 可以使用 | 可以使用 |
| 重新導向至 | 可以使用 | 可以使用 |
| 使用特定範本回覆 | 可以使用 | 不支援 |
| RSS 摘要 | 可以使用 | 不支援 |
| 傳送自動伺服器回覆 | 可以使用 | 不支援 |
| 寄件者地址包括 | 可以使用 | 可以使用 |
| 通訊錄中的寄件者_____ | 可以使用 | 不支援 |
| 寄件者在指定的通訊錄中 | 可以使用 | 不支援 |
| 收件者地址中的特定字詞 | 可以使用 | 可以使用 |
| 停止處理其他規則 | 可以使用 | 可以使用 |
| 主題包括 | 可以使用 | 可以使用 |
| 主旨或內文包括 | 可以使用 | 可以使用 |
| 透過指定的帳戶 | 可以使用 | 部分可用 |
| 若要 | 可以使用 | 可以使用 |
| 使用表單 | 可以使用 | 不支援 |
| 具有文件或表單的選取屬性 | 可以使用 | 不支援 |