กรองข้อมูลในช่วงหรือตารางใน Excel

ใช้ตัวกรองเพื่อซ่อนข้อมูลบางอย่างในตารางเป็นการชั่วคราว เพื่อให้คุณสามารถเน้นไปที่ข้อมูลที่คุณต้องการดูได้

กรองช่วงของข้อมูล

1. เลือกเซลล์ใดๆ ภายในช่วง

2. เลือกตัวกรองข้อมูล>

3. เลือกลูกศรส่วนหัวของคอลัมน์

4. เลือก ตัวกรองข้อความ หรือ ตัวกรองตัวเลข แล้วเลือกการเปรียบเทียบ เช่น ระหว่าง

   

5. ใส่เกณฑ์การกรอง แล้วเลือก ตกลง

   

กรองข้อมูลในตาราง

เมื่อคุณ ใส่ข้อมูลของคุณในตาราง ตัวควบคุมตัวกรองจะถูกเพิ่มลงในส่วนหัวของตารางโดยอัตโนมัติ

1. เลือกลูกศรส่วนหัวของคอลัมน์ สําหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง

2. ยกเลิกการเลือก (เลือกทั้งหมด) และเลือกกล่องที่คุณต้องการให้แสดง

   

3. เลือก ตกลง
   ลูกศรส่วนหัวของคอลัมน์ จะเปลี่ยนไปเป็น ไอคอน ตัวกรอง เลือกไอคอนนี้เพื่อเปลี่ยนหรือล้างตัวกรอง

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

กรองข้อมูลในตาราง

แนวทางและตัวอย่างของการเรียงลำดับและการกรองข้อมูลตามสี

กรองข้อมูลใน PivotTable

การกรองโดยใช้เงื่อนไขขั้นสูง

เอาตัวกรองออก

ข้อมูลที่กรองจะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเกณฑ์ที่คุณระบุ และซ่อนแถวที่คุณไม่ต้องการให้แสดง หลังจากที่คุณกรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถคัดลอก ค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ สร้างแผนภูมิ และพิมพ์ชุดย่อยของข้อมูลที่กรองได้โดยไม่ต้องจัดเรียงใหม่หรือย้ายข้อมูล

คุณยังสามารถกรองตามคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ได้ ตัวกรองสามารถเพิ่มรวมได้ ซึ่งหมายความว่าตัวกรองเพิ่มเติมแต่ละตัวกรองจะยึดตามตัวกรองปัจจุบันและลดเซตย่อยของข้อมูลลงไปอีก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอง

ตัวกรองสองชนิด

เมื่อใช้ ตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างตัวกรองสองชนิด: ตามค่าในรายการ หรือตามเกณฑ์ ตัวกรองแต่ละชนิดไม่เหมือนกันสําหรับแต่ละช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามรายการตัวเลขหรือเกณฑ์ แต่ไม่สามารถกรองทั้งสองอย่าง คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตัวกรองแบบกําหนดเอง แต่ไม่สามารถกรองทั้งสองอย่าง

นําตัวกรองไปใช้ใหม่

เมื่อต้องการตรวจสอบว่ามีการใช้ตัวกรองหรือไม่ ให้สังเกตไอคอนในส่วนหัวของคอลัมน์:

• ลูกศรแบบดรอปดาวน์ของ หมายความว่าการกรองเปิดใช้งานแต่ไม่ถูกนําไปใช้
  เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่เปิดใช้งานการกรองแต่ไม่ได้นําไปใช้ คําแนะนําบนหน้าจอจะแสดงข้อความ "(แสดงทั้งหมด)"
• ปุ่ม ตัวกรอง มีการนําตัวกรองไปใช้
  เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่ถูกกรอง คําแนะนําบนหน้าจอจะแสดงตัวกรองที่นําไปใช้กับคอลัมน์นั้น เช่น "เท่ากับสีของเซลล์สีแดง" หรือ "ใหญ่กว่า 150"

เมื่อคุณใช้ตัวกรองอีกครั้ง ผลลัพธ์ต่างๆ จะปรากฏด้วยเหตุผลดังนี้

• ข้อมูลได้ถูกเพิ่ม ปรับเปลี่ยน หรือลบในช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตาราง
• ค่าที่ส่งกลับโดยสูตรได้เปลี่ยนแปลงไปและแผ่นงานได้ถูกคำนวณใหม่

ไม่ผสมชนิดข้อมูล

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่ารวมชนิดข้อมูล เช่น ข้อความและตัวเลข หรือตัวเลขและวันที่ในคอลัมน์เดียวกัน เนื่องจากคําสั่งตัวกรองจะพร้อมใช้งานเพียงชนิดเดียวสําหรับแต่ละคอลัมน์ ถ้ามีชนิดข้อมูลหลายชนิดผสมกัน คําสั่งที่แสดงคือชนิดข้อมูลที่เกิดขึ้นมากที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีค่าสามค่าที่จัดเก็บเป็นตัวเลข และสี่ค่าเป็นข้อความ คําสั่ง ตัวกรองข้อความ จะปรากฏขึ้น

กรองข้อมูลในตาราง

เมื่อคุณใส่ข้อมูลในตาราง ตัวควบคุมการกรองจะถูกเพิ่มที่ส่วนหัวของตารางโดยอัตโนมัติ

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก จัดรูปแบบเป็นตาราง จากนั้นเลือกสไตล์ตารางที่คุณต้องการ

2. ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ตารางของคุณมีส่วนหัวหรือไม่

   • เลือก ตารางของฉันมีส่วนหัว เพื่อเปลี่ยนแถวบนสุดของข้อมูลของคุณเป็นส่วนหัวของตาราง ข้อมูลในแถวนี้จะไม่ถูกกรอง
   • ไม่ต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้ Excel สำหรับเว็บเพิ่มส่วนหัวของพื้นที่ที่สํารองไว้ (ที่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้) ทางด้านบนของข้อมูลตารางของคุณ
     

3. เลือก ตกลง

4. เมื่อต้องการนําตัวกรองไปใช้ ให้เลือกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกตัวเลือกตัวกรอง

กรองช่วงของข้อมูล

ถ้าคุณไม่ต้องการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณเป็นตาราง คุณยังสามารถนําตัวกรองไปใช้กับช่วงของข้อมูลได้

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คอลัมน์เหล่านั้นควรจะมีหัวเรื่องด้วย
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

ตัวเลือกการกรองสําหรับตารางหรือช่วง

คุณสามารถใช้ตัวเลือก ตัวกรองทั่วไป หรือตัวกรองแบบกําหนดเองที่เฉพาะเจาะจงกับชนิดข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อกรองตัวเลข คุณจะเห็น ตัวกรองตัวเลข คุณจะเห็น ตัวกรองวันที่ สําหรับวันที่ คุณจะเห็น ตัวกรองข้อความ และสําหรับข้อความ คุณจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกตัวกรองทั่วไปจะช่วยให้คุณเลือกข้อมูลที่คุณต้องการดูจากรายการของข้อมูลที่มีอยู่ได้ ดังนี้

ตัวกรองตัวเลข ช่วยให้คุณนําตัวกรองแบบกําหนดเองไปใช้ได้ ดังนี้

ในตัวอย่างนี้ ถ้าคุณต้องการดูภูมิภาคที่มียอดขายต่ํากว่า $6,000 ในเดือนมีนาคม คุณสามารถใช้ตัวกรองแบบกําหนดเอง:

วิธีการมีดังนี้:

1. เลือกลูกศรตัวกรองที่อยู่ถัดจาก มีนาคม >: ตัวกรองตัวเลข>น้อยกว่า แล้ว ใส่ 6000
   
2. คลิก ตกลง
   Excel สำหรับเว็บจะใช้ตัวกรองและแสดงเฉพาะภูมิภาคที่มียอดขายต่ํากว่า $6000
   

คุณสามารถนําตัวกรองวันที่และตัวกรองข้อความแบบกําหนดเองไปใช้ในลักษณะเดียวกัน

เมื่อต้องการล้างตัวกรองจากคอลัมน์ ให้ทําดังนี้

• เลือกปุ่มที่ใช้ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วเลือกล้างตัวกรองจาก <"ชื่อคอลัมน์">

เมื่อต้องการเอาตัวกรองทั้งหมดออกจากตารางหรือช่วง ให้ทําดังนี้

• เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในตารางหรือช่วงของคุณ และบนแท็บ ข้อมูล ให้เลือกปุ่ม ตัวกรอง
  การทําเช่นนี้จะเอาตัวกรองออกจากคอลัมน์ทั้งหมดในตารางหรือช่วงของคุณ และแสดงข้อมูลของคุณทั้งหมด

ตัวกรองสำหรับชุดของค่าที่ด้านบนหรือด้านล่าง

1. เลือกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
3. เลือกลูกศร คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง
4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกหนึ่งรายการ แล้วใส่เกณฑ์การกรองของคุณ
   

ตัวกรองสำหรับตัวเลขเฉพาะ หรือช่วงตัวเลข

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
3. เลือกลูกศร คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง
4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกหนึ่งรายการ แล้วใส่เกณฑ์การกรองของคุณ
   
5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใส่หมายเลขที่คุณต้องการใช้
6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:
   

กรองตามสีฟอนต์ สีของเซลล์ หรือชุดไอคอน

คุณสามารถกรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วตามเกณฑ์ภาพ เช่น สีฟอนต์ สีของเซลล์ หรือชุดไอคอน และคุณสามารถกรองได้ ไม่ว่าคุณมีการจัดรูปแบบเซลล์ นําสไตล์เซลล์มาใช้ หรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

1. ในช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ในตาราง ให้คลิกเซลล์ที่มีสีของเซลล์ สีฟอนต์ หรือไอคอนที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
3. เลือก คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง
4. ภายใต้ ตัวกรอง ในเมนูป็อปอัพ ตามสี ให้เลือก สีของเซลล์สีฟอนต์ หรือ ไอคอนของเซลล์ จากนั้นคลิกสี

กรองเซลล์ว่าง

ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองมีเซลล์ว่าง

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือก คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ในพื้นที่ (เลือกทั้งหมด) ให้เลื่อนลงแล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย (ว่าง)

   หมายเหตุ

   • คุณสามารถใช้ตัวกรองกับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานได้ครั้งละ 1 ช่วงเท่านั้น
   • เมื่อคุณใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับคอลัมน์อื่นๆ เป็นค่าที่มองเห็นได้ในช่วงที่ถูกกรองในขณะนี้เท่านั้น
   • มีเพียง 10,000 รายการแรกที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในหน้าต่างการกรอง

ตัวกรองสำหรับข้อความที่ระบุ

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือกลูกศรลูกศร คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง เลือก รายการใดรายการหนึ่ง จากนั้นในเมนูป็อปอัพ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าต้องการกรองช่วงสำหรับ	คลิก
   แถวที่ข้อความที่ระบุ	ประกอบด้วย หรือ เท่ากับ
   แถวที่ไม่มีข้อความที่ระบุ	ไม่ประกอบด้วย หรือ ไม่เท่ากับ

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใสข้อความที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:
   

   เมื่อต้องการ	คลิก
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ทั้งสองมีค่าเป็นจริง	และ
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือทั้งสองเกณฑ์สามารถมีค่าเป็นจริง	หรือ

กรองหาจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของบรรทัดในข้อความ

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือก คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง เลือก รายการใดรายการหนึ่ง จากนั้นในเมนูป็อปอัพ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าต้องการกรองสำหรับ	คลิก
   จุดเริ่มต้นของบรรทัดในข้อความ	เริ่มต้นด้วย
   จุดสิ้นสุดของบรรทัดในข้อความ	ลงท้ายด้วย
   เซลล์ที่มีข้อความ แต่ไม่ได้เริ่มต้นด้วยตัวอักษร	ไม่ได้เริ่มต้นด้วย
   เซลล์ที่มีข้อความ แต่ไม่ได้สิ้นสุดด้วยตัวอักษร	ไม่ได้ลงท้ายด้วย

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใสข้อความที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:
   

   เมื่อต้องการ	คลิก
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ทั้งสองมีค่าเป็นจริง	และ
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือทั้งสองเกณฑ์สามารถมีค่าเป็นจริง	หรือ

ใช้อักขระตัวแทนในการกรอง

สามารถใช้อักขระตัวแทนเพื่อช่วยให้เกณฑ์ได้

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

3. เลือก คอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกหนึ่งรายการ แล้วเลือกตัวเลือกใดก็ได้

5. ในกล่องข้อความ ให้พิมพ์เกณฑ์และรวมอักขระตัวแทนของคุณ
   เช่น ถ้าคุณต้องการกรองเพื่อหาคำว่า “seat” และ “seam” ให้พิมพ์ sea?

6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   ให้ใช้	เมื่อต้องการค้นหา
   ? (เครื่องหมายคำถาม)	อักขระใดๆ หนึ่งตัว เช่น ใช้ sm?th เพื่อหา “smith” และ “smyth”
   * (เครื่องหมายดอกจัน)	จำนวนอักขระสูงสุดเท่าไหร่ก็ได้ เช่น ใช้ *east เพื่อหา "Northeast" และ "Southeast"
   ~ (เครื่องหมายตัวหนอน)	เครื่องหมายคำถามหรือดอกจัน ตัวอย่างเช่น ที่นั่น~? จะค้นหา "there?"

เอาตัวกรองออก หรือนำกลับมาใช้ใหม่

ให้เลือกทำดังนี้

เมื่อต้องการ	ให้ทำสิ่งนี้
เอาเกณฑ์การกรองที่ระบุสำหรับตัวกรองออก	เลือกคอลัมน์ที่มีตัวกรอง แล้วเลือก ล้างตัวกรอง
เอาตัวกรองทั้งหมดที่นำไปใช้กับช่วงหรือตารางออก	เลือกช่วงของคอลัมน์หรือตารางที่ใช้ตัวกรองอยู่ จากนั้นบนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง
เอาลูกศรตัวกรองออกจากช่วงหรือตาราง หรือนำลูกศรตัวกรองกลับมาใช้ใหม่	เลือกช่วงของคอลัมน์หรือตารางที่ใช้ตัวกรองอยู่ จากนั้นบนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอง

เมื่อคุณกรองข้อมูล ข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ของคุณเท่านั้นที่จะปรากฏขึ้น ข้อมูลที่ไม่ตรงตามเกณฑ์นั้นจะถูกซ่อน หลังจากที่คุณกรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถคัดลอก ค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ สร้างแผนภูมิ และพิมพ์ชุดย่อยของข้อมูลที่กรองได้

ตารางที่นําตัวกรอง รายการ 4 อันดับแรกไปใช้

ตัวกรองเป็นสารเติมแต่ง ซึ่งหมายความว่าตัวกรองเพิ่มเติมแต่ละตัวจะยึดตามตัวกรองปัจจุบัน และจะลดเซตย่อยของข้อมูลลง คุณสามารถสร้างตัวกรองที่ซับซ้อนได้โดยการกรองค่ามากกว่าหนึ่งค่า รูปแบบมากกว่าหนึ่งรูปแบบ หรือเกณฑ์มากกว่าหนึ่งเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตัวเลขทั้งหมดที่มากกว่า 5 ซึ่งต่ํากว่าค่าเฉลี่ย แต่ตัวกรองบางตัว (สิบอันดับแรกและอันดับท้าย สูงกว่าและต่ํากว่าค่าเฉลี่ย) จะยึดตามช่วงของเซลล์เดิม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกรองค่าสูงสุด 10 ค่า คุณจะเห็นค่าสูงสุด 10 ค่าของทั้งรายการ ไม่ใช่ค่า 10 อันดับแรกของชุดย่อยของตัวกรองสุดท้าย

ใน Excel คุณสามารถสร้างตัวกรองได้สามชนิด: ตามค่า ตามรูปแบบ หรือตามเกณฑ์ แต่ตัวกรองแต่ละชนิดเหล่านี้ไม่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามสีของเซลล์หรือด้วยรายการตัวเลข แต่ไม่สามารถกรองโดยทั้งสองอย่าง คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตัวกรองแบบกําหนดเอง แต่ไม่สามารถกรองทั้งสองอย่าง

ตัวกรองซ่อนข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมีสมาธิกับสิ่งที่คุณต้องการดูได้ ในทางกลับกัน เมื่อคุณเรียงลําดับข้อมูล ข้อมูลจะถูกจัดเรียงใหม่ตามลําดับ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลําดับ ให้ดูที่ เรียงลําดับรายการข้อมูล

เมื่อคุณกรอง ให้พิจารณาคําแนะนําต่อไปนี้:

• มีเพียง 10,000 รายการแรกที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในหน้าต่างการกรอง
• คุณสามารถกรองตามคอลัมน์มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ได้ เมื่อคุณใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับคอลัมน์อื่นๆ เป็นค่าที่มองเห็นได้ในช่วงที่ถูกกรองในขณะนี้เท่านั้น
• คุณสามารถใช้ตัวกรองกับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานได้ครั้งละ 1 ช่วงเท่านั้น