Създаване на колона "Управлявани метаданни"

Колоната "Управлявани метаданни" е нов тип колона, която може да се добавя към списъци, библиотеки или типове съдържание, за да позволите на потребителите на сайта да избират стойности от конкретен набор от изрази на управлявани изрази и да прилагат тези стойности към своето съдържание. Можете да създадете и конфигурирате колона "Управлявани метаданни", за да съпоставите съществуващ набор от изрази или изрази, или можете да създадете нов набор от изрази специално за колона "Управлявани метаданни".

Колоните с управлявани метаданни повишават съгласуваното използване на метаданни в сайтовете, тъй като предоставят на потребителите списък с изрази, които могат да прилагат към своето съдържание. Тези изрази идват от набор от изрази, който се управлява централно в инструмента за управление на хранилища на изрази от администратор на хранилище за изрази или други лица с разрешения за управление на изрази.

Тъй като този набор от изрази се актуализира и управлява отделно от самата колона, не е необходимо да актуализирате колоната (или всички типове съдържание, списъци или библиотеки, свързани с нея), за да направите актуализираните изрази достъпни за потребителите. Всеки път, когато се актуализира наборът от изрази, към който е обвързана определена колона "Управлявани метаданни", актуализираните изрази автоматично ще станат достъпни за потребителите там, където е достъпна колоната "Управлявани метаданни". Това прави колоната "Управлявани метаданни" много различна от колоната "Избор", която ще трябва да се актуализира всеки път, когато искате да промените списъка със стойности за избор, които потребителят може да избере.

Колоните с управлявани метаданни имат и няколко уникални функции и характеристики, които помагат на потребителите да избират и прилагат термини към съдържание, като например поддръжка за "въвеждане напред", както и поддръжка на еднозначно формулиране на термини, описания, синоними и многоезични стойности.

Когато потребителят започне да въвежда стойност в поле "Управлявани метаданни", той показва всички изрази в свързания набор от изрази, които започват със знаците, които потребителят е въвел. Името на набора от изрази и позицията на израза в йерархията могат да бъдат посочени заедно със самия израз, който може да помогне на потребителите да изберат подходящия израз.

Когато започнете да въвеждате, ви се предлагат изрази.

Потребителите могат да преместват показалеца над предложените изрази, за да виждат описателен текст, за да им помогнат да вземат подходящи решения.

Обяснителен текст помага на потребителите да изберат правилния израз.

Ако за даден израз са зададени синоними, потребителите могат да въвеждат такива и ще бъде присвоен правилният израз.

Когато потребителите актуализират колона "Управлявани метаданни", те могат да въведат желаната стойност или да щракнат върху иконата на етикети, която се показва до полето "Управлявани метаданни", за да стартират диалоговия прозорец за избор на изрази, който могат да използват, за да изберат стойност в йерархията на набора от изрази. Това е полезно за потребители, които може да не са запознати с наличните термини. Ако наборът от изрази е конфигуриран да бъде отворен и колоната Управлявани метаданни за него позволява стойности за попълване, потребителите може да имат възможност да добавят нов израз към набора от изрази. Или те може просто да имат възможност да изпратят обратна връзка до посочения контакт за набора от изрази.

Можете да избирате управлявани изрази от дървовидната контрола за избор.

Колони с метаданни

Управляваната колона за метаданни ви позволява да управлявате информацията, която хората могат да въвеждат в дадена колона. Потребителите избират термините или фразите, които въвеждат в колоната, от предварително определен набор от управлявани изрази.

Забележка: Трябва да сте администратор на колекцията от сайтове, за да създавате или конфигурирате колони на сайт. Трябва да имате ниво на разрешение "Управление на списъци", за да създавате колони за списъци или библиотеки. Собствениците на сайта имат това разрешение по подразбиране.

Можете да съпоставите колона "Управлявани метаданни" с набор от изрази или с отделен израз, който представлява подмножество на набора от изрази (нещо, което може да е полезно за йерархични набори от изрази). Ако съпоставите колоната с набор от изрази, тя ще покаже всички налични изрази под този набор от изрази. Ако съпоставите колоната с отделен израз в набор от изрази, колоната ще покаже този израз и всички изрази под показания израз в йерархията.

Начинът и мястото на създаване на колони с управлявани метаданни трябва да бъде фактор за планирането за цялата организация на управляваните метаданни, типовете съдържание, управлението на документи и управлението на сайтове.

Създаване на колона "Управлявани метаданни"

Можете да създадете колона "Управлявани метаданни", която се съпоставя със съществуващ набор от изрази или изрази на всяко ниво в сайт (например като колона на сайт или като локална колона към конкретен списък или библиотека). Ако обаче искате колоната "Управлявани метаданни" да бъде многократно използваема и широко полезна за други, които може да създават нови типове съдържание на сайт или конфигурират списъци и библиотеки, може да искате да я създадете като колона на сайт.

За да създадете нова колона на сайта "Управлявани метаданни", която се съпоставя със съществуващ набор от изрази, направете следното:	За да създадете нова колона "Управлявани метаданни" за списък или библиотека, които се съпоставят със съществуващ набор от изрази, направете следното:
В "Настройки" или менюто "Действия за сайта " щракнете върху "Настройки на сайта". Под Галерии или галерии на Уеб Designer щракнете върху Колони на сайт. В колоните на сайта щракнете върху Създай.	Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете нова колона "Управлявани метаданни". В библиотеката или списъка изберете Добавяне на колона и след това изберете Управлявани метаданни като тип колона.

За да създадете нова колона на сайта "Управлявани метаданни", която се съпоставя със съществуващ набор от изрази, направете следното:

За да създадете нова колона "Управлявани метаданни" за списък или библиотека, които се съпоставят със съществуващ набор от изрази, направете следното:

В "Настройки" или менюто "Действия за сайта " щракнете върху "Настройки на сайта".
Под Галерии или галерии на Уеб Designer щракнете върху Колони на сайт.
В колоните на сайта щракнете върху Създай.

Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете нова колона "Управлявани метаданни".
В библиотеката или списъка изберете Добавяне на колона и след това изберете Управлявани метаданни като тип колона.

В колоната Нов сайт в секцията Име и тип въведете името, което искате да има колоната.
Под Типът информация в тази колона е щракнете върху Управлявани метаданни.
В секцията Групиране изберете или създайте групата, в която искате да организирате колоната.
В секцията Допълнителни настройки на колона въведете описание и задайте дали искате задължителните потребители да предоставят стойност за тази колона. Можете също да зададете дали искате да наложите уникални стойности за колоната.
В секцията Поле за множество стойности задайте дали искате да разрешите множество стойности в колоната. Ако разрешите множество стойности, потребителите няма да могат да сортират по тази колона в списъчни изгледи.
В секцията Формат на показване задайте дали искате колоната да показва само етикета на израза, или израза и пълния й път в йерархията на набора от изрази.Може да е полезно да покажете пълния йерархичен път в ситуации, в които контекстът за самия израз може да е неясен.
В секцията Настройки на набор от изрази изберете Използване на управляван набор от изрази и след това направете едно от следните неща:

а. За да търсите набор от изрази, съдържащ изразите, които искате да използвате, въведете името на израз и щракнете върху бутона Търсене. Можете да изберете желания набор от изрази или изрази от резултатите, които се показват в полето. Ако искате да търсите отново, щракнете върху бутона Нулиране.

б. За да потърсите набора от изрази или изразите, които искате да съпоставите с тази колона, щракнете върху стрелката отляво на сервизното приложение за управлявани метаданни , което се показва в полето, за да го разгънете и да намерите желания набор от изрази. Продължете да разгъвате възлите, докато намерите набора от изрази или израза, който искате. Щракнете върху него, за да изберете набора от изрази или израза.
В секцията Позволи попълване задайте дали искате да позволите на потребителите да добавят нови стойности към набора от изрази. Ако наборът от изрази, който изберете, е затворен, няма да можете да разрешите попълване.
В секцията Стойност по подразбиране можете по желание да зададете израза, който искате да използвате като стойност по подразбиране за колоната. Можете да въведете израза или да щракнете върху иконата Етикети , за да потърсите израза, като използвате инструмента за избор на израз.
Щракнете върху OK.

В панела Създаване на колона въведете името и незадължителното описание, което искате за колоната за управлявани метаданни
Опцията Тип ще бъде предварително избрана на Управлявани метаданни, но можете да изберете да промените типа на колоната. След като бъдат променени, настройките на колоните ще бъдат по подразбиране за съответния тип колона.
В опцията Набор от изрази или изрази изберете бутона Избор , след което потърсете или изберете набора от изрази или изрази за колоната.
В секцията Стойност по подразбиране можете по желание да зададете израза, който искате да използвате като стойност по подразбиране за колоната. Можете да въведете израза или да изберете иконата Етикети , за да потърсите израза.
Изберете Още опции , за да направите следното (по желание):

а. В секцията Формат на показване задайте дали искате колоната да показва само етикета на израза, или израза и пълния й път в йерархията на набора от изрази. Може да е полезно да покажете пълния йерархичен път в ситуации, в които контекстът за самия израз може да е неясен.

б. В секцията Позволи на потребителите да въвеждат нови стойности задайте дали искате да позволите на потребителите да добавят нови стойности към набора от изрази. Ако наборът от изрази, който изберете, е затворен, няма да можете да разрешите попълване на нови стойности.

в. В секцията Поле за множество стойности задайте дали искате да разрешите множество стойности в колоната. Ако разрешите множество стойности, потребителите няма да могат да сортират по тази колона в списъчни изгледи.

г. В раздела Изисквай колоната да съдържа информация задайте дали искате да маркирате колоната като задължително поле. След като разрешените потребители трябва да въведат стойност за всеки ред.

д. В секцията Налагане на уникални стойности можете да зададете дали искате да наложите на потребителите да въвеждат само уникални стойности в колоната.

Ако няма съществуващ набор от изрази, който искате да използвате, можете също да създадете нов набор от изрази за нова колона "Управлявани метаданни". Създаденият от вас набор от изрази ще бъде "локален" набор от изрази, който може да се използва само в колекцията от сайтове, където го създавате. Изразите, които добавяте към локален набор от изрази, няма да се предлагат като предложения в колоните "Корпоративни ключови думи" (за разлика от термините в глобалните набори от изрази).

Трябва да сте администратор на колекцията от сайтове, за да създавате или конфигурирате колони на сайт. Трябва да имате ниво на разрешение "Управление на списъци", за да създавате колони за списъци или библиотеки. Собствениците на сайта имат това разрешение по подразбиране.

За да създадете нова колона на сайта "Управлявани метаданни", която се съпоставя със съществуващ набор от изрази, направете следното:	За да създадете нова колона "Управлявани метаданни" за списък или библиотека, които се съпоставят със съществуващ набор от изрази, направете следното:
В "Настройки" или менюто "Действия за сайта " щракнете върху "Настройки на сайта". Под Галерии или галерии на Уеб Designer щракнете върху Колони на сайт. В колоните на сайта щракнете върху Създай.	Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете нова колона "Управлявани метаданни". В раздела Списък или Библиотека на лентата щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката според случая. В секцията Колони щракнете върху Създаване на колона.

В "Настройки" или менюто "Действия за сайта " щракнете върху "Настройки на сайта".
Под Галерии или галерии на Уеб Designer щракнете върху Колони на сайт.
В колоните на сайта щракнете върху Създай.

Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете нова колона "Управлявани метаданни".
В раздела Списък или Библиотека на лентата щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката според случая.
В секцията Колони щракнете върху Създаване на колона.

На страницата Нова колона на сайт или Създаване на колона (в зависимост от типа на колоната, която създавате) в секцията Име и тип въведете името, което искате да има колоната.
Под Типът информация в тази колона е щракнете върху Управлявани метаданни .
В секцията Допълнителни настройки на колона въведете описание за колоната и задайте дали искате да се изисква от потребителите да въвеждат стойност за колоната. Можете също да зададете дали искате да наложите уникални стойности за колоната.
Ако добавяте колона към списък или библиотека, е възможно също да можете да зададете дали искате да добавите тази нова колона "Управлявани метаданни" към всички типове съдържание за списъка или библиотеката (ако за библиотеката са разрешени няколко типа съдържание). Можете също да зададете дали искате да добавите тази колона към изгледа по подразбиране за списъка или библиотеката.
В секцията Поле за множество стойности задайте дали искате да разрешите множество стойности в колоната. Ако разрешите множество стойности, потребителите няма да могат да сортират по тази колона в списъчни изгледи.
В секцията Формат на показване задайте дали искате колоната да показва само етикета на израза, или израза и пълния й път в йерархията на набора от изрази.Може да е полезно да покажете пълния йерархичен път в ситуации, в които контекстът за самия израз може да е неясен.
В секцията Настройки на набор от изрази изберете Персонализиране на вашия набор от изрази и след това въведете описание за набора от изрази.
Щракнете върху Редактиране с помощта на диспечера на набори от изрази и след това щракнете върху OK , когато получите подкана да запишете промените.
Следвайте стъпките в раздела Създаване и конфигуриране на нов набор от изрази за настройване на набора от изрази.

В екрана Свойства на инструмента за управление на хранилище за изрази задайте следната информация за новия набор от изрази:

В това поле	Направете следното:
Име на набор от изрази	Въведете име за вашия набор от изрази. Това поле вече трябва да е попълнено с името на колоната, но можете да го актуализирате или да го промените
Описание	Въведете описание, което ще помогне на потребителите да разберат как трябва да използват тези условия.
Собственик	Ако искате собственикът на набора от изрази да бъде някой, различен от вас, можете да го промените на друг човек или група. Можете да въведете само един елемент.
Контакт	Въведете имейл адрес, ако искате потребителите на сайта да могат да предоставят обратна връзка за набора от изрази, когато актуализират стойността за колона "Управлявани метаданни".
Заинтересовани страни	Добавете имената на потребителите или групите, които трябва да бъдат уведомени, преди да бъдат направени основни промени в набора от изрази.
Правила за подаване	Задайте дали искате наборът от изрази да бъде Затворен, или Отворен. Ако даден набор от изрази е затворен, потребителите не могат да добавят нови изрази към него, когато актуализират стойността за колона "Управлявани метаданни", обвързана с този набор от изрази, а наборът от изрази може да бъде актуализиран само от лица с разрешение за актуализиране на управлявани метаданни. Ако наборът от изрази е отворен, потребителите могат да добавят нови изрази към набора от изрази, ако колоната също е конфигурирана да позволява избор за попълване.
Налично за поставяне на етикети	Поставете отметка в квадратчето, за да направите изразите в набора от изрази достъпни за поставяне на етикети. Ако изчистите отметката от квадратчето, този набор от изрази няма да бъде видим за повечето потребители. Ако наборът от изрази все още е в процес на разработка или не е готов за използване по друг начин, може да поискате да изчистите квадратчето за отметка.

Щракнете върху Запиши , за да запишете актуализациите на свойствата.
За да добавите изрази към набора от изрази, посочете набора от изрази в дървовидната контрола отляво, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху Създаване на израз и след това въведете името, което искате за вашия израз.
В екрана Свойства задайте следната информация за вашия нов израз:

В това поле:	Направете следното:
Налично за поставяне на етикети	Поставете отметка в квадратчето, за да направите този израз достъпен за поставяне на етикети. Ако изчистите отметката от квадратчето, този израз ще бъде видим, но забранен в инструментите за маркиране.
Language	Изберете езика за този етикет за израза.
Описание	Въведете описание, за да помогнете на потребителите да разберат как да приложат този израз или да го разграничат от подобни изрази.
Етикет по подразбиране	Въведете думата или фразата, която искате да използвате като етикет по подразбиране за израза на този език.
Други етикети	Задайте всички синоними за този израз. Направете това, ако искате няколко думи или фрази с едно и също значение да се третират като един обект за целите на управлението на метаданните. За да добавите няколко синоними, въведете дума и след това натиснете клавиша ENTER, за да създадете допълнителни редове. Ако например създавате израз за цвета "синьо" и "синьо" е етикетът по подразбиране за термина, можете да добавите като възможни синоними "azure", "sapphire", "индиго" и "кобалт".
Член на	Описва името, описанието, собственика и друга информация за родителския набор от изрази.

Щракнете върху Запиши.
Повторете стъпки от 3 до 5, за да добавите нови изрази.
За да създадете под изрази под изразите, посочете отделен израз, под който искате да вложите друг израз, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху Създаване на израз и въведете името, което искате за вашия израз.
Повторете стъпки 4 и 5, за да зададете свойства за вашите под изрази (изберете първо израза, който искате да актуализирате).
По подразбиране изразите в наборите от изрази се показват в реда на сортиране по подразбиране за езика. Ако искате да зададете ред на сортиране по избор, така че изразите да се показват в съгласуван ред, независимо от езика или промените в етикетите на изразите, можете да направите това, като изберете набора от изрази в дървовидната контрола и след това щракнете върху раздела Сортиране по избор отдясно. Щракнете върху Използвай ред на сортиране по избор и след това използвайте полетата за списъци, за да подредите изразите в желания числов ред.