การนำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปใช้กับเซลล์

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างกฎ

1. เลือก การตรวจสอบ>ความถูกต้องของข้อมูล
   

2. บนแท็บ การตั้งค่า ภายใต้ อนุญาต ให้เลือกตัวเลือก:

   • จํานวนเต็ม - เพื่อจํากัดให้เซลล์ยอมรับเฉพาะจํานวนเต็มเท่านั้น
   • ทศนิยม - เพื่อจํากัดให้เซลล์ยอมรับเฉพาะเลขทศนิยมเท่านั้น
   • รายการ - เพื่อเลือกข้อมูลจากรายการดรอปดาวน์
   • วันที่ - เพื่อจํากัดให้เซลล์ยอมรับเฉพาะวันที่เท่านั้น
   • เวลา - เพื่อจํากัดให้เซลล์ยอมรับเฉพาะเวลา
   • ความยาวข้อความ - เพื่อจํากัดความยาวของข้อความ
   • กําหนดเอง – สําหรับสูตรแบบกําหนดเอง

3. ภายใต้ ข้อมูล ให้เลือกเงื่อนไข

4. ตั้งค่าอื่นๆ ที่จําเป็นตามที่คุณเลือกสําหรับ อนุญาตและข้อมูล

5. เลือกแท็บ ข้อความที่ป้อน และกําหนดข้อความที่ผู้ใช้จะเห็นเมื่อใส่ข้อมูลด้วยตนเอง

6. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือกเพื่อ แสดงข้อความเมื่อผู้ใช้เลือก หรือโฮเวอร์เหนือเซลล์ที่เลือก

7. เลือกแท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดเพื่อกําหนดข้อความแสดงข้อผิดพลาดเอง แล้วเลือกสไตล์

8. เลือก ตกลง
   ตอนนี้ ถ้าผู้ใช้พยายามใส่ค่าที่ไม่ถูกต้อง การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด จะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อความที่คุณกําหนดเอง

ดาวน์โหลดตัวอย่างของเรา

ดาวน์โหลดตัวอย่างเวิร์กบุ๊กที่มีตัวอย่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดในบทความนี้

ถ้าคุณกําลังสร้างแผ่นงานที่กําหนดให้ผู้ใช้ต้องใส่ข้อมูล คุณอาจต้องการจํากัดการใส่ข้อมูลไว้ที่ช่วงวันที่หรือตัวเลขบางช่วง หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่เฉพาะจํานวนเต็มที่มีค่าบวกเท่านั้น Excel สามารถจํากัดการใส่ข้อมูลในบางเซลล์ได้โดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล พร้อมท์ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อเซลล์ถูกเลือก และแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

จํากัดการใส่ข้อมูล

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจํากัดการใส่ข้อมูล

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

   หมายเหตุ

   ถ้าไม่สามารถใช้คําสั่งตรวจสอบความถูกต้องได้ แสดงว่าแผ่นงานมีการป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กถูกแชร์อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

3. ในกล่อง อนุญาต ให้เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการอนุญาต และกรอกเกณฑ์และค่าที่จํากัดไว้

   หมายเหตุ

   กล่องที่คุณใส่ค่าขีดจํากัดจะมีป้ายชื่อตามข้อมูลและเกณฑ์ขีดจํากัดที่คุณเลือกไว้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกวันที่เป็นชนิดข้อมูลของคุณ คุณสามารถใส่ค่าขีดจํากัดในกล่องค่าน้อยที่สุดและสูงสุดที่มีป้ายชื่อวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด

พร้อมท์ผู้ใช้สําหรับการใส่ข้อมูลที่ถูกต้อง

เมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ที่มีข้อกําหนดในการป้อนข้อมูล คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายว่าข้อมูลใดถูกต้อง

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพร้อมท์ผู้ใช้สําหรับรายการข้อมูลที่ถูกต้อง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

   หมายเหตุ

   ถ้าไม่สามารถใช้คําสั่งตรวจสอบความถูกต้องได้ แสดงว่าแผ่นงานมีการป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กถูกแชร์อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

3. บนแท็บ ข้อความที่ใส่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือก

4. ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสําหรับข้อความของคุณ

5. ในกล่อง ข้อความที่ป้อน ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดง

แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ถ้าคุณมีการจํากัดข้อมูลและผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายข้อผิดพลาดได้

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดของคุณ

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

   หมายเหตุ

   ถ้าไม่สามารถใช้คําสั่งตรวจสอบความถูกต้องได้ แสดงว่าแผ่นงานมีการป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กถูกแชร์อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก

3. บนแท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสําหรับข้อความของคุณ

4. ในกล่อง ข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงถ้าใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

5. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   เมื่อต้องการ	บนเมนูป็อปอัพสไตล์ ให้เลือก
   ต้องให้ผู้ใช้แก้ไขข้อผิดพลาดก่อนดําเนินการต่อ	หยุด
   เตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง และกําหนดให้ผู้ใช้เลือก ใช่ หรือ ไม่ เพื่อระบุว่าต้องการดําเนินการต่อหรือไม่	คำเตือน
   เตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่อนุญาตให้ผู้ใช้ดําเนินการต่อหลังจากยกเลิกข้อความเตือน	สำคัญ

เพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเซลล์หรือช่วง

1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
3. ในแท็บ การตั้งค่า ในกล่อง อนุญาต ให้เลือก รายการ
4. ในกล่อง แหล่งข้อมูล ให้พิมพ์รายการค่าต่างๆ ของคุณ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น พิมพ์ ต่ํา,เฉลี่ย,สูง
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ดรอปดาวน์ภายในเซลล์ แล้ว ไม่เช่นนั้น คุณจะไม่เห็นลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากเซลล์
6. เมื่อต้องการระบุวิธีที่คุณต้องการจัดการกับค่าว่าง (null) ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ละเว้นค่าว่าง
7. ทดสอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าทํางานได้อย่างถูกต้อง ให้ลองใส่ข้อมูลทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องลงในเซลล์เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าของคุณกําลังทํางานดังที่คุณต้องการ และข้อความของคุณปรากฏตอนที่คุณต้องการ

การเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดอื่นๆ

ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดอื่นๆ และแสดงวิธีเพิ่มชนิดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเวิร์กชีตของคุณ

ตัวอย่างของสูตรในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เมื่อต้องการตรวจสอบ	ใส่สูตรนี้
เซลล์ที่มีรหัสผลิตภัณฑ์ (C2) จะเริ่มต้นด้วยคำนำหน้ามาตรฐาน "ID-" และอักขระต้องมีความยาวอย่างน้อย 10 ตัว (9 ตัวขึ้นไป)	=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9)
เซลล์ที่มีชื่อผลิตภัณฑ์ (D2) จะมีเพียงข้อความอย่างเดียว	=ISTEXT(D2)
เซลล์ที่มีวันเกิน (B6) ต้องมีค่ามากกว่าค่าปีที่ตั้งค่าไว้ในเซลล์ B4	=IF(B6<=(TODAY()-(365*B4)),TRUE,FALSE)
ข้อมูลทั้งหมดในช่วงเซลล์ A2:A10 จะมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน	=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1 หมายเหตุ: คุณต้องใส่สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสําหรับเซลล์ A2 ก่อน จากนั้นคัดลอก A2 ไปยัง A3:A10 เพื่อให้อาร์กิวเมนต์ที่สองไปยัง COUNTIF ตรงกับเซลล์ปัจจุบัน นั่นคือส่วน A2)=1 จะเปลี่ยนเป็น A3)=1, A4)=1 เป็นต้น
ตรวจสอบว่าข้อมูลอีเมลแอดเดรสในเซลล์ B4 มีสัญลักษณ์ @	=ISNUMBER(FIND("@",B4))ตัวอย่าง