Var lagras mina Viva Engage filer?

Obs!: För alla communities använder Viva Engage SharePoint-bibliotek för att innehålla och styra innehåll. Alla Viva Engage filer för anslutna communities lagras i SharePoint och nås inifrån Viva Engage. Eftersom Viva Engage är Microsoft 365-ansluten, stöds varje community också av en grupp i Microsoft 365.

Om du vill se var dina Viva Engage filer lagras klickar du på Filer i sidhuvudet för Microsoft 365-anslutna Viva Engage-communityn.

Communityn licensierar den person som skapar communityn. Det innebär att medlemmar i communityn inte behöver ha SharePoint-licenser för att visa eller ladda upp till communityn.

Om ditt nätverk lagrar filer för anslutna communities i SharePoint visas den här rubriken ovanför listan med filer:

Skärmbilden visar sidhuvudet för communityfiler när Viva Engage är Microsoft 365-ansluten.

Egenskaper för SharePoint-bibliotekslagring för Engage-filer

SharePoint-bibliotek i Engage communities använder följande funktioner.

Ny fillagring

Alla nya filer för Microsoft 365 anslutna grupper lagras i SharePoint-dokumentbiblioteket för Engage-communityn. Se dem i Viva Engage grupps fillista eller i mappen Appar/Viva Engage i communityns SharePoint-dokumentbibliotek.

Skapa nya Office-filer

Du kan inte skapa nya filer från sidan Filer . Skapa filen på en annan plats och ladda sedan upp den till Viva Engage.

Filorganisation

I det högra navigeringsfönstret väljer du sharepoint-dokumentbibliotekslänken för gruppen och väljer mappen Program/Viva Engage. Sortera och filtrera fillistan.

Användare kan ordna om eller flytta filer till undermappar, och länkar från Viva Engage fungerar fortfarande. Öppna SharePoint-dokumentbiblioteket för att se omorganisationen.

Obs!: När du visar listan med filer från Viva Engage anger listan bara att filen lagras i SharePoint och inte mappnamnet.

Förhandsgranskningar av filer

Om du vill se en förhandsgranskning markerar du filen.

Redigera en fil från Viva Engage

För Word-, Excel- och PowerPoint-dokument gör du ändringar i Office Online eller i appen. SharePoint-dokumentbiblioteket spårar revisioner.

Redigera dokument och andra åtgärder visas ovanför förhandsgranskningen.

Åtkomsträttigheter

Filens community avgör åtkomsträttigheterna för filen, men SharePoint-administratörer kan ändra åtkomstbehörigheten för enskilda filer.

Så här kommer gäster åt filer

Gäståtkomst till filer beror på vilken typ av gäst:

Gäster på nätverksnivå har inte standardåtkomst för att visa Viva Engage filer som sparats i SharePoint.

För att gäster ska kunna begära åtkomst för att visa specifika filer lägger du till dem som en Azure B2B-gäst i Microsoft 365 klientorganisation. Mer information finns i Azure B2B-dokumentation för Active Directory.
Community-medlemmar kan visa, ladda upp och redigera från SharePoint-biblioteket. Gäster på nätverksnivå som är Azure B2B-gäster kan också göra det. Engage stöder inte direkt redigering.
Om du vill att de ska kunna ladda upp filer till en viss community från SharePoint eller ha standardåtkomst till filer som laddats upp till SharePoint lägger du till dem som community-medlem i SharePoint.
Gäster på konversationsnivå har inte standardåtkomst till filer som sparats i SharePoint. Om du vill tillåta åtkomst till specifika filer i konversationen lägger du till gäster som en Azure B2B-gäst i Microsoft 365 klientorganisation. De kan inte ladda upp filer.
Externa gäster kan bara vara medlemmar i externa grupper. Externa grupper lagrar bara filer i Viva Engage.

Hindra andra från att göra ändringar

Alla Engage community-medlemmar kan checka ut filer i SharePoint, vilket hindrar andra från att redigera dem. SharePoint-administratörer kan ändra filbehörigheter.

Spåra revisioner

Visa revisionshistorik och tidigare versioner från SharePoint-dokumentbiblioteket.

Mer ändringsinformation visas i ändringshistoriken och äldre versioner kan tas bort.

Markera som officiell

Användare kan inte markera en viss version av en fil som officiell.

Söka

Viva Engage sökning söker bara efter titeln och författaren. Om du behöver göra en innehållssökning av Viva Engage filer i SharePoint måste du göra sökningen från SharePoint-dokumentbiblioteket.

Läs mer

Redigera en tidigare uppdaterad fil när Viva Engage grupp lagrar filer i SharePoint

Datalagring i Viva Engage