將你的外出事件加入他人的 Outlook 行事曆

在新的 Outlook 中建立一個「外出事件」

1. 在 Calendar 的首頁，選擇新事件。 
2. 新增活動標題，然後選擇開始與結束日期。
3. 要封鎖整天 (或幾天) ，請開啟 「全天 」切換。 
4. 在 選項 群組中，選擇 忙碌時，從下拉選單選擇 「離職 」。
5. 選取 [儲存]。

把這個「離辦公室事件」傳給其他人

如果你按照前一節的步驟操作，你建立的事件顯示你標記為 「不在辦公室」。 這表示如果有人想約你，他們會看到你無法接聽。 

在將你的外出活動寄給他人時，一個常見的錯誤是打開原本的活動並更改了用 Free/Bbusy 顯示你是 Free，而不是 Out of of Office。 不過，這樣做意味著你現在會顯示為可與任何試圖預約你的人。 為避免這種情況，您必須在行事曆上建立一個帶有的重複約會。將 Free/Bbusy 設為 Free，根據需要修改事件，然後在新的 Outlook 中傳送給其他人。

1. 在新 Outlook 的 Calendar 裡，右鍵點擊你之前建立的不在辦公室事件，然後選擇「重複事件」。
2. 為該活動新增一個標題。 例如，你可能想在標題中加入你的名字，讓任何在自己行事曆中看到的人都能立刻知道內容。
3. 在 參加者 群組中，選擇 回應選項，並在下拉選單中清除 請求回應 。
4. 在選項群組中，選擇有空/忙碌，然後從下拉選單選擇免費。
5. 在 邀請參加者中，加入預定收件人。
6. 請輸入你想與收件人分享的任何資訊。
7. 如果你提醒大家你將離開辦公室，請在「 不重複 」下拉選單中選擇重複模式，然後選擇 儲存。
8. 選取 [傳送]。

當你發送這個會議請求時，會顯示在新 Outlook 中，活動會顯示在收件人日曆的每一天頂端——視覺提醒，不會阻擋他們自己的工作時間。

在新的 Outlook 中管理你的行事曆中可排時間

預設情況下，當你將項目加入行事曆或接受他人邀請時，該項目會在行事曆上標記為 忙碌 ：

• 這會影響其他人在你行事曆上看到的空閒/忙碌時間，當他們嘗試與你約會時。
• 如果你使用 Teams，它也會影響你的狀態指示器，當你有會議或約會時會顯示你忙碌。

當你查看行事曆時，每項項目的左邊會用顏色標示狀態：白色邊代表 有空，深色則代表 忙碌。

你可以調整任何行事曆項目，顯示為忙碌、自由、不在辦公室等：

1. 在行事曆上，右鍵點擊你想更改的項目。
2. 在出現的選單中，指向「 顯示為」，然後選擇你想要的選項。

想調整你的 Teams 狀態？ 請參閱 「在 Microsoft Teams 中更改您的狀態」。

在經典 Outlook 中安排會議請求的休假是一個兩步驟的過程。 你需要在自己的行事曆上封鎖你的假期，也要把假期時間加入同事的行事曆，讓他們知道你會缺席。

步驟一：將你的假期時間加入同事的行事曆

當你在經典 Outlook 的行事曆上標記「不在辦公室」時，同事們在嘗試預約會議時會看到這個時間。 但如果你能提前通知所有人你離開的時間，而不影響他們的空閒/忙碌狀態或讓他們的行事曆亂七八糟，那該有多好？ 你可以將你的資訊設定為全天活動，但與一般全天活動通常設定為「忙碌」不同，這個全天活動會顯示為自由時間。 你同事的空閒/忙碌時間不會受影響。

1. 在 Calendar 的主頁籤中，選擇 Classic Outlook 中的新會議。

   秘訣

   你也可以用鍵盤快捷鍵，按 CTRL+SHIFT+Q 來建立新的會議請求。

2. 請在 標題 框輸入描述，若需要，可在 地點 欄位輸入地點。

3. 在 「開始時間 」和 「結束時間 」清單中，選擇你離開辦公室的時間的開始時間和結束時間。 至於假期，通常需要整天。 如果是這樣，請勾選 「全天活動 」的勾選框。

   注意

   預設情況下，Outlook 會使用你電腦的當前時區設定來排程。 如果您想根據不同時區安排離開辦公室的時間，請勾選時 區 勾選框並選擇相應的時區。

4. 在 參加者 群組中，回應選項的下拉按鈕中， 請清除請求 回應 。

5. 在 選項 群組中，選擇 「顯示為」，在下拉選單中選擇 「免費 」。 如果您已指定為全天活動，顯示為免費。

   重要

   • 請確保「 顯示為 」設定為 「自由」。 這讓會議請求的收件人可以接受會議請求並將你的假期時間加入他們的行事曆，但不會在行事曆上封鎖任何時間。 收件人的行事曆仍會顯示你假期期間有空排時間。
   • 選擇全天活動時，活動的開始時間為午夜。 為了避免同事在奇怪時間收到警報，請將提醒設定設為「無」。

6. 請輸入你想與收件人分享的任何資訊。

7. 將預定收件人加入 「必填 」或 「選填 」欄位。

8. 如果你要提醒大家你將離開辦公室的一系列重複時間，在 選項 群組 中選擇重複，選擇重複模式，然後選擇 確定。

9. 選取 [傳送]。

當你將 「顯示為 免費」設定為 「顯示為」時，該事件會顯示在同事的 Outlook 行事曆上每天的開端——一個不會遮蔽任何工作時間的視覺提醒。

步驟二：在行事曆上劃出假期

如果你按照前一節的步驟操作，你發送的會議請求會被標記為自由時間，以避免在他人行事曆上佔用時間。 不過，這個時間也會在你自己的行事曆上標示為空閒。 你現在需要在經典 Outlook 中為自己新增一個約會，讓其他人看到你在指定時間內無法使用。

一個常見錯誤是在你發送原始請求後，打開行事曆上的會議請求項目，並將「顯示為自由」改成「外出辦公室」。 然而，當你這麼做時，會向所有你發送會議請求的人員發送更新，將 免費 改為 非辦公室 ，並破壞你避免此程序的步驟。 您必須在行事曆上建立一個重複的約會，並將 「顯示為」 設定為 「外出辦公室」。

當人們使用經典 Outlook 行事曆來安排會議和其他事件時，除非你更改了行事曆的權限以防止這種情況，否則他們可以看到你的可用時間。 通常，約會、會議和活動的節目設定為「忙碌」。 你也可以用 「顯示為 」設定「 外出」來建立項目。 設定為 「不在辦公室 」的項目被視為類似於「 忙碌 」的項目——沒有人應該期待你在那個時間段有空。 在視覺上，這兩種類型有所不同——設定為 「外出辦公室 」的項目會呈現紫色，而「 忙碌 」的項目則以藍色主題標示。 這種外貌差異有助於強調你為何無法被接見。 舉例來說，你可能能移動一個衝突的 忙碌 項目，但你可能無法或不願意更改像是假期這類的 外出 項目。

1. 在 Calendar 的首頁標籤中，選擇經典版 Outlook 中的「新約會」。
2. 在 標題 框中，輸入你離開的名稱。
3. 在 開始時間 和 結束時間中，選擇你離開時間開始和結束的日期。
4. 選擇 「全天活動 」勾選框。
5. 將 「顯示為 」設定改為 「外出辦公室」。
6. 選取 [儲存並關閉]。