Översikt: Webbplatsstyrning, behörighet och delning för webbplatsägare

Modern webbplatsstyrning

I moderna SharePoint är webbplatsstyrning viktigare än i tidigare versioner eftersom det finns mer kontroll och alternativ för att skapa webbplatser. Organisationens styrning beror på hur mycket kontroll organisationen behöver över innehåll som avgör information om hur webbplatsen skapas och styrning av webbplatsägare. Din SharePoint-administratör kan hjälpa dig att förstå principer kring säkerhetskrav, myndighetsregler, företags varumärke, tillgänglighet och utbildningsriktlinjer. Arbeta med din SharePoint-administratör för att lära dig mer om din organisations webbplatsskapande och användningspolicy innan du skapar din plan för webbplatsstyrning.

Modern SharePoint-struktur för webbplatsnavigering

De mest effektiva SharePoint-webbplatserna hjälper användarna att hitta det de behöver snabbt, så att de kan använda den information de söker efter för att fatta beslut, få information om vad som händer, få tillgång till de verktyg de behöver eller att hjälpa kollegor att lösa ett problem. Läs mer om hur du planerar webbplatsnavigering i SharePoint.

En del av informationsarkitekturen kan innehålla klassificering av information. Om den information du publicerar har ett högt värde för företaget, kräver särskild säkerhet eller omfattas av regler för regelefterlevnad kan du överväga att skapa ett klassificeringsschema för att identifiera specifika typer av innehåll som måste hanteras noggrant. När du har ordnat informationen i specifika listor och bibliotek kan du använda hanteringsfunktioner för att hantera hur innehållet visas.

Modern SharePoint-arkitektur är skapade för att vara flexibla och anpassningsbara för att förändrande behov i din organisation. Moderna webbplatser kan associeras till navplatser. De associerade webbplatserna delar navigering och varumärke med hubben. Om hubbens ägare och webbplatsägarna har aktiverat det kan de associerade webbplatserna även dela navbehörigheter.

Tänk på följande när du avgör navigeringsstrukturen för din webbplats:

• Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatsen? Hur ska det överföras till webbplatser, listor, bibliotek?
• Hur ska informationen presenteras på webbplatsen?
• Hur kommer webbplatsanvändarna att navigera på webbplatsen?
• Hur ska informationen anpassas för specifika målgrupper?
• Hur ska sökningsfunktionen konfigureras och optimeras?

Hantera behörigheter på moderna webbplatser

Integriteten, konfidentialiteten och sekretessen för organisationens verksamhetskritiska information bygger på hur säker du gör din webbplats – särskilt till vem du väljer att ge åtkomst till din webbplats. Hantering av behörigheter i moderna webbplatser innebär både användare och grupper av användare. Behörigheter i modern kommunikation och webbplatser för grupper finns bland webbplatsmallar som tillhandahåller dessa alternativ för varje plats.

Kommunikationswebbplatser är inte kopplade till Microsoft 365-grupper och har tre standardroller – webbplatsägare, webbplatsmedlemmar och webbplatsbesökare.

Här är några tips att tänka på när du utvecklar en behörighetsstrategi:

• Följ principen om minst behörighet: Ge användarna de lägsta behörighetsnivåerna de behöver för att utföra sina tilldelade uppgifter.
• Använd standardgrupper: Ge personer åtkomst genom att lägga till dem i standardgrupper (till exempel Medlemmar, Besökare och Ägare).
• Överväg att segmentera innehållet efter säkerhetsnivå: Skapa en webbplats eller ett bibliotek specifikt för känsliga dokument, i stället för att sprida ut dem i ett större bibliotek och skydda dem med unika behörigheter.

Modern webbplatsbehörighet efter rubrik

Fler resurser för webbplatsägare:

• Anpassa din SharePoint-webbplats
• Anpassa navigeringen för din SharePoint-webbplats
• Sök på moderna SharePoint
• Konfigurera en SharePoint-navplats
• Hantera din SharePoint-kommunikationswebbplats
• Hantera inställningar för din SharePoint-webbplats
• Dela din webbplats
• Redigera behörigheter för listor, bibliotek eller enskilda objekt

Webbplatsstyrning

En viktig men ofta osynlig del av webbplatsen är dess hanteringsmodell, d.v.s. uppsättningen med principer, roller, ansvarsområden och processer som du upprättar för att avgöra hur personerna i din grupp använder SharePoint.

Många organisationer har en styrningsmodell för webbplatser i, antingen på central administrations- eller på webbplatssamlingsnivå, som kan skapas och underhållas av en IT-avdelning eller ett IT-team. Som webbplatsägare måste du ta reda på om det redan finns en styrningsmodell för webbplatssamlingen eller servergruppen. I så fall kan du använda det för att guida dina webbplatsanvändare eller skapa ytterligare en styrningsmodell för dina specifika problem. Om du är webbplatsägare för en underwebbplats i en webbplatssamling, till exempel en klassisk gruppwebbplats, kan det vara bra att skapa din egen styrningsmodell. för att åtgärda vissa problem på en underwebbplats.

En styrningsmodell för en webbplats gör det enklare för användare att veta när de ska skapa en ny underwebbplats, lista eller annat webbplatsinnehåll. Ser till att underwebbplatser och innehåll tas bort när de utdaterade för att spara lagringsutrymme och få korrekta sökresultat. Ger användarna tillgång till rätt innehåll, håller webbplatsens varumärke på samma plats genom att låta ägare till underwebbplatser veta vilka mallar och teman som finns tillgängliga. Det gör det också enklare att ändra webbplatsens ägare när personer lämnar organisationen eller rollerna förändras.

En bra styrningsmodell för en webbplats bör inrikta sig på följande delar:

• Skapa webbplatser
• Behörighetshantering
• Informationsarkitektur
• Webbplatslivscykel och avslutande
• Lagringsgränser
• Klassificering av information
• Anpassning
• Dataskydd
• Navigering
• Söka
• Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen

Vissa delar av den ovanstående listan redan har bestämts av webbplatssamlingen eller styrningsmodellen på organisationsnivå, till exempel hur mycket lagringsutrymme du har för webbplatsen och vilken slags anpassning du kan göra för att ändra på utseendet och känslan på webbplatsen. Andra frågor kanske inte är relevanta, beroende på hur komplex din webbplats är, och på hur många personer som använder den. Men även om du inte behöver fatta beslut om dessa ämnen är det en bra idé att veta vilka beslut som har fattats, så att du kan informera webbplatsanvändare och tillämpa principer på lämpligt sätt.

Skapa underwebbplatser

Du kanske vill att gruppmedlemmarna ska kunna skapa underwebbplatser under gruppwebbplatsen för att använda i specifika projekt.

Det kan vara ett bra redskap för gruppen att spontant kunna skapa nya underwebbplatser, men med obegränsad möjlighet att skapa webbplatser är det lätt att tappa kontrollen. Om underwebbplatser skapas i stora mängder och utan begränsning kan det uppstå problem. Till exempel:

• Det är svårt för användarna att hitta rätt underwebbplats eller vara säker på om de har gjort det.
• Samma information kan finnas på flera underwebbplatser, vilket upptar mycket lagringsutrymme och försvårar underhållet.
• Underwebbplatserna kan innehålla inaktuell information, ibland flera år gammal, som visas i sökresultaten. Det kan vara svårt att veta vilken version av information som är korrekt.
• Att hantera behörigheter för en mängd olika underwebbplatser kan bli en viktig uppgift, och användare kan oavsiktligt få åtkomst till information som de egentligen inte borde ha.
• När anställda lämnar gruppen kan det hända att underwebbplatserna som de har skapat överges, vilket skapar förvirring och gör att sökresultaten för de återstående webbplatsanvändarna försämras.

Du kan spara tid och energi genom att ange vissa principer för skapandet av webbplatser med fokus på följande områden:

• Vem ska kunna skapa underwebbplatser?
• Behöver nya underwebbplatser godkännas i förväg? Vilka kriterier ska i så fall gälla för godkännande, och vem ska bevilja godkännande?
• Ska nya underwebbplatser använda etablerade mallar och teman?
• Hur mycket information kan lagras på en webbplats, d.v.s. hur mycket diskutrymme på servern kan informationen ta upp?
• Vilka regler ska gälla för att ta med navigeringsstrategier på webbplatsen?
• Hur länge ska informationen lagras på underwebbplatser innan den tas bort eller arkiveras?

Mer information finns i Skapa en webbplats eller underwebbplats.

Behörighetshantering

Integriteten, konfidentialiteten och sekretessen för organisationens verksamhetskritiska information bygger på hur säker du gör din webbplats – särskilt till vem du väljer att ge åtkomst till din webbplats.

Att bevilja och begränsa åtkomsten till webbplatsen kallas för att hantera behörigheter, och det är ett av dina viktigaste ansvarsområden som webbplatsägare.

Här är några tips att tänka på när du utvecklar en behörighetsstrategi.

• Följ principen om minsta behörighet: Ge användarna de lägsta behörighetsnivåerna som de behöver för att utföra de uppgifter de har tilldelats.
• Ge användarna åtkomst genom att lägga till dem i standardgrupper (till exempel Medlemmar, Besökare och Ägare). Gör de flesta användare till medlemmar i gruppen Medlemmar eller Besökare, och begränsa antalet personer i gruppen Ägare.
• Använd arv av behörigheter för att skapa en enkel hierarki som är lätt att visualisera. Undvik att bevilja åtkomst till enskilda personer, och arbeta i stället med grupper. Om det är möjligt är det bäst att låta underwebbplatser ärva behörigheter från gruppwebbplatsen, i stället för att ha unika behörigheter.
• Ordna innehållet så att du kan dra nytta av behörighetsarv: Det kan vara bra att segmentera innehållet efter säkerhetsnivå – skapa en webbplats eller ett bibliotek för känsliga dokument i stället för att sprida ut dem i ett större bibliotek och skydda dem med unika behörigheter.

Se Förstå behörighetsnivåer i SharePoint eller Redigera behörigheter för en lista, bibliotek eller enskilda objekt för mer information om hur du anger behörigheter.

Informationsarkitektur

En webbplats informationsarkitektur är som innehållsförteckningen för en bok: Den avgör hur informationen på webbplatsen – dess webbsidor, dokument, listor och data – organiseras och presenteras för webbplatsens användare. Informationsarkitekturen registreras ofta som en hierarkisk lista över webbplatsinnehåll, sökord, datatyper och andra begrepp.

När du skapar en informationsarkitektur måste du analysera informationen som ska finnas på webbplatsen. Här är några frågor som du bör ha i åtanke när du tar fram en informationsarkitektur:

• Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatsen? Hur ska det överföras till underwebbplatser, listor, bibliotek och så vidare?
• Hur ska informationen presenteras på webbplatsen?
• Hur kommer webbplatsanvändarna att navigera på webbplatsen?
• Hur ska informationen anpassas för specifika målgrupper?
• Hur ska sökningsfunktionen konfigureras och optimeras?

En del av informationsarkitekturen kan innehålla klassificering av information.

Om den information du har att göra med har ett högt värde för företaget, kräver särskild säkerhet eller omfattas av regler för regelefterlevnad kanske du vill skapa ett klassificeringsschema för att identifiera specifika typer av innehåll som måste hanteras noggrant.

När du har ordnat informationen i specifika listor och bibliotek kan du använda hanteringsfunktioner för att hantera hur innehållet hanteras. Till exempel:

Kräva utcheckning av filer

När du kräver utcheckning av en fil kan du vara säker på att bara en person kan redigera filen tills den är incheckad. När du kräver att dokument ska vara utcheckade förhindrar du att flera personer gör ändringar samtidigt, vilket kan skapa redigeringskonflikter och leda till förvirring. Utcheckning kan också vara bra för att påminna gruppmedlemmarna om att lägga till en kommentar när de checkar in en fil, så att du lättare kan spåra vad som har ändrats i varje version. Mer information finns i Konfigurera ett bibliotek för att kräva utcheckning av filer.

Spåra versioner

Om du behöver bevara tidigare versioner av filer kan bibliotek hjälpa dig att spåra, lagra och återställa filerna. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Eller så kan du ange vissa versioner som viktigare, till exempel att lägga till ett nytt kapitel i en handbok, och vissa versioner som mindre viktiga, till exempel när du åtgärdar ett stavfel. För att hantera lagringsutrymmet kan du välja hur många av varje versionstyp som du vill spara. Mer information om versionshantering finns i Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?.

Kräva godkännande av dokument

Du kan ange att det krävs godkännande av ett dokument. Dokument förblir väntande tills de har godkänts eller avvisats av någon som har behörighet att göra detta. Du kan styra vilka grupper av användare som kan visa ett dokument innan det har godkänts. Den här funktionen kan vara användbar om biblioteket innehåller viktiga riktlinjer eller procedurer som måste vara slutgiltiga innan andra får se dem. Mer information om dokumentetgodkännande finns i Kräva godkännande av objekt i en webbplatslista eller ett bibliotek.

Hålla dig informerad om ändringar

Bibliotek har stöd för RSS-teknik, så att medlemmarna i din arbetsgrupp automatiskt kan ta emot och visa uppdateringar eller feeds med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan använda RSS-teknik för att uppmärksamma ändringar i ett bibliotek, till exempel när filer som är lagrade i biblioteket ändras. RSS-feeds gör att medlemmar i din arbetsgrupp kan visa en konsoliderad lista med filer som har ändrats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du får ett meddelande när filerna ändras. Mer information om RSS-feeds finns i Hantera RSS-feeds för en webbplats eller webbplatssamling.

Skapa arbetsflöden

Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan använda arbetsflöden som din organisation har definierat för processer, till exempel för hantering av dokumentgodkännande eller granskning. Din grupp kan använda affärsprocesser i dokument, som kallas arbetsflöden, som anger åtgärder som vidtas i en sekvens, till exempel att godkänna eller översätta dokument. Ett arbetsflöde är ett automatiserat sätt att flytta dokument eller objekt genom en sekvens av åtgärder eller uppgifter. Det finns som standard tre arbetsflöden för bibliotek: Godkännande, som dirigerar ett dokument till en grupp personer för godkännande; Samla in feedback, som dirigerar ett dokument till en grupp personer för feedback och returnerar dokumentet till den person som initierade arbetsflödet som en sammanställning; samt Samla in signaturer, som dirigerar ett dokument till en grupp människor för att samla in deras digitala signaturer. Mer information om arbetsflöden finns i Översikt över de arbetsflöden som ingår i SharePoint

Definiera innehållstyper

Om din grupp arbetar med flera typer av filer, till exempel kalkylblad, presentationer och dokument, kan du utvidga funktionerna i biblioteket genom att aktivera och definiera flera innehållstyper. Innehållstyper ökar flexibiliteten och konsekvensen mellan flera olika bibliotek. Varje innehållstyp kan ange en mall och även arbetsflödesprocesser. Mallarna fungerar som utgångspunkt för formatering och exempeltext och för egenskaper som gäller för dokument av den typen, till exempel avdelningsnamn eller avtalsnummer. Mer information om innehållstyper finns i Introduktion till innehållstyper och innehållstypspublicering

Granskningsspårning

Om du har ett antal känsliga filer, och det skulle vara bra att känna till hur dokumenten används, kan du definiera en princip som gör att du kan aktivera granskningsspårning av händelser, till exempel ändringar, kopior eller borttagning. Mer information om hur du konfigurerar granskning finns i Konfigurera granskningsinställningar för en webbplatssamling

Webbplatslivscykel och avslutande

Webbplatser som dokumentarbetswebbplatser och diskussionswebbplatser ligger ofta kvar även om de blivit inaktuella, och tar i så fall upp värdefullt lagringsutrymme samtidigt som sökresultaten försämras. Det är en bra idé att ange ett schema för granskning av webbplatser och deras innehåll (minst en gång om året) för att se om de är värda att behålla.

Det är också bra att komma ihåg att organisationens större styrningsmodell också kan vara på jakt efter inaktuella webbplatser. En administratör kan till exempel automatiskt ta bort webbplatser som inte har rörts under 90 dagar. Som webbplatsägare får du ett e-postmeddelande som varnar dig när det kommer att hända. Mer information om principer för livscykel och borttagning finns i Stängningsprinciper för webbplatser.