תזמון פגישה ב- Microsoft Teams

קבע מועד לפגישה

קיימות כמה דרכים לקביעת מועד לפגישה ב-Teams:

• מתוך צ'אט אחד על אחד או צ'אט קבוצתי, בחר תזמן פגישה מתחת לתיבת ההודעה כדי להזמין פגישה עם האנשים בצ'אט. לא ניתן לתזמן פגישה מתוך צ'אט של פגישה.

• מתוך לוח בצד הימני של Teams, בחר פגישה חדשה בפינה השמאלית העליונה.

הטופס 'תזמון' הוא המקום שבו תוכל להעניק לפגישה שלך כותרת, להזמין אנשים ולהוסיף פרטי פגישה. השתמש במסייע התזמון כדי למצוא מועד שמתאים לכולם.

במסייע התזמון, באפשרותך לראות את אזורי הזמן, לוחות הזמנים והזמינות של המשתתפים במהלך יחידות זמן שונות. הרשת של מסייע התזמון תציג את לוח הזמנים של כל משתתף. אזורים מוצללים מציגים מתי המשתתפים עמוסים או מקיימים פגישות לא סופיות. אזורים לא מוגדרים מוצגים כאשר המשתתפים פנויים. 

לאחר שתסיים למלא את הפרטים , בחר שמור כדי לסגור את טופס התזמון ולהזמין משתתפים לפגישה.

הוספת מספר חיוג נכנס  

כלול מספר חיוג ומזהה שיחת ועידה כדי שהמשתתפים יוכלו להתקשר לפגישה של Teams. אם אתה מתזמן את הפגישה מ- Outlook, מספר החיוג הנכנס ומזהה שיחת הוועידה מופיעים באופן אוטומטי בהזמנה לפגישה המתוזמנת. כדי להוסיף פרטים אלה בעת תזמון ב- Teams, ראה הוספת מספר חיוג נכנס עבור פגישה ב- Teams.

הקצאת קטגוריות לפגישה

קוד צבע בלוח השנה שלך עם קטגוריות. בדיוק כמו ב- Outlook, באפשרותך להקצות קטגוריה אחת או יותר לכל פגישה בלוח השנה שלך. קיימות כמה דרכים להקצאת קטגוריות:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אירוע בלוח השנה ובחר חלק לקטגוריות ולאחר מכן בחר צבע.

2. בעת תזמון פגישה, בחר קטגוריה בחלק העליון של טופס התזמון.

   הערה: בשלב זה, לא ניתן להחיל קטגוריות על פגישות ערוץ.

הזמנת אנשים מחוץ לארגון שלך 

Teams מאפשר לך להזמין אנשים מחוץ לארגון שלך, כולל משתמשים שאין להם רשיון Teams. תזדקק לכתובת הדואר האלקטרוני המלאה שלהם כדי להזמין אותם.

1. עבור אל המקום שבו מופיע הכיתוב הוסף משתתפים נדרשים. אם מישהו הוא משתתף אופציונלי, בחר אופציונלי במקום זאת.

2. הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המלאה של אותו אדם (לדוגמה: Joe@example.com).

3. בחר הזמן. הוא יקבל הודעת דואר אלקטרוני עם קישור לפגישה.

הזמנת אנשים עם קישור 

Teams מאפשר לך להזמין אנשים לפגישה באמצעות קישור לפגישה. כדי לשתף קישור זה:

1. צור את הפגישה ב- Teams.

2. עבור אל לוח בצד הימני של Teams ובחר את הפגישה המתוזמנת.

3. הקישור לפגישה יופיע ככתובת URL. העתק אותו על-ידי בחירת .

הוספת מארגן עמית

לאחר שהזמנת אנשים לפגישה, תוכל להוסיף עד 10 מארגנים משותפים כדי לסייע בניהול הפגישה. לפני הוספת מארגנים משותפים, ודא כי האנשים שברצונך להוסיף מתווספים כבר כמשתתפים נדרשים ולאחר מכן בצע את השלבים הבאים:

1. בחר את הפגישה ולאחר מכן בחר ערוך.

2. בחר אפשרויות נוספות > אפשרויות פגישה.

3. בדף אפשרויות הפגישה, לצד בחר מארגנים משותפים, בחר את החץ למטה ובחר את שם המארגן המשותפים.

   

4. בחר שמור בחלק התחתון של המסך.

הפוך את הפגישה לפגישת ערוץ

1. בחר פגישה חדשה.

2. הקלד שם של ערוץ במקום שבו מופיע הכיתוב הוסף ערוץ (מתחת לשדות השעה והתאריך).

לא ניתן לערוך או להוסיף ערוצים לאחר שליחת ההזמנה. תצטרך לשלוח הזמנה חדשה עם ערוץ מעודכן.

לאחר שהוספת את האנשים הרצויים, בחר מסייע התזמון כדי למצוא את הזמן הטוב ביותר.

אם מדובר בפגישה חוזרת, פתח את התפריט הנפתח לצד לא חוזרת(מתחת לתאריך). בחר את התדירות שבה אתה רוצה שהפגישה תתקיים מתוך אפשרויות ברירת המחדל, או בחר התאם אישית כדי ליצור קצב משלך.

תזמון פגישות בלוח שנה של ערוץ 

אם אינך מכיר את אופן ההוספה של לוח שנה לערוץ, השלבים מפורטים עבורך במאמר הצגת כל הפגישות שלך ב - Teams. לאחר מכן, יש לך כמה דרכים להוסיף אירועים ללוח השנה המשותף.

• בחר הוסף אירוע חדש בחלק העליון של לוח השנה.

• לחץ וגרור את הסמן בלוח השנה כדי לבחור בלוק זמן.

• לחלופין, בחר את החץ לצד פגוש כעת בחלק העליון של האפליקציה כדי לפתוח את התפריט ובחר תזמן פגישה.

כל אחת מפעולות אלה תפתח את טופס התזמון עם שם הערוץ המלא, ותרגיש חופשי להוסיף קבוצה או אנשים בודדים של Outlook על-ידי הזנת שמותיהם באופן ידני. אורחים ושותפים מחוץ לארגון שלך לא יוכלו לגשת ללוח השנה של הערוץ ויידרשו גם להתווסף להזמנה לפגישה.

לקבלת אפשרויות נוספות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני

לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אירוע בלוח השנה שלך כדי לאשר הגעה, הסר אותו אם הוא בוטל או פתח את ההזמנה כדי לצפות בפרטי הפגישה. אם האירוע הוא פגישת צוותים, תוכל גם לקבל אפשרויות להצטרף באופן מקוון ולשוחח בצ'אט עם משתתפים.

פגישות של צוותים יציגו לחצן הצטרפות באירוע בלוח השנה שלך חמש דקות לפני תחילת פגישה. לאחר שמישהו מצטרף לפגישה, צבע האירוע ישתנה כדי שתדע שהם במצב מקוון.

בחר הצטרף כדי לפתוח את חלון הגדרות הפגישה כדי לאשר את הגדרות המצלמה והמיקרופון המועדפות עליך לפני הצטרפות לפגישה מקוונת.

תזמון מחדש של פגישה

בלוח השנה של Teams, באפשרותך לתזמן מחדש פגישות ואירועים שאורגנת. כדי לעדכן במהירות מועד לפגישה, בחר בתוך לוח השנה של Teams, גרור אותו אל תיבת זמן חדשה ושחרר אותו.

תקבל הודעה על זמינות המוזמנים לפני עדכון מועד הפגישה.

באפשרותך גם לשנות את מועד הפגישה על-ידי בחירת הפגישה בלוח השנה של Teams, בחירה באפשרות ערוך, בחירת מועד חדש ובחירה באפשרות שלח עדכון. המשתתפים יקבלו באופן אוטומטי הודעה עם הזמן המעודכן. 

הגדרת המצב שלך 'הצג כ' בפגישת Teams

כמארגן, באפשרותך להגדיר את המצב הצג כ של הפגישה בסרגל הפעולות. כאשר המשתתפים מאשרים הגעה, המצב שלהם ישקף באופן אוטומטי את המצב שמארגן הגדיר. 

כמשתתף, באפשרותך לבחור להגדיר את המצב הבודד שלך עבור הפגישה באמצעות האפשרות הצג כ' ללא קשר למצב שהגדיר המארגן. המצב המעודכן ישתקף בלוח השנה שלך. ערך ברירת המחדל הצג כ עבור כל הפגישות שלוחות זמנים של מארגן הוא עסוק.

באפשרותך להגדיר את המצב 'הצג כ' בכמה דרכים: