Використання шаблону SharePoint для кризового керування

Шаблон сайту кризового захисту – це сайт для спілкування , покликаний допомогти вашій організації залишатися на зв'язку та підтримувати продуктивність у разі кризи. Діліться останніми новинами й оновленнями, зв'язуйте глядачів із командами лідерів, виділяйте важливу інформацію та надавайте легкий доступ до ресурсів.

У цій статті описано, як використовувати елементи шаблону сайту SharePoint для вводу в режим боротьби з кризовими ситуаціями та як настроїти сайт відповідно до потреб організації та цілей.

Функції сайту

• Настроюваний сайт із попередньо заповненими зображеннями, веб-частинами та вмістом, який надихатиме редакторів сайту на внесення змін відповідно до потреб вашої організації.
• попередньо заповнені сторінки, які дають змогу легко впорядковувати інформацію та ресурси;
• Готові веб-частини, які допомагають глядачам залишатися в курсі подій, зв'язуватися з ключовими контактами та знаходити ресурси для подолання кризи.

Крок 1. Додавання шаблону сайту антикризового керування

Спочатку дотримуйтеся вказівок із додавання шаблону до нового або наявного сайту.

Крок 2. Перегляньте вміст попередньо заповненого сайту

Перегляньте попередньо заповнений вміст сайту, веб-частини та сторінки та визначте, які настройки сайту необхідні відповідно до стилю вашої організації, корпоративного стилю та загальних бізнес-цілей.

• Попередньо заповнені сторінки:

  • Домашня сторінка- Забезпечує місце посадки, де глядачі можуть побачити останні новини, події, відповіді на поширені запитання та ресурси, про які часто просили.
  • Новини & оновлення - На цій сторінці можна ділитися останніми новинами та оновленнями, що стосуються кризи та організації.
  • Ресурси - Розділ "Навчальні & ресурси" попередньо заповнено трьома сторінками: "Для робочого місця", "Для особистого благополуччя" та "Для вашої родини".
  • Довідка & підтримка - Відображає відповіді на поширені запитання та ключові контакти.

• Документи - Бібліотека документів забезпечує легкий доступ до ресурсів, оновлень політик та інших важливих відомостей.

• Сторінки - Зберігає сторінки сайту та вміст шаблонів сторінок.

Крок 3. Настроювання сайту

Додавши шаблон сайту кризового керування, час настроїти його та зробити своїм.

Демонстрація новин і оголошень . Використовуйте веб-частину Hero, щоб виділити важливу інформацію. Виділення ресурсів . Використовуйте веб-частину "Швидкі посилання", щоб легко отримувати доступ до кризових ресурсів. Спростіть пошук довідки для глядачів – використовуйте веб-частину People, щоб продемонструвати ключові контакти. Створення культури та спільноти . Використовуйте веб-частину "Події", щоб об'єднувати команди одна з одною, групи підтримки та події. Демонстрація зображень . За допомогою веб-частини "Зображення" можна привернути увагу до основних зображень і графічних об'єктів. Зв'язок людей між собою – використовуйте веб-частину "Розмови Yammer", щоб починати розмови та приєднуватися до них. Показувати поточні оновлення . Використовуйте веб-частину Twitter, щоб відображати оновлення в реальному часі з вибраних облікових записів.

Настроюйте вигляд сайту, навігацію по сайту, веб-частини та вміст відповідно до потреб глядачів і організації. Почніть редагувати сайт у режимі редагування, вибравши " Редагувати " у верхньому правому куті сайту. Під час роботи можна зберегти як чернетку або повторно публікувати зміни, щоб зміни відображалися для глядачів.

1. Використовуйте веб-частину веб-частини Hero для відображення новин і оголошень

1. Спочатку виберіть веб-частину Hero, а потім натисніть кнопку " Редагувати ".
2. Потім виберіть варіант шару та плитки, який найкраще відповідає потребам організації.

Дізнайтеся більше про редагування веб-частини Hero.

2. Використовуйте веб-частину "Швидкі посилання", щоб забезпечити швидкий доступ до ресурсів

1. Перейдіть до веб-частини "Швидкі посилання" та виберіть посилання, а потім натисніть ".
2. За потреби відредагуйте посилання, заголовок, піктограму й опис.
3. Щоб додати посилання, виберіть + Додати посилання.

У цій статті наведено різні типи макетів і параметри редагування веб-частини "Швидкі посилання".

3. Відображення ключових контактів за допомогою веб-частини People

1. Спочатку виберіть People веб-частину, а потім натисніть ".
2. Змініть макет на компактний або описовий.
3. Потім додайте імена або адреси електронної пошти, ввівши текст у текстовому полі

Докладні відомості про веб-частину People.

4. Використовуйте веб-частину "Події", щоб відобразити майбутні події.

1.   Кнопка » Веб-частина «Події» для визначення джерела та макета події.
2. Щоб додати або змінити події у веб-частині "Подія", перейдіть до неї та виберіть "+ Додати подію".

Дізнайтеся більше про використання та редагування веб-частини "Події".

5. Використовуйте веб-частину "Новини" для відображення нових оголошень і оголошень

1. Спочатку виберіть веб-частину "Новини", а потім натисніть кнопку " Редагувати ".
2. Потім виберіть джерело новин і виберіть цей сайт , щоб переконатися, що у веб-частині відображається вміст, пов'язаний із кризою.
3. Виберіть макет, параметри перегляду та фільтр , який найкраще підходить для учасників команди організації.
4. У розділі «Упорядкувати » визначте порядок відображення новин.

Дізнайтеся більше про використання веб-частини "Новини".

6. Використання веб-частини "Розмови Yammer" для зв'язку користувачів

1. Виберіть у веб-частині розмов Yammer.
2. Виберіть джерело розмови та кількість розмов, які потрібно відобразити.

Дізнайтеся більше про веб-частину "Розмови Yammer".

7. Використовуйте веб-частину Twitter, щоб показувати оновлення про кризу в реальному часі

1. Виберіть у веб-частині Twitter.
2. Виберіть ім'я користувача у Твіттері, що починається з @, або посилання, що починається з https:// на обліковий запис користувача, твіт чи колекцію. Потім виберіть максимальну кількість твітів для відображення.

Дізнайтеся більше про веб-частину Twitter.

Налаштуйте такі сторінки сайту:

Новини & оновлення . Настройте цю сторінку, редагуючи веб-частину "Новини". Щоб підвищити ефективність сайту, виберіть тут інше джерело новин, ніж для веб-частини "Новини" на домашній сторінці. Там і надалі відображатимуться актуальні новини про подолання кризи.

Ресурси : цей розділ сайту містить три попередньо заповнені сторінки: "Для робочого місця", "Для особистого благополуччя" та "Для вашої родини". Настройте ці сторінки, змінивши веб-частину "Швидкі посилання".

Довідка та підтримка . Настройте цю сторінку, змінивши веб-частину "Текст".

Настроювання оформлення та навігації сайту

Перш ніж надати спільний доступ до сайту іншим користувачам, доверште процес його роботи, переконавшись, що користувачі зможуть знаходити його, легко переходити посиланнями та сторінками, а також швидко отримувати доступ до вмісту сайту.

• Редагуйте бібліотеки документів, оновлюючи імена папок і передаючи ресурси.
• Відредагуйте та настройте навігацію сайту.
• Змініть вигляд свого сайту, настроївши тему, емблему, макети заголовків і вигляд свого сайту.
• Додавайте або видаляйте сторінки на цьому сайті чи в навігації сайту , щоб вмістити наявний вміст.
• Виберіть зв'язати цей сайт із сайтом-концентратором вашої організації або додати цей сайт до наявної навігації сайту-концентратора , якщо потрібно.

Крок 4. Надання спільного доступу до сайту

Надайте спільний доступ до сайту іншим користувачам після того, як налаштуєте свій сайт, перевірите його точність і опублікуєте остаточну чернетку. 

1. Виберіть "Надати спільний доступ до сайту " в правому куті.
2. Отримайте допомогу з керуванням сайтом, додавши до нього власників і учасників сайту, яким надано дозвіл на редагування його вмісту.
3. В області " Спільний доступ до сайту " введіть імена користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до сайту. Можна вибрати параметр "Усі (крім зовнішніх користувачів) ", якщо потрібно надати всім користувачам в організації доступ до сайту. Стандартний рівень дозволів – лише для читання.
   
4. Введіть необов'язкове повідомлення, щоб надіслати сповіщення електронною поштою під час надання спільного доступу до сайту, або зніміть прапорець Надіслати електронний лист, якщо не хочете надсилати повідомлення.
5. Виберіть "Поділитися".

Крок 5. Підтримуйте свій сайт

Після створення та запуску сайту наступним важливим етапом є підтримання його вмісту. Обов'язково складіть план, як оновлювати вміст і веб-частини. 

Практичні поради з обслуговування сайту.

• План обслуговування сайту . Створіть графік перегляду вмісту сайту так часто, як це необхідно, щоб переконатися, що вміст залишається точним і актуальним.
• Регулярно публікуйте новини . Поширюйте останні оголошення, інформацію та інформацію про стан в організації.  Дізнайтеся, як додати допис новин до сайту групи або сайту для спілкування, а також навчіть іншим користувачам, які публікуватимуть оголошення, як вони можуть користуватися новинами SharePoint.
• Перевірка посилань і веб-частин . Оновлюйте посилання та веб-частини, щоб використовувати всі можливості сайту.
• Використовуйте аналітику для покращення залучення . Переглядайте відомості про використання сайту за допомогою вбудованого звіту про дані про використання, щоб отримувати інформацію про популярний вміст, відвідування сайтів тощо.
• Періодично переглядайте параметри сайту. Створивши сайт у SharePoint, ви можете вносити зміни до його параметрів, відомостей про сайт і дозволів.

Додаткові ресурси для настроювання

Дізнайтеся більше про планування, створення та підтримку сайтів SharePoint.

Перегляньте інші шаблони сайтів SharePoint.