Iepazīšanās ar sarakstiem

Saraksts ir datu kolekcija, ko varat koplietot ar savas grupas dalībniekiem un personām, kurām esat sniedzis piekļuvi. Atradīsit vairākas lietošanai gatavas saraksta veidnes, kas noderēs kā labs sākumpunkts saraksta elementu kārtošanai. Papildinformāciju skatiet rakstā Veidņu saraksts programmā Microsoft 365.

Šajā rakstā ir izskaidroti sarakstu izveides un izmantošanas jēdzieni. Varat izveidot sarakstus pakalpojumā SharePoint, programmā Saraksti pakalpojumā Microsoft 365 vai Microsoft Teams. Uzziniet, kā sākt darbu ar sarakstiem pakalpojumā Microsoft Teams.

Informāciju par sarakstiem skatiet šādos rakstos:

• Saraksta izveidošana
• Saraksta dzēšana
• Saraksta vai bibliotēkas skata izveide, mainīšana vai dzēšana
• Saraksti pakalpojumā Microsoft 365
• Saraksta vai bibliotēkas metadatu navigācijas iestatīšana
• Apjomīgu sarakstu un bibliotēku pārvaldība

Atlasiet virsrakstu zemāk, lai atvērtu un skatītu detalizētu informāciju.

Sarakstu pārskats

Organizācijas parasti izmanto dažādu veidu sarakstus, tostarp saites, paziņojumus, kontaktpersonas, problēmu izsekošanas un aptaujas.

Sarakstos var iekļaut arī uzdevumus, kurus varat izmantot kā centrālo grupas sadarbības vai biznesa risinājuma vietu. Daudzos gadījumos saraksti sniedz ātrus un efektīvus risinājumus, kuriem nepieciešamas tikai nelielas modifikācijas vai var pat iztikt bez tām.

Piemēram, varat izmantot:

• Uzdevumi Ietver īpašumtiesību un norises izsekošanu, kā arī lapas laika grafiku pievilcīgam saraksta satura vizuālajam attēlojumam.
• Problēmu izsekošana Ietver versiju izveidi un versiju vēstures krātuvi, lai detalizēti analizētu darbgrupas projektus un bieži veicamos darba uzdevumus.

Saraksti ir bagātīgi un pielāgojami, turklāt tajos ir daudz iebūvētu līdzekļu, kas nodrošina stabilas metodes datu glabāšanai, koplietošanai un darbam ar tiem.

Piemēram, varat veikt šādas darbības:

• Izveidojiet sarakstu ar daudzām dažādām kolonnām, tostarp Teksts, Skaitlis, Izvēle, Valūta, Datums un laiks, Uzmeklēšana, Jā/nē un Aprēķināts. Saraksta elementam var pievienot vienu vai vairākus failus, lai sniegtu papildinformāciju, piemēram, izklājlapu ar atbalsta numuriem vai dokumentu ar pamatinformāciju.
• Izveidot sarakstu skatus, lai dažādos un specifiskos veidos organizētu, kārtotu un filtrētu datus. mainīt metadatus, piemēram, pievienojot un dzēšot kolonnas, kā arī modificējot validācijas kārtulas; un izmantojiet sarakstus konsekventi visās vietnēs ar satura tipu, vietņu kolonnu un veidņu palīdzību. Piemēram, varat skatīt tikai pašreizējos notikumus no kalendāra sākumlapā un izveidot vizuālu skatu (līdzīgu sienas kalendāram) citā lapā.
• Veidojiet sarakstu relācijas, izmantojot unikālo kolonnu kombināciju, uzmeklēšanas kolonnas un relāciju ieviešanu (kaskadēta un ierobežota dzēšana), kas uzlabo jūsu iespējas izveidot sarežģītākus biznesa risinājumus un palīdz saglabāt datu integritāti.
• Izveidot pielāgotus sarakstus, parādīt datus tīmekļa daļās un tīmekļa daļu lapās, kā arī importēt, eksportēt un saistīt datus no citām programmām, piemēram, Excel un Access.
• Sekot versijām un detalizētai vēsturei, pieprasīt datu modificēšanas apstiprināšanu, izmantot elementa līmeņa un mapes drošību, atdot un paņemt elementus, kā arī saņemtu automātisku informāciju par izmaiņām, izmantojot brīdinājumus un RSS plūsmas.
• Kārtot viena saraksta saturu mapēs ērtākai izmantošanai un labākai veiktspējai, kā arī uzlabot vispārējo apjomīgu sarakstu veiktspēju, izmantojot indeksēšanu.

Metodes darbam ar sarakstiem

Tālāk ir aprakstīti daži veidi, kā varat strādāt ar sarakstiem, lai palīdzētu pārvaldīt savas grupas informāciju.

Versiju un detalizētas vēstures izsekošanaSekojiet saraksta elementu versijām , lai varētu skatīt, kuri elementi dažādās versijās ir mainīti, kā arī to, kurš ir mainījis saraksta elementus. Ja jaunākā versijā tiek pieļautas kļūdas, varat atjaunot vienuma iepriekšējo versiju. Saraksta vēstures izsekošana ir īpaši svarīga, ja organizācijai ir jāpārrauga saraksta attīstība.

Apstiprinājuma pieprasīšanaNorādiet, ka ir jāapstiprina saraksta vienums , lai to varētu skatīt visi lietotāji. Vienumi paliek gaidīšanas stāvoklī, līdz tos apstiprina vai noraida kāds, kuram ir atļauja tos apstiprināt. Varat kontrolēt, kuras lietotāju grupas var skatīt saraksta vienumu pirms tā apstiprināšanas.

Atļauju pielāgošana Norādiet, vai jūsu saraksta dalībnieki var lasīt un rediģēt tikai paša izveidotos vienumus vai visus saraksta elementus. People, kuriem ir atļauja pārvaldīt sarakstus, var lasīt un rediģēt visus saraksta elementus. Atsevišķam saraksta elementam var lietot arī noteiktus atļauju līmeņus, piemēram, ja tas satur konfidenciālu informāciju.

Skatu izveide un pārvaldībaViena saraksta dažādu skatu izveide . Faktiskā saraksta saturs nemainās, taču vienumi ir organizēti vai filtrēti tā, lai lietotāji varētu atrast vissvarīgāko vai interesantāko informāciju atkarībā no savām vajadzībām.

Sarakstu atjaunināšana Neatkarīgi no atjauninātā saraksta tipa saraksta elementu pievienošanas, rediģēšanas un dzēšanas process ir līdzīgs.

Saraksta vienumu pievienošana vai rediģēšana

Pastāv divi veidi, kā pievienot vai rediģēt saraksta elementus:

• Izmantojot formu, kas ir noklusējuma metode.
• Iekļauts, tas nozīmē, ka pievienojat vienumu tieši saraksta lapā.

Ja saraksts ir iestatīts sekot versijām, katru reizi, kad rediģējat saraksta elementu, tiek izveidota jauna saraksta elementa versija. Varat skatīt saraksta elementa izmaiņu vēsturi un atjaunot iepriekšējo versiju, ja kļūdāties jaunākā versijā.

Formulu un aprēķināto vērtību izmantošana Izmantojiet formulas un aprēķinātās vērtības, lai dinamiski ģenerētu informāciju saraksta kolonnās. Šīs darbības var ietvert informāciju no citām saraksta kolonnām, kā arī sistēmas funkcijas, piemēram, TODAY, lai norādītu pašreizējo datumu. Piemēram, varat norādīt noklusējuma izpildes datumu, kas ir septiņas dienas pēc pašreizējā datuma.

Esiet informēts par izmaiņām Saraksti un skati var izmantot RSS, lai jūsu darbgrupas dalībnieki varētu automātiski saņemt atjauninājumus. RSS ir tehnoloģija, kas ļauj lietotājiem saņemt un skatīt jaunumu un informācijas atjauninājumus vai RSS plūsmas konsolidētā atrašanās vietā. Varat arī izveidot e-pasta brīdinājumus, lai paziņotu par sarakstu izmaiņām vai jaunu vienumu pievienošanu. Brīdinājumi ir ērts veids, kā sekot līdzi jums svarīgām izmaiņām.

Sarakstu relāciju izveide Izveidot relāciju starp diviem sarakstiem. Avota sarakstā izveidojiet uzmeklēšanas kolonnu, kas izgūst (vai "uzmeklē") vienu vai vairākas vērtības no mērķa saraksta, ja šīs vērtības atbilst avota saraksta uzmeklēšanas kolonnas vērtībai. Ja vēlaties, varat turpināt pievienot papildu kolonnas no mērķa saraksta avota sarakstam. Veidojot uzmeklēšanas kolonnu, varat arī ieviest relācijas darbību, iestatot kaskādes dzēšanas vai ierobežošanas dzēšanas opciju, kas palīdz saglabāt datu derīgumu un novērst nekonsekvences, kas vēlāk var radīt problēmas.

Saraksta informācijas koplietošana ar datu bāzu programmu Ja jums ir instalēta datu bāzu programma, piemēram, Access, varat eksportēt datus uz savu vietni un importēt tos no tās, kā arī saistīt tabulu no datu bāzes ar sarakstu. Strādājot ar saraksta datiem Access datu bāzē, varat arī izveidot vaicājumus, formas un atskaites. Papildinformāciju skatiet sadaļā Datu importēšana Access tīmekļa lietojumprogrammā no Access datu bāzes.

Sarakstu konsekventa izmantošana dažādās vietnēs Ja jūsu grupa strādā ar vairāku veidu sarakstiem, varat panākt konsekvenci vairākos sarakstos, izmantojot satura tipus, vietņu kolonnas un veidnes. Šie līdzekļi ļauj atkārtoti efektīvi izmantot iestatījumus un saraksta struktūru. Piemēram, varat izveidot klientu apkalpošanas problēmas satura tipu, kas norāda satura tipam noteiktas kolonnas (piemēram, klienta kontaktpersona) un biznesa procesus. Vēl viens piemērs ir vietnes kolonnas izveide nodaļu nosaukumiem, kurā ir nodaļu nolaižamais saraksts. Kolonnu var izmantot atkārtoti vairākos sarakstos, lai nodrošinātu, ka vārdi vienmēr tiek rādīti vienādi katrā sarakstā.

Darbs ar saraksta elementiem no e-pasta programmas Izmantojiet e-pasta programmu, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, lai paņemtu līdzi svarīgu saraksta informāciju. Piemēram, programmā Outlook varat skatīt un atjaunināt vietnes uzdevumus, kontaktpersonas un diskusiju dēļus. Papildinformāciju skatiet sadaļā Ārēja saraksta savienošana ar Outlook.

Satura adresēšanas iestatīšanaIespējojiet adresēšanu auditorijai , lai filtrētu vienumus pēc grupām.

Sarakstu tipi

Izmantojamā saraksta tips ir atkarīgs no koplietojamās informācijas veida.

Paziņojumi Kopīgot jaunumus un statusu, kā arī nodrošināt atgādinājumus. Paziņojumi atbalsta uzlabotu formatēšanu ar attēliem, hipersaitēm un formatētu tekstu.

Kontakti Glabājiet informāciju par personām vai grupām, ar kurām sadarbojaties. Ja izmantojat e-pasta vai kontaktpersonu pārvaldības programmu, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, varat skatīt un atjaunināt savas vietnes kontaktpersonas citā programmā. Piemēram, varat atjaunināt visu savas organizācijas piegādātāju sarakstu, izmantojot e-pasta programmu, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, piemēram, Outlook. Kontaktpersonu saraksts faktiski nepārvalda vietnes dalībniekus, bet to var izmantot, lai glabātu un koplietotu kontaktpersonas savā organizācijā, piemēram, ārēju piegādātāju sarakstu.

Diskusiju dēļi Nodrošiniet centralizētu vietu grupu diskusiju ierakstīšanai un glabāšanai līdzīgi intereškopu formātā. Ja administrators jūsu vietnē ir iespējojis sarakstus saņemt e-pasta ziņojumus, diskusiju dēļos var glabāt e-pasta diskusijas no populārākajām e-pasta programmām. Piemēram, varat izveidot diskusiju dēli savas organizācijas jaunajam produkta laidienam.

Saites Nodrošiniet centrālo atrašanās vietu saitēm uz internetu, uzņēmuma iekštīklu un citiem resursiem. Piemēram, varat izveidot sarakstu ar saitēm uz klientu tīmekļa vietnēm.

Paaugstinātās saites Rādīt saistīšanas darbību kopu vizuālā izkārtojumā.

Calendar Store grupas notikumiem vai īpašām situācijām, piemēram, uzņēmuma brīvdienām. Kalendārs nodrošina vizuālus skatus līdzīgi galda vai sienas kalendāram, kuros redzami jūsu grupas notikumi, ieskaitot sapulces, sabiedriskos notikumus un notikumus visai dienai. Tāpat varat sekot līdzi grupas darba atskaites punktiem, piemēram, darbu izpildes termiņiem vai produkta izlaišanas datumiem, kas nav saistīti ar noteiktu laika intervālu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Kalendāra skata izveide no saraksta.

Uzdevumi Sekojiet informācijai par savas grupas projektiem un citiem veicamiem darbiem. Varat piešķirt uzdevumus lietotājiem, kā arī sekot uzdevuma statusam un izpildes procentuālajai daļai, kad uzdevums virzās uz pabeigšanu. Ja izmantojat e-pasta vai uzdevumu pārvaldības programmu, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, varat skatīt un atjaunināt savus uzdevumus no savas vietnes citā programmā. Piemēram, varat izveidot savas organizācijas budžeta procesa uzdevumu sarakstu un pēc tam to skatīt un atjaunināt programmā Outlook kopā ar citiem uzdevumiem. Papildinformāciju skatiet sadaļā Saraksta izveide.

Projekta uzdevumi Saglabājiet uzdevumu informāciju, izmantojot Ganta skatu un norises joslas. Uzdevuma izpildei tuvojoties uzdevumam, varat sekot līdzi statusam un izpildes procentiem. Ja izmantojat e-pasta vai uzdevumu pārvaldības programmu, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, varat skatīt un atjaunināt projekta uzdevumus no savas vietnes citā programmā. Piemēram, varat savā vietnē izveidot projekta uzdevumu sarakstu, lai identificētu un uzticētu darbu, lai izveidotu mācību rokasgrāmatu, un pēc tam varat sekot organizācijas progresam programmā Project. Papildinformāciju skatiet sadaļā Saraksta izveide.

Problēmu izsekošana Glabājiet informāciju par konkrētām problēmām, piemēram, atbalsta problēmām, un sekojiet to attīstībai. Varat piešķirt problēmas, tās kategorizēt un savstarpēji saistīt. Piemēram, varat izveidot problēmu izsekošanas sarakstu, lai pārvaldītu klientu pakalpojumu problēmas un risinājumus. Varat arī komentēt problēmas ikreiz, kad tās rediģējat, izveidojot komentāru vēsturi, nemainot problēmas sākotnējo aprakstu. Piemēram, klientu pakalpojumu pārstāvis var reģistrēt katru darbību, kas veikta, lai atrisinātu problēmu, un rezultātus. Varat arī izmantot problēmu izsekošanas sarakstu ar trīs posmu darbplūsmu, lai palīdzētu savai organizācijai pārvaldīt problēmu vai projektu izsekošanu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Saraksta izveide.

Aptauja Apkopojiet un apkopojiet atsauksmes, piemēram, darbinieku apmierinātības aptauju vai kontroldarbu. Varat noformēt jautājumus un atbildes dažādos veidos, kā arī skatīt savu atsauksmju pārskatu. Ja jums ir instalēta izklājlapu vai datu bāzes programma, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, varat eksportēt rezultātus, lai tos sīkāk analizētu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Aptaujas izveide.

Pielāgots Sāciet sarakstu no nulles. Ja jums ir izklājlapu programma, kas ir saderīga ar Microsoft tehnoloģijām, varat arī izveidot pielāgotu sarakstu, kura pamatā ir izklājlapa. Piemēram, varat importēt sarakstu no programmas Excel, ko izveidojāt, lai glabātu un pārvaldītu līgumus ar piegādātājiem. Papildinformāciju skatiet sadaļā Saraksta izveide, pamatojoties uz izklājlapu.

Ārējie saraksti Strādājiet ar datiem, kas tiek glabāti ārpus saraksta, bet kurus varat lasīt un rakstīt pakalpojumā Microsoft 365. Ārējā saraksta datu avotu sauc par ārējā satura tipu. Atšķirībā no vietējā Microsoft 365 saraksta, ārējais saraksts izmanto uzņēmumu savienojamības pakalpojumus, lai piekļūtu datiem tieši no ārējas sistēmas (piemēram, SAP, Siebel un Microsoft SQL Server) neatkarīgi no tā, vai šī sistēma ir datu bāze, tīmekļa pakalpojums vai biznesa nozares sistēma.

Custom list in datasheetview Izveidojiet tukšu sarakstu, līdzīgi pielāgotam sarakstam, bet lai šo sarakstu pēc noklusējuma parādītu datu lapas skatā. Datu lapas skatā tiek nodrošināts datu režģis datu rindu un kolonnu veidā skatīšanai un rediģēšanai. Varat pievienot un rediģēt rindas un kolonnas, lietot filtrus un kārtošanas secības, parādīt aprēķinātās vērtības un kopsummas, kā arī ērti rediģēt datus režģa šūnās. Datu lapas skatam ir nepieciešams, lai sistēma Office būtu instalēta 32 bitu klienta datorā un pārlūkprogramma, kas atbalsta ActiveX vadīklas.

Statusu saraksts Parādīt un izsekot sava projekta mērķus. Sarakstā ir iekļauta krāsainu ikonu kopa, lai informētu par mērķu sasniegšanas pakāpi.

Tirāža Nosūtiet informāciju, tostarp apstiprinājuma zīmogus, jūsu grupas dalībniekiem.

Microsoft IME vārdnīcu saraksts Lietot datus sarakstā kā Microsoft IME vārdnīcu. Lasīšanas kolonnas vienumus varat konvertēt uz attēlojumu, izmantojot Microsoft IME, un skatīt saturu IME komentāru logā Komentāri. Datus var saistīt ar konkrētu vietrādi URL.

PerformancePoint satura saraksts Glabājiet informācijas paneļa vienumus, piemēram, rādītāju kartes, atskaites, filtrus, informācijas paneļa lapas un citus informācijas paneļa vienumus, ko izveidojat, izmantojot PerformancePoint informācijas paneļa Designer.

Valodas un tulkotāji Izmantojiet ar tulkošanas pārvaldības darbplūsmu tulkošanas pārvaldības bibliotēkā. Darbplūsma izmanto sarakstu, lai piešķirtu tulkošanas uzdevumus tulkotājam, kas norādīts sarakstā katrai valodai. Varat izveidot šo sarakstu manuāli vai izvēlēties šī saraksta izveidi automātiski, kad tulkošanas pārvaldības bibliotēkai pievienojat tulkošanas pārvaldības darbplūsmu.

KPI saraksts Sekojiet izpildes pamatrādītājiem (KPI), lai ātri novērtētu paveikto attiecībā pret izmērāmiem mērķiem. Varat iestatīt KPI sarakstus, lai izsekotu veiktspēju, izmantojot kādu no četriem datu avotiem: manuāli ievadītus datus, datus Microsoft 365 sarakstā, datus Excel darbgrāmatās vai datus no analīzes pakalpojumiem, kas ir Microsoft SQL Server komponents. Kad KPI saraksts ir izveidots, to var izmantot, lai informācijas paneļa lapā parādītu indikatora statusu.

Izklājlapas importēšana Izmantojiet kolonnas un datus no esošas izklājlapas. Lai importētu izklājlapu, ir nepieciešama programma Microsoft Excel vai cita saderīga programma.

Saraksta pievienošana lapai

Lai pievienotu sarakstu SharePoint modernās pieredzes lapai:

1. Ja lapa vēl nav rediģēšanas režīmā, noklikšķiniet uz Rediģēt lapas augšējā labajā stūrī.

2. Novietojiet peles rādītāju virs vai zem esošās tīmekļa daļas, un tiks parādīta rindiņa ar apvilktu +, šādi:

   

3. Noklikšķiniet uz +, un tiks parādīts tīmekļa daļu saraksts, kur veikt izvēli. Ritiniet lejup līdz sadaļai Dokumenti, saraksti un bibliotēkas .

4. Atlasiet Saraksts.
   Tiek parādīti visu pieejamo sarakstu nosaukumi.

5. Atlasiet sarakstu, ko vēlaties ievietot savā lapā.

6. Ja esat apmierināts ar atlasi, atlasiet Saglabāt kā melnrakstu augšā pa kreisi. Pēc tam, lai padarītu atjaunināto lapu pieejamu citiem, atlasiet Publicēt tuvu augšējā labajā stūrī.

Lai pievienotu sarakstu SharePoint klasiskās pieredzes lapai:

1. Sadaļā Vietnes noklikšķiniet uz Iestatījumi un pēc tam noklikšķiniet uz Vietnes saturs.

2. Noklikšķiniet uz ikonas Pievienot lietojumprogrammu .

   

3. Ritiniet un noklikšķiniet uz programmas, kuru vēlaties izmantot. Var būt vairākas lapas.

4. Piešķiriet programmai unikālu nosaukumu, lai to vēlāk varētu atsaukt lapai, un noklikšķiniet uz Izveidot.

5. Atgriežoties ekrānā Vietnes saturs, varat veikt trīs darbības:

   • Aizveriet logu un dodieties atpakaļ uz lapu. Pievienojiet jauno lietojumprogrammu savai lapai, izmantojot tīmekļa daļu ievietošanu.
   • Noklikšķiniet uz lietojumprogrammas un sāciet ievadīt datus.
   • Noklikšķiniet uz daudzpunktes (...) un pēc tam uz Iestatījumi. Šeit varat pievienot kolonnas, mainīt nosaukumus un veikt citas darbības.

Sarakstu kārtošana vietnē

Lai gan sarakstu līdzekļus var izmantot dažādi, to izmantošana ir atkarīga no sarakstu lieluma un skaita, kā arī no organizācijas vajadzībām.

Daudzu vienumu saglabāšana vienā sarakstā

Iespējams, vēlēsities vienu lielu sarakstu, kas kalpotu dažādām vajadzībām. Piemēram, organizācijai var būt daudz tehnisku problēmu, kas jāizseko, un problēmas attiecas uz vairākiem projektiem un grupām.

Izmantojiet vienu sarakstu, ja:

• Jūsu grupai ir jāredz kopsavilkuma informācija par saraksta elementiem vai vienas un tās pašas elementu kopas dažādi skati. Piemēram, vadītājs var vēlēties redzēt visu organizācijas tehnisko problēmu norisi vai visas problēmas, kas iesniegtas tajā pašā laika periodā.
• People vēlas pārlūkot vai meklēt problēmas vienā un tajā pašā vietnes vietā.
• Jūs vēlaties lietot tādus pašus iestatījumus saraksta vienumiem, piemēram, sekot versijām vai pieprasīt apstiprināšanu.
• Grupām, kas strādā ar sarakstu, ir līdzīgas pazīmes, piemēram, vienādi atļauju līmeņi. Unikālas atļaujas var lietot konkrētiem saraksta elementiem, bet, ja atļauju līmeņi ievērojami atšķiras, apsveriet iespēju izmantot vairākus sarakstus.
• Vēlaties analizēt informāciju par sarakstu vai saņemt konsolidētus saraksta atjauninājumus. Varat saņemt brīdinājumus, kad tiek mainīti saraksta elementi, vai skatīt saraksta izmaiņas, izmantojot tehnoloģiju RSS. RSS plūsmas nodrošina jūsu darbgrupas dalībniekiem iespēju skatīt konsolidētu sarakstu ar informāciju, kas ir mainīta.

Vairāku sarakstu izveide

Iespējams, ir vajadzīgi vairāki saraksti, ja pastāv būtiskas atšķirības starp vienumiem, kurus vēlaties pārvaldīt, vai starp personu grupām, kas ar tiem strādā.

Izmantojiet vairākus sarakstus, ja:

• Nav paredzēts, ka lietotājiem būs vajadzīgi šo vienumu kopsavilkumi kopā.
• Personu grupas, kas strādā ar šo informāciju, ir atšķirīgas un tām ir dažādi atļauju līmeņi.
• Vairākām vienumu kopām ir jālieto dažādi iestatījumi, piemēram, versiju izveide vai apstiprināšana.
• Jums nav jāanalizē šie vienumi kopā vai jāsaņem konsolidēti saraksta atjauninājumi.

Elementu organizēšana sarakstā

Tālāk norādīti daži veidi, kā varat organizēt sarakstus un saraksta elementus:

Kolonnu pievienošana Palīdziet savai grupai precīzi noteikt vissvarīgākos vienumus, varat pievienot sarakstam kolonnas. Piemēram, varat sarakstam pievienot kolonnu Projekts, lai personām, kas strādā ar konkrētiem projektiem, būtu vieglāk skatīt savus vienumus un ar tiem strādāt. Iespējams, vēlēsities pievienot papildu kolonnas, ja vēlaties apkopot papildinformāciju par katru saraksta elementu, piemēram, nodaļas nosaukumu vai darbinieka vārdu.

Ja sarakstā ir vairāki vienumi, varat apsvērt iespēju indeksēt noteiktas kolonnas, lai uzlabotu veiktspēju, skatot vairākus vienumus vai pārslēdzot skatus. Šis līdzeklis nemaina vienumu kārtošanas veidu, bet tas var palīdzēt organizācijām vieglāk glabāt sarakstā lielu skaitu vienumu. Tomēr indeksēšana var aizņemt vairāk datu bāzes vietas. Papildinformāciju skatiet sadaļā Saraksta vai bibliotēkas skata izveide, mainīšana vai dzēšana.

Skatu izveide Izmantojiet skatus, ja jūsu grupas lietotājiem dati bieži jāredz noteiktā veidā. Skatos tiek izmantotas kolonnas, lai kārtotu, grupētu, filtrētu un parādītu datus. Varat arī atlasīt, cik vienumu vienlaikus jārāda katrā skatā. Piemēram, lietotāji var pārlūkot sarakstu kopās pa 25 vai 100 saraksta elementiem vienā lapā atkarībā no viņu preferencēm un savienojuma ātruma.

Skati sniedz iespēju sarakstā glabāt lielu skaitu vienumu, bet varat skatīt tikai noteiktā laikā nepieciešamās apakškopas, piemēram, tikai šogad publicētos izdevumus vai tikai pašreizējos notikumus kalendārā. Varat izveidot personiskus skatus, kas ir pieejami tikai jums, un, ja jums ir atļauja modificēt sarakstu, varat izveidot publiskus skatus, kas ir pieejami ikvienam. Papildinformāciju skatiet sadaļā Saraksta vai bibliotēkas skata izveide, mainīšana vai dzēšana.

Izveidot mapes Pievienojiet mapes lielākajai daļai sarakstu, ja saraksta īpašnieks ir atļāvis izveidot mapes. Tas ir īpaši noderīgi, ja saraksta elementus var sadalīt noteiktā veidā, piemēram, pēc projekta vai grupas. Mapes lietotājiem palīdz vieglāk meklēt un pārvaldīt saraksta elementus. Microsoft tehnoloģijas nodrošina koka skatu, kas ļauj lietotājiem pārvietoties savās vietnēs un mapēs līdzīgi kā viņi strādā ar mapēm cietajā diskā. Piemēram, katrai nodaļai var būt sava mape. Papildinformāciju skatiet sadaļā Mapes izveide sarakstā.