Свързване на външен списък към Outlook

Можете да свържете външен списък, който съдържа клиенти, задачи, срещи или публикации, с Microsoft Outlook 2013. След като се свържете, можете да преглеждате, редактирате и отпечатвате данните с помощта на познатия потребителски интерфейс на Outlook, все едно е основна информация за Outlook.

Ако данните, които актуализирате, са информация за връзка, като например свързани с вашите клиенти, можете да им се обадите, да им изпратите имейл съобщения и да направите искания за събрания. Синхронизирането на данните е двупосочно. Промените, направени в Outlook 2013, автоматично се синхронизират с външния източник на данни. Промените, направени във външния източник на данни, се синхронизират с елементите в Outlook 2013, въпреки че може да е необходима операция за обновяване.

За повече информация вижте Намиране на съдържание за външни данни.

Какво искате да направите?

Преди да започнете
- Общи предварителни задачи
- Предварителни задачи, специфични за Outlook
Свързване на външен списък към Outlook 2013

Преди да започнете

Работата с външни данни изисква няколко предварителни задачи, за да се даде възможност за защитен достъп до данните. Информацията по-долу може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при опит за работа с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За достъп до външни данни вие или администраторът трябва да направите следното:

Общи предварителни задачи

Подготовка на външния източник на данни Възможно е да се наложи администраторът да създаде акаунт и да предостави разрешения за източника на данни, за да гарантира, че правилните хора имат достъп до данните и че данните не се появят в грешните ръце. Във външна база данни администраторът може също да иска да създаде конкретни таблици, изгледи, заявки и т.н., за да ограничи резултатите до това, което е необходимо, и да помогне за подобряването на производителността.

Конфигуриране на услуги и акаунти на SharePoint Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугите за защитено хранилище.

Конфигуриране на услуги за защитено хранилище Администраторът трябва да направи следното: да определи режима на най-добър достъп за външния източник на данни, да създаде целево приложение и да зададе идентификационните данни за целевото приложение.

Конфигуриране на услуги за свързване на бизнес данни Администраторът трябва да гарантира, че потребителят, който създава външния тип съдържание, има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че подходящите потребители имат достъп до външния тип съдържание, на който се базира външният списък.

Създаване на външен тип съдържание Потребителят трябва да дефинира външен тип съдържание, който съдържа информация за връзки, достъп, методи на работа, колони, филтри и други метаданни, използвани за извличане на данни от външния източник на данни.

Създаване на външен списък Потребителят трябва да създаде външен списък въз основа на външния тип съдържание и един или повече изгледи на външния списък, ако е необходимо.

Уверете се, че продуктите на Office са готови за използване За да синхронизирате външни данни с продукти на Office, трябва да имате Windows 7 или по-нова версия и следните безплатни софтуерни продукти SQL Server Compact 4.0, .NET Framework (платформа) 4 и WCF Data Services 5.0 за OData V3 на всеки клиентски компютър (ако е необходимо, автоматично получавате подкана да изтеглите софтуера). Освен това се уверете, че опцията за инсталиране на Office Услугите за бизнес свързване са разрешени (това е настройката по подразбиране). Тази опция инсталира клиентската среда за изпълнение на услугите за бизнес свързване, която извършва следното: кешира и синхронизира с външни данни, съпоставя бизнес данни с външни типове съдържание, показва външния избирач на елементи в продуктите на Office и изпълнява персонализирани решения вътре в продуктите на Office.

Предварителни задачи, специфични за Outlook

Активиране на функцията за офлайн синхронизиране за външни Списъци Функцията за сървърна група и сайт, офлайн синхронизиране за външни Списъци, също трябва да бъде активна. Тази функция е активна по подразбиране на ниво сървърна група, но не е активна по подразбиране на ниво сайт.

Създаване на поддържан от Outlook външен тип съдържание Когато създавате външен тип съдържание, потребителят трябва да разреши опцията за поддръжка на офлайн синхронизиране и да зададе полето Тип на елемента на Office на едно от следните неща: Контакт, Среща, Задача или Публикация.

Съпоставяне на съответните полета Потребителят трябва да съпостави едно или повече от полетата за външен тип съдържание в съответните си полета на Outlook.

Когато нанасяте външен тип съдържание, като например Клиент, с тип елемент на Outlook, като например контакт, трябва изрично да съпоставите отделните полета във външния тип съдържание, като например Собствено име на клиента, Фамилно име на клиента, Адрес на клиента и Телефон на клиента, със съответните полета тип елемент на Outlook, като например Собствено име на контакт, LastName, BusinessAddress и BusinessPhone.

Не е нужно да нанасяте всички съответни полета, но следните полета трябва да бъдат нанесени.

Тип елемент на Outlook	Поле за елемент на Outlook
Контакт	ФамилноИме
Задача	Тема
Среща	Начало, край и тема
Стълб	Тема

Ненанесените полета, в зависимост от числото, се показват като разширени свойства, както следва:

Съпътстващ Добавен към областта на формуляра в долната част на страницата по подразбиране на формуляр на Outlook (полета от 2 до 5).
Отделен Добавено като нова страница към формуляр на Outlook (6 или повече полета).

Ако външният тип съдържание не се съпоставя директно с никой тип елемент на Outlook, можете да съпоставите полетата с Тип елемент на Публикация на Outlook, който е най-общ тип елемент.

Най-горе на страницата