Redigera Office 365 dokument i Viva Engage

Alla medlemmar i en Viva Engage community kan redigera filer som användarna publicerar där. Viva Engage sparar en versionshistorik för varje fil.

Meddelanden:

Viva Engage lagrar alla anslutna communities filer i SharePoint. Alla filer är tillgängliga från Viva Engage. När Viva Engage ansluter till Microsoft 365 länkar varje community till en Microsoft 365-grupp. Information om hur du kontrollerar om din organisation har den här funktionen finns i Var lagras mina Viva Engage filer?
Äldre Viva Engage installationer använder ett annat molnlagringssystem. De flesta har genomgått konvertering till Microsoft 365 med SharePoint-lagring. Under konverteringen skrivskyddas alla befintliga filer för Viva Engage anslutna communities. I sådana fall måste du ladda ned och ladda upp filen igen och sedan redigera den nyligen uppladdade versionen om det behövs. Mer information finns i följande avsnitt.

Metoder för att redigera filer, visa versionshistoriken och öppna tidigare revisioner beror på filtypen och var filen lagras.

För Word-, PowerPoint- eller Excel-filer som lagras i Viva Engage: Om du vill spåra revisioner öppnar du filen i Office 365 på Viva Engage-sidan för filen.

Att arbeta i Microsoft 365 för webben liknarMicrosoft 365 på skrivbordet. Tips och hjälp med att arbeta i Microsoft 365 för webben appar finns i Grundläggande uppgifter i Word för webben, Grundläggande uppgifter i Excel Online och Grundläggande uppgifter i PowerPoint för webben.
Om du vill visa en versionshistorik kontrollerar du varje fils Viva Engage sida.
För Word-, PowerPoint- eller Excel-filer som lagras i SharePoint: Om du vill spåra revisioner kan du göra ändringar antingen med Microsoft 365 för webben eller direkt i Word, PowerPoint eller Excel. Versionshistoriken visas i SharePoint Online-dokumentbiblioteket för gruppen.
För andra typer av filer: Ladda ned filen, gör ändringar och ladda upp den uppdaterade filen. Viva Engage spårar filrevisioner för filer i molnlagring och i SharePoint för filer som lagras i SharePoint.

Förhandsgranska eller redigera en fil från en konversation

Välj filen. Viva Engage öppnar filsidan och visar en förhandsgranskning om den är tillgänglig.

Tips: För andra filalternativ väljer du Mer i rutan för bifogade filer i konversationen.
Välj Redigera fil i listan Filåtgärder. En ny flik öppnas för filen.
Gör önskade ändringar. Om du vill avsluta redigeringen stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
Om filen lagras i SharePoint visas ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.

Om det inte finns någon förhandsgranskning eller om det inte finns någon länk till Redigera fil gör du så här:
Välj Klicka för att ladda ned (eller Ladda ned) och spara filen på datorn.
Redigera filen (behövs inte för uppladdningar).
Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välj sedan Filåtgärder > Ladda upp en ny version. Uppladdningen återställer filen till läget för läsning/skrivning.

Förhandsgranska eller redigera en fil från en grupp

Välj Filer i en grupp och klicka sedan på filnamnet. Filen visas i konversationen där den publiceras.
Om du vill förhandsgranska filen väljer du Klicka här för att visa dokumentet. Om filen kan förhandsgranskas öppnas förhandsgranskningen.
Om du vill redigera filen väljer du Filåtgärder > Redigera fil.
Gör önskade ändringar. Om du vill avsluta redigeringen stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
Om filen lagras i SharePoint kan du redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.

Om du inte kan välja Redigera fil i listan Filåtgärder :
Klicka på Ladda ned i listan Filåtgärder och spara filen på datorn.
Redigera filen om det behövs och ladda upp den till Viva Engage genom att söka efter den ursprungliga versionen. Välj sedan Filåtgärder > Ladda upp en ny version. Uppladdningen återställer filen till läget för läsning/skrivning.

Förhandsgranska eller redigera en fil från listan Viva Engage filer

Om du vill söka efter en fil när du är osäker på vilken community den finns i väljer du inställningsikonen , väljer Filer och utforskar sedan den mest troliga platsen för filen.

I den här vyn visas filåtgärderna i den nedrullningsbara menyn i kolumnen Senast uppdaterad .
Om du vill förhandsgranska en fil väljer du Förhandsgranska.

Om Förhandsgranska inte finns med i listan är den inte tillgänglig för den här typen av fil.
Om du vill redigera en fil väljer du Redigera.
Redigera filen. Om du vill avsluta redigeringen stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
Om filen lagras i SharePoint kan du redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.

Om du inte kan redigera måste du ladda ned och redigera filen och sedan ladda upp den igen.
Välj Ladda ned för att spara filen på datorn.
Redigera filen och ladda upp den till Viva Engage genom att söka efter den ursprungliga versionen. Välj sedan Filåtgärder > Ladda upp en ny version.

Arbeta med filer från SharePoint

Om du vill utföra uppgifter på filer i SharePoint väljer du länken SharePoint-dokumentbibliotek på gruppsidan och bläddrar till mappen Program.

Mer information om hur du arbetar med filer från SharePoint finns i följande artiklar:

Vanliga frågor och svar

F: Hur kan jag vara säker på att mina ändringar i en Office 365 fil sparas?

S: Ändringar sparas när du gör dem i Office 365. Om du vill kontrollera att ändringarna finns i filen uppdaterar du webbläsaren och tittar i förhandsgranskningen av filen.

F: Varför är vissa Office 365 filer skrivskyddade?

S: Om länken Redigera saknas för Word-, PowerPoint- eller Excel-filer betyder det bara att organisationens Viva Engage installation har övergått till Office 365 och att de Viva Engage filerna nu lagras i SharePoint. Du måste ladda ned och ladda upp dokumentet igen. Om du gör det återställs filen så att den är läsbar och skrivbar.

F: Kan jag ersätta den tidigare versionen med min uppdaterade filtyp när jag arbetar med en filtyp som jag inte kan redigera i Viva Engage?

S: Ja för andra filtyper än Word, PowerPoint och Excel. Leta reda på den ursprungliga versionen av filen i Viva Engage och välj Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder. Ladda upp en ny version är inte tillgänglig för Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument: versionsspårning för dessa typer av filer är bara möjlig om ändringarna görs med hjälp av Office 365.

F: Hur kan jag se till att ingen ändrar min fil?

S: Om filen är lagrad i Viva Engage ber du en gruppadministratör att klicka på dess namn och väljer sedan Markera officiella ändringar och lås ändringar i listan Filåtgärder till vänster.

Filen visas med en gul stjärna.
Om filen finns i SharePoint kan du checka ut filen och se till att ingen annan kan öppna den, eller så kan du ändra SharePoint-behörigheterna för filen.
1. Om du vill söka efter filen i SharePoint klickar du på länken SharePoint-dokumentbibliotek på den anslutna gruppsidan och bläddrar till mappen Program.
2. Följ instruktionerna i SharePoint i Checka ut, checka in eller ignorera ändringar av filer i ett bibliotek eller Redigera och hantera behörigheter för en Lista eller ett bibliotek i SharePoint.