Medzi externým zoznamom a Microsoft Excelom môžete synchronizovať údaje, čím zabezpečíte nepretržitú aktuálnosť údajov v obidvoch množinách. Môžete napríklad spravovať zoznam s informáciami o zásobách produktov, ktorý sa dá jednoducho zdieľať a aktualizovať, ale zároveň robiť pravidelnú analýzu zásob pomocou Microsoft Excelu.
Poznámka
Externý zoznam nie je možné synchronizovať s verziami Excelu, ktoré sú staršie než Excel. Ak sa o to pokúsite, zobrazí sa dialógové okno s chybou s textom "K zoznamu sa nedá pripojiť".
Ďalšie informácie nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch.
Príprava a požiadavky na používanie externých údajov.
Práca s externými údajmi vyžaduje vykonanie niekoľkých nevyhnutných úloh, ktorými sa zaistí bezpečný prístup k údajom. Nasledujúce informácie vám môžu pomôcť pri plánovaní vašich ďalších krokov. Taktiež vám pomôžu pri riešení problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť pri práci s externými údajmi. Na zaistenie prístupu k externým údajom je potrebné, aby ste vy alebo správca vykonali tieto kroky:
Príprava externého zdroja údajov Možno bude potrebné, aby správca vytvoril konto a poskytol povolenia k zdroju údajov. Tým zabezpečí, aby mali k údajom prístup iba správni ľudia a údaje neskončili v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca vytvoriť špecifické tabuľky, zobrazenia, dotazy a podobne, pomocou ktorých obmedzí výsledky iba na tie, ktoré sú potrebné, a pomôže zlepšiť výkon.
Konfigurácia služieb a kont SharePointu Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity a službu zabezpečeného ukladacieho priestoru. Informácie o používaní týchto služieb nájdete v téme Konfigurácia riešení Business Connectivity Services pre SharePoint 2013 a Vytvorenie externého zoznamu z tabuľky SQL Azure pomocou služby Business Connectivity Services a zabezpečeného ukladacieho priestoru.
Konfigurácia služieb zabezpečeného ukladacieho priestoru Správca musí určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť pre ňu poverenia. Informácie o používaní týchto služieb nájdete v téme Vytvorenie alebo úprava cieľovej aplikácie zabezpečeného ukladacieho priestoru.
Konfigurácia služieb Business Data Connectivity Services Správca musí zabezpečiť, aby mal používateľ, ktorý vytvára externý typ obsahu, povolenia k ukladaciemu priestoru metaúdajov služby Business Data Connectivity a aby mali príslušní používatelia prístup k externému typu obsahu, na ktorom je založený externý zoznam. Informácie o používaní týchto služieb nájdete v téme Konfigurácia riešení služby Business Connectivity Services pre SharePoint 2013.
Vytvorenie typu externého obsahu Používateľ musí definovať externý typ obsahu, ktorý obsahuje informácie o pripojeniach, prístupe, metódach operácií, stĺpcoch, filtroch a ďalších metaúdajoch, ktoré sa používajú na načítanie údajov z externého zdroja údajov.
Vytvorenie externého zoznamu Používateľ musí vytvoriť externý zoznam založený na externom type obsahu a podľa potreby aspoň jedno zobrazenie externého zoznamu.
Kontrola pripravenosti produktov balíka Office na použitie Na synchronizáciu externých údajov s produktmi balíka Office musíte mať v každom klientskom počítači aspoň Windows 7 a tieto bezplatné softvérové produkty: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 a WCF Data Services 5.0 for OData V3 (v prípade potreby sa automaticky zobrazí výzva na stiahnutie softvéru). Skontrolujte tiež, či je zapnutá možnosť inštalácie balíka Office ( služba Business Connectivity Services – toto je predvolená možnosť). Táto možnosť nainštaluje klientov Runtime služby Business Connectivity Services, ktorý vykonáva nasledovné úlohy: ukladá externé údaje do vyrovnávacej pamäte a synchronizuje ich s nimi, mapuje obchodné údaje k typom externého obsahu, zobrazuje výber externých položiek v produktoch balíka Office a spúšťa vlastné riešenia v produktoch balíka Office.
Ďalšie všeobecné informácie o používaní externých údajov nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch.
Export externého zoznamu do Excelu
- Prejdite na lokalitu SharePoint, kde sa nachádza zoznam.
- Na paneli Rýchle spustenie vyberte názov zoznamu SharePointu alebo vyberte položku Nastavenia
, vyberte položku Obsah lokality alebo Zobraziť obsah celej lokality a potom v príslušnej časti zoznamu vyberte názov zoznamu. - Vyberte položku Zoznam a potom položku Exportovať do Excelu.
Podľa predvoleného nastavenia je táto možnosť v rámci externých zoznamov povolená, ale správca systému ju môže zakázať. - Ak sa zobrazí výzva na potvrdenie operácie, kliknite na tlačidlo OK.
- V dialógovom okne Sťahovanie súboru vyberte položku Otvoriť.
- Ak sa domnievate, že povoliť pripojenie k údajom na lokalite SharePoint je bezpečné, po zobrazení výzvy na povolenie údajových pripojení v počítači vyberte položku Povoliť .
Vytvorí sa excelová tabuľka s pripojením údajov založeným na súbore webového dotazu. Stĺpce exportovanej tabuľky určuje aktuálne zobrazenie externého zoznamu. Exportované externé údaje sú určené filtrami definovanými v rámci externého typu obsahu a zobrazenia externého zoznamu, ako aj nastavením jazyka na danej lokalite SharePoint. Limity stránok sa ignorujú.