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在 Microsoft Teams 中安排全体大会

无论是举办全公司范围的产品演示,还是报道直播活动,全体大会功能都是举行大型活动的最佳选择。

本任务的内容

创建全体大会

邀请与会者参加全体大会

全体大会电子邮件邀请

发布全体大会

创建全体大会

若要安排全体大会,请执行以下操作:

  1. 打开 Teams 日历。

  2. 选择“新建会议 +”旁边的箭头。

  3. 从下拉菜单中选择“全体大会”。

    显示如何在 Teams 中创建新的全体大会的屏幕截图

  4. 在“详细信息”中,输入基本信息、指定演示者等:

    1. 输入活动标题、开始和结束日期以及说明。

      注意: 全体大会最长可持续 30 个小时。

    2. 默认情况下,组织者是创建全体大会的人员。

    3. 在“活动组”>“共同组织者”或“演示者”中,搜索将帮助管理全体大会的其他人并将其选中。

      共同组织者将具有大多数组织者功能,但无法更改详细信息(日期、时间等)。 演示者能够在活动期间发言和共享内容。

    4. 选择“保存并发送邀请“保存”图标,以应用更改并邀请共同组织者和演示者参加活动。

      突出显示用于保存和发送全体大会邀请的 UI 的屏幕截图

  5. 在“与会者”中:

    显示如何添加与会者和更改与会者设置的 UI 的屏幕截图

    1. 选择你的活动将提供给你的组织(你的组织的成员和来宾)还是公众(受邀或具有活动链接的任何人)。

    2. 在“邀请与会者”中,搜索要向其发送活动邀请的人员并将其选中。

    3. 打开“仅允许受邀人员加入”开关,仅限直接受邀的人员参加活动。

  6. 选择“保存”,以应用更改并继续自定义活动。

  7. 选择“会议选项”以编辑更多设置

    注意: 某些会议选项可能会锁定,具体取决于 IT 管理员设置的策略。

  8. 选择“”,以安排全体大会活动并邀请与会者。

添加外部演示者

轻松地将组织外部的演示者添加到全体大会。 外部演示者是联合、未联合或匿名的来宾。 

添加外部演示者时,这些演示者将收到唯一的加入链接;通过该链接,他们可进入活动,而不必在大厅中等待。 匿名演示者无需使用 Microsoft 帐户登录;他们可以使用链接加入,并在进入之前键入其名称。

注意: 外部演示者需要在 Teams 桌面版上参加全体大会。 当前,不支持外部演示者通过 Web 加入。

若要添加外部演示者,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 选择即将开始的全体大会,然后选择“详细信息”。

  3. 选择“添加外部演示者”。

    显示如何将外部演示者添加到网络研讨会的屏幕截图

  4. 在“外部演示者”中,输入要添加的外部演示者的电子邮件地址。

  5. 选择“保存并发送邀请“保存”图标

注意: 外部演示者不得转发其链接。 他们最多可以在 3 台设备上使用同一链接加入。

重新生成或复制外部加入链接

若要重新生成或复制外部演示者加入时使用的链接,请执行以下操作:

  1. 打开 Teams 日历中的全体大会。

  2. 在“全体大会详细信息”中,选择“外部演示者”。

    显示外部演示者选项卡的屏幕截图,该选项卡突出显示全体大会安排窗体

  3. 选择“唯一加入链接”。

  4. 选择“复制复制链接代码 来将链接复制到剪贴板,或者选择“重新加载“重新加载”选项卡按钮来重新生成新链接。

邀请与会者参加全体大会

邀请与会者后,这些与会者将在其日历上看到全体大会邀请。 如果启用了“仅允许受邀人员加入”开关,则必须发布活动,让与会者能够加入。

若要邀请与会者参加网络研讨会,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 打开现有的全体大会或创建新的全体大会

  3. 转到“详细信息”>“与会者”。

  4. 选择活动是仅对你的组织开放还是对公众开放。

    注意: 如果选择“你的组织”,则你的组织的成员即使未被邀请也可通过共享链接加入。 启用“仅允许受邀人员加入”开关,仅限受邀与会者出席。

  5. 在“邀请与会者”中,搜索要邀请的人员并将其选中。

  6. 选择“保存”

发布活动后,与会者将自动收到电子邮件邀请。

全体大会电子邮件邀请

发布全体大会时,与会者将自动收到电子邮件邀请。 这些邀请将包含重要详细信息,例如活动名称、日期和时间以及说明。 它们还将反映活动的自定义主题。

若要添加详细信息,请在发布全体大会之前编辑邀请。 若要编辑全体大会电子邮件邀请,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 打开现有的全体大会或创建新的全体大会

  3. 选择“通信”。

  4. 在“全体大会邀请”行中,选择“预览电子邮件”。

    突出显示 UI 以预览全体大会电子邮件邀请的屏幕截图

  5. 选择“编辑电子邮件”。

    显示如何编辑全体大会电子邮件邀请的屏幕截图

  6. 在所提供的模板中填写详细信息。

  7. 选择“预览电子邮件”,查看电子邮件将如何显示给受邀者。

    注意: 对某些收件人来说,电子邮件可能看起来不同,具体取决于其电子邮件服务和设备。

  8. 选择“编辑电子邮件”以继续编辑,选择“取消”以放弃编辑,或者选择“保存”以应用更改。

发布全体大会后,Teams 会自动将此电子邮件邀请发送给与会者。

发布全体大会

填好全体大会的详细信息和电子邮件邀请模板后,请发布全体大会以自动邀请与会者。

若要发布全体大会,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 打开现有的全体大会或创建新的全体大会

  3. 填写重要详细信息并自定义主题

  4. 选择“保存”以应用任何更改。

  5. 选择“发布 ”并确认。

    突出显示发布全体大会 UI 的屏幕截图

发布全体大会后,与会者将自动收到电子邮件邀请和有关活动的任何更改的更新。

下一步是什么?

自定义全体大会

在 Microsoft Teams 中主持全体大会

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