Kişisel Öngörüler için gizlilik kılavuzu

Kişisel içgörüler Microsoft Viva InsightsMicrosoft Viva Insights, daha iyi alışkanlıklar edinme ve zamanınızın kontrolünü yeniden elinize alma fırsatları bulmanıza yardımcı olur. Bu makalede Viva Insights'ın kişisel içgörüler için kişisel verileri nasıl kullandığı, bu verileri nerede depoladığı ve bu verileri güvende tutmak için tasarlanma yolları açıklanmaktadır. Ayrıca Viva Insights'ın GDPR düzenlemeleriyle nasıl uyumlu olduğu da açıklanır. 

Temel ilkeler

• Viva Insights kullanıcısı olarak kendi verilerinizi yalnızca siz görebilirsiniz.
• Verileriniz Exchange OnlineExchange Online posta kutunuzda depolanır ve hesaplanır.
• İstediğiniz zaman kabul edebilir ve reddedebilirsiniz .
• Viva Insights'daki kişisel içgörüler, Outlook ve Teams'de zaten görebildiklerinizin dışında iş arkadaşlarınızın kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerini göstermez.

Veri gizliliğinin önemli noktaları

• Viva Insights'daki kişisel içgörüler değerlendirme, izleme, otomatik karar verme, profil oluşturma veya izleme sağlamak için tasarlanmamıştır. Viva Insights, Microsoft Teams'de ve web'de Viva Insights uygulaması, Insights Outlook eklentisi, Viva özet e-postaları, Bilgilendirme e-postaları ve Outlook'ta satır içi öneriler aracılığıyla size kişisel içgörüler sağlar. Viva Insights'daki kişisel içgörüler, bilerek ve bağımsız olarak paylaşmadığınız sürece, sizden başka kimsenin bu yüzeyler aracılığıyla görüntülenen kişiselleştirilmiş bilgilere erişmesine izin veren bir mekanizmaya veya seçeneğe sahip değildir. Viva Insights tarafından sağlanan kişisel içgörü verileri, otomatik karar verme veya profil oluşturma için kullanılamaz.
• Viva Insights'daki kişisel içgörüler, çalışanların diğer iş arkadaşlarının yeni kişisel bilgilerine erişmesine olanak tanımaz. Viva Insights, yalnızca iş gününüzü geçirerek oluşturduğunuz bilgiler üzerinde hesaplamalar yaparak verileri kişisel içgörülere dönüştürür. Viva Insights'tan kişisel içgörülerde gördüğünüz verilerin çoğu, zaten erişiminiz olan ancak bazı destekler olmadan hesaplamaları hızlı bir şekilde gerçekleştiremeyeceğiniz bilgilerin bir toplamıdır.
• Viva Insights'ta kişisel içgörüler verileri işlenir ve çalışanın Exchange OnlineExchange Online posta kutusunda depolanır. Viva Insights, kişisel içgörüler için bu kaynaklardan gelen verileri işler: Exchange OnlineExchange Online e-posta ve takvim verileri, sohbet ve çağrı sinyalleri Skype KurumsalSkype Kurumsal ve Teams'den. Viva Insights, bu verileri her çalışanın Exchange OnlineExchange Online posta kutusunda depolar ve işler.
• Viva Insights'daki kişisel içgörüler, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) uyumluluğunu destekler. Microsoft, kuruluşunuzun GDPR gereksinimlerine uyma ihtiyaçlarını desteklemek için Viva Insights'ta Kişisel içgörüler tasarlamıştır.

Kişisel içgörüler nerede görülür?

Viva Insights'da kişisel içgörüler:

• Teams'de ve web'de Viva Insights
• Outlook'ta Viva Insights
• Outlook'ta Bilgilendirme e-postaları
• Outlook'ta e-postaları özetleme
• Outlook'ta satır içi öneriler

Teams'de ve web'de Viva Insights uygulamasında gizlilik

Veriler Microsoft Viva Insights uygulamasında işlenirken Microsoft, çalışan gizliliğini korur ve Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) gibi yerel düzenlemelere tam olarak uyar. Viva Insights, gizliliği aşağıdaki yollarla korur:

• Kişisel ve özel : İçgörülerinizdeki içerik kişiseldir, özeldir, yalnızca sizin kullanımınıza açıktır. Kuruluşunuzdaki başka hiç kimse bunlara erişemez.
• Herkesin verileri gizli tutulur. Viva Insights, kuruluşunuzdaki diğer kişiler hakkında kişisel olarak tanımlanabilir yeni bilgiler içermez. İçgörüler ve eylemler, yalnızca normal iş gününüzü sürdürerek siz ve kuruluşunuz tarafından oluşturulan bilgilere dayanır. İçgörüleriniz, zaten erişiminiz olan ancak yardım almadan hızla toplayamayacağınız bilgileri temel alır.
• Posta kutusu güvenliği – Viva Insights, Exchange OnlineExchange Online e-posta ve takvim verilerini kullanır ve tüm içgörüleri veya eylemleri kullanır ve Exchange OnlineExchange Online posta kutunuzda depolar, böylece veri güvenliği Exchange tarafından yerleşik hale getirilir ve uygulanır.
• GDPR uyumlu – Microsoft, uygulamada içgörüler ve eylemler sağlarken GDPR'ye uyar.

Nasıl çalışır?

Microsoft Viva Insights uygulamasındaki kişisel içgörüler ve eylemler e-posta ve takvim verileri gibi Exchange Online posta kutusu verilerinizi temel alır. Analizler, Exchange OnlineExchange Online posta kutunuzda zaten erişebileceğiniz verilerden türetilir. Örneğin, başkalarına hangi taahhütleri verdiğinizi belirlemek için posta kutunuzda her e-postayı el ile inceleyebilirsiniz. Viva Insights uygulaması sizi bu sıkıcı süreçten kurtarır.

Veri türleri

Viva Insights, aşağıdaki veri türleriyle kişisel içgörüler sağlar. 

• Posta kutusu verileri: Toplantılarda harcadığınız zaman veya belirli bir kişiye ya da gruba gönderdiğiniz e-postalar gibi, Microsoft 365 kullanarak oluşturduğunuz Email, takvim, sohbet ve çağrı etkinliği.
• Artımlı veriler: Aksi takdirde kullanamayacağınız ancak bireysel gizliliği korumak için tasarlanmış toplu bir biçimde sunulan veriler.

Posta kutusu verileri

Posta kutusu verileri, e-posta gönderme, toplantı düzenleme veya iş arkadaşlarınızla sohbet etme gibi işlemlerinizi yaparak zaten erişiminiz olan bilgileri temsil eder. Viva Insights, bilgileri eyleme dönüştürülebilir hale getirecek şekilde işler ve gösterir. 

Örneğin Viva Insights, her gün toplantılarda ve e-postada ne kadar zaman harcadığınızı, en çok kiminle işbirliği yaptığınızı, kimlerle teması kaybettiğinizi ve kimlere taahhütte bulunduğunuzu ve isteklerde bulunduğunuzu hızlı bir şekilde anlamanıza olanak tanıyan görünümler sağlar. 

Bu bilgilere göre işlem yapabilirsiniz. Örneğin, toplantılarda çok fazla zaman harcadığınıza karar verebilir ve daha verimli toplantılar yapmak gibi kişisel bir hedef benimseyebilirsiniz. 

Kişisel içgörüler, aşağıdaki yerlerde zaten erişebileceğiniz verilerden türetilir:

• Your Exchange OnlineExchange Online mailbox
• OneDrive ve SharePoint belgelerindeki etkinliğiniz
• Teams'deki ve Skype Kurumsal'daki sohbet ve çağrı geçmişiniz Skype Kurumsal

Viva Insights, bu verileri daha fazla eyleme dönüştürülebilir hale getirmek için yalnızca bazı temel hesaplamaları ve kuralları uygular. Posta kutusu verileri doğrudan Exchange OnlineExchange Online posta kutunuzda depolanır. 

Örneğin, geçen hafta hangi iş arkadaşlarınızın size en çok e-posta gönderdiğini belirlemek istiyorsanız, gelen kutunuzda iş arkadaşlarınızdan gelen e-postaları el ile sayarak teknik olarak bunu Viva Insights olmadan yapabilirsiniz. Benzer şekilde, posta kutunuzda bulunan zaman damgası bilgilerini kullanarak iş arkadaşlarınızın onlara gönderdiğiniz e-postalara ortalama yanıt süresini belirleyebilirsiniz. Viva Insights sizi bu sıkıcı hesaplamaları yapma zahmetinden kurtarır. 

Artımlı veriler

Birkaç durumda, Viva Insights'daki Kişisel içgörüler, diğer kişiler hakkında, başka türlü erişemeyecekleri kimliksizleştirilmiş bilgiler sağlar, örneğin EmailEmail okuma oranları. 

EmailEmail okunma oranları

Viva Insights, beş veya daha fazla kişiye gönderdiğiniz e-posta için e-posta iletisini (Outlook eklentisinde) açan alıcıların yüzdesini izler. 

Gizliliği korumak için Viva Insights, beş kişiden daha azına gönderilen iletilerin okunma oranlarını izlemez. Viva Analizler, insanların tek tek iş arkadaşı eylemleri hakkında kesin sonuçlar çıkarmasına olanak tanıyacağı için "yüzde 0" veya "yüzde 100" okuma oranlarını da göstermez. Bunun yerine, bu durumlarda okuma hızı, e-postanın alıcı sayısına bağlı olan bir eşik değerini kapsayan bir aralık olarak görüntülenir. 

Bu metrik, Exchange OnlineExchange Online içindeki "okuma" bayrağına göre hesaplanır. Bazı kişiler için, Outlook önizleme bölmesinde bir iletiyi açtığınızda iletiler "okundu" olarak işaretlenir. Bazılarında ise "okundu" olarak işaretlemek için iletiyi çift tıklatarak açmanız gerekebilir.

Bu ayarı Outlook ayarlarınızdan kontrol edebilirsiniz. Gönderenin posta kutusunda bu sinyalleri göstermek için "okundu" bayrağı Microsoft 365 ortamına kopyalanır ve ardından gönderenin posta kutusuna teslim edilir. 

GDPR Uyumluluğu

Tam Microsoft 365 paketinde olduğu gibi Viva Insights da GDPR gereksinimleriyle uyumluluğu desteklemeye yardımcı olur. Örneğin, Viva Insights aşağıdakileri destekler:

• Kullanıcıların kişisel verilerinin güvenliğini sağlayın ve koruyun – İçgörüler, bir Exchange OnlineExchange Online lisansı gerektirir ve tüm veriler çalışanların Exchange OnlineExchange Online posta kutusunda depolanır. Görevler gibi hesaplanan ölçümler posta kutusuna eklenir. Bu nedenle, Viva Insights uygulaması bu yükümlülüğü yerine getirir Exchange Online aynı zamanda şu yükümlülüğü de yerine getirir:

  • Microsoft, Exchange OnlineExchange Online'da reklam için müşteri verileri madenciliği yapmaz.
  • Microsoft, Exchange Online müşteri verilerini gönüllü olarak kolluk kuvvetlerine açıklamaz.
  • Microsoft, ISO 27001 ve 27018'de açıklandığı gibi güvenlik risklerini azaltmak ve iş sürekliliğini sağlamaya yardımcı olmak için Exchange OnlineExchange Online verilerinin şifrelenmesiyle ilgili tüm gereksinimleri karşılayacak ve denetimler uygulayacaktır.

• İhlal algılanması durumunda kullanıcıları bilgilendir – Microsoft, Microsoft 365 olay yanıtı standart işletim yordamları tarafından bir ihlalden haberdar olduktan sonraki 72 saat içinde müşteri gizliliği kişilerini bilgilendirecektir.

• Kişisel verilerin dışarı aktarılması, silinmesi veya işlenmesinin kısıtlanması için kullanıcı isteklerini (DSR) onurlandırın – Microsoft, verilerin dışarı aktarılması veya silinmesi talepleri gibi kullanıcı isteklerini destekler.

Daha fazla bilgi için GDPR uyumluluğuna bakın.