Hướng dẫn Xuất Khám phá Điện tử trong Class Notebook

Giới thiệu

Class Notebook, Staff Notebook, Xuất Nội dung Skype Notebooks có thể được cung cấp theo hai cách khác nhau:

1. Đối với Giáo viên và Học sinh: trải nghiệm trong ứng dụng để lưu bản sao vào Tài khoản Microsoft 365 Enterprise hoặc Tài khoản Giáo dục hoặc Tài khoản Microsoft Người tiêu dùng.  Điều này được ghi lại trong Hướng dẫn Xuất Sổ In-App Lớp học.
2. Đối với Người quản trị: Khám phá Điện tử để xuất hàng loạt hoặc xuất nội dung Microsoft 365 hàng loạt hoặc được chọn.

Tài liệu này chi tiết về việc xuất Khám phá Điện tử Sổ tay Lớp học để xuất hàng loạt, cho phép truy vấn linh hoạt đối với nội dung dành riêng cho vai trò cho giáo viên hoặc học viên.  Sổ tay Lớp học thực thi quyền nội dung dựa trên vai trò được áp dụng cho cấu trúc cụ thể của sổ ghi chép.  Do đó cấu trúc, vai trò và quyền đối với nội dung đã xuất phải duy trì yêu cầu xuất của người dùng, như được nêu trong tài liệu này.  

Tham khảo tài liệu Microsoft 365 dành cho Khám phá Điện tử để giới thiệu những thông tin cơ bản về Tìm kiếm vàXuất

Mục đầu tiên của tài liệu này giới thiệu về cấu trúc sổ tay lớp học và mô hình quyền, tiếp theo là các bước chi tiết để xuất bằng cách sử dụng Khám phá Điện tử. 

Bối cảnh

Định dạng lưu trữ OneNote

• Notebook (Thư mục, trong SharePoint Online tương ứng với SPFolder)

  • Phần (tệp, trong SharePoint Online tương ứng với SPFile)

  • …

  • Nhóm Phần (Thư mục, trong SharePoint Online tương ứng với SPFolder)

    • Phần (tệp, trong SharePoint Online tương ứng với SPFile)
    • …

  • …

Nếu OneNote Notebook là một thư mục thì Nhóm Mục là các thư mục con bên dưới thư mục sổ ghi chép. Phần là các tệp (có phần mở rộng .one).  Trang không có dạng trình bày dạng thực trong SharePoint, thay vào đó, các trang là nội dung của các tệp Mục.

Class Notebook là gì

Sổ tay Lớp học là một mẫu cho phép giáo viên truy nhập R/W vào toàn bộ sổ ghi chép trong khi học viên có quyền truy nhập R/W (vào nhóm phần của riêng họ) và truy nhập R/O vào các nhóm phần được chia sẻ với giáo viên. Các nhóm phần ở cấp độ thứ hai của cây dưới đây, có thể tự tạo các nhóm phần (được thêm vào sau bởi giáo viên).

Mô hình Quyền Sổ ghi chép Lớp học

Mỗi Thư mục và tệp trong SharePoint Online đều có các quyền liên kết với nó:

• Được thừa kế từ nguồn gốc của nó
  Điều này được gọi là kế thừa quyền. Điều đó có nghĩa là các quyền của cha mẹ được thông qua cho các trẻ em.
• Được xác định ở chính thư mục/tệp
  Tệp hoặc thư mục có thể phá vỡ chuỗi kế thừa này từ mẹ sang con. Tại thời điểm này, các quyền của trẻ độc lập với các quyền của cha mẹ. SharePoint Online cho phép thêm, chỉnh sửa và loại bỏ quyền. Và không có thay đổi nào trong số này ảnh hưởng đến cha mẹ ban đầu.

Thư mục Gốc của Sổ ghi chép Lớp học và Nhóm Phần Sổ tay Lớp học (Thư viện _Content, Không gian _Collaboration, Chỉ _Teacher, Nhóm Phần riêng của Học viên) tất cả đều có quyền được xác định cho chính mình. Điều này ngụ ý rằng các quyền của họ bị phá vỡ từ chuỗi kế thừa và họ có quyền riêng.

Phần Sổ ghi chép Lớp học đã kế thừa các quyền từ Nhóm Phần.

Sau khi chúng tôi đã thấy hình thức của Class Notebook, các quyền sau đây sẽ được cấp cho người dùng:

• Thư mục Sổ tay cấp quyền cho giáo viên đọc/ghi và cho học viên ở chế độ chỉ đọc
• "Thư viện _Content" cấp quyền cho giáo viên đọc/ghi và cho học viên đọc chỉ thư mục "_Collaboration Space" cấp quyền cho giáo viên đọc và viết. Học viên cũng có quyền đọc và ghi.
• Mỗi nhóm phần học viên riêng tư cấp cho giáo viên và chỉ học viên của nhóm mục truy nhập đọc/ghi.

Các quyền tương ứng trong SharePoint Online dựa trên vai trò

Vai trò	Tên Quyền SharePoint để Đọc/Ghi
Giáo viên/Lãnh đạo	Toàn quyền kiểm soát
Học viên/Thành viên	Đóng góp

Hóa thân của Class Notebook

Các hóa thân hiện tại của Class Notebook bao gồm:

• Sổ tay Lớp học (dành cho giáo viên)
• Sổ tay Skype (được Skype edu sử dụng)
• Sổ tay Nhân viên (dành cho người quản trị trường học)

 
Class và Skype Notebooks tuân theo cấu trúc được đề cập ở trên. Đối với sổ ghi chép Nhân viên, nó có cấu trúc tương tự với các nhãn khác nhau. Giáo viên được đặt tên là lãnh đạo, học sinh được đặt tên là thành viên.

Do đó, cấu trúc sẽ trông như sau sổ

Sổ tay Lớp học được lưu trữ trong Site SharePoint Online:

Sổ tay Lớp học được lưu trữ trong Site SharePoint, trên các danh sách mặc định bên dưới các thư mục "Sổ tay Lớp học", "Sổ tay Nhân viên" và "Sổ tay Skype". Các tên thư mục này được dịch dựa trên ngôn ngữ của Sổ tay Lớp học.

Đối với Sổ tay Lớp học của Teams, mỗi nhóm sẽ có một sổ ghi chép lớp học. Hơn nữa, sổ ghi chép này được cung cấp là sổ ghi chép mặc định được lưu trữ trong Thư viện Tài nguyên.

Đối với ứng dụng SharePoint Store OneNote Class Notebook Creator cũ, sổ tay được lưu trữ trong danh sách với tiêu đề "EduOneNoteAppDocuments". Mỗi giáo viên sẽ có một thư mục con với tiêu đề "<email>_Courses" nơi sổ ghi chép của anh ấy được lưu trữ trong đó.

Ví dụ:

EduOneNoteAppDocuments

                         <JohnDoe>@contoso.org_Courses 

Quản trị Hướng dẫn Khám phá Điện tử về Cổng thông tin

1. Đăng nhập vào cổng thông tin quản trị viên ở chế độ riêng tư bằng cách sử dụng trình duyệt Edge.

2. Chọn Quản trị.
   

3. Chọn Quản trị Tâm.
   

4. Bung rộng danh sách thả xuống từ Quản trị tâm, sau đó chọn Bảo mật và Tuân thủ.
   

5. Trong danh sách thả xuống, chọn Tìm kiếm & Tra cứu rồi chọn Khám phá Điện tử.
   

6.   Chọn Tạo Trường hợp để nhập tên và mô tả của trường hợp.
   Lưu ý:
   

   • Mỗi truy vấn cho dữ liệu phải được tạo trong một trường hợp Khám phá Điện tử.
   • Danh từ này được sử dụng vì hàm quản trị này thường được sử dụng trong ngữ cảnh của vụ việc pháp lý hoặc vụ việc tổ chức. 

7. Trường hợp mới được tạo sẽ được lưu bên dưới.
   

8. Chọn Mở, rồiXuất, rồi chọn + để tạo truy vấn tìm kiếm mới.
   

9. Nhập tên cho truy vấn của bạn, rồi chọn quay số Tìm kiếm Mọi nơi. 

10. Chọn 'hộp kiểm SharePoint', rồi chọn Tiếp theo. 
    

11. Chọn tên của Class Notebook hoặc thay vào đó là tên của Học viên để chỉ nhận thư mục của mình.  Cấu trúc phân cấp Class Notebook sử dụng các thư mục thư viện tài liệu SharePoint, trong đó tên của Lớp học là thư mục Mức Cao nhất, vì vậy việc chỉ định sẽ mang lại tất cả các thư mục con - một thư mục con cho mỗi mục học viên.  Vì vậy, việc xác định tên học viên trong truy vấn này sẽ chỉ trả về kết quả cho thư mục con đó cho mục của học viên đó.   Trong trường hợp này, chúng tôi đang tìm kiếm toàn bộ sổ tay, "Kiểm tra Lớp 1 6-20".  Nhấn Tiếp theo.
    

12. Truy vấn sẽ được lưu (được tô sáng) và kết quả ở ngăn bên phải.  Lưu ý có 9 mục được liệt kê. Chọn "xem trước kết quả tìm kiếm"
    

13. Kết quả Tìm kiếm sẽ hiển thị danh sách 9 mục.  Bấm vào bất kỳ mục nào trong danh sách ở ngăn bên trái sẽ hiển thị thông tin cho mục đó.   Đối với Sổ ghi chép được chọn bên dưới, đó là ĐƯỜNG DẪN THƯ MỤC trên SharePoint đối với thư mục gốc cho sổ ghi chép lớp học.   SAO CHÉP ĐƯỜNG DẪN THƯ MỤC ĐÓ VÀO BẢNG TẠM vì chúng ta sẽ sử dụng nó trong truy vấn thứ hai cho nội dung trong thư mục đó.  LƯU Ý Bạn không thể tải xuống mục này vì nó chỉ là một thư mục.   Đóng cửa sổ này.
    

14. Đóng cửa sổ sẽ Trở về trang Tìm kiếm trước đó.  Bấm vào Bút chì để chỉnh sửa truy vấn
    

15. Thêm điều kiện mới vào truy vấn bằng cách bấm vào nút:
    

16. Bấm vào "hiển thị danh sách từ khóa" để tinh chỉnh truy vấn để bao gồm đường dẫn thư mục Gốc cho Sổ tay Lớp học ở bước trước đó.  Thao tác này sẽ thả xuống danh sách các từ khóa.   Bạn sẽ muốn thay thế truy vấn "Kiểm tra Lớp 1 6-20" bằng đường dẫn thư mục của sổ ghi chép lớp học, bằng cách sử dụng Từ khóa, đường dẫn:"<đường dẫn đến thư mục sổ tay lớp học/".   Lưu ý rằng đường dẫn phải nằm trong dấu ngoặc kép dưới đây VÀ PHẢI KẾT THÚC TRONG DẤU SỔ CHÉO.  Nếu không có dấu sổ chéo trong đường dẫn, truy vấn sẽ không thành công.
    

17. Chọn "Thêm Điều kiện" ở trên để tinh chỉnh tìm kiếm thành chỉ các loại tệp One Note (.one).  Bạn sẽ thấy danh sách thả xuống các loại điều kiện.  Chọn "Loại Tệp" được tô sáng bên dưới,
    

18. Chọn loại tệp "một", vì đó là phần mở rộng cho các tệp OneNote.  Sau đó bấm Tìm kiếm.
    

19. Truy vấn này sẽ trả về kết quả của tất cả các tệp .one trong thư mục, trong trường hợp này là 14 mục.  Bấm vào "xem trước kết quả tìm kiếm" để xem danh sách các tệp .one trong thư mục:
    

20. Lưu ý danh sách kết quả bao gồm tất cả các tệp .one trong toàn bộ cấu trúc phân cấp bên dưới đường dẫn thư mục gốc của Class Notebook.  Thư mục này sẽ bao gồm một thư mục cho mỗi học viên.     Nếu bạn muốn chọn tệp SINGLE .one, bạn có thể chọn tệp này bằng cách sử dụng "vui lòng bấm vào đây".  Bạn chỉ có thể chọn từng tệp một bằng cách sử dụng tùy chọn này, nếu muốn, nhưng cấu trúc phân cấp Thư mục/Tệp của sổ tay sẽ không được phản ánh nếu tải xuống tệp .one duy nhất.   Ngoài ra, hãy lưu ý rằng không thể mở tệp .one trong OneNote vì tệp này không phải là tệp hoàn chỉnh hợp lệ của OneNote vì nó yêu cầu . MỤC LỤC trong cấu trúc phân cấp là tệp hợp lệ (nhóm OneNote sẽ cung cấp nhập để tái tạo sổ tay từ . Cấu trúc phân cấp ONE).
    

21. Đóng hộp thoại để trở về trang truy vấn.   Bạn sẽ muốn bấm vào Mũi tên Xuống được tô sáng (di chuột qua sẽ hiển thị"xuất") để bắt đầu xuất toàn bộ cấu trúc phân cấp thư mục cho toàn bộ sổ tay.  Bấm vào mũi tên xuống sẽ bật lên "Xuất kết quả".  Chọn tùy chọn đó.
    

22. Bây giờ, một trang sẽ được hiển thị yêu cầu xuất tùy chọn.  Chọn nút chọn một đầu, "Tất cả các Mục ngoại trừ định dạng không được nhận diện..." rồi bấm vào "Bắt đầu Xuất"
     

23. Sau khi hoàn tất xuất, kết quả sẽ được hiển thị trong ngăn ở bên phải.  Bây giờ, chọn "Tải xuống Kết quả Đã xuất"
    

24. Một trang sẽ hiển thị xác nhận tải xuống kết quả và hiển thị Khóa Xuất phải được sao chép vào bảng tạm để sử dụng trong ứng dụng xuất Khám phá Điện tử ở bước sau đây.  Sau khi sao chép vào bảng tạm, hãy chọn "Tải xuống Kết quả"
    

25. Khi bạn bấm vào "Tải xuống Kết quả", bạn sẽ được nhắc cài đặt công cụ xuất Khám phá Điện tử, nếu trước đó bạn chưa chạy thao tác xuất..  Chọn Cài đặt.
    

26. Sau đó bấm "Mở" trên lời nhắc xác thực bảo mật bên dưới để bắt đầu tải xuống
    

27. Sau khi mở công cụ xuất, bạn sẽ được nhắc dán vào khóa từ bên trên và vùng chọn để tải xuống các tệp:
    

28. Công cụ xuất sẽ báo cáo tiến độ trong quá trình này, có thể mất một chút thời gian tùy thuộc vào số lượng tệp cần tải xuống.
    

29. Kết quả xuất nằm trong thư mục đã chọn, trong đó có một số thư mục con. Thư mục con đầu tiên chứa bản tóm tắt thao tác xuất và thư mục "SharePoint" chứa nội dung tệp OneNote tại thư mục nút lá:
    

30. Dẫn hướng đến thư mục "Tài nguyên Site" sẽ chứa thư mục gốc cho sổ ghi chép lớp học, hiển thị một thư mục cho từng Nhóm Phần trong sổ tay và trang Chào mừng trong Phần sổ ghi chép đầu tiên.  Bên dưới Không gian Cộng tác và Thư viện Nội dung là nội dung chia sẻ cho sổ tay và có một thư mục cho mỗi học viên (Học viên 48 Victor và Học viên 50 X-Ray là 2 học viên)
    

31. Dẫn hướng đến Thư mục (nhóm phần) cho "Student 48 Victor" sẽ hiển thị các Mục (.one tệp) trong nhóm phần của học sinh.
    

Để tạo lại sổ ghi chép của họ, học viên có thể thực hiện các bước sau:

1. Mở OneNote 2016 và tạo sổ ghi chép mới (tốt nhất là trên OneDrive)

2. Mở từng phần .one trong OneNote 2016 bằng cách:

   • Bấm đúp vào tệp .one
   • Trong 2016, đi tới Mở > Tệp Dạng >> xem Duyệt Tất Files (*.*) > Chọn . Một tệp Bấm > Mở

3. Sao chép các phần vào sổ ghi chép mới của bạn bằng cách:

   • Bấm và kéo phần đó vào sổ ghi chép mới của bạn
   • Bấm chuột phải vào tab phần và chọn Di chuyển hoặc Sao chép, chọn sổ tay mới của bạn, rồi bấm Sao chép

trong đó là câu chuyện thương mại của OneNote về cách người dùng mở ra . Một tệp.

Lưu ý: Quyền API OneNote cho phép người dùng đặt quyền cụ thể cho cấu trúc của tài liệu OneNote. Vì vậy, nó giống như sổ ghi chép lớp học.