Mengelola pengaturan antrean panggilan dan penjawab otomatis di Microsoft Teams
Prospek tim yang berhadapan dengan pelanggan seringkali perlu melakukan penyesuaian pada pengaturan antrean panggilan dan penjawab otomatis mereka lebih sering daripada yang dapat ditangani admin TI mereka. Admin memiliki kemampuan untuk mendelegasikan orang-orang tertentu sebagai pengguna yang sah dan memberi mereka kemampuan untuk mengubah pengaturan seperti jam operasi, perutean panggilan, keanggotaan antrean, dan salam yang telah direkam sebelumnya untuk antrean panggilan dan penjawab otomatis masing-masing tanpa meninggalkan Teams.
Catatan:
-
Untuk membuat pengawas tim yang sah, admin TI terlebih dahulu harus membuat kebijakan aplikasi suara. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Paket untuk penjawab otomatis dan Pengguna yang sah antrean panggilan.
-
Aplikasi Antrean untuk Microsoft Teams saat ini berada dalam pratinjau pribadi. Setelah tersedia secara umum, lisensi tersebut akan disertakan dalam Teams Premium, lisensi add-on yang menyediakan fitur tambahan untuk membuat rapat Teams lebih dipersonalisasi, cerdas, dan aman. Untuk mendapatkan akses ke Teams Premium, hubungi admin TI Anda.
Dalam artikel ini
Mengonfigurasi pengaturan antrean panggilan
Memperbolehkan orang untuk menolak melakukan panggilan
Mengubah penanganan pengecualian
Mengonfigurasi pengaturan penjawab otomatis
Mengonfigurasi pengaturan antrean panggilan
Memperbolehkan orang untuk menolak melakukan panggilan
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Penanganan dan perutean Panggilan
-
Alihkan Izinkan orang untuk tidak mengaktifkan atau menonaktifkan panggilan tergantung pada kebutuhan Anda.
Mode konferensi
Mode konferensi mengurangi jumlah waktu yang diperlukan agar Anda dapat tersambung dengan penelepon setelah Anda menerima panggilan.
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Penanganan dan perutean Panggilan
-
Mengaktifkan atau menonaktifkan mode konferensi tergantung pada kebutuhan Anda.
Mengelola pengguna dan grup
Tambahkan atau hapus anggota tim dari antrean panggilan dan Grup Microsoft 365. Anda bisa mengubah urutannya untuk perutean panggilan serial, yang akan membunyikan setiap orang sesuai urutan yang tercantum.
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan
-
Pilih tab panggilan yang ingin Anda buat perubahan di sepanjang bagian atas layar.
-
Pilih Kelola pengguna dan grup untuk jawaban panggilan.
-
Pilih Edit untuk mengubah siapa yang berada dalam antrean panggilan.
-
Pilih Tambahkan pengguna dan grup.
-
Tambahkan pengguna atau grup dengan mengetikkan nama mereka dan memilih orang atau grup yang benar dari menu menurun.
-
Klik dan seret pengguna atau grup untuk menyusun ulang urutan daftar Anda.
-
Untuk menghapus pengguna atau grup dari daftar, pilih sampah di samping nama mereka.
Catatan: Anda bisa menambahkan hingga 20 pengguna ke antrean panggilan. Jika perlu menambahkan lebih banyak pengguna (hingga 200), Anda harus menambahkannya ke daftar distribusi atau grup Microsoft 365.
Pilih metode perutean
Metode perutean menentukan urutan agen menerima panggilan dari antrean. Ada empat jenis metode perutean:
Perutean penjawab melingkari semua agen dalam antrean pada saat yang sama. Agen pertama yang mengangkat panggilan akan menelepon.
Perutean serial membunyikan semua agen satu per satu dalam urutan yang ditentukan dalam daftar orang. Jika agen memutuskan atau tidak menjawab panggilan, panggilan akan menghubungi agen berikutnya. Siklus ini berulang hingga panggilan dijawab, waktu habis, atau penelepon menutup telepon.
Round robin menyeimbangkan perutean panggilan masuk sehingga setiap agen mendapatkan jumlah panggilan yang sama dari antrean.
Rute diam terpanjang setiap memanggil agen yang menganggur waktu terlama. Agen dianggap menganggur jika statusnya memperlihatkan Tersedia. Agen yang tidak tersedia tidak menerima panggilan hingga mereka mengubah statusnya menjadi Tersedia.
Cara memilih metode perutean:
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Penanganan dan perutean Panggilan.
-
Gulir ke bawah untuk Memilih metode perutean.
-
Pilih metode perutean pilihan Anda.
Catatan:
-
Ketika menggunakan Lama diam dan ketika ada lebih sedikit panggilan dalam antrean daripada agen yang tersedia, hanya dua agen menganggur terpanjang pertama yang akan disajikan dengan panggilan dari antrean.
-
Ketika menggunakan Lama diam, mungkin ada saat-saat ketika agen menerima panggilan dari antrean segera setelah tidak tersedia, atau penundaan singkat dalam menerima panggilan dari antrean setelah tersedia.
-
Presentasi panggilan Antrean Panggilan ke agen mungkin berkonflik dengan batasan Perutean Berbasis Lokasi. Dalam hal ini, agen akan menerima pemberitahuan panggilan tetapi tidak dapat menjawab panggilan. Kondisi ini akan berlanjut hingga agen lain tersedia untuk menjawab panggilan, penelepon berhenti merespons, atau terjadi kondisi batas waktu antrean panggilan.
Mengubah pengaturan salam
-
Pilih Pengaturan dan lainnya
-
Pilih baris antrean panggilan yang ingin Anda buat perubahannya.
-
Pilih Tanpa salam, Tambahkan pesan salam, atau Putar file audio dari menu turun bawah salam.
-
Jika Anda memilih Putar file audio, unggah file audio dengan format yang diterima.
-
Jika Anda memilih Tambahkan pesan salam, ketik pesan.
-
-
Pilih Simpan.
Mengubah penanganan pengecualian
Pilih cara yang Anda inginkan untuk menangani panggilan terputus, panggilan yang melebihi waktu tunggu maksimum, dan opsi perutean panggilan lainnya bergantung pada keadaan tertentu.
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan
-
Gulir ke bawah hingga penanganan Pengecualian
-
Pilih opsi perutean panggilan ketika jumlah maksimum panggilan tercapai. Pilih dari:
-
Putuskan sambungan: memutuskan sambungan panggilan.
-
Mengalihkan ke orang dalam organisasi: Mengarahkan panggilan ke orang tertentu.
-
Mengalihkan ke aplikasi suara: Alihkan ke penjawab otomatis atau Antrean panggilan.
-
Mengalihkan ke nomor telepon eksternal: Atur nomor telepon eksternal untuk diarahkan ulang.
-
Mengalihkan ke pesan suara: pilih pesan suara pribadi untuk dialihkan.
-
Mengalihkan ke pesan suara (dibagikan): pilih pesan suara bersama untuk diarahkan ulang.
Catatan: Saat mengalihkan panggilan ke seseorang di organisasi, orang tersebut harus diaktifkan dengan suara. Untuk detail tentang mengaktifkan suara, lihat Menetapkan lisensi add-on Teams kepada pengguna.
Mengonfigurasi pengaturan penjawab otomatis
Penjawab otomatis memungkinkan orang menghubungi organisasi Anda dan menavigasi sistem menu untuk berbicara ke departemen yang tepat, Antrean panggilan, orang, atau operator.
Mengubah salam penjawab otomatis
-
Pilih Pengaturan dan lainnya
-
Pilih baris penjawab otomatis yang ingin Anda buat perubahannya.
-
Pilih Tanpa salam, Tambahkan pesan salam, atau Putar file audio dari menu turun bawah salam.
-
Jika Putar file audio dipilih, unggah file audio dengan format yang diterima
-
Jika Tambahkan pesan salam dipilih, ketik pesan.
-
-
Pilih Simpan.
Kelola jam kerja
Identifikasi kapan antrean panggilan Anda terbuka untuk menerima panggilan.
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Kelola bisnis dan setelah jam kerja.
-
Anda akan melihat daftar tab di bagian atas layar. Pilih yang ingin Anda kelola.
-
Pilih Kelola jam.
-
Pilih skenario yang paling sesuai dengan bisnis Anda: Buka jam yang sama setiap hari, Buka jam berbeda setiap hari, atau Buka 24 jam.
-
Menggunakan tombol alih, atur hari dalam seminggu bisnis Anda dibuka atau ditutup.
-
Pilih jam kerja Anda menggunakan menu turun bawah untuk setiap hari.
-
Untuk menghapus waktu, pilih
Mengelola alur panggilan
Ubah opsi salam dan perutean untuk panggilan yang diterima selama dan setelah jam kerja.
Alur panggilan selama jam kerja:
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Alur panggilan untuk jam kerja.
-
Anda akan melihat daftar tab di bagian atas layar. Pilih tab antrean yang ingin Anda kelola.
-
Pilih opsi salam untuk jam kerja. Pilih dari: Tidak ada salam, Putar file audio, atau Tambahkan pesan salam.
-
Pilih opsi perutean panggilan untuk jam kerja. Pilih dari:
-
Lepaskan
-
Mengalihkan ke seseorang di organisasi: Mengarahkan panggilan ke orang tertentu.
-
Mengalihkan ke aplikasi suara: Alihkan ke penjawab otomatis atau Antrean panggilan.
-
Mengalihkan ke nomor telepon eksternal: Pilih nomor telepon eksternal.
-
Mengalihkan ke pesan suara: Mengalihkan ke pesan suara bersama.
-
Opsi menu Putar: Pilih opsi salam untuk opsi menu. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan Penjawab otomatis: Opsi menu Putar.
-
Alur panggilan setelah jam kerja
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Alur panggilan selama beberapa jam.
-
Pilih opsi salam untuk setelah jam kerja.
-
Pilih opsi perutean panggilan untuk setelah jam kerja.
Alur panggilan untuk hari libur
-
Masuk ke Pengaturan > Panggilan > Alur panggilan untuk setelah jam kerja > Mengelola alur panggilan hari libur
-
Edit hari libur yang diamati untuk organisasi Anda dengan memilih Edit di samping setiap hari libur yang tercantum.
-
Pilih opsi salam untuk setiap hari libur.
-
Pilih opsi perutean panggilan untuk setiap hari libur.
Catatan: Anggota tim tidak akan dapat mengubah tanggal hari libur kecuali mereka diberi wewenang untuk membuat perubahan pada setiap penjawab otomatis yang mereferensikan jadwal hari libur.
Topik terkait
Perlu bantuan lainnya?
Ingin opsi lainnya?
Jelajahi manfaat langganan, telusuri kursus pelatihan, pelajari cara mengamankan perangkat Anda, dan banyak lagi.
Komunitas membantu Anda bertanya dan menjawab pertanyaan, memberikan umpan balik, dan mendengar dari para ahli yang memiliki pengetahuan yang luas.
