Arkistointi Outlookissa (Windows)

kohteiden Arkisto uudessa Outlookissa

1. Valitse sähköpostiviesti, jonka haluat arkistoida.

2. Valitse Arkisto.

3. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa vahvistetaan toiminto ja annetaan kumoa-vaihtoehto.

   

Perinteisessä Outlookissa voit valita seuraavat vaihtoehdot:

kohteiden | Arkisto Arkisto kohteet näppäimistön | avullaPoista arkistointi käytöstä askelpalautinnäppäimellä | Etsi Arkisto-kansio | Online-Arkisto | Arkisto vs. Online-Arkisto | FAQ

Arkisto kohteita perinteisessä Outlookissa

1. Valitse postilaatikosta tai muusta kansiosta yksi tai useampi viesti arkistoitavaksi.

2. Valitse Poista-ryhmässä Arkistoi. Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin välittömästi painamalla askelpalautinta.

   Vihje

   Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- ja Outlook.com-tileissä Arkisto-kansiosi on jo olemassa, vaikka et olisi koskaan aiemmin käyttänyt ominaisuutta. Löydät sen Outlookin kansioluettelosta. Jos et näe kansiota ja käytät Outlook 2016 tai Outlook for Microsoft 365, siirry kohtaanOffice-tilin>päivitysasetusten>päivitys>nyt.

3. Viestit siirretään Arkisto-kansioon. Jos arkistoit viestin vahingossa, siirry Arkisto-kansioon ja siirrä viesti takaisin Saapuneet-kansioon.

   Huomautus

   Arkisto-painike näkyy vain Outlook 2016, Outlook 2019:ssä ja Outlook for Microsoft 365. Vanhemmissa Outlook-versioissa ei ole valintanauhan Arkisto-painiketta.

viestien Arkisto perinteisessä Outlookissa näppäimistön avulla

Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin painamalla askelpalautinta. Jos painat Delete-näppäintä, viestit siirretään Poistetut-kansioon. Askelpalauttimen toimintaa ei voi muuttaa.

Miten poistan käytöstä arkistoinnin Outlook for Microsoft 365:n askelpalauttimella?

Jos haluat estää kohteiden siirron Arkisto-kansioon kun painat askelpalautinta, voit poistaa tämän toiminnon käytöstä lisäämällä seuraavat rekisterimerkinnät.

Ryhmäkäytännön rekisteripolku:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Nimi: DisableOneClickArchive
Tyyppi: DWORD
Arvo: 1

Officen mukautustyökalun (OCT) rekisteripolku: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Nimi: DisableOneClickArchive
Tyyppi: DWORD
Arvo: 1

Miten löydän Arkisto-kansion?

Arkisto-kansio on kansioluettelossa. Jos haluat näyttää kansioluettelon, valitse Näytä>kansioruutu > normaali.

Miten voin tehdä haun Arkisto-kansiossa?

Kun haet Outlook-kohteita oletusarvoisesti kansioluettelon yläreunassa olevalla Haku-toiminnolla , perinteinen Outlook etsii koko postilaatikosta.

Jos haluat hakea vain Arkisto-kansiosta, valitse se ensin kansioluettelosta. Hakukentän haku koskee nyt vain Arkisto-kansiota.

Miten tämä eroaa Online-arkistosta?

Online-Arkisto on ominaisuus Microsoft 365 -yritysasiakkaille, joilla on epätavallisen suuret postilaatikot. Nämä asiakkaat voivat käyttää Online-arkistoa, jotta vanhaa postia ei tarvitse poistaa. Käyttäjän Online-Arkisto toimii jonkin verran kuin toinen tili Outlookissa, jolla on oma kansiorakenne. Siksi se ei sisälly Saapuneet-kansiosta tehtyihin hakuihin.

Jos Online-arkisto on käytössä, järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat määrittää postilaatikot siirtämään automaattisesti vanhat viestit Online-arkistoon arkistointikäytäntöjä käyttämällä.

Milloin Arkistoa ja Online-arkistoa pitäisi käyttää?

Suosittelemme, että käytät Arkisto-ominaisuutta, jotta Saapuneet-kansio ei vastaa viesteihin, joihin olet jo vastannut tai joihin olet toiminut. Arkistoa kannattaa ajatella tiedostokansiona. Voit tallentaa kohteita Arkisto-kansioon ja käyttää niitä silti helposti. Voit myös poistaa viestejä tai siirtää ne tiettyihin kansioihin, jos se on enemmän tyyliäsi.

Käyttäjille, joilla on suuria postilaatikoita Office 365 Enterprise organisaatiossa, suosittelemme, että järjestelmänvalvojat määrittävät Arkisto käytännön, joka siirtää kohteet Online-Arkisto vuoden tai sitä lyhyemmän ajan kuluttua, jos käyttäjät saavuttavat postilaatikkokiintiönsä nopeammin. Näin varmistetaan, että käyttäjien ei tarvitse poistaa vanhoja viestejä, jotta he voivat tehdä tilaa uusille sähköpostiviesteille. Määrättyä aikaa vanhemmat viestit voidaan siirtää sekä Saapuneet-kansiosta että paikallisesta Arkisto-kansiosta.

Arkistoinnin usein kysytyt kysymykset

Voinko muuttaa, minne arkistoidut kohteet siirretään?

Jos käytät Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- tai Outlook.com-tiliä, et voi muuttaa sijaintia, johon arkistoidut kohteet siirretään. Arkisto-kansio on yksi perinteisistä Outlookin oletusjärjestelmäkansioista, eikä sitä voi nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa. Jos käytät POP- tai IMAP-tiliä, kuten Gmailia, Yahoota tai iCloudia, voit muuttaa Arkisto-kansion sijaintia valitsemalla Tiedoston>postilaatikon asetukset>Työkalut>Määritä Arkisto kansio.

Miksi uudella arkistointitoiminnolla on Online-arkiston kanssa samankaltainen nimi?

Arkisto on hyvin ymmärretty ominaisuus, joka on jo käytettävissä Outlook Mobilessa, Outlook Web App ja Outlook.com ja jopa muissa sähköpostipalveluntarjoajissa, kuten Gmailissa. Koska kyseessä on vakiintunut nimitys ja koska Online-arkisto on olemassa oleva toiminto, olemme päättäneet pitää molemmat samoina.

Mitä tapahtuu automaattiselle arkistoinnille?

Automaattinen arkistointi on vanhempi Outlook-ominaisuus, joka mahdollistaa vanhojen sähköpostiviestien automaattisen siirtämisen .pst-tiedostoon. Tällöin viestit poistetaan palvelimesta ja niitä on vaikeampi löytää haulla. Jos AutoArchive.pst-tiedoston sisältävä kiintolevy vioittuu, viestit katoavat. Online-arkisto korvaa Automaattisen arkistoinnin yritystasolla.

Automaattista arkistointia voi edelleen käyttää, jos sinulla ei ole Online-Arkisto ja jos IT-osastosi ei poista toimintoa käytöstä. Lisätietoja automaattisesta arkistoinnista Outlook 2016 on artikkelissa vanhojen kohteiden Arkisto manuaalisesti perinteisessä Outlook for Windowsissa.

Olen Office 365 Enterprise järjestelmänvalvoja. Voinko poistaa Arkisto-toiminnon käytöstä ryhmäkäytännöllä?

Arkisto on laajalti saatavilla Outlook for Windowsissa, Outlook Mobilessa, Outlookin verkkoversio ja Outlook.com. Arkisto ominaisuutta ei voi poistaa käytöstä ryhmäkäytäntö avulla.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Arkistoi vanhempia kohteita manuaalisesti Outlook for Windowsissa

Luo alikansio