Guia de privacidade para Insights Pessoais

As informações pessoais no Microsoft Viva Insights ajudam você a encontrar oportunidades para criar melhores hábitos e recuperar o controle do seu tempo. Este artigo descreve como o Viva Insights usa dados pessoais para insights pessoais, onde ele armazena esses dados e as maneiras pelas quais ele foi projetado para manter esses dados seguros. Ele também descreve como o Viva Insights está em conformidade com os regulamentos do GDPR. 

Princípios fundamentais

• Como usuário do Viva Insights, somente você pode ver seus próprios dados.
• Seus dados são armazenados e calculados em sua caixa de correio do Exchange Online.
• Você pode aceitar e recusar a qualquer momento.
• As informações pessoais no Viva Insights não mostram informações de identificação pessoal de colegas de trabalho além do que você já pode ver no Outlook e no Teams.

Pontos-chave da privacidade de dados

• Os insights pessoais no Viva Insights não foram projetados para permitir avaliação, rastreamento, tomada de decisão automatizada, criação de perfil ou monitoramento. O Viva Insights fornece insights pessoais por meio do aplicativo Viva Insights no Microsoft Teams e na Web, o suplemento Insights do Outlook, emails do Viva Digest, emails de Resumo e sugestões embutidas no Outlook. Os insights pessoais no Viva Insights não têm mecanismo ou opção que permita que qualquer pessoa além de você acesse as informações personalizadas exibidas por meio dessas superfícies, a menos que você as compartilhe de maneira proposital e independente. Os dados de insights pessoais fornecidos pelo Viva Insights não podem ser usados para tomada de decisão automatizada ou para criação de perfil.
• As informações pessoais no Viva Insights não dão aos funcionários acesso a novas informações de identificação pessoal sobre outros colegas de trabalho. O Viva Insights converte dados em insights pessoais fazendo cálculos sobre as informações que você gera apenas durante o seu dia de trabalho. A maioria dos dados que você vê no insights pessoais do Viva Insights é simplesmente uma agregação de informações às quais você já tem acesso, mas que você não seria capaz de executar cálculos rapidamente sem algum suporte.
• Os insights pessoais nos dados do Viva Insights são processados e armazenados na caixa de correio do Exchange Online do funcionário. O Viva Insights processa dados dessas fontes para obter insights pessoais: dados de email e calendário do Exchange Online, chat e sinais de chamada do Skype for Business e do Teams. O Viva Insights armazena e processa esses dados dentro da caixa de correio do Exchange Online de cada funcionário.
• O Personal Insights no Viva Insights dá suporte à conformidade com o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). A Microsoft projetou Insights pessoais no Viva Insights para dar suporte às necessidades da sua organização de seguir os requisitos do GDPR.

Onde ver insights pessoais

Insights pessoais no Viva Insights:

• Viva Insights no Teams e na Web
• Viva Insights no Outlook
• Emails de resumo no Outlook
• Resumir emails no Outlook
• Sugestões embutidas no Outlook

Privacidade no aplicativo Viva Insights no Teams e na Web

Quando os dados são processados no aplicativo Microsoft Viva Insights, a Microsoft protege a privacidade dos funcionários e cumpre totalmente os regulamentos locais, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR). O Viva Insights protege a privacidade das seguintes maneiras:

• Pessoal e privado – O conteúdo em seus insights é pessoal, privado, disponível apenas para você. Ninguém mais em sua organização pode acessá-lo.
• Os dados de todos são mantidos privados – o Viva Insights não inclui novas informações de identificação pessoal sobre qualquer outra pessoa em sua organização. Os insights e ações são baseados em informações geradas por você e sua organização apenas ao realizar seu dia de trabalho normal. Seus insights são baseados em informações às quais você já tem acesso, mas não pode agregar rapidamente sem ajuda.
• Segurança da caixa de correio – O Viva Insights usa dados e processos de email e calendário do Exchange Online e armazena quaisquer insights ou ações dentro de sua caixa de correio do Exchange Online, para que a segurança dos dados seja interna e aplicada pelo Exchange.
• Compatível com GDPR – a Microsoft cumpre o GDPR ao fornecer insights e ações no aplicativo.

Como funciona

Os insights pessoais e as ações no aplicativo Microsoft Viva Insights são baseados nos dados da caixa de correio do Exchange Online, como dados de email e calendário. Os conhecimentos são derivados de dados que já estão disponíveis em sua caixa de correio do Exchange Online. Por exemplo, se você quiser determinar que compromissos assumiu com outras pessoas, você poderia rever manualmente cada email em sua caixa de correio. O aplicativo Viva Insights simplesmente salva você desse processo tedioso.

Tipos de dados

O Viva Insights fornece insights pessoais com os seguintes tipos de dados. 

• Dados de caixa de correio - Email, calendário, chat e atividade de chamada que você gera usando o Microsoft 365, como o tempo gasto em reuniões ou emails enviados para uma pessoa ou grupo específico.
• Dados incrementais - Dados que, de outra forma, não estariam disponíveis para você, mas são apresentados de forma agregada projetada para proteger a privacidade individual.

Dados da caixa de correio

Os dados da caixa de correio representam informações às quais você já tem acesso simplesmente realizando seu trabalho, como enviar emails, organizar reuniões ou conversar com colegas de trabalho. O Viva Insights processa e mostra as informações de maneiras que as tornam acionáveis. 

Por exemplo, o Viva Insights fornece modos de exibição que permitem que você entenda rapidamente quanto tempo você gasta em reuniões e emails todos os dias, com quem você colabora mais, com quem está perdendo contato e com quem assumiu compromissos e solicitações. 

Você pode tomar medidas com base nessas informações. Você pode decidir que passa muito tempo em reuniões, por exemplo, e adotar uma meta pessoal de realizar reuniões mais eficientes. 

Os Insights pessoais são derivados de dados que já estão disponíveis nos seguintes locais:

• Sua caixa de correio do Exchange Online
• Sua atividade em documentos do OneDrive e do SharePoint
• Seu histórico de chats e chamadas do Teams e do Skype for Business

O Viva Insights simplesmente aplica alguns cálculos e regras básicas para tornar esses dados mais acionáveis. Os dados da caixa de correio são armazenados diretamente em sua caixa de correio do Exchange Online. 

Por exemplo, se você quiser determinar quais colegas enviaram mais emails na semana passada, tecnicamente você poderia fazer isso sem o Viva Insights contando manualmente os emails de colegas de trabalho em sua caixa de entrada. Da mesma forma, você pode determinar o tempo médio de resposta de seus colegas de trabalho aos emails que você enviou usando as informações de carimbo de data/hora prontamente disponíveis em sua caixa de correio. O Viva Insights poupa você do trabalho de ter que executar esses cálculos tediosos. 

Dados incrementais

Em alguns casos, o Insights pessoais no Viva Insights fornece informações não identificadas sobre outras pessoas que, de outra forma, não estariam disponíveis para elas, como taxas de leitura de Email. 

Email taxas de leitura

O Viva Insights rastreia a porcentagem de destinatários que abriram uma mensagem de email (no suplemento do Outlook) para emails que você enviou para cinco ou mais pessoas. 

Para preservar a privacidade, o Viva Insights não rastreia as taxas de leitura de mensagens enviadas para menos de cinco pessoas. O Viva Insights também não mostra taxas de leitura de "0%" ou "100%", pois isso permitiria que as pessoas tirassem conclusões definitivas sobre ações individuais de colegas de trabalho. Em vez disso, a taxa de leitura nesses casos é exibida como um intervalo que abrange um valor limite que depende do número de destinatários do email. 

Essa métrica é calculada com base no sinalizador de "leitura" no Exchange Online. Para algumas pessoas, as mensagens são sinalizadas como "lidas" quando você abre uma mensagem no painel de visualização do Outlook. Para outras pessoas, talvez seja necessário clicar duas vezes para abrir a mensagem e marcá-la como "lida".

Você pode controlar essa configuração nas configurações do Outlook. Para mostrar esses sinais na caixa de correio do remetente, o sinalizador "lido" é copiado no ambiente do Microsoft 365 e, em seguida, entregue à caixa de correio do remetente. 

Conformidade com o RGPD

Como é o caso do pacote completo do Microsoft 365, o Viva Insights ajuda a dar suporte à conformidade com os requisitos do GDPR. Por exemplo, o Viva Insights dá suporte ao seguinte:

• Proteger e proteger os dados pessoais dos usuários – O Insights requer uma licença do Exchange Online e todos os dados são armazenados na caixa de correio do Exchange Online dos funcionários. As métricas computadas, como tarefas, são acrescentadas à caixa de correio. Assim, o aplicativo Viva Insights atende a essa obrigação em virtude do Exchange Online também atender à obrigação:

  • A Microsoft não extrairá dados de clientes no Exchange Online para fins de publicidade.
  • A Microsoft não divulgará voluntariamente dados de clientes do Exchange Online para órgãos de aplicação da lei.
  • A Microsoft atenderá a todos os requisitos relacionados à criptografia de dados do Exchange Online e implementará controles para reduzir os riscos de segurança e ajudar a garantir a continuidade dos negócios, conforme descrito na ISO 27001 e 27018.

• Notificar os usuários caso uma violação seja detectada – a Microsoft notificará os contatos de privacidade do cliente dentro de 72 horas após a Microsoft tomar conhecimento de uma violação pelos procedimentos operacionais padrão de resposta a incidentes do Microsoft 365.

• Atender às solicitações de usuário (DSRs) para exportar, excluir ou restringir o processamento de dados pessoais – a Microsoft dá suporte a solicitações de usuário, como solicitações de exportação ou exclusão de dados.

Para obter mais informações, consulte conformidade com o GDPR.