Korišćenje filtriranja za izmenu SharePoint prikaza

Filteri smanjuju količinu vraćenih podataka izborom stavki na osnovu operacija (na primer, veće od ili manje od) i podudaranjem podataka. Kada kreirate filtrirani prikaz, prva indeksirana kolona u izrazu filtera trebalo bi da u najvećoj meri smanji skup podataka. Na primer, filtriranje u polju države ili grada često može znatno da smanji skup podataka. Ako imate 15.000 stavki, želećete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Čak i ako skup podataka nema više od 5000 stavki, to je i dalje dobra praksa.

SharePoint bira prvu indeksiranu kolonu u upitu, a zatim koristi ostale kolone za izbor podataka. Druge kolone koje navedete u filteru prikaza mogu ili ne moraju biti indeksirane. Prikaz ne koristi te indekse, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vrati manje stavki od granične vrednosti prikaza liste.

Na primer, imate upit: veličina = velika AND boja = crvena. Veličina nije indeksirana na listi, ali boja jeste. Ukoliko imate manje od 5000 „crvenih“ stavki na listi, upit će uspeti na velikoj listi. Međutim ako imate upit „veličina = velika OR boja = crvena“, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, ona mora da skenira celu listu da bi pronašle sve velike stavke. Ako bude vraćeno više od 5000 stavki, upit je ograničen.

Ako koristite dve ili više kolona u izrazu filtera, odlučujući indeksi bi trebalo da koriste operator AND. Na primer, ako želite da vratite „pse“ sa velike liste životinja. Imate neindeksiranu kolonu pod imenom „Vrsta“ gde je jedna od vrednosti „Pas“. Ako pošaljete upit samo za „Vrsta = Pas“, upit će biti ograničen. Međutim, ako imate indeksiranu kolonu koja se zove „Klasa“, upit postaje „Klasa = Sisari AND Vrsta = Pas“. Takođe možete da pretražite mačke i pse pomoću upita „Klasa = Sisari AND (Vrsta = PAS OR Vrsta = Mačke)“. Drugi upit bira sve sisare, a zatim filtrira pse i mačke.

Ako kolone koje ćete koristiti za filtriranje nemaju indekse, trebalo bi da počnete tako što ćete kreirati indekse. Više informacija potražite u članku Dodavanje indeksa u SharePoint kolonu.

Možete da koristite kolone da biste filtrirali podatke na listi, čime se kreira prikaz. Zatim možete da uredite prikaz i izbrišete filtere. Skrivene kolone mogu da se koriste i za sortiranje liste, iako nisu prikazane.

Kreiraj prikaz

Otvorite listu ili biblioteku u kojima želite da kreirate prikaz.

1. Kliknite na naslov kolone po koju želite da filtrirate i u opcijama menija odaberite stavku Filtriraj.

   

2. U oknu filtera koje se otvara sa desne strane stranice odaberite vrednosti kolona po kojima želite da filtrirate listu. Kada završite, kliknite na dugme Primeni .
   
   
   
   Sada bi trebalo da obratite pažnju na to da zaglavlje kolone ima ikonu filtera pored koje ukazuje na to da se lista filtrira po vrednostima u toj koloni.
   
   
   
   Ako želite da saznate više o oknu sa filterima i o tome kako da filtrirate po vrednostima uskladištenim u nekoliko različitih kolona, pročitajte članak Šta je okno filtera liste i biblioteke?

3. Ponovite 1. i 2. korak za sve druge kolone po kojima želite da filtrirate.

4. Pogledajte meni Prikazi u gornjem desnom uglu liste ili biblioteke. Trebalo bi da primetite ime trenutnog prikaza, sa zvezdicom (*) pored njega – što ukazuje na to da prikaz nije sačuvan. Da biste kreirali novi prikaz, izaberite ime trenutnog prikaza, a zatim odaberite stavku Sačuvaj prikaz kao iz opcija menija.
   
   

5. U polju "Sačuvaj kao" koje se pojavi otkucajte novo ime za prikaz. (Ako želite da svi mogu da vide prikaz, ostavite izabranu opciju Postavi ovo kao javni prikaz. U suprotnom, opozovite izbor da bi prikaz bio vidljiv samo vama.) Kliknite na dugme Sačuvaj da biste kreirali novi prikaz.
   
   
   
   Sada bi trebalo da vidite filtrirani prikaz liste ili biblioteke sa dodeljenim imenom.

   Napomena: Moguće je filtrirati listu ili biblioteku bez čuvanja u vidu prikaza. 

Uklanjanje filtera

Trenutni filteri se pojavljuju ispod naslova liste. Da biste uklonili filter, jednostavno izaberite filter ispod naslova liste. Da biste uklonili sve filtere odjednom, izaberite stavku Obriši filtere sa desne strane.  

Izmena prikaza

Otvorite listu ili biblioteku u kojima želite da kreirate prikaz.

1. Dodatno promenite prikaz, na primer sortiranje, grupisanje ili dodavanje dodatnih filtera.

2. Pratite uputstva u gorenavedenim koracima 3 i 4, ali ovog puta nemojte da promenite ime prikaza. Kliknite na dugme Sačuvaj. Ovo će ažurirati postojeći prikaz.

Izmena prikaza u klasičnom uređivaču prikaza

1. Pomerite se nadole do odeljka Filteri i izaberite stavku Prikaži stavke samo kada je sledeće tačno.

2. Dodajte izraze da biste definisali po kojim kolonama ili kolonama želite da filtrirate.

   

   Ako imate or izraze , prvo ih navedite. Zatim dodajte sve potrebne izjave I.

3. Ako treba da dodate još jednu stavku u definiciju filtera, izaberite stavku Prikaži više kolona u donjem desnom uglu. Možete da imate do 10 izraza u definiciji filtera.

   

4. Kada završite, kliknite na dugme U redu na vrhu ili dnu stranice da biste sačuvali prikaz.

   Stranica Uredi prikaz se zatvara i zamenjuje je prikaz koji ste definisali.

Da biste dobili prikaz za brzo filtriranje velikog broja stavki, prva kolona u filteru mora da bude indeksirana. Ostale kolone koje navedete u filteru prikaza mogu ili ne moraju biti indeksirane, ali prikaz ne koristi te indekse. Prva kolona filtera trebalo bi da vrati manje stavki od granične vrednosti prikaza liste.

Ako prva kolona filtera daje više stavki od granične vrednosti prikaza liste, filter možete koristiti sa više kolona. Kada definišete filtrirani prikaz koji koristi više kolona, koristite operator AND da biste ograničili ukupan broj dobijenih stavki. Čak i u ovom slučaju, i dalje će biti potrebno da kao prvu kolonu u filteru navedete kolonu koja verovatno daje manju količinu podataka. Korišćenje filtera OR skoro uvek povećava broj dobijenih stavki i neće biti efikasno pod ovim okolnostima.

Više informacija o prikazima potražite u članku Kreiranje, promena ili brisanje prikaza na listi ili u biblioteci.

Postoje dve ključna reči koje možete da koristite da biste filtrirali na osnovu trenutnog dana [Danas] ili trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamičke zato što se menjaju sa korisnikom ili datumom.

Korišćenje reči [Ja] može biti korisno kada samo želite da vidite svoje dokumente u velikoj biblioteci. Reč [Ja] radi na kolonama zasnovanim na ljudima, kao što su „Kreirao/la“ ili „Izmenio/la“. Na primer, da biste videli sve dokumente koje ste kreirali, postavite filter u koloni „Kreirao/la“ na [Ja]. Ako ste vi urednik i želite da vidite poslednje datoteke na kojima ste radili, postavite filter u koloni „Izmenio/la“ na [Ja]. Da biste videli i jedno i drugo, kreirajte dva filtera koje povezuje Or.

Ključna reč [Danas] radi na kolonama zasnovanim na datumu. Možete da koristite matematički izraz da biste dobili opsege koji se menjaju sa današnjim datumom. Na primer, da biste videli sve dokumente koji su izmenjeni u poslednjih 30 dana, možete da kreirate filter u koloni „Datum“ koji je veći od ili jednak [Danas] - 30. Da biste izostavili današnji datum, postavite drugi filter u koloni „Datum“ na manje od [Danas] i povežite ih koristeći And.

Možete da filtrirate SharePoint listu koja sadrži kolonu metapodataka. 

Dodavanje kolone metapodataka na listu

Idite na listu i izaberite stavku +Dodaj kolonu.

Izaberite stavku Još... radio dugme Kontrolisani metapodaci, a zatim kliknite na dugme U redu.

Alternativno, kada kreirate kolonu kontrolisanih metapodataka i dodate stavke na listu, možete da primenite oznake metapodataka tako što ćete kliknuti na ikonu oznake u oknu za uređivanje stavki liste.

Primena oznaka metapodataka u oknu prikaza strukture u obliku stabla .

Filtriraj po oznakama kontrolisanih metapodataka

1. Izaberite ikonu filtera pristupite oknu filtera.

   

   Napomena: Možete da izaberete opciju Prikaz stabla sa padajuće liste na vrhu okna, koja pruža hijerarhijski prikaz termina povezanih sa izabranom kolonom.

2. Izaberite oznake metapodataka koje želite da filtrirate.

   

3. Osim toga, ako imate bar 5 vrednosti definisanih u koloni kontrolisanih metapodataka, izaberite vezu Pogledaj sve da biste prikazali okno filtera.

   

4. Proverite oznake metapodataka na koje želite da filtrirate i izaberite stavku Primeni.

Slede neki predlozi za tipične prikaze koji će dobro raditi uz indeksirane kolone:

Za filtriranje po:	Indeksiranje:	Na primer:
Nedavno promenjene stavke	Kolona Izmenjeno	Da biste prikazali samo stavke koje su promenjene u prošloj sedmici, primenite filter Izmenjeno veće je od[Danas]-7.
Nove stavke	Kolona Kreirano	Da biste kreirali prikaz samo onih stavki koje su dodate prošle sedmice, primenite filter Kreiranoveće je od[Danas]-7.
Moje stavke	Kolona Kreirao	Da biste kreirali prikaz samo onih stavki koje ste vi dodali, primenite filter Kreirao/la jednako je [Ja].
Stavke kojima je krajnji rok danas	Kolona Krajnji rok (koju ste vi kreirali na listi ili u biblioteci)	Da biste kreirali prikaz samo onih stavki kojima je danas krajnji rok, primenite filter Krajnji rokjednako je[Danas].
Ažuriranja diskusione table	Kolona Poslednji put ažurirano	Da biste kreirali prikaz samo onih diskusija koje su dodate prošle sedmice, primenite filter Poslednji put ažurirano veće je od [Danas]-30.
Arhiviranje datoteka u biblioteci dokumenata	Datum izmene	Da biste kreirali prikaz dokumenata koji nisu promenjeni od 2016. godine (koje kasnije želite da arhivirate), primenite filter Datum izmene se odnosi na period pre 31. decembra 2016.
Pronalaženje podskupa finansijskih podataka	Region, Godina (kao dva jednostavna indeksa)	Da biste kreirali prikaz finansijskih podataka za severoistočni region u 2015. godini, primenite filter Region jednako „SL“ AND Godina jednako 2015 zato što kolona Region verovatno ima manje vrednosti od kolone Godina.
Metapodaci	Kolona kontrolisanih metapodataka	Da biste kreirali prikaz kontrolisanih metapodataka, primenite filter na osnovu oznaka metapodataka koje definišete u oknu filtera liste i biblioteke. Informacije potražite u članku Šta je okno sa filterima liste i biblioteke?

Podržani tipovi kolona Jedan red teksta Izbor (jedna vrednost) Broj Valuta Datum i vreme Osoba ili grupa (jedna vrednost) Kontrolisani metapodaci Da/ne Pronađi

Nepodržani tipovi kolona Više redova teksta Izbor (više vrednosti) Izračunato Hiperveza ili slika Custom Columns Osoba ili grupa (više vrednosti) Spoljni podaci

Filteri smanjuju količinu vraćenih podataka izborom stavki na osnovu operacija (na primer, veće od ili manje od) i podudaranjem podataka. Kada kreirate filtrirani prikaz, prva indeksirana kolona u izrazu filtera trebalo bi da u najvećoj meri smanji skup podataka. Na primer, filtriranje u polju države ili grada često može znatno da smanji skup podataka. Ako imate 15.000 stavki, želećete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Ako skup podataka nema preko 5000 stavki, ovo se i dalje preporučuje.

SharePoint bira prvu indeksiranu kolonu u upitu, a zatim koristi ostale kolone za izbor podataka. Druge kolone koje navedete u filteru prikaza mogu ili ne moraju biti indeksirane. Prikaz ne koristi te indekse, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vrati manje stavki od granične vrednosti prikaza liste.

Na primer, imate upit: veličina = velika AND boja = crvena. Veličina nije indeksirana na listi, ali boja jeste. Ukoliko imate manje od 5000 „crvenih“ stavki na listi, upit će uspeti na velikoj listi. Međutim ako imate upit „veličina = velika OR boja = crvena“, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, ona mora da skenira celu listu da bi pronašle sve velike stavke. Ako bude vraćeno više od 5000 stavki, upit je ograničen.

Ako koristite dve ili više kolona u izrazu filtera, odlučujući indeksi bi trebalo da koriste operator AND. Na primer, ako želite da vratite „pse“ sa velike liste životinja. Imate neindeksiranu kolonu pod imenom „Vrsta“ gde je jedna od vrednosti „Pas“. Ako pošaljete upit samo za „Vrsta = Pas“, upit će biti ograničen. Međutim, ako imate indeksiranu kolonu koja se zove „Klasa“, upit postaje „Klasa = Sisari AND Vrsta = Pas“. Takođe možete da pretražite mačke i pse pomoću upita „Klasa = Sisari AND (Vrsta = PAS OR Vrsta = Mačke)“. Drugi upit bira sve sisare, a zatim filtrira pse i mačke.

Ako kolone koje ćete koristiti za filtriranje nemaju indekse, trebalo bi da počnete tako što ćete kreirati indekse. Više informacija potražite u članku Dodavanje indeksa u SharePoint kolonu.

Kada indeksirate kolonu, možete je dodati kada kreirate ili izmenite prikaz, a zatim je koristiti za filtriranje prikaza. Možda ćete pre kreiranja prikaza želeti da dodate još kolona na listu da biste omogućili veću fleksibilnosti pri sortiranju, grupisanju i filtriranju. Za sortiranje i filtriranje možete da odaberete kolone koje se nalaze u skupu podataka, ali nisu prikazane.

Kreiraj prikaz

Otvorite listu ili biblioteku u kojima želite da kreirate prikaz.

1. Izaberite karticu Lista ili Biblioteka , a zatim izaberite stavku Kreiraj prikaz.
   
   

2. Na stranici Tip prikaza kliknite na prikaz koji želite da koristite. Ako niste sigurni, odaberite stavku Standardni prikaz.

   

3. Otkucajte ime prikaza.

   

4. Uredite veb adresu za prikaz ili prihvatite podrazumevanu. Kasnije se možete vratiti i promeniti ovo.

5. U odeljku Filter izaberite stavku Prikaži stavke samo kada je sledeće tačno, a zatim odaberite način filtriranja stavki na osnovu jedne indeksirane kolone.

   Na primer, da biste kreirali prikaz samo od stavki koje su promenjene danas, odaberite kolonu Izmenjeno (indeksirano) i uslov jednako je, a zatim otkucajte [Danas].

   

   Napomena: Ako ne vidite nijednu kolonu koja ima oznaku (indeksirano) posle imena, to znači da nemate nijednu indeksiranu kolonu dostupnu za tu listu ili biblioteku. Prvo morate da izvršite Kreiranje jednostavnog ili složenog indeksa.

6. Da biste ograničili broj stavki koje se prikazuju na svakoj stranici, pomerite se nadole do stavke Maksimalni broj stavki i postavite vrednost za Broj stavki za prikazivanje. Kada kreirate prikaz, podrazumevani broj stavki za prikazivanje je 30.

   

7. Možete odabrati dve opcije prilikom podešavanja ograničenja stavke na stranici:

   • Prikaži stavke u grupama navedene veličine, koja kreira prikaz podataka „stranica po stranica“ koji je koristan prilikom pretraživanja stavki na neinteraktivni način.

     Kada postoji više stavki od postavke ograničenja, prikaz će biti podeljen na stranice.

     

   • Ograniči ukupan broj vraćenih stavki na određeni iznos kreira prisilno ograničenje koje može i ne mora vratiti sve rezultate operacije filtriranja. Ovo može biti korisno prilikom testiranja prikaza, kreiranja prototipa ili kada samo želite da preuzmete najviše vrednosti iz prikaza.

8. U okviru Stil, možete da odaberete stavku Okno za pregled da biste videli sve informacije iz stavki na listi u obliku vertikalnog okna. Okno za pregled predstavlja jedan od stilova prikaza koje možete da odaberete u okviru Stil prilikom uređivanja ili kreiranja prikaza.

   

   Možete brže da se krećete kroz podatke tako što ćete zadržati kursor iznad naslova stavke u oblasti pomeranja na levoj strani stranice da biste videli sve vrednosti kolone za trenutnu stavku vertikalno prikazane na listi na desnoj strani stranice. Prikazuje se manje početnih podataka i na ovaj način brže dobijate prikaz. Ovaj stil je veoma koristan i u slučajevima kada imate široku listu ili listu koja ima mnogo kolona, pa morate horizontalno da se pomerate da biste videli podatke.

   

9. Kliknite na dugme U redu.

Postoji još koraka koje možete da izvršite pomoću prikaza, ali ovo je dovoljno za prikazivanje podataka koji su premašili graničnu vrednost prikaza liste ako ste blokirani. Takođe možete da sortirate, grupišete, postavite ukupne vrednosti, razvijete fascikle i optimizujete prikazivanje prikaza pomoću mobilnog uređaja.

Izmena prikaza

Otvorite listu ili biblioteku u kojima želite da kreirate prikaz.

1. Izaberite karticu Lista ili Biblioteka , izaberite prikaz u okviru Trenutni prikaz, a zatim izaberite stavku Izmeni prikaz.
   
   

2. Pomerite se nadole do odeljka Prikazi, a zatim izaberite prikaz.

3. Zatim možete da promenite postavke, kao što je istaknuto u koracima od 5 do 9 u gorenavedenoj proceduri Kreiranje prikaza.

4. Kliknite na dugme U redu.

Da biste dobili prikaz za brzo filtriranje velikog broja stavki, prva kolona u filteru mora da bude indeksirana. Ostale kolone koje navedete u filteru prikaza mogu ili ne moraju biti indeksirane, ali prikaz ne koristi te indekse. Prva kolona filtera trebalo bi da vrati manje stavki od granične vrednosti prikaza liste.

Ako prva kolona filtera daje više stavki od granične vrednosti prikaza liste, filter možete koristiti sa više kolona. Kada definišete filtrirani prikaz koji koristi više kolona, koristite operator AND da biste ograničili ukupan broj dobijenih stavki. Čak i u ovom slučaju, i dalje će biti potrebno da kao prvu kolonu u filteru navedete kolonu koja verovatno daje manju količinu podataka. Korišćenje filtera OR skoro uvek povećava broj dobijenih stavki i neće biti efikasno pod ovim okolnostima.

Više informacija o prikazima potražite u članku Kreiranje, promena ili brisanje prikaza na listi ili u biblioteci.

Postoje dve ključna reči koje možete da koristite da biste filtrirali na osnovu trenutnog dana [Danas] ili trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamičke zato što se menjaju sa korisnikom ili datumom.

Korišćenje reči [Ja] može biti korisno kada samo želite da vidite svoje dokumente u velikoj biblioteci. Reč [Ja] radi na kolonama zasnovanim na ljudima, kao što su „Kreirao/la“ ili „Izmenio/la“. Na primer, da biste videli sve dokumente koje ste kreirali, postavite filter u koloni „Kreirao/la“ na [Ja]. Ako ste vi urednik i želite da vidite poslednje datoteke na kojima ste radili, postavite filter u koloni „Izmenio/la“ na [Ja]. Da biste videli i jedno i drugo, kreirajte dva filtera koje povezuje Or.

Ključna reč [Danas] radi na kolonama zasnovanim na datumu. Možete da koristite matematički izraz da biste dobili opsege koji se menjaju sa današnjim datumom. Na primer, da biste videli sve dokumente koji su izmenjeni u poslednjih 30 dana, možete da kreirate filter u koloni „Datum“ koji je veći od ili jednak [Danas] - 30. Da biste izostavili današnji datum, postavite drugi filter u koloni „Datum“ na manje od [Danas] i povežite ih koristeći And.

Možete da filtrirate SharePoint listu koja sadrži kolonu metapodataka. 

Dodavanje kolone metapodataka na listu

Idite na listu i izaberite stavku +Dodaj kolonu.

Izaberite stavku Još... radio dugme Kontrolisani metapodaci, a zatim kliknite na dugme U redu.

Alternativno, kada kreirate kolonu kontrolisanih metapodataka i dodate stavke na listu, možete da primenite oznake metapodataka tako što ćete kliknuti na ikonu oznake u oknu za uređivanje stavki liste.

Primena oznaka metapodataka u oknu prikaza strukture u obliku stabla .

Filtriraj po oznakama kontrolisanih metapodataka

1. Izaberite ikonu filtera pristupite oknu filtera.

   

   Napomena: Možete da izaberete opciju Prikaz stabla sa padajuće liste na vrhu okna, koja pruža hijerarhijski prikaz termina povezanih sa izabranom kolonom.

2. Izaberite oznake metapodataka koje želite da filtrirate.

   

3. Osim toga, ako imate bar 5 vrednosti definisanih u koloni kontrolisanih metapodataka, izaberite vezu Pogledaj sve da biste prikazali okno filtera.

   

4. Proverite oznake metapodataka na koje želite da filtrirate i izaberite stavku Primeni.

Slede neki predlozi za tipične prikaze koji će dobro raditi uz indeksirane kolone:

Za filtriranje po:	Indeksiranje:	Na primer:
Nedavno promenjene stavke	Kolona Izmenjeno	Da biste prikazali samo stavke koje su promenjene u prošloj sedmici, primenite filter Izmenjeno veće je od[Danas]-7.
Nove stavke	Kolona Kreirano	Da biste kreirali prikaz samo onih stavki koje su dodate prošle sedmice, primenite filter Kreiranoveće je od[Danas]-7.
Moje stavke	Kolona Kreirao	Da biste kreirali prikaz samo onih stavki koje ste vi dodali, primenite filter Kreirao/la jednako je [Ja].
Stavke kojima je krajnji rok danas	Kolona Krajnji rok (koju ste vi kreirali na listi ili u biblioteci)	Da biste kreirali prikaz samo onih stavki kojima je danas krajnji rok, primenite filter Krajnji rokjednako je[Danas].
Ažuriranja diskusione table	Kolona Poslednji put ažurirano	Da biste kreirali prikaz samo onih diskusija koje su dodate prošle sedmice, primenite filter Poslednji put ažurirano veće je od [Danas]-30.
Arhiviranje datoteka u biblioteci dokumenata	Datum izmene	Da biste kreirali prikaz dokumenata koji nisu promenjeni od 2016. godine (koje kasnije želite da arhivirate), primenite filter Datum izmene se odnosi na period pre 31. decembra 2016.
Pronalaženje podskupa finansijskih podataka	Region, Godina (kao dva jednostavna indeksa)	Da biste kreirali prikaz finansijskih podataka za severoistočni region u 2015. godini, primenite filter Region jednako „SL“ AND Godina jednako 2015 zato što kolona Region verovatno ima manje vrednosti od kolone Godina.
Metapodaci	Kolona kontrolisanih metapodataka	Da biste kreirali prikaz kontrolisanih metapodataka, primenite filter na osnovu oznaka metapodataka koje definišete u oknu filtera liste i biblioteke. Informacije potražite u članku Šta je okno sa filterima liste i biblioteke?

Podržani tipovi kolona Jedan red teksta Izbor (jedna vrednost) Broj Valuta Datum i vreme Osoba ili grupa (jedna vrednost) Kontrolisani metapodaci Da/ne Pronađi

Nepodržani tipovi kolona Više redova teksta Izbor (više vrednosti) Izračunato Hiperveza ili slika Custom Columns Osoba ili grupa (više vrednosti) Spoljni podaci