Можете да свържете външен списък, който съдържа клиенти, задачи, срещи или публикации с Microsoft Outlook 2013. След като сте свързани, можете да преглеждате, редактирате и отпечатвате данни, като използвате познатия потребителски интерфейс на Outlook, както ако това е било основната информация за Outlook.
Ако данните, които актуализирате, са информация за контакт, като например свързани с клиентите ви, можете да им се обадите, да им изпратите имейл съобщения и да направите искания за събрание. Синхронизацията на данните е двупосочна или двупосочна. Промените, направени в Outlook 2013, се синхронизират автоматично с външния източник на данни. Промените, направени във външния източник на данни, се синхронизират с елементите в Outlook 2013, въпреки че може да се наложи операция за обновяване.
За повече информация вижте намиране на съдържание за външни данни.
Какво искате да направите?
Преди да започнете
Работата с външни данни изисква няколко предварително необходими задачи за разрешаване на защитен достъп до данните. Следната информация може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при опит за работа с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За да имате достъп до външни данни, вие или администратор трябва да направите следното:
Общи предварителни задачи
Подготовка на външния източник на данни За да се гарантира, че подходящите хора имат достъп до данните и че данните не се побират в грешни ръце, може да се наложи администратор да създаде акаунт и да предостави разрешения за източника на данни. Във външна база данни администраторът може също да иска да създаде конкретни таблици, изгледи, заявки и т. н., за да ограничи резултатите до точно това, което е необходимо, и за да помогне за подобряване на производителността.
Конфигуриране на услугите и акаунтите на SharePoint Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугите за защитено хранилище.
Конфигуриране на услуги за защитено хранилище Администраторът трябва да направи следното: да определи най-добрия режим на достъп за външния източник на данни, да създаде целево приложение и да зададе идентификационните данни за целевото приложение.
Конфигуриране на услугите за свързване на бизнес данни Администраторът трябва да се увери, че потребителя, който създава външния тип съдържание, има разрешения за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че подходящите потребители имат достъп до външния тип съдържание, на който се базира външният списък.
Създаване на външен тип съдържание Потребителят трябва да дефинира външен тип съдържание, който съдържа информация за връзките, достъпа, методите за работа, колоните, филтрите и другите метаданни, използвани за извличане на данните от външния източник на данни.
Създаване на външен списък Потребителят трябва да създаде външен списък, базиран на външния тип съдържание и на един или няколко изгледа на външния списък, ако е необходимо.
Уверете се, че продуктите на Office са готови за използване За да синхронизирате външни данни с продуктите на Office, трябва да имате Windows 7 или по-нова версия и следните безплатни софтуерни продукти, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 и 5,0 услуги за данни на WCF за OData v3 на всеки компютър клиент (ако е необходимо, автоматично ще получите подкана да изтеглите софтуера). Също така се уверете, че опцията за инсталиране на Office, услугите за бизнес свързване е разрешена (това е по подразбиране). Тази опция инсталира програмата за работа на клиента за бизнес свързване, която прави следното: кешира и синхронизира с външни данни, съпоставя бизнес данни с външни типове съдържание, показва контролата за избиране на външен елемент в продуктите на Office и изпълнява персонализирани решения в продуктите на Office.
Специфични предварителни задачи за Outlook
Активиране на функцията "офлайн синхронизиране за външни списъци" Функцията за сървърна група и сайт, офлайн синхронизация за външни списъци, също трябва да бъде активна. Тази функция по подразбиране е активна на ниво сървърна група, но не е активна по подразбиране на ниво сайт.
Създаване на външен тип съдържание, поддържан от Outlook Когато създавате външен тип съдържание, потребителят трябва да разреши опцията поддръжка на офлайн синхронизация и да зададе поле за тип на елемента на Office на едно от следните неща: контакт, среща, задачаили публикация.
Нанасяне на съответните полета Потребителят трябва да съпостави един или повече от външните полета за тип съдържание в съответните полета на Outlook.
Когато нанасяте външен тип съдържание, като например клиент, към тип елемент на Outlook, като например контакт, трябва изрично да нанесете отделни полета във външния тип съдържание, като например собствено име на клиент, фамилно име на клиент, адресна клиент и телефон на клиент, към съответните полета на типа на елемента на Outlook, като например имена контакт, Фамилия, BusinessAddressи Служебен телефон.
Не е необходимо да съпоставяте всички съответстващи полета, но трябва да се нанесат следните полета.
|
Тип елемент на Outlook |
Поле на елемент на Outlook |
|---|---|
|
Контакт |
ФамилноИме |
|
Задача |
Тема |
|
Среща |
Начало, край и тема |
|
Пост |
Тема |
Ненанесени полета, в зависимост от броя, се показват като разширени свойства по следния начин:
-
Съседната Добавени към областта за формуляр в долната част на страницата по подразбиране на формуляра на Outlook (от 2 до 5 полета).
-
Отделни Добавен като нова страница към формуляр на Outlook (6 или повече полета).
Ако Външният тип съдържание не се нанася директно към който и да е тип елемент на Outlook, можете да съпоставите полетата в публикация тип елемент на Outlook, което е най-родовия тип елемент.
Свързване на външен списък към Outlook 2013
-
Придвижете се до сайта на SharePoint, който съдържа външния списък.
-
Щракнете върху списък > Свързване към Outlook.
-
Ако е необходимо, Outlook 2013 се отваря и създава нов файл с данни на Outlook (BCSStorage. pst), наречен външни списъци на SharePoint в навигационния екран и след това създава папка с името <сайта>-<външен списък>.
Съвет: По подразбиране данните се обновяват автоматично на всеки шест часа, но тази стойност може да бъде променена. За да се уверите, че виждате текущи данни от външния източник на данни, щракнете с десния бутон върху папката и след това щракнете върху Синхронизирай сега.
Забележка: По подразбиране Outlook 2013 показва само полета, които са били изрично нанесени към съответните полета на Outlook от автора на външния тип съдържание. Алтернативно, за да видите всички полета от външния списък, независимо дали сте нанесли или ненанесени, можете да направите следното:
-
Отворете отделен елемент във формуляр (в раздела контакт , в групата показване щракнете върху <име> подробности.)
-
Създайте изглед по избор на Outlook и включете всички полета от външния списък.
Вижте повече информация за показването на полета и създаването на изгледи по избор в помощта на Outlook System.
