ใช้เทมเพลตไซต์ SharePoint ของเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT

เทมเพลตไซต์ SharePoint ของเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT เป็น ไซต์ทีม ที่ออกแบบมาให้ใช้เป็นโฮมเพจภายในสําหรับเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT ของคุณ จัดการคําขอทางเทคนิค ติดตามอุปกรณ์ และแชร์เอกสารการฝึกอบรมกับองค์กรของคุณ

ในบทความนี้ คุณสามารถเรียนรู้วิธีการใช้องค์ประกอบที่อยู่ในเทมเพลตไซต์ SharePoint ของเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT และวิธีการที่คุณสามารถกําหนดไซต์เพื่อทําให้เป็นของคุณเอง

ฟีเจอร์ของไซต์

• ไซต์ที่สามารถปรับแต่งได้ที่มาพร้อมกับรูปภาพ Web Part และเนื้อหาที่เติมข้อมูลไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับตัวแก้ไขไซต์เมื่อทําการกําหนดเองให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ
• รวมระบบการออกตั๋วที่มีอยู่ของคุณ หรือใช้ Microsoft List เพื่อติดตามคําขอรับการสนับสนุนและทรัพย์สิน
• ใช้เทมเพลตหน้าคําถามที่ถามบ่อยสําเร็จรูปเพื่อตอบคําถามที่ถามบ่อย

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเทมเพลตไซต์เจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT

ถ้าคุณสร้าง ไซต์ทีมเป็นครั้งแรก คุณสามารถเลือกเทมเพลตเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT ระหว่างการตั้งค่า หรือทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มเทมเพลตไซต์ลงในไซต์ SharePoint ที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 2: รีวิวเนื้อหาไซต์ที่ใส่ไว้ล่วงหน้า

สํารวจเนื้อหาไซต์ Web Part และหน้าที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดไซต์เองแบบใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ

ไซต์ รายการ และเนื้อหาเทมเพลตโพสต์ข่าวสารที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - จุดเริ่มต้นสําหรับผู้เยี่ยมชมเพื่อส่งและดูสถานะของคําขอรับการสนับสนุน ตรวจสอบการแจ้งเตือนการหยุดทํางาน และเข้าถึงการฝึกอบรมและแหล่งข้อมูลอื่นๆ
• ตั๋ว - ติดตามความคืบหน้าของตั๋วการสนับสนุนที่ส่งมา กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• อุปกรณ์ - ติดตามอุปกรณ์และทรัพย์สินที่ได้รับมอบหมาย กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• คําถามที่พบบ่อย - ให้รายการคําตอบของคําถามที่ถามบ่อยที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อต่างๆ เช่น รหัสผ่าน ความปลอดภัย การจัดการเครือข่ายและอุปกรณ์แก่ผู้เยี่ยมชม
• เอกสาร - เข้าถึงเอกสารที่แชร์ได้ง่าย
• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกลบเมื่อเร็วๆ นี้

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดค่าไซต์ของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์เจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT แล้ว ก็ถึงเวลากําหนดค่าและทําให้เป็นของคุณเอง

ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ผู้เข้าชม - ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้คําแนะนําแก่ผู้เข้าชม แสดงข่าวสารและประกาศ - ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นการอัปเดตและข้อมูลสําคัญ ดึงความสนใจไปยังทรัพยากร - ใช้ Web Part คํากระตุ้นให้ดําเนินการเพื่อเน้นแหล่งข้อมูลทั่วไป ให้การเข้าถึงทรัพยากรและการฝึกอบรม - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้การเข้าถึงทรัพยากรการสนับสนุนด้านเทคนิคเป็นเรื่องง่าย แสดงเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึงและวันสําคัญ - ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อสร้างรายการของเหตุการณ์และวันที่สําคัญ แนะนําลูกค้าให้รู้จักกับทีมสนับสนุนของคุณ - ใช้ Web Part People เพื่อแสดงที่ติดต่อหลัก

กําหนด ลักษณะของไซต์ การ นําทางของไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ชมและขององค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไขที่ ด้านขวาบนของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน ให้เลือก บันทึกและปิดเพื่อ บันทึกงานของคุณเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศอีกครั้ง เพื่อให้ผู้ชมมองเห็นการเปลี่ยนแปลงได้

1. ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้คําแนะนําแก่ผู้เยี่ยมชม

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ข้อความ
2. แก้ไขข้อความของคุณใน Web Part โดยตรง ค้นหาตัวเลือกข้อความและการจัดรูปแบบในแถบเครื่องมือด้านบน Web Part

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part ข้อความ

2. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นการอัปเดตและข้อมูลสําคัญ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เลือกตัวเลือก เค้าโครง ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงและตัวเลือกชนิดต่างๆ ของ Web Part Hero

3. ใช้ Web Part คํากระตุ้นให้ดําเนินการเพื่อเน้นแหล่งข้อมูลทั่วไป

1. เลือก Web Part การเรียกให้ดําเนินการ และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เพิ่มรูปพื้นหลังโดยการเลือก เปลี่ยนแปลง ในบานหน้าต่างการแก้ไข เลือกแหล่งข้อมูลรูป จากนั้นเลือก แทรก หลังจากเลือกรูปภาพ
3. อัปเดต ป้ายชื่อปุ่ม และ ลิงก์ปุ่มไปยัง ปลายทางการนําทาง
4. ปรับการจัดแนวของปุ่ม ป้ายชื่อ และลิงก์
5. เพิ่มข้อความแสดงแทนภายใต้ การช่วยสําหรับการเข้าถึง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part คํากระตุ้นให้ดําเนินการ

4. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้การเข้าถึงทรัพยากรการสนับสนุนด้านเทคนิคเป็นเรื่องง่าย

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วน เลือกลิงก์ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบายถ้าจําเป็น โดยการเลือกลิงก์ที่มีอยู่แล้วเลือก แก้ไข ( )
3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูเค้าโครงชนิดต่างๆ และตัวเลือกการแก้ไขของ Web Part ลิงก์ด่วน

5. ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อสร้างรายการของเหตุการณ์และวันที่ที่สําคัญ

1. เลือก Web Part เหตุการณ์ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เลือก แหล่งที่มา รายการ เหตุการณ์ประเภท ช่วง วันที่ และ เค้าโครง สําหรับเหตุการณ์ที่จะแสดง
3. เลือก เปิดใช้งานการกําหนดผู้ชมเป้าหมาย เพื่อเน้นเนื้อหาไปยังกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง
4. ใส่จํานวนรายการสูงสุดที่ควรแสดงใน Web Part นี้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part เหตุการณ์

6. ใช้ Web Part People เพื่อแสดงที่ติดต่อหลัก

1. เลือก Web Part People เลือก แก้ไขคุณสมบัติ ()
2. เลือก เค้าโครง สําหรับบัตรข้อมูลที่ติดต่อ (บัตรขนาดใหญ่กว่าจะแสดงข้อมูลเพิ่มเติม)
3. ภายใน Web Part ให้ใส่ ชื่อหรือที่อยู่อีเมล ภายในเขตข้อมูลข้อความ ชื่อจะถูกเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณ
4. เมื่อต้องการลบชื่อออกจาก Web Part ให้โฮเวอร์เหนือชื่อแล้วเลือก X
5. เมื่อต้องการเปลี่ยนตําแหน่งชื่อภายใน Web Part ให้เลือกและลาก ไอคอนจัดลําดับใหม่ ( ) เพื่อย้ายชื่อไปยังตําแหน่งใหม่

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

กําหนดหน้าและรายการต่อไปนี้ภายในไซต์ด้วยตนเอง

• ตั๋ว - ติดตามความคืบหน้าของตั๋วการสนับสนุนที่ส่งมา กําหนดค่ารายการนี้โดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ
• อุปกรณ์ - ติดตามอุปกรณ์และทรัพย์สินที่ได้รับมอบหมาย กําหนดค่ารายการนี้โดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ
• คําถามที่ถามบ่อย - กําหนดค่าหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part ข้อความและลิงก์ด่วน

กําหนดลักษณะและการนําทางของไซต์

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ตกแต่งไซต์ของคุณให้เสร็จสมบูรณ์โดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสาร ด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร
• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง
• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณ
• การเพิ่มหรือเอาหน้าไปยัง ไซต์นี้หรือการนําทางของ ไซต์นี้ ออกเพื่อให้รองรับเนื้อหาที่มีอยู่แล้ว
• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้กับไซต์ฮับภายใน องค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ไปยังการนําทางไซต์ฮับที่มีอยู่ถ้า จําเป็น

ขั้นตอนที่ 4: แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจสอบความถูกต้อง และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว

1. แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว
2. เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก สิทธิ์สําหรับไซต์
3. เลือกเพิ่มสมาชิก เลือกเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม จากนั้นเลือกเพิ่มสมาชิก
4. พิมพ์ชื่อในเขตข้อมูล เพิ่มสมาชิก เพื่อเพิ่มสมาชิกลงในไซต์ หลังจากใส่ชื่อแล้ว ให้เลือกระดับสิทธิ์ภายใต้ชื่อของพวกเขาเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ทีม ทรัพยากรที่แชร์ เช่น ปฏิทิน Outlook ของทีม และสิทธิ์ในการแก้ไขไซต์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

 

ขั้นตอนที่ 5: รักษาไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนถัดไปที่สําคัญคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะอัปเดตเนื้อหาและ Web Part อยู่เสมอ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจทานเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงถูกต้องและเกี่ยวข้อง
• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - เผยแพร่ประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดไปทั่วทั้งองค์กร เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นว่าใครจะโพสต์ประกาศ พวกเขาจะใช้ข่าวสารของ SharePoint ได้อย่างไร
• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากประโยชน์ทั้งหมดของไซต์ของคุณ
• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้ รายงานข้อมูลการใช้งาน ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ
• ตรวจทานการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint คุณสามารถ เปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์สําหรับ ไซต์ได้

ทรัพยากรการปรับแต่งเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการสร้าง และ การบํารุงรักษาไซต์ SharePoint

ดูเทมเพลตไซต์ SharePoint เพิ่มเติม