Úpravy Office 365 dokumentů v Viva Engage

Každý člen komunity Viva Engage může upravovat soubory, které tam uživatelé publikuje. Viva Engage uloží historii verzí pro každý soubor.

Poznámky:

Viva Engage ukládá soubory všech propojených komunit na SharePointu. Všechny soubory jsou přístupné z Viva Engage. Když se Viva Engage připojí k Microsoftu 365, každá komunita odkazuje na skupinu Microsoft 365. Pokud chcete zkontrolovat, jestli má vaše organizace tuto funkci, přečtěte si téma Kde jsou uložené moje Viva Engage soubory?
Starší Viva Engage instalace používají jiné schéma cloudového úložiště. Většina z nich prošla převodem na Microsoft 365 se sharepointovým úložištěm. Během tohoto převodu budou všechny existující soubory pro Viva Engage připojené komunity jen pro čtení. V takových případech budete muset soubor stáhnout a znovu nahrát a v případě potřeby upravit nově nahranou verzi. Další informace najdete v následujících částech.

Metody úprav souborů, zobrazení historie verzí a otevírání předchozích revizí závisí na typu souboru a na tom, kde je soubor uložený.

Soubory Word, PowerPointu nebo Excelu uložené v Viva Engage: Pokud chcete sledovat revize, otevřete soubor na stránce Viva Engage souboru v Office 365.

Práce v Microsoft 365 pro web se podobáMicrosoft 365 na ploše. Tipy a nápovědu k práci v Microsoft 365 pro web aplikacích najdete v tématech Základní úkoly v Word pro web, Základní úkoly v Excelu Online a Základní úkoly v PowerPoint pro web.
Pokud chcete zobrazit historii verzí, zkontrolujte Viva Engage stránky jednotlivých souborů.
Soubory Word, PowerPointu nebo Excelu uložené na SharePointu: Pokud chcete sledovat revize, můžete provádět změny pomocí Microsoft 365 pro web nebo přímo v Word, PowerPointu nebo Excelu. Historie verzí se zobrazí v knihovně dokumentů SharePointu Online pro skupinu.
U jiných typů souborů: Stáhněte soubor, proveďte změny a nahrajte aktualizovaný soubor. Viva Engage sleduje revize souborů v cloudovém úložišti a v SharePointu pro soubory uložené v SharePointu.

Náhled nebo úprava souboru z konverzace

Vyberte soubor. Viva Engage otevře stránku souboru a zobrazí se náhled, pokud je k dispozici.

Tip: Další možnosti souboru potřebujete, když v poli přílohy konverzace vyberete Další .
V seznamu Akce souborů vyberte Upravit soubor. Otevře se nová karta souboru.
Proveďte požadované změny. Když chcete s úpravami skončit, zavřete kartu v prohlížeči. Vaše změny se automaticky ukládají do přiloženého souboru.
Pokud je soubor uložený na SharePointu, uvidíte nahoře možnost ho upravit v Word, Excelu nebo PowerPointu.

Pokud není k dispozici žádný náhled nebo neexistuje odkaz Upravit soubor , proveďte následující kroky:
Vyberte Kliknutím stáhněte (nebo Stáhnout) a uložte soubor do počítače.
Upravte soubor (není nutné pro nahrávání).
Nahrajte ho do Viva Engage vyhledáním původní verze. Pak vyberte Akce souborů > Nahrát novou verzi. Při nahrání se soubor obnoví do stavu čtení i zápisu.

Náhled nebo úprava souboru ze skupiny

Ve skupině vyberte Soubory a potom klikněte na název souboru. Soubor se zobrazí v konverzaci, kde je publikován.
Pokud chcete zobrazit náhled souboru, vyberte Kliknutím sem zobrazíte dokument. Pokud je možné zobrazit náhled souboru, otevře se náhled.
Pokud chcete soubor upravit, vyberte Akce souboru > Upravit soubor.
Proveďte požadované změny. Když chcete s úpravami skončit, zavřete kartu v prohlížeči. Vaše změny se automaticky ukládají do přiloženého souboru.
Pokud je soubor uložený na SharePointu, můžete ho upravit v Word, Excelu nebo PowerPointu nahoře.

Pokud nemůžete vybrat Upravit soubor v seznamu Akce souboru :
V seznamu Akce souborů klikněte na Stáhnout a uložte soubor do počítače.
V případě potřeby soubor upravte a nahrajte ho do Viva Engage vyhledáním původní verze. Pak vyberte Akce souboru > Nahrát novou verzi. Při nahrání se soubor obnoví do stavu čtení i zápisu.

Náhled nebo úprava souboru ze seznamu souborů Viva Engage

Pokud chcete najít soubor, když si nejste jistí, ve které komunitě se nachází, vyberte ikonu nastavení , vyberte Soubory a pak prozkoumejte nejpravděpodobnější umístění souboru.

V tomto zobrazení se akce souborů zobrazí v rozevírací nabídce ve sloupci Naposledy aktualizováno .
Pokud chcete zobrazit náhled souboru, vyberte Náhled.

Pokud náhled není v seznamu, není pro tento typ souboru dostupný.
Pokud chcete soubor upravit, vyberte Upravit.
Upravte soubor. Když chcete s úpravami skončit, zavřete kartu v prohlížeči. Vaše změny se automaticky ukládají do přiloženého souboru.
Pokud je soubor uložený na SharePointu, můžete ho upravit v Word, Excelu nebo PowerPointu nahoře.

Pokud nemůžete upravit, budete muset stáhnout a upravit soubor a pak ho znovu nahrát.
Vyberte Stáhnout a uložte soubor do počítače.
Upravte soubor a nahrajte ho do Viva Engage vyhledáním původní verze. Pak vyberte Akce souboru > Nahrát novou verzi.

Práce se soubory ze SharePointu

Pokud chcete provádět úkoly se soubory v SharePointu, vyberte odkaz Knihovna dokumentů SharePointu na stránce skupiny a přejděte do složky Aplikace.

Informace o práci se soubory ze SharePointu najdete v následujících článcích:

Nejčastější dotazy

Otázka: Jak se můžu ujistit, že se uloží změny v souboru Office 365?

O: Změny se ukládají tak, jak je provedete v Office 365. Pokud chcete zkontrolovat, jestli jsou změny v souboru, aktualizujte prohlížeč a podívejte se do náhledu souboru.

Otázka: Proč jsou některé Office 365 soubory jen pro čtení?

O: Pokud pro soubory Word, PowerPointu nebo Excelu chybí odkaz Upravit, znamená to, že instalace Viva Engage vaší organizace přešla na Office 365 a soubory Viva Engage jsou teď uložené na SharePointu. Dokument si budete muset stáhnout a znovu nahrát. Tím se soubor obnoví tak, aby byl čitelný a zapisovatelný.

Otázka: Když pracuji s typem souboru, který nemůžu upravit v Viva Engage, můžu nahradit starší verzi aktualizovanou verzí?

Odpověď: Pro jiné typy souborů než Word, PowerPoint a Excel ano. V Viva Engage vyhledejte původní verzi souboru a v seznamu Akce souborů vyberte Nahrát novou verzi. Pro dokumenty Word, Excelu nebo PowerPointu není k dispozici nahrání nové verze. Sledování verzí těchto typů souborů je možné pouze v případě, že jsou změny provedeny pomocí Office 365.

Otázka: Jak zajistím, že můj soubor nikdo nezmění?

O: Pokud je soubor uložený v Viva Engage, požádejte správce skupiny, aby klikl na jeho název, a pak v seznamu Akce souborů na levé straně vyberte Označit jako oficiální a Zamknout změny.

Soubor se zobrazí se žlutou hvězdičkou.
Pokud je váš soubor na SharePointu, můžete ho rezervovat a ujistit se, že ho nikdo jiný nemůže otevřít, nebo můžete změnit oprávnění SharePointu k souboru.
1. Pokud chcete najít soubor v SharePointu, klikněte na odkaz Knihovna dokumentů SharePointu na stránce připojené skupiny a přejděte do složky Aplikace.
2. Postupujte podle pokynů pro SharePoint v článku Rezervace, vracení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně nebo Oprávnění k úpravám a správě sharepointového seznamu nebo knihovny.