As sugestões embutidas no Outlook são notificações breves que você recebe ao ler ou escrever um email ou um convite para reunião.
As sugestões embutidas exibem sugestões úteis, dicas e práticas recomendadas sobre email e reuniões para permitir que você aumente sua produtividade. Eles também permitem que você recupere horas de foco e crie melhores hábitos de colaboração, além de outros benefícios práticos. Este artigo lista alguns dos itens que você pode obter no Outlook.
Observação
Só você pode ver seus dados. Consulte o Guia de privacidade do Personal Insights para obter detalhes.
Tipos de sugestões embutidas
Sugestões de programar envio
Ao escrever um email no Outlook, você pode receber sugestões para agendar entregas de email. Saiba mais sobre esse recurso e como usá-lo em Agendar envio no Outlook.
Tenha mais tempo para se concentrar
Ao ler um convite de calendário, você pode notar uma sugestão para Reserve um tempo para um trabalho focado. Você receberá essa sugestão quando tiver uma carga pesada de reuniões, para que tenha mais tempo para fazer um trabalho profundo.
Para adicionar tempo ao seu calendário:
- Selecione Ver horários sugeridos no insight. Um painel é aberto com intervalos de tempo de foco disponíveis todos os dias da próxima semana.
- Selecione o ícone do calendário para os horários que deseja reservar. Para reservar todos os horários listados, selecione Reservar tudo.
Saiba mais sobre o tempo de foco.
Planeje seu tempo longe
Ao redigir um convite de email ou calendário no Outlook sobre seu próximo tempo fora do trabalho, você pode receber uma sugestão para se preparar para sua folga. Selecione Plan (Planejar ) para abrir a lista de verificação Planeje seu tempo fora. Use a lista de verificação para:
- Resolva todas as suas reuniões em um só lugar com uma mensagem personalizada sobre sua folga agendada.
- Compose suas respostas automáticas e notifique sua equipe sobre sua folga planejada.
- Agende um tempo de foco para encerrar as tarefas antes de ir e para colocar o trabalho em dia quando voltar.
Proteja seu tempo de foco
Se uma solicitação de reunião entrar em conflito com um bloco de tempo de foco existente, você poderá receber uma sugestão para reagendar seu tempo de foco ou propor um novo horário de reunião.
Para propor um novo horário de reunião:
- Selecione Ver outros horários disponíveis.
- Selecione um bloco de tempo na próxima semana que funcione para você, o que propõe um novo horário ao organizador da reunião.
Para mover o tempo de foco:
- Selecione Mover o bloco de foco.
- Escolha um novo bloco de foco na próxima semana.
Reserve um tempo para se preparar para as reuniões
Aplica-se a: Usuários com assinatura do Viva Insights.
Ao receber um convite para reunião, você pode notar uma sugestão para marcar o tempo de preparação da reunião.
Selecione Reservar horário na sugestão, que aceita o convite.
O painel do suplemento é aberto. Selecione suas opções de tempo de preparação:
- Horário: Imediatamente antes da reunião, um dia antes da reunião ou no último dia útil da semana antes da reunião.
- Duração: 15 minutos, 30 minutos ou 1 hora.
Com base nas opções escolhidas, o Viva Insights procura um espaço vazio em seu calendário e agenda um compromisso chamado "Tempo de preparação para [Nome da reunião]".
Quando você receberá esta sugestão:
O Viva Insights mostra essa sugestão quando todas as seguintes condições são atendidas:
A reunião:
- Tem 11 ou menos convidados.
- Está programado para durar entre 30 e 60 minutos.
- Não se repetir.
- Não foi cancelado.
- Requer resposta do participante.
- Não é privado.
- Não tem um status "Gratuito", "Trabalhando em outro lugar" ou "Ausente".
Você:
- Abra o convite da reunião pelo menos 15 minutos antes do início da reunião.
- Tenha pelo menos 15 minutos disponíveis para o tempo de preparação durante o horário de trabalho.
- Não gostei de nenhum empurrão de preparação de reunião de participantes nos últimos sete dias.
- Ainda não reservei nenhum tempo de preparação para esta reunião.
- É um participante obrigatório da reunião.
- Não recusei a reunião.
Examinar o custo da reunião
O empurrão para redigir reunião incentiva você a considerar cuidadosamente a duração, a frequência e a lista de convites para reuniões de alto custo. Ao criar uma nova reunião no Outlook, ela pode disparar a mensagem para avisar quando o custo da reunião (duração x frequência x convidados) está ficando alto.
Você pode expandir a mensagem para abrir o suplemento Viva Insights, que oferece sugestões acionáveis. Se você decidir reduzir a frequência ou encurtar a duração, ele atualizará imediatamente o convite com uma nova configuração menos dispendiosa.
Você também pode fazer suas próprias alterações. Se você enviar este convite e procurar a mesma reunião no seu card de revisão da reunião, ela já estará marcada como revisada.
Acompanhar a taxa de abertura de emails
Aplica-se a:No momento, esse insight está disponível apenas para pessoas que estão inscritas em umplano de serviço aplicável.
Ao ler um email que você enviou, você pode ver um insight que destaca a porcentagem de destinatários do email que abriram o email.
Selecione Ver mais insights para ver quantas pessoas abriram ou encaminharam seu email e o tempo médio que passaram lendo esse email, além de informações semelhantes para quaisquer anexos nesse email. Essas informações podem ajudá-lo a acompanhar os destinatários, se necessário, e/ou adaptar seu estilo de comunicação para realizar o trabalho.
Acompanhar email
Aplica-se a: No momento, essa sugestão está disponível apenas para pessoas que estão inscritas em umplano de serviço aplicável.
Ao redigir um email para mais de cinco destinatários, você pode receber uma sugestão que diz "O Insights pode rastrear o email".
Selecione Rastrear este email para ver a taxa de abertura de emails e mais estatísticas sobre este email. Essas informações ficam disponíveis 15 minutos depois que você envia o email. Você pode ver essas informações abrindo o email enviado ou abrindo o suplemento Insights e selecionando Rastrear taxas de abertura de email.
Recusar sugestões embutidas
- Selecione o ícone do Viva Insights na faixa de opções da Página Inicial do Outlook. Se você estiver lendo ou enviando uma nova mensagem no Outlook na Web, selecione as reticências (...) para abrir o menu Mais ações. Em seguida, selecione o ícone do Viva Insights.
- Selecione o ícone Configurações (engrenagem) no suplemento Viva Insights.
- Em Configurações, para sugestões embutidas de Produtividade, altere a configuração para Desativado.
Se eu recusar, posso optar por voltar?
Sim. Se você recusar, poderá optar por voltar a qualquer momento para recuperar o acesso às sugestões embutidas.
Fornecer comentários para sugestões embutidas
Para fornecer comentários para sugestões embutidas, selecione Comentários na sugestão. Na seção Comentários, selecione a opção de polegar para cima ou para baixo e qualquer outro comentário aplicável. Se você selecionar o polegar para baixo, verá menos dessa sugestão.
Se você não quiser receber sugestões embutidas no futuro, selecione Desativar todas as notificações.
Para fornecer comentários gerais sobre o suplemento do Outlook, selecione o ícone Enviar comentários no canto superior esquerdo do painel de suplemento do Viva Insights.